Vestuvių 
koordinatoriaus kontrolinis sąrašas

Kas yra vestuvių koordinatorius?

Pirmiausia reikėtų išsklaidyti vieną dažną klaidingą įsivaizdavimą. Vestuvių koordinatorius nėra tas pats, kas planuotojas – tai du visiškai skirtingi vaidmenys. Iš tiesų, koordinatoriai retai ką nors planuoja nuo nulio – jie daugiausia koordinuoja tai, kas jau yra suplanuota.

Dažniausiai koordinatorius įsitraukia vestuvių dieną arba keliomis dienomis iki jos. Tai metas, kai viskas gali tapti gana chaotiška ir labai praverčia žmogus, nepriklausantis jauniesiems, kuris geba „sukti kelis lėkštės“ vienu metu: bendrauti su tiekėjais, sekti pristatymus ir prižiūrėti vestuvių dienos tvarkaraštį.

Jaučiatės pasiruošę imtis šio darbo? Pažiūrėkime, kas turėtų būti jūsų vestuvių koordinatoriaus kontroliniame sąraše.

Vestuvių koordinatoriaus kontrolinis sąrašas

Šį kontrolinį sąrašą suskirstėme į kelias dalis, kad būtų aiškiau, ką ir kada reikėtų atlikti. Galbūt jūs prisidėsite tik vestuvių dieną, tačiau pravartu matyti, kokias užduotis koordinatorius gali turėti ir likus kelioms dienoms iki šventės.

Sukurkite asmeninį kontrolinį sąrašą

Sekti atsakymus į kvietimus

Kiekviena pora susiduria su pavėluotais atsakymais į kvietimus – tai tiesiog neišvengiama. Skambinėti artimiesiems ir maldauti aiškaus atsakymo nėra maloni užduotis. Todėl dažnai būna tikra palaima, kai šią pareigą galima perduoti kitam žmogui – pavyzdžiui, vestuvių koordinatoriui.

Padėti sudaryti sėdimų vietų planą

Naudojantis internetiniu vestuvių sėdimų vietų plano įrankiu, tokiu kaip mūsiškis, ši užduotis iš koordinatoriaus kontrolinio sąrašo tampa gerokai paprastesnė. Galite bendradarbiauti iš bet kurios pasaulio vietos ir padėti išvargusiai porai sudėlioti paskutinius svečius – tai gali būti net labai maloni ir džiuginanti patirtis.

Patvirtinti ir palaikyti ryšį su tiekėjais

Nepriklausomai nuo to, kuriuo momentu prisijungiate prie vestuvių planavimo kaip koordinatorius, iš jūsų bus tikimasi bendravimo su tiekėjais. Kuo anksčiau prisistatykite ir aiškiai pasakykite, kad kilus bet kokiems nesklandumams ar klausimams jie visų pirma kreiptųsi į jus.

Dienomis iki vestuvių ir pačią šventės dieną sklandi komunikacija su tiekėjais gali nulemti visos šventės sėkmę.

Sukurti vestuvių dienos tvarkaraštį

Priklausomai nuo to, kiek giliai esate įsitraukę į vestuvių organizavimą, galbūt iš jūsų nebus tikimasi visiškai nuo nulio parengti vestuvių dienos tvarkaraštį. Tačiau dažnai koordinatorius padeda jį sudaryti, patikslinti ir suderinti visus smulkius niuansus.

Sutvarkyti galutinius vestuvių kanceliarijos reikalus

Paskutinis dalykas, kurio jaunieji nori likus vos kelioms valandoms iki vestuvių, – važinėti atsiimti spaudos darbų ar taisyti klaidas kanceliarijoje. Todėl itin naudinga turėti vestuvių koordinatorių, kuris, remdamasis jų kanceliarinių priemonių kontroliniu sąrašu, patikrins, ar viskas atspausdinta, atvežta ir paruošta taip, kaip reikia.

Kitos galimos vestuvių koordinatoriaus užduotys

Kiekviena pora yra skirtinga, todėl ir užduotys, perduodamos vestuvių koordinatoriui, gali labai skirtis. Štai dar keli darbai, kuriuos jums gali patikėti:

• Santuokos dokumentų atsiėmimas
• Tiekėjų apmokėjimų ir arbatpinigių suorganizavimas
• Visų šventei reikalingų aprangų atsiėmimas
• Atsarginio plano lietingai dienai parengimas
• Skubios pagalbos rinkinio paruošimas

Vestuvių dienos koordinatoriaus kontrolinis sąrašas

Štai ir didžioji diena! Tai jūsų metas ne tiek „spindėti“, kiek būti beveik nepastebimam. Dirbsite tyliai fone – koordinuosite tiekėjus, rūpinsitės svečių gera nuotaika ir gesinsite „gaisrus“ (tikėkimės, tik perkeltine prasme).

Turėtumėte puikiai žinoti visos dienos tvarkaraštį ir jaustis užtikrintai, kad suprantate, kokie įvykiai ir kada turi vykti.

Padėti porai išlikti laimingai ir ramiai

Atsisakyti kontrolės po kelių mėnesių vestuvių planavimo nėra lengva nė vienai porai. Vestuvių rytą užsukite pas jaunuosius, nuraminkite juos ir patvirtinkite, kad viskas vyksta pagal planą. Jie tikrai jaudinsis ir gali būti šiek tiek įsitempę. Jūsų užduotis – priimti jų emocijas, bet patiems išlikti ramiems ir pasirūpinti, kad jie turėtų viską, ko reikia.

Prižiūrėti vestuvių tvarkaraštį

Vestuvių diena paprastai turi gana griežtą grafiką, o jūsų darbas – pasirūpinti, kad jo būtų laikomasi. Tai viena svarbiausių užduočių vestuvių koordinatoriaus kontroliniame sąraše, nes retas mėgsta būti tuo, kuris „stumia“ šventę pirmyn. Tačiau būtent tai ir yra jūsų vaidmuo – užtikrintai sekti laiką ir, jei reikia, švelniai, bet tvirtai judinti programą toliau.

Tiekėjų koordinavimas

Praktiška visus vestuvių tiekėjus įtraukti į savo koordinatoriaus kontrolinį sąrašą ir pažymėti juos atvykus. Taip niekas nebus pamirštas. Jei norite būti ypač tvarkingi, galite žymėti ir tai, kada jie baigė savo paslaugą. Tas pats galioja ir nuomos paslaugoms.

Būkite pasiekiami, jei tiekėjams iškiltų kokių nors problemų, ir aiškiai praneškite, kad dėl apmokėjimo jie kreiptųsi į jus arba jūsų paskirtą pagalbininką.

Instruktuoti palydovus

Jūs būsite dalyvavę ceremonijos repeticijoje ir tiksliai žinosite, kaip svečiai turės įeiti ir kur juos sodinti. Turėdami šią informaciją, išsamiai paaiškinkite palydovams jų pareigas ir įsitikinkite, kad jie tinkamai nukreipia svečius.

Sutvarkyti paskutinius dekoracijų akcentus

Nesvarbu, ar reikia pernešti gėles iš ceremonijos vietos į šventę, ar sudėlioti korteles ir meniu ant stalų – būtent jūs rūpinsitės šiomis paskutinėmis dekoracijų detalėmis.

Prižiūrėti tvarkymąsi po šventės

Pačią „maloniausią“ užduotį palikome pabaigai! Tvarkymasis po praėjusios nakties šventės retai kam kelia džiaugsmą – ir tai visiškai suprantama. Tačiau kažkam tai vis tiek reikia padaryti. Nebūtina patiems imtis visų fizinių darbų, bet labai svarbu, kad būtų žmogus, kuris vietoje prižiūrėtų, ar viskas tinkamai sutvarkyta ir ar niekas neliko pamiršta.