Kāzu 
koordinatora kontrolsaraksts

Kas ir kāzu koordinators?

Vispirms jāatrisina galvenais pārpratums. Kāzu koordinators nav tas pats, kas kāzu plānotājs – tās ir divas atšķirīgas lomas. Patiesībā koordinatori reti ko plāno no nulles, viņi galvenokārt koordinē jau iepriekš saplānoto.

Parasti koordinatora darbs sākas pašās kāzu dienas beigās vai dažas dienas pirms tās. Tieši tad, kad viss kļūst nedaudz haotisks un nepieciešams kāds uzticams cilvēks ārpus topošā pāra, kurš spēj vienlaikus “žonglēt” ar vairākiem uzdevumiem. Sazināties ar pakalpojumu sniedzējiem, sekot līdzi piegādēm un uzraudzīt kāzu dienas plānu.

Jūtaties gatavs uzņemties šo lomu? Apskatīsim, kas būtu jāiekļauj jūsu kāzu koordinatora kontrolsarakstā.

Kāzu koordinatora kontrolsaraksts

Mēs šo kontrolsarakstu esam sadalījuši vairākās sadaļās, lai skaidri parādītu, kas un kad būtu jādara. Iespējams, jūsu iesaiste būs tikai kāzu dienā, taču ir noderīgi redzēt, ar ko parasti nodarbojas kāzu koordinators arī iepriekšējās dienās.

Izveidojiet savu personīgo kontrolsarakstu

Sekojiet līdzi ielūgumu atbildēm

Katrs pāris saskaras ar vēlu atbildētājiem uz ielūgumiem – tas ir teju neizbēgami. Zvanīt radiem un draugiem, lūdzot skaidru atbildi, nav patīkams darbs. Tāpēc bieži vien ir milzīgs atvieglojums, ja šo pienākumu var uzticēt kādam citam.

Palīdzība ar sēdvietu plānu

Izmantojot tiešsaistes kāzu sēdvietu plānošanas rīku, piemēram, mūsu piedāvāto, šis koordinatora kontrolsaraksta uzdevums kļūst pavisam vienkāršs. Jūs varat sadarboties ar pāri, lai kurā pasaules malā atrastos, un palīdzēt viņiem atrisināt pēdējās sarežģītās sēdvietu kombinācijas – tas patiesi var būt ļoti gandarījuma pilns process.

Pakalpojumu sniedzēju apstiprināšana un saziņa

Neatkarīgi no tā, kurā brīdī kāzu plānošanas gaitā jūs iesaistāties kā koordinators, no jums sagaidīs darbu ar pakalpojumu sniedzējiem. Iepazīstiniet sevi ar viņiem iespējami agri un pārliecinieties, ka viņi zina – ja rodas kādas problēmas vai jautājumi, vispirms jāvēršas pie jums.

Pēdējās dienās pirms kāzām un pašā kāzu dienā laba komunikācija ar pakalpojumu sniedzējiem var būt izšķiroša veiksmīgam pasākumam.

Kāzu dienas plāna izveide

Atkarībā no jūsu iesaistes līmeņa jūs, iespējams, nebūsiet tas, kurš no A līdz Z izstrādā kāzu dienas plānu. Taču jūs noteikti varat palīdzēt tā izveidē un precizēšanā.

Noslēdzošie kāzu kancelejas darbi

Pēdējais, ko topošais pāris vēlas darīt dažas stundas pirms kāzām, ir braukāt pakaļ drukas materiāliem vai labot kļūdas kancelejā. Tāpēc ir tik vērtīgi, ja ir kāzu koordinators, kurš, vadoties pēc sava kontrolsaraksta, pārbauda visus ielūgumus, kartītes un citus papīra materiālus un pārliecinās, ka viss ir saņemts un pareizs.

Citi iespējamie kāzu koordinatora uzdevumi

Katrs pāris ir citāds, un pienākumi, ko uztic kāzu koordinatoram, var būt ļoti atšķirīgi. Šeit ir vēl daži uzdevumi, kurus jums varētu lūgt pārraudzīt:

• Laulības dokumentu saņemšana
• Pakalpojumu sniedzēju norēķinu un dzeramnaudu noorganizēšana
• Visu kāzu dienā nepieciešamo tērpu saņemšana
• Rezerves plāna izstrāde lietainai dienai
• Neatliekamās palīdzības komplekta sakārtošana

Kāzu dienas koordinatora kontrolsaraksts

Šis ir lielais brīdis! Tagad nav laiks spožai uzmanības centrā nonākšanai, bet gan nemanāmai un precīzai darbībai aizkulisēs. Klusi koordinējot pakalpojumu sniedzējus, rūpējoties par viesu labsajūtu un ātri risinot neparedzētas situācijas (cerams, ne burtisku “ugunsgrēku” dzēšanu).

Jums būtu jāzina kāzu dienas plāns no galvas un jābūt pārliecinātam, ka esat informēts par katru notikumu, kam dienas gaitā jānotiek.

Parūpējieties, lai pāris būtu mierīgs un laimīgs

Nav viegli atdot vadības grožus pār kāzām, kuras pāris ir plānojis mēnešiem ilgi. Kāzu rītā apciemojiet viņus un iedrošiniet, ka viss rit pēc plāna. Viņi būs satraukti un, iespējams, nedaudz stresaini. Jūsu uzdevums ir uzņemties spriedzi uz sevis un parūpēties, lai viņiem netrūktu nekā svarīga.

Uzraugiet kāzu dienas grafiku

Kāzās bieži jāiekļaujas diezgan stingrā grafikā, un jūsu uzdevums ir parūpēties, lai tas tiktu ievērots. Tas ir viens no svarīgākajiem punktiem kāzu koordinatora kontrolsarakstā, jo neviens īsti nevēlas būt tas, kurš “virza ballīti tālāk”. Taču tieši tas ir jūsu darbs – ar pārliecību sekot līdzi laikam un vajadzības gadījumā maigi, bet stingri virzīt notikumu gaitu.

Pakalpojumu sniedzēju koordinēšana

Ir ļoti noderīgi, ja jūsu koordinatora kontrolsarakstā ir uzskaitīts katrs kāzu pakalpojumu sniedzējs, un jūs viņus burtiski atzīmējat, tiklīdz viņi ierodas. Tā neviens netiks aizmirsts. Ja vēlaties būt īpaši organizēts, varat atzīmēt arī brīdi, kad katrs no viņiem savu pakalpojumu ir sniedzis. Tas pats attiecas uz nomas inventāru.

Esiet pieejams jebkuru problēmu gadījumā un pārliecinieties, ka pakalpojumu sniedzēji zina – jautājumu vai norēķinu gadījumā jāvēršas pie jums vai jūsu palīgiem.

Instrukcijas ceremonijas ievadītājiem

Jūs būsiet piedalījies ceremonijas mēģinājumā un pierakstījis, kā viesiem jāienāk un kur viņiem jāapsēžas. Ņemot vērā šo informāciju, izstāstiet ceremonijas ievadītājiem viņu pienākumus un pārliecinieties, ka viesi tiek pavadīti un apsēdināti pareizi.

Pēdējie dekoru akcenti

Neatkarīgi no tā, vai jāpārved ziedi no ceremonijas vietas uz svinību norises vietu, vai jāizkārto galda kartes un ēdienkartes uz galdiem – tieši jūs rūpēsieties par šiem pēdējā brīža dekora darbiem.

Pēckāzu sakopšanas pārraudzība

Labāko uzdevumu atstājām pašās beigās! Telpu sakopšana nākamajā rītā reti ir kāda mīļākais darbs, un tas ir saprotams. Taču kādam tas ir jādara. Jums pašam, iespējams, nebūs jāstrādā ar slotu rokās, taču ir svarīgi, lai uz vietas būtu atbildīga persona, kas pārliecinās, ka viss ir savākts, telpas ir sakoptas un nekas nav aizmirsts.