Ngân sách cưới 
Phân bổ chi tiết

Tầm quan trọng của bảng phân bổ ngân sách cưới trực tuyến

Ngay cả những cặp đôi quản lý tài chính rất tốt cũng thường cảm thấy “khó nhằn” khi lập ngân sách cưới. Nhưng việc tạo một checklist hay bảng tính liệt kê toàn bộ chi phí đám cưới lại là bước cực kỳ quan trọng trong quá trình chuẩn bị. Nếu bạn chưa lập bảng chi phí, hãy truy cập công cụ tính ngân sách cưới của chúng tôi – mọi việc khó đã được chuẩn bị sẵn! Công cụ tiện lợi này liệt kê hầu hết các khoản chi chính mà một đám cưới thông thường sẽ có, đồng thời chừa nhiều khoảng trống để bạn thêm những khoản chi riêng của mình. Tất cả sẽ được tự động cộng lại, tạo thành bảng phân tích chi phí đám cưới tổng thể – một con số vô cùng hữu ích và sẽ thay đổi liên tục theo từng giai đoạn bạn lên kế hoạch với vai trò “công cụ lập kế hoạch cưới” của chính mình.

Khi tạo ngân sách cưới, hãy nhớ rằng con số cuối cùng gần như chắc chắn sẽ không giữ nguyên từ đầu đến cuối quá trình chuẩn bị. Rất khó để dự đoán chính xác bạn sẽ chi bao nhiêu khi chưa thực sự bắt tay vào từng hạng mục. Nhà cung cấp dịch vụ có thể báo giá cao hơn dự kiến, trong khi một số phần khác lại rẻ hơn. Vì thế, việc có một bảng phân bổ ngân sách cưới linh hoạt, dễ chỉnh sửa như của chúng tôi là vô cùng cần thiết. Bạn có thể cập nhật các khoản ước tính bằng giá thực tế, và điều chỉnh dần khi mọi thứ rõ ràng hơn.

Trong quá trình chuẩn bị, rất có thể ưu tiên của bạn sẽ thay đổi khá nhiều, đến mức cần loại bỏ hẳn một hạng mục khỏi ngân sách cưới. Ví dụ, bạn nhận ra việc đãi bar miễn phí cho toàn bộ khách mời tốn kém hơn tưởng tượng, và số tiền đó nên được dùng cho hạng mục khác thiết thực hơn. Với một bảng tính hoặc checklist ngân sách cưới dễ sử dụng như của chúng tôi, bạn có thể nhanh chóng xóa hạng mục đó và phân bổ lại khoản tiền tương ứng cho nơi khác – mà không cần phải làm lại từ đầu.

Bảng phân bổ ngân sách cưới: Cách chia ngân sách cho từng hạng mục

Bảng phân bổ ngân sách cưới dưới đây sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn nên phân chia ngân sách cho từng hạng mục như thế nào. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng đây chỉ là những con số trung bình tham khảo. Tỷ lệ phần trăm chi tiêu thực tế của bạn có thể không trùng với gợi ý này – và điều đó hoàn toàn bình thường. Hãy xem các con số như một kim chỉ nam, giúp bạn ước lượng mức chi cần thiết cho từng phần của buổi lễ và tiệc.

Tổng các tỷ lệ phần trăm dưới đây không cộng lại thành 100% vì, một lần nữa, chúng chỉ mang tính tham khảo.

Nhận bảng phân bổ ngân sách của bạn

• Địa điểm tổ chức 38%
• Tiệc cưới & đồ ăn uống 29%
• Ban nhạc & DJ đám cưới 17%
• Chụp ảnh & quay phim cưới 18%
• Nhẫn cưới 7–9%
• Trang phục cưới, tóc & trang điểm 10%
• Hoa cưới 8%
• Ánh sáng & trang trí: 6%
• Di chuyển & phương tiện 3–4%
• Ấn phẩm & thiệp cưới 3%
• Bánh cưới & tráng miệng 2%
• Quà tặng khách 1%
• Người chủ hôn / chủ lễ 1%

Địa điểm tổ chức 38%

Bất kỳ cẩm nang chuẩn bị đám cưới nào cũng sẽ nói với bạn rằng địa điểm tổ chức gần như quyết định mọi lựa chọn còn lại. Từ việc bạn có thể hợp tác với những nhà cung cấp dịch vụ nào, phong cách trang trí ra sao, cho đến số lượng khách có thể mời. Chi phí thuê địa điểm thường chiếm phần lớn nhất trong tổng ngân sách, nên bạn cần nắm được chi phí cho nơi tổ chức lễ cưới và tiệc cưới ngay từ khá sớm.

Địa điểm lý tưởng cho ngày cưới nên đủ rộng để đón thoải mái toàn bộ khách mời, đồng thời có phương án phù hợp với các điều kiện thời tiết khác nhau. Không chỉ vậy, địa điểm cũng cần “hợp gu” của hai bạn: từ phong cách mộc mạc, gần gũi, hiện đại tối giản cho đến sang trọng, cổ điển – quan trọng nhất là phải mang lại cảm giác “đúng”. Không phải cặp đôi nào khi bước vào địa điểm cũng đã có sẵn chủ đề trong đầu, nhiều người còn để chính không gian đó gợi cảm hứng cho toàn bộ phong cách đám cưới. Điều này có nghĩa là gần như không thể lên kế hoạch bất cứ phần nào của sự kiện nếu chưa chốt địa điểm.

Khi lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc cưới, đừng chỉ nhìn vào mức giá quảng cáo hoặc giá được báo sơ bộ, vì con số đó đôi khi chưa phản ánh đầy đủ. Các khoản như phí mang đồ uống từ ngoài vào (corkage fee), phí cắt bánh, phụ thu nếu tiệc kéo dài quá giờ, phí dọn dẹp… thường được cộng thêm vào hoá đơn sau sự kiện và có thể khiến chi phí đội lên đáng kể. Hãy yêu cầu báo giá chi tiết từ mọi địa điểm tiềm năng, trong đó liệt kê rõ tất cả loại phí có thể phát sinh. Nhờ vậy, bạn mới có thể đánh giá chính xác địa điểm đó có phù hợp với ngân sách tổng thể hay không, và có cần điều chỉnh lại tỷ lệ phần trăm ngân sách cho hạng mục này hay không.

Tiệc cưới & đồ ăn uống 29%

Phần lớn ngân sách cưới thường sẽ dành cho địa điểm và tiệc ăn uống – điều này hoàn toàn dễ hiểu. Dù bạn mời 50 hay 500 khách, mọi người đều kỳ vọng sẽ được thưởng thức đồ ăn ngon và đồ uống chu đáo từ ban ngày đến tối. Để chuẩn bị, nấu nướng và phục vụ một lượng đồ ăn lớn như vậy cần đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và nhiều thiết bị bếp công nghiệp. Đặc biệt, nếu bạn giao luôn phần phục vụ bar cho đơn vị catering thì chi phí càng cao hơn.

Ở nhiều địa điểm, dịch vụ catering đã được gộp chung trong chi phí thuê địa điểm, khi đó bạn sẽ đỡ phải tính toán riêng. Nhưng nếu không, hãy cân nhắc kỹ từng lựa chọn liên quan đến thực đơn và đồ uống, vì chúng ảnh hưởng trực tiếp đến tổng ngân sách cưới. Nếu bạn đã “chốt” được đồ ăn và thức uống mong muốn mà vẫn muốn giảm chi phí, có thể bạn sẽ phải nghĩ đến việc rút gọn danh sách khách mời. Đây không phải quyết định dễ dàng, nhưng nếu bạn đang tính chi phí theo đầu người, thì đây là cách hiệu quả nhất để giữ trọn vẹn trải nghiệm của ngày cưới mà không vượt quá ngân sách.

Ban nhạc & DJ đám cưới 17%

Tuỳ vào tên tuổi và kinh nghiệm, các ban nhạc sống thường là một khoản chi khá “đáng kể” trong ngân sách cưới. Dù bạn muốn một ban nhạc chơi những giai điệu truyền thống gợi nhớ quê hương hay chỉ cần một nhóm chơi những bản hit sôi động, bạn vẫn nên dự trù tối thiểu khoảng 10% ngân sách cho hạng mục biểu diễn.

Ban nhạc đám cưới và các nghệ sĩ biểu diễn là linh hồn của buổi tiệc. Những người biểu diễn dày dạn kinh nghiệm có thể khuấy động không khí suốt cả buổi tối, dẫn dắt các hoạt động theo đúng timeline. Đây là “kỹ năng vàng” nếu bạn muốn mình và khách mời có một buổi tiệc thật vui và thoải mái. Một DJ đám cưới giỏi cũng có thể đảm nhiệm vai trò này, và những DJ xuất sắc thường trở thành một phần không thể thiếu của không khí sự kiện.

Chụp ảnh & quay phim cưới 18%

Chụp ảnh cưới – và ngày nay là cả quay phim cưới – gần như là khoản “đầu tư” duy nhất mang tính lâu dài cho đám cưới của bạn. Đây là những nhà cung cấp duy nhất có thể tạo ra thứ sẽ tồn tại rất lâu sau ngày cưới: một “chiếc hộp thời gian” chứa đầy kỷ niệm, để bạn và các thế hệ sau có thể mở lại nhiều lần. Chính vì thế, chụp ảnh và quay phim xứng đáng chiếm một phần đáng kể trong ngân sách cưới. Đồng thời, hãy nhớ rằng chất lượng luôn đi kèm chi phí: nếu bạn muốn có một album ảnh hoặc bộ phim mà nhiều năm sau vẫn muốn xem lại, đừng chọn phương án rẻ nhất chỉ để tiết kiệm.

Hãy đầu tư cho dịch vụ chụp ảnh tốt nhất trong phạm vi ngân sách của bạn. Nếu khó tìm được nhiếp ảnh gia có phong cách phù hợp và đủ kinh nghiệm nhưng vẫn nằm trong tầm chi trả, hãy cân nhắc điều chỉnh hoặc lược bớt một số hạng mục khác trong checklist đám cưới. Vài năm sau, bạn sẽ không còn để tâm quá nhiều đến bộ thiệp cầu kỳ hay những bó hoa đắt đỏ trang trí quanh sảnh tiệc. Nhưng bạn chắc chắn sẽ trân trọng quyết định đã chọn một ekip chụp ảnh hợp gu, hiểu bạn và biết cách ghi lại trọn vẹn cảm xúc trong đám cưới.

Đừng tiết kiệm quá mức ở những thứ sẽ lưu giữ kỷ niệm.

Nhẫn cưới 7–9%

Nhẫn cưới thường dễ bị bỏ sót khi lập ngân sách, nhưng lại là phần không thể thiếu trong nghi thức kết hôn. Đây là biểu tượng hôn nhân đã tồn tại hàng trăm năm, và tuỳ vào chất liệu, thiết kế, chúng có thể là một khoản chi tương đối lớn.

Trang phục cưới, tóc & trang điểm 10%

Mỗi cặp đôi đều xứng đáng được toả sáng trong ngày trọng đại, với trang phục tôn dáng và đúng phong cách của mình. Tuy nhiên, để có được bộ đồ “chuẩn chỉnh” cùng tóc và trang điểm hoàn hảo không hề rẻ, và có thể chiếm một phần ngân sách đáng kể. Nếu nghĩ đến giá chiếc váy cưới tương lai mà bạn đã toát mồ hôi, vẫn có nhiều cách để giảm chi phí. Thuê váy cưới thay vì mua đang rất phổ biến hiện nay, vì bạn có thể diện thiết kế của nhà mốt yêu thích với mức giá mềm hơn rất nhiều. Dĩ nhiên, bạn sẽ phải trả lại chiếc váy xinh đẹp đó, nhưng bù lại, một cô dâu khác cũng sẽ có cơ hội được mặc và toả sáng như bạn.

Nếu bạn muốn giữ lại váy cưới sau ngày trọng đại, vẫn có thể tiết kiệm bằng cách mua váy may sẵn (off-the-rack) hoặc săn các đợt giảm giá mẫu trưng bày (sample sale). Nhiều cửa hàng váy cưới có riêng một dãy váy giảm giá sâu vì mẫu đó đã ngừng đặt may từ nhà thiết kế, và bạn có thể mang về ngay trong ngày. Bạn chắc chắn sẽ cần chỉnh sửa đôi chút để váy vừa vặn, nhưng thực tế hầu hết váy cưới đều phải qua khâu chỉnh sửa, nên đây không phải khoản chi “phát sinh” quá bất ngờ.

Trừ khi bạn có bạn bè hoặc người thân làm trong ngành tóc và trang điểm, còn không thì tốt nhất vẫn nên thuê chuyên gia trong ngày cưới. Họ không chỉ giúp bạn có một diện mạo hoàn hảo, mà còn mang đến trải nghiệm được chăm sóc, nâng niu – để bạn thật thư giãn và tự tin trong khoảnh khắc đặc biệt này.

Hoa cưới 8%

Không thể phủ nhận sức mạnh “biến hoá” không gian của hoa tươi. Những thiết kế hoa được tính toán kỹ lưỡng và sắp đặt khéo léo có thể biến một căn phòng bốn bức tường trống trơn thành không gian lãng mạn như cổ tích. Dù quy mô đám cưới lớn hay nhỏ, hoa vẫn rất xứng đáng để bạn dành một phần ngân sách đáng kể. Tuy nhiên, nếu muốn tiết kiệm chi phí hoa, hãy ưu tiên hoa theo mùa và nhiều mảng xanh. Chọn những loại hoa đang nở rộ vào thời điểm cưới là cách đơn giản nhất để giảm chi phí mà vẫn thân thiện với môi trường. Dây leo, lá xanh và các loại foliage thường rẻ hơn nhiều so với hoa tươi phổ biến, nhưng lại mang đến cảm giác hiện đại, tự nhiên cho trang trí của bạn.

Ánh sáng & trang trí: 6%

Song song với hoa, ánh sáng cũng là “vũ khí” cực kỳ hiệu quả trong việc tạo không khí cho sự kiện. Chỉ cần một chút kỹ thuật, ánh sáng chuyên nghiệp có thể thay đổi hoàn toàn cảm xúc của cả căn phòng. Bạn có thể kết hợp hệ thống ánh sáng với nến, đèn bàn ánh sáng dịu và các hạng mục trang trí thiết kế riêng để tạo nên không gian thật ấn tượng.

Hãy nhớ rằng trang trí chính là yếu tố khiến đám cưới của bạn trở nên khác biệt. Hãy chọn những món đồ mang dấu ấn cá nhân, kể câu chuyện của riêng hai bạn.

Di chuyển & phương tiện 3–4%

Tùy theo cách sắp xếp ngày cưới và quy mô khách mời, ngân sách dành cho di chuyển có thể chênh lệch khá nhiều. Nếu bạn tổ chức lễ cưới và tiệc ở hai địa điểm khác nhau, thường sẽ cần sắp xếp phương tiện đưa đón khách từ nơi này sang nơi kia. Điều này có thể đồng nghĩa với việc thuê xe buýt hoặc xe trung chuyển – chi phí không hề nhỏ, nhưng lại rất đáng nếu bạn muốn mọi người di chuyển đúng giờ và an toàn.

Trong khi khách mời ngồi thoải mái trên xe đưa đón, hai bạn chắc chắn sẽ muốn di chuyển bằng một phương tiện đặc biệt hơn một chút, như xe cổ, xe sang hoặc limousine. Nếu đang cân nhắc cắt giảm hạng mục này khỏi ngân sách, hãy suy nghĩ kỹ. Một chiếc xe đặc biệt không chỉ tạo cho hai bạn những khoảnh khắc riêng thật đáng nhớ trước và sau lễ cưới, mà còn là “đạo cụ” tuyệt vời cho bộ ảnh cưới. Không gì “ra dáng ngày cưới” hơn hình ảnh cô dâu chú rể rạng rỡ bên cạnh chiếc limousine!

Ấn phẩm & thiệp cưới 3%

Thiệp mời và thẻ “save-the-date” in giấy đóng vai trò rất quan trọng, không chỉ giúp khách mời nắm rõ thông tin để đến đúng giờ, mà còn tạo sự háo hức chờ đợi ngày cưới. Một bộ thiệp được thiết kế chỉn chu sẽ “mở màn” cho không khí buổi tiệc, trong khi menu, số bàn và sơ đồ chỗ ngồi sẽ giúp không gian trong ngày cưới trở nên có tổ chức và ấm cúng hơn.

Bánh cưới & tráng miệng 2%

Một đám cưới mà không có bánh thì có thiếu thiếu không nhỉ? Dù đó là chiếc bánh nhiều tầng cầu kỳ hay một “núi” donut, thì vẫn tốt hơn là bỏ qua nghi thức cắt bánh hoàn toàn. Khách mời thường rất thích khoảnh khắc hai bạn cùng cắt bánh, và đây cũng là một trong những phân đoạn chụp hình kinh điển. Không phải ai cũng thích vị bánh bạn chọn, vì vậy hãy chuẩn bị thêm nhiều món ngọt khác nhau để chiều lòng mọi khẩu vị.

Quà tặng khách 1%

Một món quà nhỏ nhưng được chuẩn bị bằng sự chân thành sẽ khiến khách mời cảm động và nhớ mãi. Họ sẽ rất trân trọng khi được nhận một món quà xinh xắn vào cuối buổi tiệc. Riêng dàn phù dâu, phù rể và người thân trong gia đình nên có những món quà đặc biệt hơn – không nhất thiết phải đắt tiền, nhưng mang tính cá nhân và ý nghĩa hơn so với quà tặng chung cho khách.

Người chủ hôn / chủ lễ 1%

Nếu bạn không tổ chức cưới tại UBND hoặc trong cơ sở tôn giáo, bạn sẽ cần thuê một người chủ hôn/chủ lễ để thực hiện nghi thức kết hôn hợp pháp. Những chủ lễ giỏi thường xây dựng được nghi thức rất cá nhân hoá, xúc động, đôi khi còn hài hước, giúp buổi lễ trở nên đáng nhớ. Dịch vụ của họ thường được nhiều cặp đôi săn đón, vì vậy chi phí có thể cao hơn mặt bằng chung. Nếu bạn không cần nghi thức quá dài và sâu sắc, có thể chọn phong cách đơn giản hơn, với một chủ lễ chỉ tập trung thực hiện các thủ tục cơ bản.