Sakārtojiet savu kāzu ceļojuma programmu ar mūsu padomiem un paraugu

• Gatavi plānot savas kāzas ārzemēs?
• Kāpēc kāzu ceļojuma programma ir tik svarīga
• Skaidra struktūra jau no paša sākuma
• Sadarbība ar pakalpojumu sniedzējiem
• Skaidrība viesiem
• Ekspertu padomi ideālai kāzu ceļojuma programmai
• Pirmām kārtām – ceļošana un naktsmītnes
• Dodiet viesiem laiku atpūtai
• Iekļaujiet vietējo kultūru
• Pārvērtiet mēģinājuma vakariņas par īpašu notikumu
• Neaizmirstiet par rezerves plānu
• Dažādojiet pasākumu noskaņu
• Dodiet viesiem piekļuvi kāzu programmai
• Plānojiet grafiku līdz pat minūtēm (aptuveni)
• Izmantojiet savu tiešsaistes ielūgumu formu vai kāzu mājaslapu, lai uzzinātu viesu vēlmes
• Kāzu ceļojuma programmas paraugs
• 1. diena – viesu ierašanās kāzās ārzemēs
• 2. diena – mēģinājuma vakariņas un brīvā diena viesiem
• 3. diena – kāzu ceremonija un svinības
• 4. diena – atvadu maltīte
• Plānojiet savas kāzas ārzemēs kā profesionāļi

Kāpēc kāzu ceļojuma programma ir tik svarīga

Bez pareiza tempa ir vēl daudz iemeslu, kāpēc detalizēts kāzu laika plāns ārzemēs ir būtisks. Jo īpaši tad, ja paši uzņematies kāzu koordinatora lomu. Šis darbs sastāv no daudziem sīkumiem, un, ja nav skaidras struktūras, viss ātri var kļūt haotisks.

Mūsuprāt, labākais veids, kā izvairīties no neskaidrībām kāzu plānošanā, ir jau laikus uzzīmēt savu kāzu programmu un pakāpeniski to precizēt, tuvojoties lielajai dienai.

Lūk, kā labi izstrādāta programma atvieglos plānošanu un palīdzēs radīt viesiem pieredzi, ko viņi atcerēsies visu mūžu.

Skaidra struktūra jau no paša sākuma

Mēs uzskatām, ka pārdomāta programma ir jebkuru labi saplānotu kāzu mugurkauls, un tai jātop tiklīdz esat apstiprinājuši ceremonijas un svinību laikus un vietu. Tie ir divi fiksēti punkti, ap kuriem pēc tam var veidot visu pārējo kāzu grafiku.

Kāzas ārzemēs nav izņēmums, tās vienkārši ir garākas. Katru dienu, ko pavadāt kopā ar viesiem, visticamāk notiks vismaz viens lielāks pasākums, ap kuru varēsiet saplānot pārējo.

Sadarbība ar pakalpojumu sniedzējiem

Kāzās vienmēr iesaistīti daudzi cilvēki, kuriem jāsastrādājas, lai viss izdotos. Vairāku dienu kāzās ārzemēs tas ir vēl izteiktāk – parasti nepieciešams vairāk pakalpojumu sniedzēju un uz ilgāku laiku nekā vietējās kāzās. Turklāt bieži vien pāris pirmo reizi satiek izvēlētos pakalpojumu sniedzējus tikai galamērķī, tāpēc iespējas detalizēti izrunāt pasākumu gaitu var būt maz.

Ja sagatavosiet detalizētu kāzu nedēļas nogales programmu, pakalpojumu sniedzēji precīzi sapratīs, kādu noskaņu vēlaties katrai dienai un kāda ir viņu loma kopējā grafikā. Tas palīdz pasākumiem noritēt raiti un bez liekām aizķeršanām.

Skaidrība viesiem

Kāzu nedēļas nogales programma ārzemēs ir ļoti vērtīgs rīks arī viesiem – tā iedod drošības sajūtu pirms ceļojuma. Mūsu pieredze rāda, ka aktuāla kāzu mājaslapa ar programmu būtiski samazina reižu skaitu, kad viesiem jāzvana pārim ar jautājumiem. Jo ikviens jau zina, kur viņam jābūt, cikos un kas sekos tālāk. Līdz ar to daudzi (lai gan ne visi) jautājumi vienkārši atkrīt.

Ekspertu padomi ideālai kāzu ceļojuma programmai

Lai jūsu kāzas ārzemēs viesiem paliktu atmiņā kā mierpilna un neaizmirstama pieredze, izmantojiet šos būtiskos laika plānošanas padomus.

Sastādiet savu kāzu programmu ārzemēs

Pirmām kārtām – ceļošana un naktsmītnes

Viesiem ir jāzina, ka viņiem ir rezervēta naktsmītne un sarunāts transports, kas viņus tur nogādās. Atstāt ceļojuma plānošanu kāda cita ziņā var būt satraucoši – neatkarīgi no tā, cik pieredzējis ceļotājs esi. Tāpēc sniedziet pēc iespējas vairāk praktiskas informācijas, lai ikviens justos droši un zinošs.

Iekļaujiet informāciju par:

• lidojumiem uz galamērķi un atpakaļ
• transportu uz viesnīcu un atpakaļ uz lidostu/dzelzceļa staciju
• viesnīcas iekārtošanās jeb check-in laikiem
• pašu viesnīcu un tās iespējām
• transportu uz konkrētiem pasākumiem un atpakaļ

Dodiet viesiem laiku atpūtai

Ir vilinoši visu laiku turēt visu kompāniju kopā un katrai dienai sarīkot lielas kopīgas aktivitātes. Taču draugiem un ģimenei būs vajadzīgs arī brīvs laiks, kad nav jāseko grafikam. Jo īpaši ierašanās dienā.

Ja viesiem nav tāls ceļš, ir jauki ieplānot sagaidīšanas vakariņas un dzērienus, lai visi varētu iepazīties un aprunāties. Tomēr paturiet to brīvā, neformālā gaisotnē un padariet šo pasākumu izvēles – ne visi būs gatavi socializēties jau pirmajā vakarā.

Dienās ap pašu kāzu dienu mēģiniet sabalansēt organizētas aktivitātes ar brīvo laiku. Viesi ir pelnījuši atslābt un sajusties tā, it kā viņi būtu nelielā atvaļinājumā.

Iekļaujiet vietējo kultūru

Kāzas ārzemēs ir lieliskas ne tikai siltā klimata dēļ – tā ir arī iespēja iepazīt ko jaunu. Protams, ne visi pāri vēlas savās kāzās aktīvi izzināt vietējo kultūru – daudzi dod priekšroku vienkārši atpūsties, svinēt un baudīt „all inclusive” atmosfēru. Taču, ja jums un jūsu viesiem patīk doties ārā un atklāt ko neierastu, ir vērts rūpīgi saplānot dažas ekskursijas.

Veiciet rūpīgu izpēti par apkārtni un noskaidrojiet, kuras vietas reāli var apmeklēt lielāka grupa. Pēc tam visu rezervējiet savlaicīgi, lai pasākuma dienā nebūtu neskaidrību vai vilšanās. Ja nevarat vai nevēlaties pamest kūrortu, mēģiniet programmā iekļaut vietējos ēdienus un izklaides.

Pārvērtiet mēģinājuma vakariņas par īpašu notikumu

Mums vienmēr ir paticis piedalīties mēģinājuma vakariņās ārzemēs – tās šķiet vēl intīmākas un ekskluzīvākas nekā mājās. Izceliet šo īpašo sajūtu arī savās kāzās ārzemēs un sarīkojiet grupai ko patiešām īpašu. Tas var būt gan izsmalcināts vakars jūsu „all inclusive” kūrortā, gan mīlīgs restorāns ar skatu uz jūru. Galvenais – ieplānojiet ko tādu, uz ko jūsu mīļie atskatīsies ar tikpat siltām atmiņām kā uz pašu kāzu dienu.

Neaizmirstiet par rezerves plānu

Pat viskarstākajos galamērķos vasaras vidū mēdz līt. Un to nevar ietekmēt, vienīgais risinājums ir rezerves plāns. Plāns B gadījumam, ja nevarat rīkot kokteiļu stundu pludmalē vai atvadu branču terasē. Nav obligāti ar to dalīties ar viesiem, taču pārliecinieties, ka nepieciešamības gadījumā būs pieejama telpa iekštelpās vai zem nojumes. Ja nu tomēr laiks pievils, vēlāk būsiet sev ļoti pateicīgi.

Dažādojiet pasākumu noskaņu

Maz ticams, ka visi jūsu viesi būs ekstrēmu piedzīvojumu cienītāji, kas nemitīgi alkst nākamās adrenalīna devas. Biežāk cilvēkiem patīk līdzsvars, īpaši atvaļinājuma laikā. No pieredzes – relaksējošs peldēšanās baseinā vai masāža šķiet daudz baudāmāka, ja pirms tam ir bijis pārgājiens, niršana ar masku vai kulinārijas meistarklase.

Savukārt, ja esat uzaicinājuši viesus, kuri visi mīl ballēties vai aktīvas nodarbes, droši piepildiet grafiku ar nepārtrauktu jautrību. Un mūs atstājiet pie baseina!

Dodiet viesiem piekļuvi kāzu programmai

Nav jēgas rīkot greznas vakariņas ar „black tie” dreskodu vai aizraujošus izbraucienus, ja viesi par to uzzina par vēlu un nav attiecīgi sapakojušies. Skaidri norādiet apģērba prasības konkrētiem pasākumiem un dodiet ieteikumus neformālām aktivitātēm. Tiklīdz programma ir apstiprināta, publicējiet visu informāciju savā kāzu mājaslapā.

Viesiem būs nepieciešams laiks, lai sagatavotu dažādus tērpus katram notikumam – jo īpaši tad, ja daļa pasākumu ir ļoti svinīgi vai, gluži pretēji, īpaši aktīvi.

Plānojiet grafiku līdz pat minūtēm (aptuveni)

Iespējams, šķiet pārspīlēti rēķināt, cik ilgi jums abiem vajadzēs no numuriņa aiziet līdz „first look” vietai. Taču šāda priekšdomāšana pasākuma dienā ļoti atvieglo dzīvi. Jo precīzāk būsiet aprakstījuši, cik ilgi katra aktivitāte ilgst un cik laika vajadzīgs, lai nokļūtu no punkta A uz punktu B, jo vieglāk būs noturēt tempu.

Noteikti ieplānojiet 5–10 minūšu rezervi starp aktivitātēm, lai būtu vieta nelielām aizķeršanām un mazinātos stress. Mēs arī iesakām uzticēt grafiku kādam uzticamam kāzu svinību dalībniekam vai koordinatoram un lūgt viņam sekot līdzi laikam. Neesiet līgava, kura visu nedēļas nogali staigā ar grafiku rokās!

Izmantojiet savu tiešsaistes ielūgumu formu vai kāzu mājaslapu, lai uzzinātu viesu vēlmes

Nav jēgas tērēt laiku, meklējot, organizējot un apmaksājot īpašas aktivitātes pirms kāzām, ja viesiem tās nemaz nešķiet saistošas. Varbūt viņi visu šo laiku vienkārši vēlas pavadīt spa? Vai, gluži pretēji, tā viņiem šķitīs garlaicīgi. Tā vietā, lai to uzzinātu tikai ierašanās brīdī, noskaidrojiet viedokli jau laikus, izmantojot savu ielūgumu vietni.

Varat lūgt viesiem atzīmēt „jā” vai „nē” konkrētām aktivitātēm – tā sapratīsiet, kuras ekskursijas un nodarbes ir populāras. Varat piedāvāt arī vispārīgākas tēmas, piemēram, ekskursijas, pārgājienus vai ko fiziski aktīvāku, līdzās mierīgākām izklaidēm. Tas palīdzēs sajust kopējo grupas noskaņu.

Kāzu ceļojuma programmas paraugs

Tagad, kad zināt, kā vislabāk plānot kāzu ceļojuma programmu, paskatīsimies, kā tā varētu izskatīties praksē. Atcerieties – šis ir tikai paraugs, sastādīts 4 dienām. Jūsu kāzas ārzemēs var būt gan īsākas, gan garākas un ietvert citus galvenos notikumus.

Ja precaties brīvā dabā siltā klimatā, ceremoniju, iespējams, būs jāpārceļ agrāk vai vēlāk, lai izvairītos no dienas karstākā laika. Taču mūsu piemērs jums dos labu sākuma punktu.

1. diena – viesu ierašanās kāzās ārzemēs

Rīts

Viesi ierodas viesnīcā ar iepriekš rezervētu transportu no lidostas

Pēcpusdiena

Sagaidīšanas dāvaniņas un brančs kopā ar viesiem.

Vakars

Brīva stila iepazīšanās ballīte visiem viesiem viesnīcā vai tuvējā bārā

2. diena – mēģinājuma vakariņas un brīvā diena viesiem

Rīts

Noorganizējiet kādu aktivitāti viesiem un piedāvājiet alternatīvu tiem, kas vēlas vienkārši atpūsties

Pēcpusdiena

Brīvais laiks viesiem ar jūsu sagatavotiem ieteikumiem

Vakars

Mēģinājuma vakariņas vietējā restorānā, pēc tam kokteiļi kopā ar tiem viesiem, kuri nepiedalījās vakariņās

3. diena – kāzu ceremonija un svinības

Rīts

Brokastis ar kāzu svinību dalībniekiem – 8.00–9.00

Kāzu svinību sagatavošanās – 9.00–12.00

Kāzu fotogrāfa ierašanās – 10.30

„First look”, portreti un kopbildes ar ģimeni – 12.00–12.45

Pēcpusdiena/Vakars

Kāzu ceremonija – 14.00–14.30

Kokteiļu stunda – 14.30–15.30

Svinības – 16.00–22.00

Pēcballīte – no 22.00 līdz slēgšanai!

4. diena – atvadu maltīte

Rīts

Atvadu brančs – 10.00–12.00. Noorganizējiet nepiespiestas kopīgas pusdienas tiem viesiem, kuri neizbrauc agri.

Pēcpusdiena

Pārliecinieties, ka ir sarunāts transports, kas aizvedīs viesus uz lidostu, ja paši ar viņiem neceļojat. Ja paliekat uz vietas – lai jums brīnišķīgs medusmēnesis!

Iepriekš aprakstītā kāzu ceļojuma programma ir sadalīta 4 dienās – tas ir ļoti ierasts ilgāku kāzu nedēļas nogales formāts. Tas nozīmē, ka viesiem darbā jāņem tikai divas brīvdienas. Tomēr ideālā variantā iesakām apsvērt 5 dienu kāzu paketi – šī papildu diena dod viesiem iespēju patiesi atslābināties. Zinot, ka pēc kāzām viņi var baudīt spa procedūras vai izklaides, nevis steigties uz lidmašīnu. Ne visi viesi varēs atļauties piecas dienas prom no mājām, taču iespēja palikt ilgāk noteikti tiks novērtēta.

Plānojiet savas kāzas ārzemēs kā profesionāļi

Plānot kāzu ceremoniju un svinības ārzemēs nav viegls uzdevums, taču mums ir bezmaksas rīks, kas to atvieglos. Mūsu pasākumu programmas rīks palīdzēs saplānot katru jūsu kāzu dienu tik detalizēti, cik vēlaties. Vai nu vēlaties izplānot viesu pieredzi minūti pa minūtei, vai arī tikai iezīmēt kopējo noskaņu – mūsu viegli lietojamais laika plāns to ļauj.

Mūsu pasākumu programma ir viegli pielāgojama mainīgam grafikam, un vienkāršais dizains ļauj ikvienam viegli saprast, kad kas notiek. Turklāt gatavo laika plānu varat uzreiz eksportēt PDF vai izklājlapas formātā, lai to izdrukātu un pieliktu pie sienas vai ievietotu savā pasākumu plānotājā – gluži kā profesionālis!