Bryllups 
koordinatorsjekkliste

Hva er en bryllupskoordinator?

La oss begynne med å oppklare det viktigste. En bryllupskoordinator er ikke det samme som en bryllupsplanlegger – dette er to helt forskjellige roller. Faktisk er det sjelden koordinatorer som planlegger noe. De koordinerer ganske enkelt det som allerede er planlagt.

Generelt utføres koordinatorens arbeid på selve bryllupsdagen eller i dagene før bryllupet. Dette er en periode da ting fort kan bli litt kaotiske, og man trenger noen utenfor brudeparet som er flink til å holde mange baller i luften. Koordinatoren følger opp leverandører, passer på leveranser og holder oversikt over bryllupets tidsplan.

Føler du deg klar til å ta på deg oppgaven? La oss se på hva du bør ha med på sjekklisten for bryllupskoordinatoren.

Sjekkliste for bryllupskoordinatoren

Vi har delt opp sjekklisten i ulike deler for å vise tydeligere hva som bør gjøres, og når. Du er kanskje bare involvert på selve dagen, men det er nyttig å se hva en bryllupskoordinator kan ha på sjekklisten i dagene før bryllupet.

Lag din personlige sjekkliste

Følg opp svar på invitasjonen

Alle par opplever at noen svarer sent på invitasjonen – det er nesten uunngåelig. Det er aldri særlig morsomt å ringe rundt og be venner og familie om et svar. Derfor kan det være en stor lettelse å overlate denne oppgaven til noen andre.

Hjelp til med bordplasseringen

Med et nettbasert verktøy for bordplassering i bryllup, som vårt, blir denne oppgaven på koordinatorens sjekkliste enkel. Ved å samarbeide uansett hvor i verden dere befinner dere, kan du hjelpe det frustrerte paret med å finne plass til de siste gjestene – og det kan være en svært givende opplevelse.

Bekreft og følg opp leverandørene

Uansett når i bryllupets tidsplan du kommer inn som koordinator, forventes det at du håndterer kontakten med leverandørene. Presenter deg så tidlig som mulig i prosessen, og sørg for at de vet at de skal gå gjennom deg hvis det oppstår problemer eller de har spørsmål.

God kommunikasjon med leverandørene i dagene før bryllupet og på selve dagen kan ha stor betydning for hvor vellykket den store dagen blir.

Lag tidsplanen for bryllupsdagen

Avhengig av hvor involvert du er i bryllupet, forventes det kanskje ikke at du skal utarbeide tidsplanen for dagen helt fra bunnen av. Du skal heller bidra i arbeidet med å lage den.

Organiser de siste detaljene med bryllupspapirene

Det siste brudeparet ønsker å gjøre timene før bryllupet, er å hente eller rette opp feil på trykksakene. Derfor er det svært nyttig å ha en bryllupskoordinator som kan gå gjennom listen over alt av papir og trykksaker, og sørge for at alt er på plass og korrekt.

Andre mulige oppgaver på sjekklisten for bryllupskoordinatoren

Alle par er forskjellige, og oppgavene som overlates til en bryllupskoordinator, kan variere mye. Her er noen andre oppgaver du kan bli bedt om å ta deg av:

• Hente dokumenter til vielsen
• Ordne betalinger og tips til leverandørene
• Hente alle antrekk som trengs på dagen
• Lage en plan for regnvær
• Pakke et nødsett

Sjekkliste for bryllupskoordinatoren på selve dagen

Dette er det store øyeblikket! Nå er det ikke din tur til å skinne, men til å gå mest mulig ubemerket hen. Du jobber stille i bakgrunnen, organiserer leverandørene, sørger for at gjestene har det bra og løser problemer før de vokser seg store (forhåpentligvis ikke bokstavelig talt branner).

Du bør kjenne tidsplanen for dagen svært godt og føle deg trygg på at du har oversikt over alt som skal skje i løpet av dagen.

Hold brudeparet fornøyd og rolig

Det er ikke lett for et par å gi fra seg kontrollen over et bryllup de har planlagt i månedsvis. Besøk dem om morgenen på bryllupsdagen, og forsikre dem om at alt går som det skal. De kommer til å være nervøse og kanskje litt stresset. Men det er din oppgave å holde hodet kaldt og sørge for at de har alt de trenger.

Styr tidsplanen for bryllupet

Bryllup må følge ganske stramme tidsplaner, og det er din jobb å sørge for at dette bryllupet gjør det. Dette er en av de viktigste oppgavene på sjekklisten for en bryllupskoordinator, for ingen liker å være den som må få festen til å gå videre. Men det er bokstavelig talt jobben din, og du må følge opp tidsplanen med trygghet.

Koordinering av leverandørene

Det er lurt å føre opp alle bryllupsleverandørene på koordinatorens sjekkliste og krysse av for hver enkelt når de ankommer. På den måten blir ingen glemt. Hvis du vil være ekstra organisert, kan du også krysse dem av når de har levert tjenesten sin. Det samme gjelder for utleieartikler.

Vær tilgjengelig hvis det oppstår problemer med leverandørene, og sørg for at de vet at de skal komme til deg eller en av hjelperne dine når det er tid for betaling.

Veiled vertskapet

Du har deltatt på generalprøven før vielsen og notert deg nøyaktig hvordan gjestene skal gå inn, og hvor de skal sitte. Med denne informasjonen i bakhodet informerer du vertskapet om oppgavene deres og sørger for at de viser gjestene riktig vei.

Ordne de siste dekorasjonsdetaljene

Enten det gjelder å transportere blomster fra vielsen til festlokalet eller å legge ut bordkort og menyer på bordene – det er din jobb å ta deg av disse dekorasjonsoppgavene i siste liten.

Følg opp ryddingen

Vi sparte den beste oppgaven til slutt! Å rydde etter festen er aldri særlig populært, av åpenbare grunner. Men noen må gjøre det. Du trenger ikke nødvendigvis å få skitne hender, men det er viktig at noen er til stede og sørger for at alt blir ryddet bort på riktig måte, og at ingenting blir glemt.