Checklist pentru 
coordonatorul de nuntă

Ce este un coordonator de nuntă?

Începem prin a lămuri confuzia principală. Un coordonator de nuntă nu este același lucru cu un wedding planner – sunt două roluri complet diferite. De fapt, coordonatorii rareori planifică efectiv ceva; ei se ocupă în principal să coordoneze ceea ce a fost deja stabilit.

În general, munca unui coordonator se desfășoară în ziua nunții sau în zilele imediat anterioare. Atunci când lucrurile pot deveni puțin haotice și este nevoie de cineva din afara cuplului, care să fie priceput la „jonglat” cu mai multe lucruri deodată: să țină legătura cu furnizorii, să urmărească livrările și să se asigure că programul nunții este respectat.

Te simți pregătit să preiei acest rol? Hai să vedem ce ar trebui să conțină checklistul tău de coordonator de nuntă.

Checklist coordonator de nuntă

Am împărțit acest checklist în mai multe secțiuni, ca să vezi mai clar ce trebuie făcut și când. Poate vei fi implicat doar în ziua nunții, dar este util să știi ce ar putea avea un coordonator de nuntă pe checklist și în zilele de dinainte.

Creează-ți propriul checklist

Urmărește confirmările de participare

Orice cuplu se va lovi de invitați care confirmă târziu, este inevitabil. Să suni rudele și prietenii pentru un răspuns clar nu este niciodată o misiune plăcută. De aceea este o adevărată ușurare să poți transfera această sarcină pe umerii altei persoane.

Ajută la planul de așezare la mese

Folosirea unui instrument online pentru planul de așezare la mesele de nuntă, ca al nostru, face ca această sarcină de pe checklistul coordonatorului să fie extrem de simplă. Puteți colabora de oriunde v-ați afla în lume, iar să-i ajuți pe miri să găsească locurile potrivite pentru ultimii invitați poate fi chiar o experiență foarte plăcută.

Confirmă și ține legătura cu furnizorii

Indiferent în ce moment al procesului de organizare intri ca și coordonator, se va aștepta de la tine să comunici cu furnizorii. Prezintă-te cât mai devreme și asigură-te că știu că, dacă apare vreo problemă sau au întrebări, trebuie să apeleze la tine.

În zilele de dinaintea nunții, dar și în ziua evenimentului, o comunicare bună cu furnizorii poate face diferența dintre o zi reușită și una plină de stres.

Creează programul nunții

În funcție de cât de implicat ești în organizare, este posibil să nu ți se ceară să concepi de la zero programul zilei, ci mai degrabă să ajuți la definitivarea lui.

Organizează ultimele detalii legate de papetăria de nuntă

Ultimul lucru pe care și-l doresc mirii în orele de dinaintea nunții este să alerge după invitații, meniuri sau să corecteze greșeli de tipar. De aceea este atât de util să existe un coordonator de nuntă care să ia checklistul cu toate materialele tipărite și să se asigure că fiecare element este prezent și corect.

Alte posibile sarcini pe checklistul coordonatorului de nuntă

Fiecare cuplu este diferit, iar atribuțiile delegate unui coordonator de nuntă pot varia foarte mult. Iată câteva alte sarcini de care ai putea fi rugat să te ocupi:

• Ridicarea actelor de căsătorie
• Organizarea plăților și bacșișurilor pentru furnizori
• Ridicarea tuturor ținutelor necesare pentru ziua nunții
• Crearea unui plan de rezervă pentru vreme ploioasă
• Pregătirea unui kit de urgență

Checklist pentru coordonatorul în ziua nunții

A venit momentul cel mare! Acum este timpul tău nu să strălucești în centrul atenției, ci, din contră, să rămâi aproape invizibil. Lucrezi discret în culise, organizezi furnizorii, ai grijă ca invitații să fie mulțumiți și „stingi incendii” (sperăm doar la figurat).

Ar trebui să cunoști foarte bine programul zilei și să fii sigur că ești la curent cu fiecare moment important care urmează să se întâmple.

Păstrează mirii fericiți și liniștiți

Nu este deloc ușor pentru un cuplu să renunțe la controlul asupra nunții pe care au planificat-o luni întregi. În dimineața nunții, mergi să îi vezi și reasigură-i că totul decurge conform planului. Vor fi emoționați și, probabil, puțin stresați. Rolul tău este să îți păstrezi calmul și să te asiguri că au la îndemână tot ce le trebuie.

Controlează programul nunții

Nunțile trebuie, de obicei, să respecte un program destul de strict, iar tu ești persoana care are grijă ca acest lucru să se întâmple. Aceasta este una dintre cele mai importante sarcini de pe checklistul unui coordonator de nuntă, pentru că nimănui nu îi place să fie cel care „mută petrecerea” mai departe. Dar acesta este, la propriu, rolul tău și va trebui să menții programul sub control cu fermitate și încredere.

Coordonarea furnizorilor

Este o idee bună să treci toți furnizorii de nuntă pe checklistul coordonatorului și să îi bifezi, la propriu, pe măsură ce ajung. Astfel, nu uiți pe nimeni. Poți bifa și momentul în care și-au terminat serviciul, dacă vrei să fii super organizat. Același lucru se aplică și pentru firmele de închirieri.

Fii disponibil pentru orice problemă legată de furnizori și asigură-te că știu că trebuie să vină la tine sau la unul dintre ajutoarele tale atunci când este vorba de plăți.

Ghidează cavalerii de onoare/usherii

Vei participa la repetiția ceremoniei și vei nota exact cum intră invitații și unde ar trebui să fie așezați. Cu aceste informații clare, explică-le usherilor care sunt responsabilitățile lor și asigură-te că îi îndrumă corect pe invitați.

Ocupă-te de ultimele detalii de decor

Fie că este vorba de mutarea florilor de la ceremonie la recepție sau de aranjarea cardurilor de masă și a meniurilor pe mese, tu vei fi cel care se ocupă de aceste detalii de decor de ultim moment.

Supraveghează strângerea și curățenia de după

Am lăsat „cea mai bună” sarcină la final! Strângerea și curățenia de după petrecere nu este niciodată un job popular, din motive evidente. Dar cineva trebuie să se ocupe. Nu este neapărat nevoie să faci tu munca fizică, însă este important ca cineva să fie la fața locului, să se asigure că totul este strâns corespunzător și că nu rămâne nimic uitat.