Bryllup 
Sjekkliste for koordinatorer

Hva er en bryllupskoordinator?

Vi bør begynne med å ta opp elefanten i rommet. En bryllupskoordinator er ikke det samme som en planlegger, det er to helt unike roller. Faktisk planlegger koordinatorer sjelden noe som helst, de koordinerer bare det som allerede er planlagt.

Som regel er det slik at arbeidet til en koordinator vanligvis gjøres på selve dagen eller i dagene før bryllupet. Det er en tid hvor ting kan bli litt sprøtt, og hvor man egentlig bare trenger noen utenfor brudeparet som er flinke til å snurre flere tallerkener. Sjekker inn med leverandører, jakter på leveranser og holder oversikt over tidslinjen for bryllupet.

Føler du deg forberedt til å ta på deg jobben? La oss se hva du bør ha på sjekklisten til bryllupskoordinatoren din.

Sjekkliste for bryllupskoordinatoren

Vi har delt opp denne sjekklisten i ulike deler for å gi deg en bedre oversikt over hva som bør gjøres og når. Du er kanskje bare involvert på selve dagen, men det er nyttig å se hva en bryllupskoordinator potensielt kan ha på sjekklisten sin i dagene før.

Utform din personlige sjekkliste

Jage svar på invitasjoner

Alle par vil oppleve sene svar, det er uunngåelig. Å ringe rundt og trygle om svar fra sine nærmeste er aldri en morsom oppgave. Derfor er det ofte en velsignelse å legge denne jobben på en annen persons skuldre.

Hjelp med seteoversikt

Ved å bruke et nettbasert verktøy for bordplanlegging, som vårt, blir denne koordinatorjobben enkel. Det kan være en veldig givende opplevelse å samarbeide uansett hvor i verden man befinner seg, og hjelpe det frustrerte paret med å finne plass til de siste gjestene.

Bekreft og sjekk inn med leverandørene

Uansett når du kommer inn på tidslinjen som koordinator, forventes det at du har kontakt med leverandørene. Introduser deg selv så tidlig som mulig i prosessen, og sørg for at de vet at hvis det oppstår problemer eller de har spørsmål, skal de gå gjennom deg.

I dagene før bryllupet og på selve dagen kan god kommunikasjon med leverandørene være avgjørende for at den store dagen skal bli vellykket.

Lag tidslinjen for bryllupet

Avhengig av hvor involvert du er i bryllupet, er det ikke sikkert at det forventes at du skal formulere tidslinjen for dagen helt fra bunnen av. Men heller hjelpe til med å lage den.

Organiser de siste stadiene av bryllupspapirene

Det siste brudeparet ønsker å gjøre i timene før bryllupet, er å plukke opp eller rette opp feil i papirvarene. Derfor er det så nyttig å ha en bryllupskoordinator som kan ta sjekklisten med papirvarer og sørge for at alt er på plass og riktig.

Andre potensielle oppgaver på sjekklisten for bryllupskoordinatoren

Alle par er forskjellige, og oppgavene som overleveres til en bryllupskoordinator kan variere mye. Her er noen andre oppgaver du kan bli bedt om å ta deg av:

• Henting av vigselsdokumenter
• Ordne leverandørbetalinger og tips
• Plukk opp alle antrekkene du trenger for dagen
• Lag en plan for regnværsdager
• Pakk nødutstyr

Sjekkliste for bryllupskoordinatoren på bryllupsdagen

Dette er det store øyeblikket! Nå er det ikke din tur til å skinne, men til å gå ubemerket hen. Du jobber i det stille i bakgrunnen, organiserer leverandører, holder gjestene fornøyde og slukker branner (forhåpentligvis ikke bokstavelig talt).

Du bør kjenne tidslinjen for dagen veldig godt, og føle deg trygg på at du er klar over alle hendelser som skal skje i løpet av dagen.

Hold paret glade og rolige

Det er ikke lett for noe par å gi fra seg kontrollen over et bryllup dere har planlagt i månedsvis. På morgenen for bryllupet kan du besøke dem og forsikre dem om at alt går som det skal. De kommer til å være nervøse og kanskje litt stresset. Men det er din jobb å ta det med ro og sørge for at de har alt de trenger.

Få kontroll over bryllupsplanen

Bryllup må holde seg til ganske stramme tidsplaner, og det er din jobb å sørge for at dette bryllupet gjør det. Dette er en av de viktigste oppgavene på en bryllupskoordinators sjekkliste, for ingen liker å være den som må flytte festen. Men det er bokstavelig talt din jobb, og du må holde tidslinjen i sjakk med selvtillit.

Koordinering av leverandører

Det er lurt å ha alle bryllupsleverandørene på koordinatorens sjekkliste, og bokstavelig talt krysse av etter hvert som de ankommer. På den måten blir ingen glemt. Kryss også av når de har utført sine tjenester hvis du vil være superorganisert. Det samme gjelder for utleie.

Vær tilgjengelig for eventuelle problemer med leverandørene, og sørg for at de vet at de kan komme til deg eller en av dine hjelpere når de skal betale.

Veiled oppsynsmennene

Dere har deltatt på seremonien og notert nøyaktig hvordan gjestene skal komme inn, og hvor de skal sitte. Med denne informasjonen i bakhodet kan du informere plassanviserne om deres oppgaver og sørge for at de viser gjestene riktig vei.

Ordne innredningen i siste liten

Enten det gjelder å transportere blomster fra seremonien til mottakelsen, eller å ordne bordkort og menyer på bordene - det er din jobb å utføre de siste dekorasjonsoppgavene.

Ta deg av oppryddingen

Vi sparte den beste jobben til sist! Å rydde opp etter kvelden før er aldri en populær oppgave, av åpenbare grunner. Men noen må gjøre det. Du trenger ikke nødvendigvis å skitne til hendene, men det er viktig at noen er på stedet og sørger for at alt er ryddet bort på riktig måte, og at ingenting er glemt.