RSVP de nuntă: ghidul nostru complet pentru confirmarea invitațiilor

• RSVP de nuntă
• Ce înseamnă RSVP?
• Ce înseamnă, de fapt, RSVP la o nuntă?
• Când se trimit invitațiile de nuntă cu RSVP?
• Până când ar trebui să confirme invitații la o nuntă
• Când ar trebui să fie termenul-limită de RSVP pentru nuntă
• Termenul-limită de RSVP pentru nunți în Marea Britanie și SUA
• Până când ar trebui să confirme invitații la o nuntă de destinație
• Întrebări de inclus într-un RSVP de nuntă
• Cum creezi un cod QR pentru RSVP-ul de nuntă
• Cum să le ceri invitaților să confirme & avantajele unui site de nuntă
• Ar trebui să incluzi și un card fizic de RSVP la invitația de nuntă?
• Ce procent dintre invitații la nuntă spun „da” la RSVP
• Nunțile locale au, de obicei, o prezență mai mare
• Nunțile de destinație sunt mai exclusive
• Listele mari de invitați au, în general, mai puține „da”-uri
• O nuntă intimă, doar cu familia și prietenii foarte apropiați
• Beneficiile unui sistem gratuit de invitații și urmărire a RSVP-urilor
• Concluzie

Până când ar trebui să confirme invitații la o nuntă

Când decizi cu cât timp înainte să stabilești termenul-limită de RSVP pentru nuntă, este important să le oferi invitaților timp. Timp să primească invitația prin poștă. Timp să parcurgă toate detaliile pe care le-ai inclus. Și timp să verifice dacă sunt cu adevărat disponibili. Ultimul lucru pe care ți-l dorești, pe măsură ce se apropie data nunții, este să suni cu disperare mai mulți invitați pentru a afla dacă vin sau nu. Oferă-le timp și îți vor răspunde.

Când ar trebui să fie termenul-limită de RSVP pentru nuntă

Presupunând că ai trimis invitațiile cu cel puțin 8 săptămâni înainte, este rezonabil să le ceri invitaților să răspundă în termen de 4 săptămâni înainte de nuntă. Dacă termenul este mai scurt de 3 săptămâni, vei întârzia serios ultimele detalii cu anumiți furnizori. Și planul de așezare la mese ar trebui finalizat cu mult înainte de pragul de 3 săptămâni, pentru a te asigura că toată lumea este așezată cum trebuie.

Termenul-limită de RSVP pentru nunți în Marea Britanie și SUA

Termenul-limită de RSVP pentru nunțile din Marea Britanie este același ca în SUA și în multe alte țări, în jur de o lună. 4 săptămâni ar trebui să le ofere invitaților suficient timp să se gândească și să trimită răspunsurile, fără să îți dea peste cap programul. Dacă ești îngrijorat de faptul că ai un calendar foarte strâns sau de punctualitatea anumitor invitați... Poți oferi o alternativă la RSVP-ul clasic, incluzând un cod QR către RSVP-ul tău online. Astfel, invitații pot confirma imediat, fără drumuri la poștă.

Până când ar trebui să confirme invitații la o nuntă de destinație

Dacă visezi să spui „Da” pe o plajă în Bahamas sau într-o capelă cochetă în nordul Italiei, va trebui să afli numărul de invitați cu mai mult timp înainte decât în cazul unei nunți locale. O nuntă de destinație este exact genul de eveniment care beneficiază enorm de RSVP-uri online, pentru că timpul chiar contează atunci când te căsătorești în afara țării. Colectarea rapidă și eficientă a informațiilor în online îți va simplifica planificarea nunții și va face colaborarea cu wedding plannerul sau coordonatorul de eveniment mult mai ușoară. Și ei au, la rândul lor, termene-limită până la care trebuie să primească și să confirme numărul final de invitați.

Regula noastră de bază este să dublezi intervalul clasic de RSVP și să le ceri invitaților să confirme în termen de 8 săptămâni înainte de data nunții. Astfel, toate părțile implicate vor avea timp suficient să se organizeze.

Creează-ți propriile RSVP-uri online personalizate

Întrebări de inclus într-un RSVP de nuntă

Există, desigur, o întrebare esențială care nu poate lipsi din RSVP-ul de nuntă – „vei veni la nunta noastră?!”. Dar mai sunt și multe alte informații utile pe care le poți afla de la invitați înainte de ziua cea mare. De exemplu, dacă le oferi posibilitatea să vină cu un însoțitor, poți cere numele persoanei sau persoanelor care îi vor însoți. Astfel vei avea din timp numărul final de invitați și vei fi mult mai pregătit când creezi planul de așezare la mese.

Nu este obișnuit ca fiecare invitat să poată veni cu un plus unu, iar acest lucru poate deveni delicat în procesul de trimitere a invitațiilor. Pentru a evita situațiile stânjenitoare, instrumentul nostru de RSVP îți permite să afișezi anumite întrebări doar pentru anumiți invitați. Ideal atunci când știi că unii prieteni sau membri ai familiei s-ar putea simți excluși.

Echipa de catering are, de asemenea, nevoie să știe numărul exact de porții de fel principal pe care trebuie să le pregătească și dacă există invitați cu alergii sau intoleranțe la anumite ingrediente. Folosind un formular de RSVP online ca al nostru pentru a solicita aceste informații, totul devine mult mai rapid și mai simplu pentru invitați decât să scrie de mână pe un carton. În plus, tu primești detaliile de care ai nevoie imediat, fără să mai aștepți în fiecare dimineață vești în cutia poștală!

Este înțelept să le ceri invitaților și datele lor de contact, în caz că intervin schimbări de plan sau trebuie contactați de urgență. De regulă, adresele de e-mail și numerele de telefon sunt suficiente, dar poți solicita și adresele poștale. Mai ales dacă vrei să trimiți ulterior ceva mai formal sau un bilet de mulțumire după nuntă.

Nu fiecare cuvânt din RSVP trebuie să fie formal sau strict legat de detalii logistice. RSVP-urile online și invitațiile trimise prin poștă pot fi și amuzante! Cele mai reușite invitații, după părerea noastră, sunt cele care transmit personalitatea mirilor și îi entuziasmează pe invitați pentru petrecerea ce urmează. Iar RSVP-ul este un loc excelent pentru a face asta.

Poți, de exemplu, să le ceri invitaților sugestii de melodii pentru DJ. Sau citate pe care să le incluzi în jurăminte sau în decorul nunții. Poate ar fi drăguț să îți lase și câteva sfaturi de nuntă sau de viață în doi. Dacă nu vrei să devii prea sentimental înainte de marele moment, pur și simplu întreabă-i dacă sunt pregătiți de petrecere! Nu este întotdeauna ușor să aduci un strop de umor într-o invitație semi-formală. Dar e important ca invitații să simtă că fac parte din eveniment, nu doar că asistă la el. Instrumentul nostru de RSVP este atât de ușor de folosit, încât chiar și invitații mai puțin familiarizați cu tehnologia vor putea răspunde fără probleme la orice întrebare creativă le-ai adresa.

Când deschizi pentru prima dată site-ul tău de nuntă, vei găsi deja incluse câteva dintre cele mai populare întrebări de RSVP. Astfel îți va fi extrem de simplu să începi să colectezi răspunsuri online. Dar cel mai mare avantaj al platformei noastre pentru RSVP este că nu trebuie să urmărești manual cine a răspuns și cum. Lista ta de invitați se actualizează automat cu toate informațiile completate de ei. Tot ce ai de făcut este să accepți RSVP-ul când îți ajunge în inbox, iar restul se întâmplă de la sine.

Cum creezi un cod QR pentru RSVP-ul de nuntă

Majoritatea invitaților tăi trăiesc, practic, cu telefonul în mână și ar considera un drum la oficiul poștal o adevărată corvoadă. Adăugând un cod QR pe save the date-uri și/sau pe invitațiile de nuntă, te asiguri că toată lumea își poate confirma prezența direct de pe telefon, în câteva secunde.

Creează-ți site-ul de nuntă la noi și vei primi automat un cod QR gratuit, care duce direct către site. Un link unic, prin care invitații ajung imediat pe site-ul nunții, unde vor găsi nu doar RSVP-ul, ci și orice alte informații vrei să le transmiți despre eveniment. Codul tău QR poate fi descărcat instant în diferite formate și trimis cu ușurință graficianului sau tipografiei care se ocupă de papetăria de nuntă.

Cum să le ceri invitaților să confirme & avantajele unui site de nuntă

Oricât de bine ai planifica, oricâte termene ai stabili, vor exista câțiva invitați care nu vor răspunde la timp. Probabil știi deja, încă dinainte să trimiți invitațiile, cine va întârzia cu răspunsul...! Cel mai bun mod de a gestiona astfel de situații este să fii cât mai clar. Trece termenul-limită de RSVP la loc vizibil pe papetăria de nuntă sau pe formularul tău de RSVP online și oferă-le invitaților un mic motiv în plus să răspundă. Alegerea meniului este cel mai bun exemplu, pentru că 99,9% dintre invitați preferă să își aleagă singuri ce vor mânca în ziua cea mare, nu să primească „ce a mai rămas”. Solicitarea de melodii pentru petrecere este, de asemenea, o modalitate plăcută de a-i încuraja să răspundă, făcându-i totodată să se simtă parte din atmosferă.

Mutarea RSVP-urilor de nuntă în online este și o modalitate excelentă de a acoperi toate scenariile. Oferindu-le invitaților posibilitatea de a accepta sau refuza rapid invitația printr-un formular de RSVP online, cum este al nostru, eviți amânările și lipsa de reacție pe care mulți invitați mai tineri le au în fața unui carton de răspuns clasic. Cu doar câteva clickuri, pot confirma prezența pe site-ul tău de nuntă, iar tu vei primi instant un e-mail cu disponibilitatea lor. La pachet cu opțiunile de meniu, alergiile și orice alte informații ai decis să le ceri.

Vor exista totuși câțiva invitați care vor avea nevoie de un mic imbold ca să răspundă la timp, sau chiar înainte de ziua nunții. Cea mai bună soluție este un reminder simplu și personalizat. Managerul nostru de listă de invitați îți permite să descarci rapid informațiile, filtrate astfel încât să vezi doar datele de care ai nevoie pentru a trimite reamintiri de RSVP – fie că este vorba de telefon, e-mail sau profil de social media. Alege canalul de comunicare la care știi că acel invitat reacționează cel mai bine.

Nu trebuie să aștepți până când expiră termenul-limită ca să trimiți remindere. Poți contacta invitații cu un mesaj prietenos, fără presiune, în săptămânile dinaintea termenului, doar ca să le amintești că mai au la dispoziție câteva săptămâni.

Dacă unii invitați depășesc termenul, va trebui să fii puțin mai ferm în comunicare. Amintește-le că firma de catering are nevoie de numărul final de persoane sau că locația solicită o listă completă din motive de siguranță. Cei mai mulți vor spune că invitația lor de RSVP s-a rătăcit prin poștă și, dacă le oferi opțiunea, vor folosi site-ul tău de nuntă pentru a confirma aproape instant. Dacă tot nu răspund după câteva zile, sună-i. Evită mesajele text, pentru că pot fi trecute cu vederea, amânate sau înțelese greșit. O conversație la telefon – sau, și mai bine, față în față – va fi întotdeauna mai personală decât un SMS sau un plic întârziat.

Începe cu RSVP-uri online

Ar trebui să incluzi și un card fizic de RSVP la invitația de nuntă?

Dacă ai creat un URL unde invitații pot face RSVP și ești 100% convins că toată lumea se descurcă să folosească un formular online, nu este nevoie să incluzi și o opțiune de răspuns prin poștă. Bunicii și rudele mai în vârstă sunt, de cele mai multe ori, destul de pricepute la tehnologie în zilele noastre, iar formularul nostru de RSVP online este atât de simplu, încât e greu de imaginat că cineva ar avea dificultăți. Totuși, dacă te îngrijorează unul sau doi „tehnofobi”, adaugă pe invitație o mențiune despre posibilitatea de a confirma telefonic. Astfel, bunica nu trebuie să își facă griji că intră online, iar tu ai ocazia să mai stai puțin de vorbă cu ea. Toată lumea câștigă.

Ce procent dintre invitații la nuntă spun „da” la RSVP

Procentul invitaților care vor răspunde „da” la RSVP depinde mult de mărimea și de locația evenimentului, ca și de relația lor cu voi. Ca regulă generală, aproximativ 70–85% dintre invitați confirmă, de obicei, că vor participa la o nuntă. Dar, așa cum spuneam, nunta ta poate arăta diferit în funcție de factorii de mai jos.

Nunțile locale au, de obicei, o prezență mai mare

Dacă majoritatea invitaților locuiesc în apropiere, procentul de RSVP-uri cu „da” tinde să fie mai ridicat, în jur de 85–90%, comparativ cu nunțile care implică drumuri mai lungi sau planuri de călătorie.

Nunțile de destinație sunt mai exclusive

Pentru nunțile de destinație, care presupun, de regulă, călătorii lungi și cazare, procentul de răspunsuri pozitive este, de obicei, mai mic, undeva în jur de 60–70%. Este trist, pentru că mulți invitați și-ar dori să fie alături de voi, dar pur și simplu nu pot. Pe de altă parte, un număr mai mic de invitați creează o atmosferă mai intimă și mai exclusivistă. Cei care ajung acolo chiar au făcut un efort considerabil să fie prezenți.

Listele mari de invitați au, în general, mai puține „da”-uri

Când cuplurile plănuiesc nunți mari, tind să invite și cunoștințe mai îndepărtate, spre deosebire de cei care organizează evenimente mai mici. Acest lucru înseamnă, de obicei, că procentul de RSVP-uri pozitive se apropie de 70–75%, deoarece invitații care nu îi cunosc foarte bine pe miri sunt, în general, mai puțin dispuși să participe.

O nuntă intimă, doar cu familia și prietenii foarte apropiați

O listă de invitați formată în principal din familie și prieteni apropiați va avea, de regulă, un procent mult mai mare de RSVP-uri cu „da” decât o nuntă mare. Peste 90–95%, în funcție de cât de mică este nunta și de perioada în care are loc.

Așadar, dacă îți dorești un procent cât mai aproape de 100% răspunsuri pozitive la RSVP, îți sugerăm să te căsătorești aproape de casă și să inviți doar oamenii cei mai dragi.

Beneficiile unui sistem gratuit de invitații și urmărire a RSVP-urilor

Una dintre cele mai mari provocări în organizarea unui eveniment este să jonglezi cu mai multe instrumente pentru trimiterea invitațiilor și urmărirea răspunsurilor. Sistemul nostru gratuit de invitații și rsvp tracker unește ambele sarcini într-o singură platformă, eliminând stresul de a trece constant dintr-un serviciu în altul. Folosind un online rsvp tracker, poți colecta răspunsurile invitaților în timp real, ceea ce îți permite să îți ajustezi rapid planurile, dacă este nevoie. Alegând un free rsvp tracker, nu mai cheltuiești bani inutil pe software, astfel încât poți redirecționa bugetul către alte aspecte ale evenimentului. În cele din urmă, un rsvp tracker de încredere te ajută să rămâi organizat și fără stres, asigurându-te că fiecare detaliu al evenimentului tău decurge perfect.

Concluzie

Sperăm că sfaturile noastre despre ce să incluzi în RSVP-ul de nuntă ți-au clarificat câteva dintre întrebările importante și, poate, te-au inspirat să îți muți invitațiile în online. Ne-ar plăcea să încerci constructorul nostru gratuit de site de nuntă și să începi să îți creezi propriul RSVP. Vei fi uimit cât de rapid și ușor este întregul proces! În scurt timp vei contura lista de invitați la care ai visat, folosind instrumentul nostru intuitiv, și vei împărtăși site-ul tău de nuntă, unic, cu toți cei dragi.

Fiecare instrument din suita noastră pentru organizarea nunții este complet gratuit și poate fi folosit fără înregistrare. Așa că nu există niciun motiv să nu începi să îți planifici chiar de astăzi celebrarea!