Bryllup 
Koordinator-tjekliste

Hvad er en bryllupskoordinator?

Lad os starte med at adressere elefanten i rummet. En bryllupskoordinator er ikke det samme som en bryllupsplanlægger – det er to helt forskellige roller. Faktisk planlægger koordinatorer sjældent noget fra bunden; de koordinerer det, der allerede er planlagt.

Som udgangspunkt foregår koordinatorens arbejde på selve bryllupsdagen eller i dagene op til. Det er dér, hvor tingene kan blive lidt kaotiske, og hvor man har brug for en person uden for brudeparret, som er god til at holde mange bolde i luften. Tjekke op på leverandører, følge op på leveringer og holde styr på tidsplanen for brylluppet.

Føler du dig klar til at tage opgaven på dig? Lad os se på, hvad du bør have på din tjekliste som bryllupskoordinator.

Tjekliste til bryllupskoordinator

Vi har delt denne tjekliste op i forskellige afsnit, så du tydeligt kan se, hvad der skal gøres hvornår. Måske er du kun med på selve dagen, men det er nyttigt at se, hvad en bryllupskoordinator typisk vil have på sin tjekliste i dagene inden.

Design din personlige tjekliste

Indhent svar på invitationer

Alle par oplever sene svar på invitationer – det er næsten uundgåeligt. At ringe rundt og bede familie og venner om et klart svar er sjældent en sjov opgave. Derfor er det ofte en kæmpe hjælp at kunne lægge den opgave over på en anden.

Hjælp med bordplan

Når man bruger et online værktøj til bordplan til bryllup som vores, bliver denne opgave på koordinator-tjeklisten meget nemmere. I kan samarbejde uanset hvor i verden, I befinder jer, og det kan være virkelig tilfredsstillende at hjælpe det pressede par med at få de sidste gæster placeret.

Bekræft og følg op med leverandører

Uanset hvornår du træder ind i tidsplanen som koordinator, vil der være en forventning om, at du tager dig af leverandørerne. Præsenter dig selv så tidligt som muligt i forløbet, og sørg for, at de ved, at hvis der opstår problemer, eller de har spørgsmål, så går de gennem dig.

I dagene op til brylluppet – og på selve dagen – kan god kommunikation med leverandørerne være afgørende for, om den store dag bliver en succes.

Lav tidsplanen for bryllupsdagen

Alt efter hvor involveret du er i brylluppet, forventes det måske ikke, at du selv laver tidsplanen for dagen helt fra bunden. I stedet kan din rolle være at hjælpe med at få den på plads.

Organisér de sidste detaljer omkring tryksager

Det sidste, et brudepar har lyst til at bruge timerne op til brylluppet på, er at hente eller rette fejl i deres tryksager. Derfor er det guld værd at have en bryllupskoordinator, som kan tage deres tjekliste over tryksager og sikre, at alle elementer er med og ser rigtige ud.

Andre mulige opgaver på tjeklisten til bryllupskoordinator

Hvert par er forskelligt, og de opgaver, der bliver givet videre til en bryllupskoordinator, kan variere meget. Her er nogle andre ting, du kan blive bedt om at tage dig af:

• Hente vielsesdokumenter
• Aftale betaling og drikkepenge til leverandører
• Hente alle outfits, der skal bruges på dagen
• Lave en plan B ved dårligt vejr
• Pakke et nødkit

Tjekliste til bryllupskoordinator på selve dagen

Nu gælder det! Det er din tid – ikke til at være i centrum, men til næsten at gå ubemærket hen. Du arbejder stille i baggrunden, koordinerer leverandører, holder gæsterne glade og slukker ildebrande (forhåbentlig kun i overført betydning).

Du bør kende tidsplanen for dagen rigtig godt og være tryg ved, at du har styr på alle de punkter, der skal ske i løbet af dagen.

Hold brudeparret glade og rolige

Det er ikke nemt for et par at give slip på kontrollen over et bryllup, de har planlagt i månedsvis. Tag hen til dem om morgenen på bryllupsdagen, og giv dem ro i maven ved at fortælle, at alt kører, som det skal. De vil være nervøse og måske lidt stressede. Men det er din opgave at tage det på dig og sørge for, at de har alt, hvad de behøver.

Styr tidsplanen for brylluppet

Et bryllup skal som regel følge en ret stram tidsplan, og det er din opgave at sikre, at det sker. Det er en af de vigtigste opgaver på en tjekliste til bryllupskoordinator, for ingen bryder sig rigtigt om at være den, der får festen videre til næste punkt. Men det er bogstaveligt talt dit job, og du skal holde tidsplanen på sporet med ro og selvtillid.

Koordinering af leverandører

Det er en god idé at have alle brylluppets leverandører på din koordinator-tjekliste og bogstaveligt talt sætte flueben ved hver enkelt, når de ankommer. På den måde bliver ingen glemt. Hvis du vil være ekstra struktureret, kan du også sætte flueben, når de har leveret deres ydelse. Det samme gælder udlejninger.

Vær tilgængelig, hvis der opstår problemer med leverandører, og sørg for, at de ved, at de skal gå til dig eller en af dine hjælpere, når der skal afregnes.

Vejled værterne/tilretteviserne

Du har deltaget i generalprøven på vielsen og noteret præcis, hvordan gæsterne skal gå ind, og hvor de skal sidde. Med den viden i baghovedet informerer du værterne/tilretteviserne om deres opgaver og sikrer, at de guider gæsterne rigtigt.

Sørg for de sidste detaljer i pynten

Uanset om det handler om at flytte blomster fra vielsen til receptionen eller lægge bordkort og menukort på bordene – så er det dig, der tager dig af de allersidste pyntedetaljer.

Hold øje med oprydningen

Vi gemte den ”bedste” opgave til sidst! Oprydning efter festen er sjældent nogen favorit – af gode grunde. Men nogen skal gøre det. Du behøver ikke nødvendigvis selv stå med skraldeposerne, men det er vigtigt, at der er en ansvarlig på stedet, som sikrer, at alt bliver ryddet ordentligt op, og at intet bliver glemt.