เช็กลิสต์ 
เวดดิ้งโคออร์ดิเนเตอร์

เวดดิ้งโคออร์ดิเนเตอร์คืออะไร?

ก่อนอื่นต้องเคลียร์ความเข้าใจให้ตรงกันก่อนว่า เวดดิ้งโคออร์ดิเนเตอร์ ไม่เหมือนกับเวดดิ้งแพลนเนอร์ ทั้งสองบทบาทนี้ต่างกันอย่างสิ้นเชิง จริง ๆ แล้ว โคออร์ดิเนเตอร์ มักไม่ใช่คน “วางแผน” งาน แต่เป็นคนที่เข้ามา “ประสานงาน” และจัดการสิ่งที่เจ้าบ่าวเจ้าสาววางแผนไว้เรียบร้อยแล้ว

โดยทั่วไป งานของโคออร์ดิเนเตอร์จะเริ่มจริงจังในวันงาน หรือช่วงไม่กี่วันก่อนถึงวันแต่ง ซึ่งเป็นช่วงที่ทุกอย่างเริ่มวุ่นวาย และคู่บ่าวสาวต้องการคนที่มาช่วยรับบทเป็น “มือประสานทุกอย่าง” แทนพวกเขา ทั้งการเช็กกับซัพพลายเออร์ ไล่ตามงานส่งของ และคอยดูแลไทม์ไลน์งานแต่งให้เดินไปตามแผน

เริ่มรู้สึกพร้อมรับหน้าที่นี้แล้วหรือยัง? มาดูกันว่าควรมีอะไรอยู่ในเช็กลิสต์เวดดิ้งโคออร์ดิเนเตอร์ของคุณบ้าง

เช็กลิสต์เวดดิ้งโคออร์ดิเนเตอร์

เราแบ่งเช็กลิสต์นี้ออกเป็นหลายช่วงเวลา เพื่อให้เห็นชัดเจนว่าควรทำอะไร เมื่อไร บางคนอาจถูกขอให้ช่วยเฉพาะวันงาน แต่การรู้ภาพรวมว่าปกติโคออร์ดิเนเตอร์ต้องดูแลอะไรล่วงหน้าบ้าง ก็ช่วยให้คุณเข้าใจบทบาทตัวเองได้ดีขึ้น

ออกแบบเช็กลิสต์ส่วนตัวของคุณ

ตามเก็บรายชื่อผู้มาร่วมงาน (RSVP)

คู่บ่าวสาวแทบทุกคู่ต้องเจอปัญหาคนตอบรับมาช้ากว่ากำหนด เป็นเรื่องปกติเลย การต้องโทรตามหรือทักไปถามคนรู้จักทีละคนว่า “มาร่วมงานไหม” ไม่ใช่งานที่ใครอยากทำนัก เพราะเกรงใจทั้งนั้น ดังนั้นการได้มอบหน้าที่นี้ให้คนอื่นช่วยรับไป ถือเป็นเรื่องช่วยเบาใจคู่บ่าวสาวได้มาก

ช่วยจัดผังที่นั่ง

การใช้ เครื่องมือจัดผังที่นั่งงานแต่งออนไลน์ อย่างของเรา จะทำให้ภารกิจใน เช็กลิสต์โคออร์ดิเนเตอร์ ข้อนี้ง่ายขึ้นมาก ไม่ว่าคุณจะอยู่มุมไหนของโลก ก็สามารถช่วยคู่บ่าวสาวที่กำลังปวดหัวกับการจัดที่นั่งแขกชุดสุดท้ายได้ และเมื่อจัดลงตัวแล้วจะรู้สึกดีมาก

ยืนยันและติดต่อประสานงานกับซัพพลายเออร์

ไม่ว่าคุณจะเข้ามาช่วยในช่วงไหนของไทม์ไลน์งานแต่ง หนึ่งในหน้าที่หลักของโคออร์ดิเนเตอร์คือการคุยกับซัพพลายเออร์ แนะนำตัวเองให้ทุกคนรู้จักตั้งแต่เนิ่น ๆ และบอกให้ชัดเจนว่าถ้ามีปัญหา หรือมีคำถามใด ๆ ให้ติดต่อผ่านคุณโดยตรง

ในช่วงวันก่อนงานและในวันจริง การสื่อสารที่ดีระหว่างคุณกับซัพพลายเออร์สามารถสร้างความแตกต่างอย่างมากต่อความราบรื่นของงานทั้งวัน

ช่วยจัดทำไทม์ไลน์งานแต่ง

ขึ้นอยู่กับว่าคุณมีส่วนร่วมในงานมากน้อยแค่ไหน บางครั้งคุณอาจไม่จำเป็นต้องเป็นคนร่าง ไทม์ไลน์วันงาน ตั้งแต่ต้น แต่มีหน้าที่ช่วยเกลารายละเอียดให้ลงตัว แนะนำเวลา หรือช่วยเช็กความเป็นไปได้ของแต่ละช่วงเวลาแทน

จัดการขั้นตอนสุดท้ายของงานพิมพ์และอุปกรณ์กระดาษ

สิ่งสุดท้ายที่คู่บ่าวสาวอยากทำก่อนถึงวันงาน คือการวิ่งไปรับการ์ด หรือแก้ปัญหางานพิมพ์ต่าง ๆ นั่นคือเหตุผลที่การมีเวดดิ้งโคออร์ดิเนเตอร์คอยถือเช็กลิสต์ของงานพิมพ์ทั้งหมด และช่วยตรวจให้แน่ใจว่าทุกชิ้นครบ ถูกต้อง และอยู่ถูกที่ ถูกเวลา เป็นเรื่องสำคัญมาก

งานอื่น ๆ ที่อาจอยู่ในเช็กลิสต์เวดดิ้งโคออร์ดิเนเตอร์

คู่บ่าวสาวแต่ละคู่มีสไตล์และความต้องการต่างกัน หน้าที่ที่มอบหมายให้ เวดดิ้งโคออร์ดิเนเตอร์ จึงอาจไม่เหมือนกันทั้งหมด ต่อไปนี้คือตัวอย่างงานอื่น ๆ ที่คุณอาจถูกขอให้ช่วยดูแล:

• ไปรับเอกสารทะเบียนสมรสหรืองานเอกสารที่เกี่ยวข้อง
• จัดเตรียมและดูแลการจ่ายเงิน/ทิปให้ซัพพลายเออร์
• รับชุดต่าง ๆ ที่ต้องใช้ในวันงาน
• วางแผนสำรองกรณีฝนตก
• จัดเตรียมชุดอุปกรณ์ฉุกเฉิน

เช็กลิสต์เวดดิ้งโคออร์ดิเนเตอร์ในวันงาน

นี่คือช่วงเวลาสำคัญของคุณ! เป้าหมายไม่ใช่การโดดเด่น แต่คือการทำงานอย่างแนบเนียนอยู่เบื้องหลัง คอยจัดการซัพพลายเออร์ ดูแลแขกให้แฮปปี้ และแก้ปัญหาต่าง ๆ ที่โผล่มาแบบไม่ทันตั้งตัว (หวังว่าจะไม่ถึงขั้นต้องดับไฟจริง ๆ)

คุณควรรู้ไทม์ไลน์ของวันงานแบบละเอียด และมั่นใจว่าตัวเองรู้ทุกเหตุการณ์สำคัญที่จะเกิดขึ้นตลอดทั้งวัน

ดูแลให้คู่บ่าวสาวมีความสุขและผ่อนคลาย

การปล่อยให้คนอื่นมาคุมงานแต่งที่ตัวเองวางแผนมาหลายเดือน ไม่ใช่เรื่องง่ายสำหรับคู่บ่าวสาว เช้าวันงานลองแวะไปหาพวกเขา พูดคุยให้กำลังใจ และอัปเดตว่าทุกอย่างกำลังดำเนินไปได้ดี พวกเขาอาจทั้งตื่นเต้นและเครียดในเวลาเดียวกัน หน้าที่ของคุณคือเก็บความวุ่นวายไว้เบื้องหลัง และทำให้แน่ใจว่าพวกเขามีทุกอย่างที่ต้องการ

คุมเวลาและตารางงานแต่ง

งานแต่งมักมีตารางเวลาที่ค่อนข้างแน่น และคุณคือคนที่ต้องช่วยให้ทุกอย่างเดินไปตามแผน นี่เป็นหนึ่งในภารกิจสำคัญที่สุดของเช็กลิสต์เวดดิ้งโคออร์ดิเนเตอร์ เพราะไม่ค่อยมีใครอยากเป็นคนคอยเร่งให้ทุกอย่างเดินต่อ แต่สำหรับคุณ นี่คือหน้าที่โดยตรง ต้องกล้าตัดสินใจและคอยเช็กไทม์ไลน์อย่างมั่นใจ

ประสานงานซัพพลายเออร์

ควรมีรายชื่อซัพพลายเออร์ทุกเจ้าอยู่ใน เช็กลิสต์โคออร์ดิเนเตอร์ ของคุณ และขีดเช็กทีละเจ้าว่ามาถึงหน้างานแล้วหรือยัง วิธีนี้ช่วยให้ไม่พลาดใครไปแม้แต่รายเดียว คุณอาจเช็กต่อไปอีกขั้นว่าพวกเขาทำหน้าที่เสร็จเรียบร้อยแล้วเมื่อไร โดยเฉพาะงานเช่าอุปกรณ์ต่าง ๆ

คอยพร้อมสำหรับทุกปัญหาที่อาจเกิดขึ้นกับซัพพลายเออร์ และทำให้แน่ใจว่าพวกเขารู้ว่าควรมาหาคุณ หรือผู้ช่วยของคุณ เมื่อถึงเวลารับเงินหรือมีเรื่องต้องตัดสินใจ

แนะนำและดูแลทีมต้อนรับ (Usher)

คุณควรได้เข้าร่วมซ้อมพิธีและจดรายละเอียดไว้แล้วว่าแขกจะเดินเข้างานทางไหน และควรนั่งตรงไหนบ้าง จากข้อมูลเหล่านี้ ให้คุณอธิบายหน้าที่ของอัชเชอร์หรือทีมต้อนรับให้ชัดเจน และคอยดูว่าพวกเขากำลังนำทางแขกได้ถูกต้อง

จัดการตกแต่งชิ้นสุดท้ายก่อนเริ่มงาน

ไม่ว่าจะเป็นการขนดอกไม้จากสถานที่จัดพิธีไปยังห้องจัดเลี้ยง หรือการจัดวางการ์ดชื่อและเมนูบนโต๊ะอาหาร ภารกิจ ตกแต่งนาทีสุดท้าย เหล่านี้มักจะตกเป็นหน้าที่ของคุณ

ดูแลขั้นตอนเก็บกวาดหลังจบงาน

เราขอทิ้งท้ายด้วยงานที่ไม่ค่อยมีใครอยากทำ! การเก็บกวาดหลังคืนงานยาว ๆ เป็นสิ่งที่คนส่วนใหญ่พยายามเลี่ยง แต่ก็ต้องมีสักคนคอยดูแล คุณอาจไม่จำเป็นต้องลงมือเก็บเองทุกอย่าง แต่ควรมีคนของคุณอยู่หน้างานเพื่อเช็กให้มั่นใจว่าทุกสิ่งถูกเก็บเรียบร้อย ของเช่าคืนครบ และไม่มีของสำคัญของคู่บ่าวสาวหลงเหลืออยู่