Esküvői 
koordinátori ellenőrzőlista

Mi az esküvői koordinátor feladata?

Kezdjük a legfontosabb különbséggel. Az esküvői koordinátor nem ugyanaz, mint az esküvőszervező: két teljesen különböző szerepkörről van szó. A koordinátorok valójában ritkán terveznek bármit is; egyszerűen összehangolják azt, amit már megterveztek.

A koordinátor munkája általában az esküvő napján vagy az azt megelőző napokban zajlik. Ilyenkor könnyen elszabadulhatnak az események, és szükség van valakire a házasulandó páron kívül, aki képletesen egyszerre több tányért is a levegőben tud tartani. Egyeztet a szolgáltatókkal, nyomon követi a kiszállításokat, és figyelemmel kíséri az esküvő menetrendjét.

Készen állsz a feladatra? Nézzük meg, minek kell szerepelnie az esküvői koordinátori ellenőrzőlistádon!

Esküvői koordinátori ellenőrzőlista

Az ellenőrzőlistát különböző részekre bontottuk, hogy könnyebb legyen átlátni, mit és mikor kell elvégezni. Lehet, hogy csak az esküvő napján kapcsolódsz be, de hasznos látni, milyen feladatok szerepelhetnek egy esküvői koordinátor ellenőrzőlistáján az azt megelőző napokban.

Tervezd meg saját ellenőrzőlistádat

A visszajelzések begyűjtése

Minden párnak számítania kell késve érkező visszajelzésekre – ez szinte elkerülhetetlen. Senkinek sem kellemes felhívogatni a szeretteket, hogy végre választ kapjon tőlük. Ezért gyakran nagy segítség, ha ezt a feladatot valaki más válláról leveszik.

Segítség az ültetési rend elkészítésében

Egy online esküvői ültetési rend készítő eszköz – például a miénk – gyerekjátékká teszi ezt az koordinátori ellenőrzőlistán szereplő feladatot. Bárhonnan együtt dolgozhattok, és segíthetsz a tanácstalan párnak elhelyezni az utolsó néhány vendéget is – ez igazán hálás feladat lehet.

A szolgáltatók visszaigazolása és kapcsolattartás velük

Függetlenül attól, hogy az esküvői menetrend mely pontján kapcsolódsz be koordinátorként, számítanak majd rád a szolgáltatókkal való kapcsolattartásban. A lehető legkorábban mutatkozz be nekik, és jelezd, hogy ha problémájuk vagy kérdésük merül fel, hozzád forduljanak.

Az esküvő előtti napokban és magán a nagy napon is rengeteget számíthat a jó kommunikáció a szolgáltatókkal az esemény sikerében.

Az esküvő menetrendjének elkészítése

Az esküvőben vállalt szerepedtől függően lehet, hogy nem neked kell teljes egészében, a nulláról összeállítanod a nap menetrendjét, hanem csak segítened kell annak elkészítésében.

Az esküvői papírdekoráció utolsó részleteinek elintézése

Az utolsó dolog, amivel a házasulandó pár az esküvőjüket megelőző órákban foglalkozni szeretne, az a papírdekoráció átvétele vagy a hibák kijavítása. Ezért is olyan hasznos egy esküvői koordinátor, aki végigveszi a papírdekorációs kellékek listáját, és ellenőrzi, hogy minden megvan-e, illetve megfelelő-e.

Az esküvői koordinátori ellenőrzőlista további lehetséges feladatai

Minden pár más, ezért az esküvői koordinátorra átruházott feladatok is nagyon különbözőek lehetnek. Íme néhány további teendő, amelyet rád bízhatnak:

• A házassági okiratok átvétele
• A szolgáltatói díjak és borravalók elintézése
• A naphoz szükséges összes öltözék átvétele
• Esőnapra szóló terv készítése
• Vészhelyzeti csomag összeállítása

Az esküvő napjára szóló koordinátori ellenőrzőlista

Elérkezett a nagy pillanat! Most nem az a dolgod, hogy tündökölj, hanem hogy szinte észrevétlen maradj. A háttérben csendben összehangolod a szolgáltatókat, gondoskodsz a vendégek jó hangulatáról, és elhárítod a felmerülő problémákat – remélhetőleg nem szó szerint oltasz tüzet.

Nagyon jól kell ismerned a nap menetrendjét, és biztosnak kell lenned abban, hogy minden egyes eseménnyel tisztában vagy, amelynek a nap folyamán meg kell történnie.

Tartsd nyugodtan és jókedvűen a párt

Egy hónapokon át tervezett esküvő irányításának átengedése egyik párnak sem könnyű. Az esküvő reggelén látogasd meg őket, és nyugtasd meg őket arról, hogy minden szépen halad. Idegesek lesznek, és talán kissé stresszelnek is. Neked azonban az a feladatod, hogy ezt kezeld, és gondoskodj róla, hogy mindenük meglegyen, amire szükségük van.

Tartsd kézben az esküvő menetrendjét

Az esküvőknek meglehetősen szoros menetrendhez kell tartaniuk magukat, és a te feladatod gondoskodni arról, hogy ez most is így legyen. Ez az esküvői koordinátori ellenőrzőlista egyik legfontosabb feladata, hiszen senki sem szeretné, ha neki kellene továbbterelnie a mulatozókat. De szó szerint ez a dolgod, ezért magabiztosan kell kézben tartanod a menetrendet.

A szolgáltatók koordinálása

Érdemes minden esküvői szolgáltatót felvenned a koordinátori ellenőrzőlistádra, és érkezéskor egyenként kipipálnod őket. Így senki sem marad ki. Ha igazán precíz szeretnél lenni, a szolgáltatás teljesítése után is jelöld őket készre. Ugyanez vonatkozik a bérelt eszközökre is.

Legyél elérhető a szolgáltatókkal kapcsolatos problémák esetén, és gondoskodj róla, hogy tudják: ha fizetésre kerül sor, hozzád vagy valamelyik segítődhöz forduljanak.

Irányítsd a vendégkísérőket

Részt vettél a ceremónia próbáján, és pontosan feljegyezted, hogyan lépnek majd be a vendégek, illetve hová kell ülniük. Ennek alapján tájékoztasd a vendégkísérőket a feladataikról, és győződj meg róla, hogy megfelelően irányítják a vendégeket.

Az utolsó pillanatban szükséges dekorációs feladatok elvégzése

Legyen szó a virágok átszállításáról a szertartás helyszínéről a lagzi helyszínére, vagy az ültetőkártyák és étlapok elrendezéséről az asztalokon – neked kell elvégezned ezeket az utolsó pillanatban szükséges dekorációs feladatokat.

Gondoskodj az elpakolásról

A legjobb feladatot hagytuk a végére! Az előző éjszaka utáni rendrakás nyilvánvaló okokból sosem népszerű feladat. De valakinek ezt is el kell végeznie. Nem feltétlenül neked kell bepiszkolnod a kezed, de fontos, hogy valaki a helyszínen legyen, és ellenőrizze, hogy mindent megfelelően elpakoltak-e, és semmi sem maradt-e ott.