למה לא כדאי לתכנן את רשימת האורחים לחתונה באקסל

• אין אוטומציה
• שיתוף פעולה חינמי
• אפס אינטגרציה עם כלי תכנון חתונה אחרים
• קושי בהצגת המידע בצורה ברורה
• קושי בהדפסה וחוסר התאמה בייצוא
• השתמשו בכלי התכנון הנכון למשימה והעלו את ניהול רשימת האורחים לרמה הבאה

אין אוטומציה

כשמשתמשים בתוכנת גיליון לא מקוונת כמו אקסל, מצופה מכם לעדכן כל פרט ידנית. אם שלחתם, למשל, יותר מ‑200 הזמנות לחתונה, תצטרכו לשנות ידנית את הסטטוס של כל אורח ואורחת. לעדכן כל תא לגבי הגעה, בחירת מנה, רגישויות, ואם הם צריכים מלון או הסעה לחתונה... בהתאם לכמות המידע שביקשתם ולמספר האורחים, זו יכולה להיות משימה מתישה.

העדכונים הידניים האלה לא רק גוזלים המון זמן, הם גם פתח לטעויות. דיברנו עם אינספור זוגות שהתבלבלו בשמות, רשמו אלרגיות לא נכון, או פשוט הקלידו מידע בעמודה הלא נכונה. טעויות קטנות אם מגלים אותן בזמן – אבל עלולות להיות בעייתיות מאוד אם לא.

השתמשו בבונה אתר החתונה המקושר שלנו, עם טופס אישור הגעה מובנה, וכל התשובות יתעדכנו אוטומטית ברשימת האורחים שלכם. כל מה שאתם צריכים לעשות הוא לאשר את מייל ההתראה על האישור שתקבלו מאיתנו כשמישהו מגיב, והמערכת האינטואיטיבית שלנו תמלא עבורכם את כל הפרטים.

שיתוף פעולה חינמי

נכון, גם אקסל וגם גיליונות Google מאפשרים עבודה משותפת. כלומר, אתם וכל מי שתבחרו לצוות תכנון החתונה שלכם יכולים לגשת לרשימת האורחים ולערוך אותה. אבל כל מי שרוצה לעזור צריך שיהיה לו חשבון Google או רישיון לאקסל, וגם לדעת לעבוד עם תוכנת הגיליונות כדי לערוך את הקובץ כמו שצריך.

הכלי שלנו לניהול רשימת אורחים לחתונה, לעומת זאת, לא דורש רכישה (הוא חינמי!) וגם לא הרשמה – לא מכם ולא מהצוות שלכם. בנוסף, אנחנו מאפשרים ליצור כמה פרויקטים נפרדים של תכנון החתונה, שלכל אחד מהם סט משתמשים ושירותים משלו. זה זהב אם, למשל, יש לכם מישהו מעולה בניהול כספים שתרצו שיעזור בתקציב, אבל לא חייב לראות את סידורי הישיבה לאירוע. פשוט צרו פרויקט תקציב נפרד בכמה קליקים, ותמנעו מדוד קלייב לגלות איפה הוא יושב עוד לפני היום הגדול!

ואם לא אכפת לכם שהמידע יהיה פתוח לכל חברי הצוות, תוכלו פשוט להעתיק ולהדביק את קישור הפרויקט לקבוצת וואטסאפ, למייל, או לשתף באמצעות קוד QR ייחודי לפרויקט. מושלם לשיתוף פעולה בתכנון החתונה מכל מקום.

אפס אינטגרציה עם כלי תכנון חתונה אחרים

תוכנת רשימת האורחים שלנו יושבת בלב חבילת הכלים המקושרת של עוזר תכנון החתונה. היא עובדת בהרמוניה עם מערכת האישורים להזמנה שלנו, ומתעדכנת אוטומטית לפי המידע שהאורחים מזינים.

המידע השמור בכל רשימת אורחים מסונכרן עם בונה סידורי הישיבה שלנו, כך שתוכלו להתחיל למקם אורחים בקבלת הפנים או בטקס בלי לצאת מהפרויקט. אנחנו אפילו מציעים פלטפורמת עיצוב פשוטה לכרטיסי הושבה, כרטיסי שם ומספרי שולחנות – הכול מחובר לרשימת האורחים.

תוך כמה קליקים, אחרי שתסיימו את רשימת האורחים, תוכלו להוריד את כל כרטיסי ההושבה, תרשים ישיבה לכל אולם, ורשימה מותאמת של אורחים לכל ספק. וכל זה אפשרי כי רשימת האורחים שלנו מחוברת כמעט לכל כלי אחר בחבילה.

קושי בהצגת המידע בצורה ברורה

תאמינו לנו – אם תבהו יותר מדי זמן בגיליון נתונים, תתחילו להירדם, או לפחות להתבלבל. באקסל אפשר ליצור ייצוגים חזותיים של מידע, אבל זה בדרך כלל מסורבל ולא אינטואיטיבי. ולכן זוגות רבים נשארים עם רשימה ארוכה של שמות ופרטים, בגיליון שקשה להבין ולא נעים לעין.

הצגה ברורה ונאה של המידע מובנית כברירת מחדל בתוכנת רשימת האורחים שלנו. אנחנו מציעים כמה דרכים שונות להצגת הנתונים, אייקונים ותוויות שקל לזהות, וסיכומים ברורים שמראים בכל רגע איפה אתם עומדים. כך תוכלו לראות בקלות כמה אורחים אישרו הגעה, מי צריך תזכורת, והאם באמת היה צורך לשכור שף שמתמחה באוכל טבעוני...!

קושי בהדפסה וחוסר התאמה בייצוא

ניסיתם פעם להדפיס גיליון אקסל? אם החוויה שלכם דומה לשלנו – זה היה סיוט. גדול מדי, קטן מדי, נשפך על פני כמה עמודים... אקסל פשוט לא "אוהבת" שמדפיסים ממנה. אבל כשמתכננים חתונה, לפעמים נורא נוח להחזיק גרסה מודפסת של המידע. או לפחות להוריד את רשימת האורחים או את גיליון התקציב, למשל, ולדעת שמי שתקבלו ממנו את הקובץ תוכל להדפיס אותו. זה קריטי במיוחד עבור קייטרינג, כי הם בדרך כלל אוהבים לעבוד עם דפים מודפסים שכל הצוות יכול לראות במהירות.

המטרה שלנו היא שכלי תכנון החתונה החינמיים שלנו יהיו שימושיים מהיום הראשון ועד סיום האירוע. ולכן דאגנו שתוכלו להדפיס בקלות את הקבצים דרך אקסל או כ‑PDF. בכל מקרה, המידע שלכם יוצג בצורה מסודרת ומותאמת לגודל הדף שבחרתם. מעבר לכך, אנחנו מציעים מגוון אפשרויות שונות לנראות המידע בקובץ המיוצא.

נניח שאתם צריכים לשלוח גרסה של רשימת האורחים למלון שבו סגרתם בלוק חדרים. הם לא צריכים לדעת על רגישויות למזון או פרטי הנסיעה – רק את שמות האורחים, סוג החדר שהם צריכים, ואם יש להם בקשות מיוחדות. את הרשימה הספציפית הזאת, ועוד אינספור וריאציות אחרות, אפשר ליצור מיד בעזרת הגדרות הייצוא שלנו ולשלוח במייל לכל מי שצריך. תוכלו אפילו לבחור לכלול רק אורחים שאישרו הגעה, או רק מי שמגיעים לקבלת הפנים, אם זה יותר רלוונטי.

אצלנו אתם מחליטים מי רואה מה, ואנחנו הופכים את זה לפשוט במיוחד.

השתמשו בכלי התכנון הנכון למשימה והעלו את ניהול רשימת האורחים לרמה הבאה

כולנו יודעים כמה אקסל חזקה ככלי לארגון נתונים, אבל היא לא נועדה במיוחד לניהול רשימת אורחים לחתונה – האפליקציה שלנו כן!

שדרגו כבר היום את כל חוויית תכנון החתונה שלכם על ידי יצירת פרויקט חתונה חינמי אצלנו. מהר מאוד תגלו עד כמה אפליקציית רשימת האורחים שלנו שימושית, וגם טופס האישור להזמנה החינמי, בונה סידורי הישיבה, מתכנן התקציב ועוד כל כך הרבה כלים נוספים!