Düğün 
Koordinatörü Kontrol Listesi

Düğün Koordinatörü Nedir?

Önce en önemli noktayı netleştirelim. Bir düğün koordinatörü, düğün planlayıcısıyla aynı kişi değildir; bunlar tamamen farklı iki roldür. Hatta koordinatörler çoğu zaman hiçbir şeyi baştan planlamaz, yalnızca önceden yapılmış planları koordine eder.

Genel olarak, bir koordinatörün işi düğün günü ya da düğünden hemen önceki günlerde yoğunlaşır. Her şeyin biraz çığırından çıkabildiği, evlenecek çiftin dışında, aynı anda birçok işi çevirebilen birine ihtiyaç duyulan o zamanlarda… Tedarikçilerle iletişim kurmak, teslimatların peşine düşmek ve düğün zaman çizelgesini takip etmek gibi görevler bu dönemde öne çıkar.

Bu görevi üstlenmeye hazır mısınız? Gelin, düğün koordinatörü kontrol listenizde neler olması gerektiğine bakalım.

Düğün Koordinatörü Kontrol Listesi

Bu kontrol listesini, nelerin ne zaman yapılması gerektiğini daha net görebilmeniz için farklı bölümlere ayırdık. Sadece düğün gününde görev alacak olsanız bile, bir düğün koordinatörünün düğünden önceki günlerde listesinde neler olabileceğini görmek faydalı olacaktır.

Kendi kontrol listenizi tasarlayın

Davetiye Yanıtlarının Takibi

Her çift, davetiyelere geç gelen yanıtlarla karşılaşır; bu neredeyse kaçınılmazdır. Sevdiklerinizi tek tek arayıp yanıt istemek pek keyifli bir iş değildir. Bu yüzden, bu görevi başka birine devredebilmek çoğu zaman büyük bir rahatlık sağlar.

Oturma Planına Yardım

Bizimki gibi çevrimiçi bir düğün oturma planı aracı kullanmak, bu koordinatör kontrol listesi görevinizi son derece kolaylaştırır. Nerede olursanız olun birlikte çalışarak, zorlanan çifte son misafirleri yerleştirme konusunda yardımcı olmak gerçekten tatmin edici bir deneyim olabilir.

Tedarikçileri Onaylama ve Takip Etme

Düğün zaman çizelgesine koordinatör olarak hangi aşamada dahil olursanız olun, tedarikçilerle ilgilenmeniz beklenecektir. Sürecin mümkün olduğunca erken aşamasında kendinizi tanıtın ve bir sorunları olduğunda ya da soruları varsa doğrudan sizinle iletişime geçmeleri gerektiğini mutlaka belirtin.

Düğünden önceki günlerde ve düğün günü boyunca tedarikçilerle güçlü bir iletişim kurmanız, büyük günün başarısında ciddi bir fark yaratır.

Düğün Zaman Çizelgesini Oluşturma

Düğüne ne kadar dahil olduğunuza bağlı olarak, günün zaman çizelgesini sıfırdan hazırlamanız beklenmeyebilir. Ancak onu oluşturma ve netleştirme sürecine mutlaka destek vermeniz gerekir.

Düğün Davetiyesi ve Basılı Materyallerin Son Aşamalarını Organize Etme

Evlenecek çift, düğünlerine saatler kala davetiyeleri ya da diğer basılı materyallerini teslim almaya koşuşturmak veya hataları düzeltmek zorunda kalmak istemez. Bu nedenle, elinde kağıt ürünlerin bir kontrol listesi olan bir düğün koordinatörünün bulunması çok değerlidir; böylece her bir parçanın eksiksiz ve doğru olduğundan emin olabilirsiniz.

Diğer Olası Düğün Koordinatörü Görevleri

Her çift farklıdır ve bir düğün koordinatörüne devredilen sorumluluklar da oldukça değişken olabilir. Sizden istenebilecek diğer bazı görevler şunlar olabilir:

• Evlilik belgelerini teslim alma
• Tedarikçi ödemelerini ve bahşişleri ayarlama
• Gün için gerekli tüm kıyafetleri teslim alma
• Yağmurlu hava planı hazırlama
• Acil durum çantası hazırlama

Düğün Günü Koordinatör Kontrol Listesi

İşte büyük an! Artık parlayacağınız değil, mümkünse fark edilmeyeceğiniz zamandasınız. Arka planda sessizce çalışarak tedarikçileri organize edecek, misafirleri mutlu tutacak ve ortaya çıkabilecek sorunları (umarız mecazi anlamda) anında çözeceksiniz.

Günün zaman çizelgesine çok hâkim olmalı ve gün boyunca gerçekleşmesi gereken her etkinlikten haberdar olduğunuza güven duymalısınız.

Çifti Mutlu ve Sakin Tutun

Aylarca emek verdikleri bir düğünün kontrolünü bırakmak, hiçbir çift için kolay değildir. Düğün sabahı mutlaka yanlarına uğrayın ve her şeyin yolunda gittiğine dair güven verin. Heyecanlı ve muhtemelen biraz gergin olacaklardır. Sizin göreviniz, kendi yorgunluğunuzu bir kenara bırakıp onların ihtiyaç duyduğu her şeyi sağlamak ve içlerini rahat ettirmektir.

Düğün Programını Yönetme

Düğünler genellikle oldukça sıkı bir programa bağlı kalmak zorundadır ve bu düğünde de programın uygulanmasını sağlamak sizin görevinizdir. Bu, düğün koordinatörü kontrol listesindeki en kritik görevlerden biridir; çünkü kimse eğlenceyi bölüp bir sonraki aşamaya geçilmesini söylemek istemez. Ama bu tam olarak sizin işiniz ve zaman çizelgesini kendinizden emin bir şekilde yönetmeniz gerekir.

Tedarikçi Koordinasyonu

Her bir düğün tedarikçisini koordinatör kontrol listenize yazmanız ve mekâna geldikçe tek tek işaretlemeniz iyi bir fikirdir. Böylece kimse gözden kaçmaz. İsterseniz, hizmetlerini tamamladıklarında da onları işaretleyerek süper organize olabilirsiniz. Kiralık ekipmanlar için de aynı yöntem geçerlidir.

Tedarikçilerle ilgili çıkabilecek her türlü sorun için ulaşılabilir olun ve ödeme zamanı geldiğinde onların yalnızca size ya da sizin belirlediğiniz yardımcılarınıza yönelmeleri gerektiğinden emin olun.

Yer Gösterecek Görevlileri Yönlendirme

Tören provasında bulunmuş, misafirlerin nasıl gireceğini ve nerelere oturacağını not etmiş olmalısınız. Bu bilgiler ışığında, yer gösterici görevlilere görevlerini net bir şekilde anlatın ve misafirleri doğru şekilde yönlendirdiklerinden emin olun.

Son Dakika Dekor Düzenlemeleri

İster çiçeklerin törenden resepsiyona taşınması, ister masalara yer kartları ve menülerin yerleştirilmesi olsun, tüm bu son dakika dekor işleri sizin sorumluluğunuzda olacaktır.

Toparlama ve Mekânın Kapatılmasıyla İlgilenme

En güzel işi en sona sakladık! Bir önceki gecenin ardından ortalığı toplamak, malum sebeplerle kimsenin pek gönüllü olmadığı bir görevdir. Ama birinin bunu üstlenmesi gerekir. Bizzat temizlik yapmanız şart değil; ancak mekânda birinin bulunup her şeyin uygun şekilde toparlandığından ve hiçbir şeyin unutulmadığından emin olması çok önemlidir.