Esküvői 
koordinátori ellenőrzőlista

Ki az az esküvőszervező?

Kezdjük azzal, amit mindenki feltesz magában: a esküvőszervező nem ugyanaz, mint az eskvői ceremóniamester vagy a teljes körű esküvőszervező – ezek külön szerepek. A koordinátorok valójában ritkán terveznek bármit is a nulláról, sokkal inkább azt koordinálják, ami már meg lett szervezve.

Általánosságban a koordinátor munkája az esküvő napjára, illetve az azt megelőző napokra koncentrálódik. Ez az az időszak, amikor könnyen elszabadulhat a káosz, és nagyon jól jön egy kívülálló, aki ügyesen „zsonglőrködik” a feladatokkal. Tartja a kapcsolatot a szolgáltatókkal, utánajár a szállításoknak, és figyelemmel kíséri az esküvői forgatókönyvet.

Úgy érzed, készen állsz a feladatra? Nézzük, mi mindennek kell szerepelnie az esküvőszervezői ellenőrzőlistádon.

Esküvőszervezői ellenőrzőlista

Az átláthatóság kedvéért több részre bontottuk az ellenőrzőlistát, hogy lásd, mikor mit érdemes elvégezni. Lehet, hogy hivatalosan csak az esküvő napján leszel jelen, de hasznos tudni, milyen feladatok kerülhetnek még egy esküvőszervező listájára az azt megelőző napokban is.

Tervezd meg a saját ellenőrzőlistádat

Visszajelzések egyeztetése

Minden pár találkozik késve érkező visszajelzésekkel – ez szinte elkerülhetetlen. A vendégeket telefonon vagy üzenetben emlékeztetni, választ kérni tőlük nem túl hálás feladat. Éppen ezért óriási könnyebbség, ha ezt a terhet át lehet adni valaki másnak, például neked.

Segítség az ültetési rendben

Egy online esküvői ültetési rend tervező, mint a miénk, jelentősen megkönnyíti ezt a koordinátori ellenőrzőlistán szereplő feladatot. Bárhonnan együtt tudtok dolgozni, és segíthetsz a kissé elkeseredett párnak elhelyezni azt a néhány makacs vendéget – ez meglepően jó érzés tud lenni.

Szolgáltatók visszaigazolása és egyeztetése

Bárhol is kapcsolódsz be a szervezés folyamatába, esküvőszervezőként biztosan kapcsolatba kerülsz a szolgáltatókkal. Mutatkozz be nekik minél előbb, és jelezd, hogy ha bármi gondjuk, kérdésük adódik, rajtad keresztül intézzék.

Az esküvőt megelőző napokban, illetve a nagy napon különösen sokat számít a gördülékeny kommunikáció a szolgáltatókkal – ez az egyik kulcsa a sikernek.

Az esküvői forgatókönyv összeállítása

Attól függően, mennyire veszel részt a szervezésben, lehet, hogy nem tőled várják, hogy teljes egészében megírd a napi időbeosztást. De abban szinte biztosan számítanak rád, hogy segítsd a forgatókönyv összeállítását és finomhangolását.

Az esküvői papírdekorációk utolsó simításai

Az utolsó órákban a párnak semmi kedve hibás meghívók vagy táblák javításával, átvételével foglalkozni. Ilyenkor jön jól egy esküvőszervező, aki kézbe veszi a papírdekorációk ellenőrzőlistáját, és végignézi, hogy minden tétel megérkezett-e, és rendben van-e.

Egyéb lehetséges feladatok az esküvőszervezői ellenőrzőlistán

Minden pár más, ezért az, hogy pontosan mit bíznak a esküvőszervezőre, nagyon eltérő lehet. Íme néhány további feladat, amivel megbízhatnak:

• Házasságkötéshez szükséges iratok átvétele
• Szolgáltatói kifizetések és borravalók intézése
• Az esküvő napján szükséges öltözékek átvétele
• „B-terv” készítése rossz idő esetére
• Vészhelyzet-csomag összeállítása

Esküvőszervezői ellenőrzőlista az esküvő napjára

Elérkezett a nagy pillanat! Most jön a te időd – de nem a reflektorfényben, hanem a háttérben, észrevétlenül. Csendben dolgozol a színfalak mögött: koordinálod a szolgáltatókat, figyelsz a vendégek kényelmére, és elhárítod a felmerülő problémákat (remélhetőleg csak átvitt értelemben „tüzet oltasz”).

Ismerned kell az esküvő forgatókönyvét szinte kívülről, és magabiztosnak kell lenned abban, hogy tisztában vagy minden fontos mozzanattal, ami a nap folyamán történni fog.

Tartsd a párt boldogan és nyugodtan

Nem könnyű elengedni az irányítást egy olyan esküvő felett, amelyet hónapok óta terveznek. Az esküvő reggelén érdemes meglátogatnod a párt, és megnyugtatni őket, hogy minden a terv szerint halad. Idegesek lesznek, talán kissé feszültnek is tűnnek majd. A te feladatod, hogy mindezt lásd, de ne add tovább a feszültséget, hanem gondoskodj arról, hogy mindenük meglegyen, amire szükségük van.

Tartsd kézben az esküvő menetrendjét

Az esküvőket általában elég szoros időbeosztás szerint szervezik, és a te felelősséged, hogy ez most is így legyen. Ez az egyik legfontosabb pont egy esküvőszervezői ellenőrzőlistán, hiszen senki sem szeret az lenni, aki „továbbtereli” a bulit. De ez pontosan a te szereped: határozottan, mégis kedvesen ügyelni arra, hogy az időzítés a helyén maradjon.

Szolgáltatók koordinálása

Érdemes minden esküvői szolgáltatót felírni a koordinátori ellenőrzőlistádra, és szó szerint kipipálni őket, amikor megérkeznek. Így biztosan senki nem marad ki. Ha igazán rendszerezett szeretnél lenni, azt is jelöld, mikor végezték el a szolgáltatásukat. Ugyanez vonatkozik a bérlésekre is.

Légy elérhető, ha bármilyen probléma adódik a szolgáltatókkal, és egyértelműen jelezd nekik, hogy a kifizetésekkel kapcsolatban hozzád vagy az egyik segítődhöz forduljanak.

Az ültetők irányítása

Részt veszel a szertartáspróbán, ahol pontosan látod, hogyan vonulnak be a vendégek, és hol foglalnak majd helyet. Ezekkel az információkkal felvértezve tudod tájékoztatni az ültetőket a feladataikról, és ellenőrizni, hogy valóban megfelelően irányítják-e a vendégeket.

Utolsó simítások a dekoráción

Legyen szó a virágok átszállításáról a szertartás helyszínéről a vacsorára, vagy az ültetőkártyák és menük elhelyezéséről az asztalokon – ezek a utolsó pillanatos dekorációs feladatok mind hozzád tartozhatnak.

Felügyelet a bontás és elpakolás során

A „legjobb” feladat maradt a végére! Az előző esti buli utáni rendrakás érthető okokból soha nem túl népszerű. De valakinek ezt is kézben kell tartania. Nem feltétlenül neked kell pakolnod, de fontos, hogy legyen valaki a helyszínen, aki figyel arra, hogy mindent megfelelően elvigyenek, és semmi ne maradjon ott vagy vesszen el.