Bryllupskoordinator 
Tjekliste

Hvad er en bryllupskoordinator?

Lad os begynde med at afklare det vigtigste. En bryllupskoordinator er ikke det samme som en bryllupsplanlægger – det er to helt forskellige roller. Faktisk planlægger koordinatorer sjældent noget. De koordinerer ganske enkelt det, der allerede er blevet planlagt.

Som regel foregår koordinatorens arbejde på selve bryllupsdagen eller i dagene op til brylluppet. Det er ofte dér, tingene begynder at blive lidt hektiske, og hvor man har brug for en person uden for brudeparret, der kan holde styr på mange ting på én gang. Det kan være at følge op på leverandører, holde øje med leverancer og sikre, at dagens tidsplan bliver overholdt.

Føler du dig klar til opgaven? Så lad os se på, hvad du bør have med på din tjekliste som bryllupskoordinator.

Tjekliste til bryllupskoordinatoren

Vi har opdelt tjeklisten i forskellige afsnit, så det er nemmere at se, hvad der skal gøres – og hvornår. Du er måske kun involveret på selve dagen, men det er nyttigt at se, hvilke opgaver en bryllupskoordinator typisk kan have på tjeklisten i dagene op til brylluppet.

Design din personlige tjekliste

Følg op på manglende svar

Alle brudepar oplever, at nogle svarer sent på invitationen – det er næsten uundgåeligt. Det er aldrig en særlig sjov opgave at ringe rundt og bede familie og venner om et svar. Derfor er det ofte en stor hjælp at give denne opgave videre til en anden.

Hjælp med bordplanen

Med et online værktøj til bordplanen, som vores, bliver denne opgave på koordinatorens tjekliste meget nemmere. I kan samarbejde, uanset hvor i verden I befinder jer, og det kan være en virkelig givende oplevelse at hjælpe det frustrerede brudepar med at finde plads til de sidste gæster.

Bekræft aftaler med leverandørerne, og følg op

Uanset hvornår du kommer ind i bryllupsplanlægningen som koordinator, forventes det, at du håndterer kontakten til leverandørerne. Præsenter dig selv så tidligt som muligt, og sørg for, at de ved, at de skal gå gennem dig, hvis der opstår problemer eller spørgsmål.

God kommunikation med leverandørerne i dagene op til brylluppet og på selve dagen kan gøre en stor forskel for, om den store dag bliver en succes.

Lav tidsplanen for bryllupsdagen

Afhængigt af hvor involveret du er i brylluppet, forventes det måske ikke, at du selv udarbejder tidsplanen for dagen fra bunden. Din opgave kan i stedet være at hjælpe med at få den på plads.

Få styr på de sidste tryksager

Det sidste, brudeparret har lyst til at bruge timerne før brylluppet på, er at hente tryksager eller rette fejl i dem. Derfor er det så nyttigt at have en bryllupskoordinator, som kan gennemgå listen over tryksager og sikre, at alt er til stede og korrekt.

Andre mulige opgaver på bryllupskoordinatorens tjekliste

Alle brudepar er forskellige, og de opgaver, der gives videre til en bryllupskoordinator, kan variere meget. Her er nogle andre opgaver, du kan blive bedt om at tage dig af:

• Hente vielsespapirerne
• Arrangere betalinger og drikkepenge til leverandørerne
• Hente alle de outfits, der skal bruges på dagen
• Lægge en plan for regnvejr
• Pakke et nødkit

Tjekliste til bryllupskoordinatoren på selve dagen

Nu sker det! Det er nu, du ikke skal være den, der stråler – men den, der helst går ubemærket hen. Arbejd stille i baggrunden, hold styr på leverandørerne, sørg for glade gæster, og løs problemer undervejs (forhåbentlig ikke bogstaveligt talt brande).

Du skal kende dagens tidsplan rigtig godt og føle dig sikker på, at du har overblik over alle de ting, der skal ske i løbet af dagen.

Sørg for, at brudeparret er glade og rolige

Det er ikke nemt for et brudepar at give slip på kontrollen over et bryllup, de har planlagt i månedsvis. Besøg dem om morgenen på bryllupsdagen, og forsikr dem om, at alt forløber som planlagt. De vil være nervøse og måske også lidt stressede. Men det er din opgave at bevare roen og sørge for, at de har alt, hvad de behøver.

Hold styr på tidsplanen

Bryllupper skal ofte følge en ret stram tidsplan, og det er din opgave at sørge for, at den bliver overholdt. Det er en af de vigtigste opgaver på en bryllupskoordinators tjekliste, for ingen bryder sig om at være den, der skal skubbe festen videre. Men det er bogstaveligt talt dit job, og du skal holde tidsplanen på sporet med sikker hånd.

Koordinering af leverandørerne

Det er en god idé at have alle bryllupsleverandørerne på din koordinatortjekliste og sætte et mærke ud for hver enkelt, når de ankommer. På den måde bliver ingen glemt. Du kan også sætte et mærke, når de har leveret deres ydelse, hvis du vil være ekstra organiseret. Det samme gælder for lejede ting.

Vær tilgængelig, hvis der opstår problemer med leverandørerne, og sørg for, at de ved, at de skal komme til dig eller en af dine hjælpere, når der skal betales.

Vejled gæsteværterne

Du har deltaget i ceremoniprøven og noteret præcis, hvordan gæsterne skal komme ind, og hvor de skal sidde. Brug denne viden til at informere gæsteværterne om deres opgaver, og sørg for, at de viser gæsterne korrekt på plads.

Arrangér de sidste dekorationer

Uanset om det handler om at transportere blomster fra ceremonien til festen eller om at lægge bordkort og menukort på bordene, er det din opgave at tage dig af disse sidste dekorationsopgaver.

Hold øje med oprydningen

Vi har gemt den bedste opgave til sidst! Oprydning efter festen er aldrig den mest populære opgave, af indlysende grunde. Men nogen skal gøre det. Du behøver ikke nødvendigvis selv at få snavs under neglene, men det er vigtigt, at nogen er til stede og sikrer, at alt bliver ryddet ordentligt væk, og at intet bliver glemt.