Pulmakutsele vastamine: meie põhjalik juhend külaliste vastuste kogumiseks

• Pulmakutsele vastamine
• Mida tähendab lühend RSVP?
• Mida RSVP sisuliselt tähendab?
• Millal saata välja pulmakutsed koos kutsevastusega?
• Millal peaksid külalised pulmakutsele vastama?
• Millal peaks kutsele vastamise tähtaeg saabuma?
• Millal peaks kutsele vastamise tähtaeg olema Suurbritannia ja USA pulmade puhul?
• Millal peaksid külalised sihtkoha-pulmadele vastama?
• Milliseid küsimusi lisada pulmakutsele vastamise vormi?
• Kuidas luua pulmakutse jaoks QR-kood?
• Kuidas paluda külalistel kutsele vastata ja miks on pulma veebileht kasulik?
• Kas lisada ka paberil pulmakutse vastamiskaart?
• Kui suur protsent pulmakülalistest vastab kutsele „jah“?
• Kohalikel pulmadelt on tavaliselt kõrgem osalusprotsent
• Sihtkoha-pulmad on eksklusiivsemad
• Mida suurem külalistenimekiri, seda rohkem „ei“ vastuseid
• Väike, intiimne pulm ainult lähedastele
• Tasuta kutsete ja vastuste jälgija eelised
• Kokkuvõte

Millal peaksid külalised pulmakutsele vastama?

Kui mõtled, kui varajase tähtaja peaksid pulmakutsele vastamiseks seadma, pea meeles, et külalistel peab olema aega. Aega, et kutse postiga kätte saada. Aega, et sinu jagatud infot rahulikult läbi vaadata. Ja aega, et veenduda, kas nad tõesti saavad tulla. Viimane asi, mida sa enne pulmapäeva tahad, on paaniliselt külalisi läbi helistada ja nende vastuste järele küsida. Anna lähedastele aega – ja nad vastavad.

Millal peaks kutsele vastamise tähtaeg saabuma?

Kui oled kutsed välja saatnud vähemalt 8 nädalat enne pulmi, on mõistlik paluda külalistel vastata hiljemalt 4 nädalat enne pulmapäeva. Kui tähtaeg jääb vähem kui 3 nädala peale, hakkab see juba segama lõplike kokkulepete sõlmimist teenusepakkujatega. Ka isteplaan peaks olema valmis tunduvalt varem kui 3 nädalat enne pulmi, et külalised saaksid läbimõeldult paika pandud.

Millal peaks kutsele vastamise tähtaeg olema Suurbritannia ja USA pulmade puhul?

Suurbritannia pulmade kutsevastuste tähtaeg on sisuliselt sama mis USA-s ja paljudes teistes riikides – umbes kuu. 4 nädalat annab külalistele piisavalt aega, et otsustada ja oma vastus posti teel saata, ilma et see sinu ajakava segaks. Kui tunned, et sinu pulmade ajaraam on väga tihe või mõned külalised ei ole just kõige usaldusväärsemad… lisa traditsioonilise vastamiskaardi kõrvale alternatiivina QR-kood lingiga oma veebipõhisele kutsevastusele. Nii saavad nad kohe kutsele vastata ega pea postkontorisse minema.

Millal peaksid külalised sihtkoha-pulmadele vastama?

Kui plaanid abielluda näiteks Bahama saarel rannal või Põhja-Itaalia väikeses kabelis, pead külaliste arvu teadma varem kui kohaliku pulma puhul. Sihtkoha-pulmade korral on veebipõhine pulmakutsele vastamine eriti kasulik, sest välismaal abielludes on aeg väga oluline. Info kiire ja süsteemne kogumine veebis lihtsustab kogu planeerimist ja teeb koostöö pulmakorraldajaga palju sujuvamaks – ka neil on tähtajad, millal lõplik külaliste arv peab paigas olema.

Hea rusikareegel on tavalist kutsevastuste ajakava kahekordistada ja paluda külalistel vastata hiljemalt 8 nädalat enne pulmapäeva. Nii jääb kõigile osapooltele piisavalt aega ettevalmistusteks.

Kujunda oma personaalne veebipõhine kutsevastus

Milliseid küsimusi lisada pulmakutsele vastamise vormi?

Loomulikult on kõige olulisem küsimus, mis sinu kutsevastusel peab olema – „kas tuled meie pulma?“. Aga enne suurt päeva võid külalistelt küsida ka palju muud kasulikku. Näiteks, kui lubad külalistel võtta kaasa kaaslase, võid paluda märkida nende kaaslase või kaaslaste nime. Nii saad lõpliku külaliste arvu varem paika ja isteplaani koostamine on oluliselt lihtsam.

Pole sugugi tavaline, et igal külalisel on õigus kaaslast kaasa võtta, ja see võib kutsete koostamisel tekitada veidi ebamugavust. Et seda pinget vähendada, annab meie kutsevastuste tööriist sulle võimaluse näidata teatud küsimusi ainult kindlatele külalistele. Ideaalne, kui tead, et mõned sõbrad või sugulased võiksid end muidu kõrvale jäetuna tunda.

Ka toitlustaja peab sageli täpselt teadma, mitu pearooga tuleb valmistada ning kas kellelgi külalistest on allergiaid või talumatust teatud koostisosade suhtes. Sellise info kogumine veebipõhise kutsevastuse vormi kaudu, nagu meie oma, on külalistele enamasti palju kiirem ja mugavam kui paberile kirjutamine. Sulle aga jõuab vajalik info koheselt ning sa ei pea iga hommik ärevusega postkasti kontrollima.

Mõistlik on paluda külalistelt ka kontaktandmeid juhuks, kui plaanid muutuvad või kellegagi on vaja kiiresti ühendust saada. Tavaliselt piisab e-posti aadressist ja telefoninumbrist, aga soovi korral võid küsida ka postiaadressi – eriti siis, kui tahad pärast pidu saata tänukaardi või midagi pidulikumat posti teel.

Kõik sinu kutsevastuse tekst ei pea olema formaalne ega üksnes logistilise info kogumiseks. Veebipõhised vastused ja posti teel saadetavad kutsed võivad olla ka lõbusad! Meile meeldivad eriti kutsed, kuhu on pandud veidi isikupära ja mis panevad külalised juba ette tulevast pidu ootama. Kutsevastus on selleks suurepärane koht.

Miks mitte koguda DJ-le laulusoovitusi? Või paluda tsitaate, mida saaks kasutada tõotustes või pulma stiili kujundamisel. Võib-olla oleks armas küsida lähedastelt ka mõni abielu- või elunõuanne? Kui sa ei taha enne suurt päeva liiga sentimentaalseks minna, küsi lihtsalt, kas külalised on valmis peoks! Lõbusate elementide lisamine poolformaalsesse kutsele ei ole alati lihtne, kuid see aitab külalistel tunda end osana sündmusest, mitte lihtsalt pealtvaatajana. Meie kutsevastuste tööriist on nii lihtne, et isegi vähem tehnoloogia-harjunud külalised saavad kõikidele sinu küsimustele muretult vastatud.

Kui avad oma pulma veebilehe esimest korda, leiad sealt juba ettevalmistatud valiku populaarsemaid kutsevastuste küsimusi. Nii on ülilihtne hakata vastuseid veebis koguma. Parim osa meie platvormi kasutamise juures on aga see, et sa ei pea vastuseid käsitsi jälgima – sinu külalistenimekiri täieneb automaatselt kogu infoga, mille külalised sisestavad. Sina pead vaid oma postkasti saabunud kutsevastuse heaks kiitma – ülejäänu teeb süsteem sinu eest.

Kuidas luua pulmakutse jaoks QR-kood?

Enamik sinu külalistest elab tõenäoliselt oma telefonis ning postkontorisse minek tundub neile tülikas kohustusena. Kui lisad oma save the date teadetele ja/või pulmakutsetele QR-koodi, saavad kõik kinnitada oma tuleku mugavalt otse telefonist.

Kui lood meiega oma pulma veebilehe, saad kaasa tasuta QR-koodi lingiga oma lehele. See unikaalne kood viib külalised otse sinu pulma veebilehele, kus nad leiavad lisaks kutse vastamise võimalusele ka kogu muu info, mida soovid pulma kohta jagada. QR-koodi saab kohe alla laadida erinevates failivormingutes ja selle on lihtne saata nii kutsete kujundajale kui ka trükikojale.

Kuidas paluda külalistel kutsele vastata ja miks on pulma veebileht kasulik?

Isegi kui oled teinud põhjaliku plaani ja seadnud selged tähtajad, leidub alati külalisi, kes ei vasta õigeks ajaks. Tõenäoliselt tead juba enne kutsete saatmist, kes need inimesed on… Parim viis nendega toimetulekuks on teha kõik võimalikult selgeks. Lisa kutsele või veebipõhisele vastamisvormile kutsevastuse tähtaeg nähtavalt ja anna neile väike lisapõhjus vastata. Hea näide on toiduvalik – 99,9% külalistest eelistab ise otsustada, mida nad pulmas söövad, selle asemel et saada lihtsalt „midagi, mis üle jäi“. Ka laulusoovid on tore viis külalisi vastama motiveerida ja panevad neid tundma, et nad on peo loomisesse kaasatud.

Pulmakutsete viimine veebipõhiseks on hea viis, et kõik võimalused oleksid kaetud. Kui annad külalistele võimaluse kutsele kiiresti jah- või ei-vastus anda veebivormi kaudu, nagu meie oma, väldid seda edasilükkamist ja ignoreerimist, mida paberil vastamiskaart võib eriti nooremates külalistes esile kutsuda. Mõne klikiga saavad nad sinu pulma veebilehel kutsele vastata ja sina saad e-posti teavituse nende otsuse kohta. Koos info, toiduvaliku, allergiate ja kõige muuga, mida oled palunud neil märkida.

Mõned külalised vajavad siiski meeldetuletust – kas siis tähtajaks vastamiseks või lausa enne suurt päeva. Kõige parem on saata neile lihtne, isiklik meeldetuletus. Meie külalistenimekirja haldur võimaldab sul külaliste andmed kiiresti alla laadida ja filtreerida vaid nende järgi, keda vajad kutsevastuse meeldetuletuste jaoks – olgu selleks telefoninumber, e-posti aadress või sotsiaalmeedia konto. Vali suhtluskanal, millele tead, et konkreetne külaline kõige paremini reageerib.

Sa ei pea ootama, kuni tähtaeg on möödas, et meeldetuletusi saata. Võid külalistele juba paar nädalat enne tähtaega saata sõbraliku, madala pingega meeldetuletuse, et neil on veel veidi aega vastata.

Kui külalised siiski tähtajast üle lasevad, pead oma suhtluses veidi konkreetsem olema. Tuleta neile meelde, et toitlustaja vajab lõplikku külaliste arvu või et pidu toimuva koha jaoks on turvakaalutlustel vajalik täielik nimekiri. Enamik väidab ilmselt, et nende vastamiskaart läks posti teel kaduma ja kasutab hea meelega sinu pulma veebilehte, et kohe vastata. Kui nad aga pärast seda paari päeva jooksul ikka ei reageeri, helista. Ära saada vaid sõnumit – seda on lihtne ignoreerida, mitte märgata või valesti mõista. Päris telefonikõne või veel parem, silmast silma vestlus, on alati isiklikum kui SMS või tavaline kiri.

Alusta veebipõhiste kutsevastustega

Kas lisada ka paberil pulmakutse vastamiskaart?

Kui oled loonud külalistele veebiaadressi, kus nad saavad kutsele vastata, ja oled täiesti kindel, et kõik saavad veebivormi kasutamisega hakkama, ei ole vaja posti teel tagastatavat kaarti lisada. Vanaemad ja vanemad sugulased on tänapäeval üllatavalt osavad tehnika kasutajad ning meie veebipõhine kutsevastuse vorm on nii lihtne, et on raske ette kujutada, et keegi sellega hätta jääks. Kui sa siiski muretsed mõne üksiku „tehnoloogiakartliku“ külalise pärast, lisa kutsele lihtsalt rida, et nad võivad vastata ka telefoni teel. Nii ei pea vanaema interneti pärast muretsema ja sina saad temaga mõnusa jutuajamise – kasu mõlemale.

Kui suur protsent pulmakülalistest vastab kutsele „jah“?

See, kui suur osa külalistest vastab sinu pulmakutsele „jah“, sõltub eelkõige pulma suurusest ja asukohast, aga ka sellest, kui lähedane on külalise suhe teiega. Meie üldine rusikareegel on, et umbes 70–85% kutsututest vastab pulmakutsele jaatavalt. Nagu öeldud, võib sinu pulma puhul see number allolevate tegurite tõttu erineda.

Kohalikel pulmadelt on tavaliselt kõrgem osalusprotsent

Kui enamik külalisi elab läheduses, on „jah“ vastuste protsent tavaliselt kõrgem – umbes 85–90% – võrreldes pulmadega, kuhu on vaja pikemalt reisida.

Sihtkoha-pulmad on eksklusiivsemad

Kuna sihtkoha-pulmade puhul tuleb külalistel arvestada pikemate reiside ja majutusega, on jaatavate vastuste protsent enamasti madalam, tihti umbes 60–70%. See on muidugi veidi kurb, sest paljud tahaksid teiega koos tähistada, aga lihtsalt ei saa. Teisalt loob väiksem külaliste arv intiimsema ja eksklusiivsema õhkkonna – kohale jõudnud külalised on selle nimel tõesti pingutanud.

Mida suurem külalistenimekiri, seda rohkem „ei“ vastuseid

Kui paar planeerib suuremat pulma, kutsutakse sageli lisaks lähedastele ka kaugemaid tuttavaid. See tähendab tihti, et jaatavate vastuste osakaal jääb umbes 70–75% juurde, sest inimesed, kes ei tunne paari väga lähedalt, on üldiselt väiksema tõenäosusega kohal.

Väike, intiimne pulm ainult lähedastele

Kui külalistenimekiri koosneb peamiselt lähedastest sõpradest ja pereliikmetest, on „jah“ vastuste protsent tavaliselt oluliselt kõrgem kui suurel peol – sageli üle 90–95%, sõltuvalt pulma suurusest ja ajast.

Kui soovid oma kutsevastustel võimalikult 100% jaatavat tulemust, tasub abielluda kodu lähedal ja kutsuda ainult kõige lähedasemad inimesed.

Tasuta kutsete ja vastuste jälgija eelised

Üks suurimaid väljakutseid ürituse korraldamisel on see, et kutsete saatmiseks ja vastuste jälgimiseks kasutatakse erinevaid tööriistu. Meie tasuta kutsete ja rsvp-jälgija ühendab mõlemad ülesanded ühele platvormile, nii et sa ei pea erinevate teenuste vahel pidevalt vahet tegema. Kui kasutad veebipõhist rsvp-jälgijat, saad külaliste vastused kätte reaalajas ning vajadusel oma plaane hõlpsalt korrigeerida. Tasuta rsvp-jälgija tähendab ka seda, et sa ei pea tarkvara peale lisaraha kulutama ja saad eelarvet suunata muudele tähtsatele detailidele. Lõppkokkuvõttes aitab usaldusväärne rsvp-jälgija sul korras püsida ja pinget vähendada, nii et iga detail sinu üritusel laabuks võimalikult sujuvalt.

Kokkuvõte

Loodame, et meie nõuanded selle kohta, mida oma pulmakutsele vastamise vormi lisada, aitasid vastata mitmele põletavale küsimusele ja ehk julgustasid sind ka kutseid veebipõhiseks muutma. Meil oleks väga hea meel, kui prooviksid meie tasuta pulma veebilehe looja kasutamist ja looksid omaenda kutsevastuse. Sa üllatud, kui kiire ja lihtne see protsess on. Varsti koostad juba unistuste külalistenimekirja, kasutades meie intuitiivset tööriista, ja jagad oma ainulaadset pulma veebilehte kõigi külalistega.

Kõik meie pulmade planeerimise komplekti tööriistad on täielikult tasuta ja ilma registreerimiseta. Seega ei ole ühtegi põhjust, miks sa ei võiks oma pidustuse planeerimisega juba täna alustada.