Λίστα Ελέγχου 
Συντονιστή Γάμου

Τι είναι ο Συντονιστής Γάμου;

Ας ξεκινήσουμε ξεκαθαρίζοντας το βασικό. Ένας συντονιστής γάμου δεν είναι το ίδιο με έναν wedding planner – πρόκειται για δύο εντελώς διαφορετικούς ρόλους. Στην πραγματικότητα, οι συντονιστές σπάνια αναλαμβάνουν τον σχεδιασμό· ο ρόλος τους είναι να συντονίσουν όσα έχουν ήδη οργανωθεί.

Γενικά, η δουλειά του συντονιστή επικεντρώνεται κυρίως την ημέρα του γάμου ή στις λίγες ημέρες που προηγούνται. Είναι η περίοδος που συνήθως επικρατεί λίγη… τρέλα και το ζευγάρι χρειάζεται κάποιον εκτός του ίδιου που να μπορεί, μεταφορικά, να «συγυρίζει όλα τα πιάτα» ταυτόχρονα. Να επικοινωνεί με τους συνεργάτες, να κυνηγάει παραδόσεις και να παρακολουθεί το χρονοδιάγραμμα του γάμου.

Νιώθετε έτοιμοι να αναλάβετε τον ρόλο; Ας δούμε τι πρέπει να περιλαμβάνει η λίστα ελέγχου συντονιστή γάμου.

Λίστα Ελέγχου Συντονιστή Γάμου

Χωρίσαμε αυτή τη λίστα σε επιμέρους ενότητες, ώστε να φαίνεται ξεκάθαρα τι πρέπει να γίνεται και πότε. Ίσως να εμπλέκεστε μόνο την ημέρα του γάμου, αλλά είναι χρήσιμο να γνωρίζετε τι θα μπορούσε να έχει στη λίστα του ένας συντονιστής και τις προηγούμενες ημέρες.

Σχεδιάστε τη δική σας λίστα ελέγχου

Κυνήγι Επιβεβαιώσεων Προσκεκλημένων

Κάθε ζευγάρι θα αντιμετωπίσει καθυστερημένες απαντήσεις στις προσκλήσεις – είναι σχεδόν δεδομένο. Το να τηλεφωνείς και να ζητάς απάντηση από συγγενείς και φίλους δεν είναι ποτέ ευχάριστη δουλειά. Γι’ αυτό συχνά είναι πραγματική ανακούφιση να αναλαμβάνει αυτό το κομμάτι ένα τρίτο πρόσωπο.

Βοήθεια με το Πλάνο Καθισμάτων

Χρησιμοποιώντας ένα online εργαλείο πλάνου καθισμάτων γάμου, όπως το δικό μας, αυτή η δουλειά στη λίστα ελέγχου συντονιστή γίνεται παιχνιδάκι. Μπορείτε να συνεργάζεστε από όπου κι αν βρίσκεστε στον κόσμο και να βοηθήσετε το αγχωμένο ζευγάρι να βρει θέση για τους τελευταίους καλεσμένους – μια διαδικασία που μπορεί να είναι τελικά πολύ ικανοποιητική.

Επιβεβαίωση & Επικοινωνία με Συνεργάτες

Όποια στιγμή κι αν μπείτε στο χρονοδιάγραμμα του γάμου ως συντονιστής, θα περιμένουν από εσάς να διαχειριστείτε τους συνεργάτες. Συστήστε τον εαυτό σας όσο πιο νωρίς γίνεται και βεβαιωθείτε ότι γνωρίζουν πως, αν προκύψει κάποιο πρόβλημα ή έχουν απορίες, πρέπει να απευθύνονται σε εσάς.

Τις ημέρες πριν από τον γάμο και φυσικά την ίδια μέρα, η καλή επικοινωνία με τους συνεργάτες μπορεί να κάνει τεράστια διαφορά στην επιτυχία της μεγάλης ημέρας.

Δημιουργία Χρονοδιαγράμματος Γάμου

Ανάλογα με το πόσο εμπλέκεστε στη διοργάνωση, μπορεί να μην χρειαστεί να δημιουργήσετε από την αρχή το χρονοδιάγραμμα της ημέρας, αλλά να βοηθήσετε στη διαμόρφωσή του.

Οργάνωση των Τελικών Σταδίων του Έντυπου Υλικού

Το τελευταίο πράγμα που θέλει να κάνει το ζευγάρι λίγες ώρες πριν τον γάμο είναι να τρέχει να παραλάβει ή να διορθώσει λάθη στο έντυπο υλικό. Εκεί είναι που ο συντονιστής γάμου γίνεται ανεκτίμητος: παίρνει τη λίστα ελέγχου με όλα τα έντυπα (προσκλήσεις, μενού, καρτελάκια, βιβλίο ευχών κ.λπ.) και βεβαιώνεται ότι κάθε αντικείμενο είναι στη θέση του και σωστά.

Άλλες Πιθανές Αρμοδιότητες στη Λίστα Συντονιστή Γάμου

Κάθε ζευγάρι είναι διαφορετικό και τα καθήκοντα που αναθέτει σε έναν συντονιστή γάμου μπορεί να διαφέρουν αρκετά. Ακολουθούν μερικές ακόμη αρμοδιότητες που ίσως σας ζητηθεί να αναλάβετε:

• Παραλαβή εγγράφων γάμου
• Διευθέτηση πληρωμών & φιλοδωρημάτων συνεργατών
• Παραλαβή όλων των ρούχων που θα χρειαστούν την ημέρα του γάμου
• Δημιουργία εναλλακτικού πλάνου για κακοκαιρία
• Ετοιμασία κιτ έκτακτης ανάγκης

Λίστα Ελέγχου Συντονιστή για την Ημέρα του Γάμου

Εδώ είναι η μεγάλη στιγμή! Τώρα είναι η ώρα σας – όχι για να λάμψετε, αλλά για να περνάτε σχεδόν απαρατήρητοι. Θα δουλεύετε διακριτικά στο παρασκήνιο, οργανώνοντας συνεργάτες, φροντίζοντας τους καλεσμένους και «σβήνοντας φωτιές» (ελπίζουμε μόνο μεταφορικά!).

Πρέπει να γνωρίζετε πολύ καλά το χρονοδιάγραμμα της ημέρας και να αισθάνεστε σιγουριά ότι είστε ενήμεροι για κάθε στιγμή και κάθε γεγονός που πρόκειται να συμβεί.

Κρατήστε το Ζευγάρι Ήρεμο & Ευτυχισμένο

Δεν είναι εύκολο για κανένα ζευγάρι να παραδώσει τον έλεγχο ενός γάμου που προετοίμαζε μήνες ολόκληρους. Το πρωί του γάμου, επισκεφθείτε τους, ενημερώστε τους ότι όλα κυλούν ομαλά και δώστε τους λίγη επιπλέον σιγουριά. Θα είναι αγχωμένοι και ίσως λίγο στρεσαρισμένοι. Ο ρόλος σας είναι να «απορροφήσετε» αυτό το άγχος και να βεβαιωθείτε ότι έχουν ό,τι χρειάζονται.

Τήρηση του Προγράμματος του Γάμου

Οι γάμοι πρέπει να ακολουθούν σχετικά αυστηρό πρόγραμμα και είναι δική σας ευθύνη να διασφαλίσετε ότι αυτό θα τηρηθεί. Πρόκειται για ένα από τα πιο κρίσιμα σημεία σε μια λίστα ελέγχου συντονιστή γάμου, γιατί κανείς δεν θέλει να είναι αυτός που «κόβει» μια όμορφη στιγμή για να προχωρήσει το πρόγραμμα. Όμως αυτός είναι ο ρόλος σας και χρειάζεται να ελέγχετε το χρονοδιάγραμμα με αυτοπεποίθηση.

Συντονισμός Συνεργατών

Είναι καλή ιδέα να έχετε όλους τους συνεργάτες του γάμου καταγεγραμμένους στη λίστα ελέγχου συντονιστή και να τους «τσεκάρετε» έναν-έναν με την άφιξή τους. Έτσι δεν θα ξεχαστεί κανείς. Μπορείτε επίσης να σημειώνετε πότε ολοκλήρωσαν την υπηρεσία τους, αν θέλετε να είστε υπερ-οργανωτικοί. Το ίδιο ισχύει και για τις ενοικιάσεις.

Να είστε διαθέσιμοι για οποιοδήποτε ζήτημα προκύψει με τους συνεργάτες και φροντίστε να γνωρίζουν ότι για τις πληρωμές πρέπει να απευθύνονται σε εσάς ή σε κάποιον από τους βοηθούς σας.

Καθοδήγηση των Παρανύμφων/Υποδεκτών

Θα έχετε παρακολουθήσει την πρόβα της τελετής και θα έχετε σημειώσει ακριβώς πώς θα μπαίνουν οι καλεσμένοι και πού πρέπει να κάθονται. Με βάση αυτές τις πληροφορίες, ενημερώστε τους υπεύθυνους υποδοχής (ushers) για τα καθήκοντά τους και βεβαιωθείτε ότι καθοδηγούν σωστά τους καλεσμένους.

Οργάνωση των Τελευταίων Πινελιών στη Διακόσμηση

Είτε πρόκειται για τη μεταφορά λουλουδιών από την τελετή στη δεξίωση είτε για την τοποθέτηση καρτελών και μενού στα τραπέζια, εσείς θα αναλάβετε αυτές τις τελευταίες λεπτομέρειες της διακόσμησης.

Φροντίδα για το Μάζεμα μετά τη Δεξίωση

Αφήσαμε την «καλύτερη» δουλειά για το τέλος! Το μάζεμα μετά από μια βραδιά γλεντιού δεν είναι ποτέ δημοφιλής αποστολή – για ευνόητους λόγους. Κάποιος όμως πρέπει να το κάνει. Δεν είναι απαραίτητο να κάνετε εσείς τη βαριά δουλειά, αλλά είναι σημαντικό να υπάρχει ένα άτομο επί τόπου που θα βεβαιωθεί ότι όλα έχουν μαζευτεί σωστά και ότι δεν έχει ξεχαστεί τίποτα.