Lista zadań 
koordynatora ślubu

Kim jest koordynator ślubu?

Najpierw warto wyjaśnić oczywistą kwestię. Koordynator ślubu to nie to samo co wedding planner – to dwa zupełnie różne role. W praktyce koordynatorzy rzadko cokolwiek planują od zera, ich zadaniem jest przede wszystkim skoordynowanie tego, co zostało już zaplanowane.

Najczęściej praca koordynatora koncentruje się w dniu ślubu lub w ostatnich dniach przed uroczystością. To moment, kiedy łatwo o chaos i naprawdę przydaje się ktoś spoza pary młodej, kto potrafi – w przenośni – żonglować wieloma sprawami naraz. Kontakt z usługodawcami, dopilnowanie dostaw i pilnowanie harmonogramu dnia ślubu to jego codzienność.

Czujesz się gotowy, by podjąć to wyzwanie? Sprawdźmy więc, co powinno znaleźć się na Twojej liście zadań koordynatora ślubu.

Lista zadań koordynatora ślubu

Podzieliliśmy tę listę na kilka części, aby lepiej pokazać, co i kiedy warto zrobić. Być może będziesz zaangażowany tylko w sam dzień ślubu, ale dobrze jest wiedzieć, co koordynator ślubu mógłby mieć na swojej liście także w poprzedzających go dniach.

Zaprojektuj swoją własną listę zadań

Dopilnuj potwierdzeń obecności (zaproszeń)

Każda para mierzy się ze spóźnionymi odpowiedziami na zaproszenia – to nieuniknione. Obdzwanianie bliskich i proszenie o ostateczną decyzję nie należy do najprzyjemniejszych zadań. Dlatego często ogromną ulgą jest przekazanie tego obowiązku komuś innemu.

Pomóż przy planie usadzenia gości

Korzystanie z internetowego narzędzia do planowania usadzenia gości weselnych, takiego jak nasze, sprawia, że to zadanie z listy koordynatora staje się naprawdę proste. Możecie współpracować z dowolnego miejsca na świecie, a pomoc zestresowanej parze w rozsadzaniu ostatnich gości bywa wyjątkowo satysfakcjonująca.

Potwierdź i utrzymuj kontakt z usługodawcami

Niezależnie od tego, na jakim etapie przygotowań dołączasz jako koordynator, wszyscy będą oczekiwać, że to Ty zajmiesz się usługodawcami. Przedstaw się im jak najwcześniej i upewnij się, że wiedzą, iż w razie problemów lub pytań powinni kontaktować się właśnie z Tobą.

W dniach poprzedzających ślub oraz w samym dniu uroczystości dobra komunikacja z usługodawcami może zadecydować o powodzeniu całego wydarzenia.

Stwórz harmonogram dnia ślubu

W zależności od tego, jak bardzo jesteś zaangażowany w organizację, być może nie będzie od Ciebie wymagane przygotowanie harmonogramu dnia od podstaw, ale raczej wsparcie pary w jego dopracowaniu.

Zorganizuj ostatnie etapy związane z papeterią ślubną

Ostatnią rzeczą, jaką para młoda chce robić na kilka godzin przed ślubem, jest odbieranie lub poprawianie błędów na papeterii. Dlatego tak cenne jest wsparcie koordynatora ślubu, który weźmie ich listę papierowych dodatków i upewni się, że każdy element jest gotowy, kompletny i bezbłędny.

Inne możliwe zadania z listy koordynatora ślubu

Każda para jest inna, dlatego zakres obowiązków przekazywanych koordynatorowi ślubu może się bardzo różnić. Oto kilka dodatkowych zadań, o które możesz zostać poproszony:

• Odbiór dokumentów ślubnych
• Ustalenie płatności i napiwków dla usługodawców
• Odbiór wszystkich strojów potrzebnych na dzień ślubu
• Przygotowanie planu awaryjnego na wypadek deszczu
• Spakowanie zestawu ratunkowego

Lista zadań koordynatora w dniu ślubu

To ten wielki moment! Teraz Twoim zadaniem nie jest błyszczeć, lecz pozostać niemal niewidocznym. Działasz po cichu w tle, koordynujesz pracę usługodawców, dbasz o komfort gości i gasisz pożary (miejmy nadzieję tylko w przenośni).

Powinieneś doskonale znać harmonogram dnia i czuć się pewnie, że wiesz o każdym punkcie, który ma się wydarzyć.

Dbaj o spokój i zadowolenie pary młodej

Oddanie kontroli nad ślubem, który planowało się miesiącami, nie jest dla żadnej pary łatwe. W dniu ślubu odwiedź ich rano i zapewnij, że wszystko przebiega zgodnie z planem. Będą zdenerwowani, może trochę zestresowani. Twoim zadaniem jest wziąć to na siebie i dopilnować, by mieli wszystko, czego potrzebują.

Pilnuj harmonogramu ślubu

Śluby muszą trzymać się dość napiętego planu, a Twoją rolą jest dopilnowanie, aby tak właśnie było. To jedno z najważniejszych zadań na liście koordynatora ślubu, bo nikt nie lubi być osobą, która „przesuwa imprezę do przodu”. Ale dokładnie na tym polega Twoja praca – z wyczuciem, ale stanowczo pilnować, by wszystko odbywało się zgodnie z harmonogramem.

Koordynacja usługodawców

Dobrym pomysłem jest wypisanie wszystkich usługodawców ślubnych na swojej liście koordynatora i dosłownie odhaczanie ich w momencie przyjazdu. Dzięki temu nikt nie zostanie pominięty. Jeśli chcesz być super zorganizowany, możesz też odznaczać moment, w którym dany usługodawca zakończył swoją pracę. To samo dotyczy wypożyczeń.

Bądź dostępny w razie jakichkolwiek problemów z usługodawcami i upewnij się, że wiedzą, iż z płatnościami lub pytaniami powinni zgłaszać się do Ciebie lub do jednej z Twoich osób wspierających.

Pokieruj osobami witającymi gości

Weźmiesz udział w próbie ceremonii i dokładnie ustalisz, jak goście będą wchodzić oraz gdzie mają zająć miejsca. Mając tę wiedzę, poinstruuj osoby witające gości (np. świadków czy drużbów) i dopilnuj, by kierowali wszystkich we właściwe miejsca.

Dopilnuj ostatnich elementów dekoracji

Czy chodzi o przeniesienie kwiatów z miejsca ceremonii na salę weselną, czy o rozłożenie winietek i menu na stołach – to Ty zajmiesz się tymi ostatnimi dekoracyjnymi detalami.

Zorganizuj sprzątanie po przyjęciu

Najlepsze zostawiliśmy na koniec! Sprzątanie po weselu nigdy nie jest ulubionym zadaniem – z oczywistych powodów. Ale ktoś musi się tym zająć. Nie musisz koniecznie samodzielnie wykonywać wszystkich prac, ale ważne jest, by ktoś był na miejscu, dopilnował właściwego uprzątnięcia przestrzeni i upewnił się, że nic nie zostało zapomniane.