Sjekkliste for 
bryllupskoordinator

Hva er en bryllupskoordinator?

La oss først ta tak i det åpenbare. En bryllupskoordinator er ikke det samme som en bryllupsplanlegger – det er to helt ulike roller. Faktisk er det slik at koordinatorer sjelden planlegger selve bryllupet; de koordinerer det som allerede er planlagt.

Som regel gjør en koordinator mesteparten av arbeidet på selve dagen, eller i dagene rett før bryllupet. Det er da ting ofte kan bli litt kaotiske, og paret virkelig trenger en utenforstående som er god til å sjonglere mange ting samtidig. Du følger opp leverandører, passer på leveranser og sørger for at tidsskjemaet for bryllupet holder seg på sporet.

Kjenner du deg klar for oppgaven? La oss se på hva du bør ha med på sjekklisten din som bryllupskoordinator.

Sjekkliste for bryllupskoordinator

Vi har delt opp denne sjekklisten i ulike deler, slik at du enkelt ser hva som bør gjøres – og når. Du er kanskje bare involvert på selve dagen, men det er nyttig å se hva en bryllupskoordinator typisk har på sjekklisten sin i dagene før også.

Lag din personlige sjekkliste

Følg opp invitasjonssvar

Alle par opplever at noen svar på invitasjoner kommer altfor sent – det er nesten uunngåelig. Å ringe rundt og mase på familie og venner etter et ja eller nei, er sjelden en hyggelig jobb. Derfor er det ofte en stor lettelse for brudeparet å kunne overlate denne oppgaven til noen andre.

Hjelp til med bordplassering

Med et nettbasert verktøy for bordplassering i bryllup, som vårt, blir denne oppgaven på koordinatorsjekklisten mye enklere. Dere kan samarbeide uansett hvor i verden dere befinner dere, og det å hjelpe et frustrert brudepar med å plassere de siste gjestene kan faktisk føles veldig tilfredsstillende.

Bekreft og hold kontakt med leverandører

Uansett når du kommer inn i bryllupsprosessen som koordinator, vil du bli forventet å håndtere leverandørene. Presenter deg så tidlig som mulig, og sørg for at de vet at dersom det oppstår problemer, eller de har spørsmål, skal de ta det via deg.

I dagene før bryllupet, og på selve dagen, kan god kommunikasjon med leverandørene være helt avgjørende for at den store dagen blir vellykket.

Lag tidsskjema for bryllupet

Avhengig av hvor involvert du er i bryllupet, forventes det kanskje ikke at du lager tidsskjemaet for dagen helt fra bunnen av. Men du vil ofte være med og forme det, og sørge for at det er realistisk og gjennomførbart.

Organiser de siste detaljene for trykksaker

Det siste brudeparet ønsker å bruke tid på rett før bryllupet, er å hente eller rette opp feil på trykksakene. Derfor er det gull verdt å ha en bryllupskoordinator som kan ta utgangspunkt i sjekklisten over trykksaker og passe på at alt er på plass og ser riktig ut.

Andre mulige oppgaver på sjekklisten for bryllupskoordinator

Alle par er forskjellige, og ansvaret som overlates til en bryllupskoordinator kan variere mye. Her er noen andre oppgaver du kan bli bedt om å ta deg av:

• Hente vigselsdokumenter
• Avtale betaling og tips til leverandører
• Hente alle antrekk som skal brukes på dagen
• Lage en plan for dårlig vær
• Pakke nødkit

Sjekkliste for bryllupskoordinator på selve dagen

Nå gjelder det! Dette er øyeblikket hvor din jobb ikke er å stå i rampelyset, men heller å jobbe i det stille. Du organiserer leverandører, sørger for at gjestene trives og slukker små branner underveis (forhåpentligvis bare i overført betydning).

Du bør kunne tidsskjemaet for dagen ut og inn, og være trygg på at du vet om alle hendelsene som skal skje gjennom hele bryllupet.

Hold brudeparet rolig og fornøyd

Å gi fra seg kontrollen over et bryllup man har planlagt i månedsvis, er ikke lett for noe par. På morgenen bryllupsdagen bør du stikke innom dem og forsikre dem om at alt går som det skal. De vil være nervøse, og kanskje litt stresset. Din jobb er å ta det med ro, være støttende og sørge for at de har alt de trenger.

Styr tidsskjemaet for dagen

Bryllup må som regel følge et ganske stramt tidsskjema, og det er du som skal passe på at dette faktisk skjer. Dette er en av de viktigste oppgavene på en sjekkliste for bryllupskoordinator, for ingen liker egentlig å være den som må flytte festen videre til neste punkt. Men det er bokstavelig talt jobben din, og du må holde tritt med planen med trygghet og tydelighet.

Koordinering av leverandører

Det er lurt å ha alle bryllupsleverandørene skrevet inn på koordinatorsjekklisten, og fysisk krysse dem av etter hvert som de kommer. Da er det ingen som blir glemt. Om du vil være ekstra strukturert, kan du også krysse av når de har levert tjenesten sin. Det samme gjelder utleieutstyr.

Vær tilgjengelig dersom det oppstår problemer med leverandører, og sørg for at de vet at de skal komme til deg, eller en av dine hjelpere, når det gjelder betaling.

Veiled medhjelpere/verter

Du vil ha deltatt på gjennomgangen av seremonien og notert deg nøyaktig hvordan gjestene skal tas imot og hvor de skal sitte. Med denne informasjonen gir du tydelige instrukser til medhjelpere/verter og passer på at de viser gjestene riktig vei.

Ordne siste hånd på dekorasjonen

Enten det handler om å flytte blomster fra seremonien til selskapet, eller å legge ut bordkort og menyer på bordene, er det du som får ansvaret for disse siste små dekoroppgavene.

Følg opp oppryddingen

Vi har spart den «beste» jobben til slutt! Å rydde opp etter festen er sjelden populært, av helt forståelige grunner. Men noen må gjøre det. Du trenger ikke nødvendigvis å gjøre alt fysisk selv, men det er viktig at noen er til stede og passer på at alt blir ryddet bort på riktig måte, og at ingenting blir glemt.