Koosta oma sihtkoha pulma ajakava meie ekspertide nõuannete ja näidise abil

• Kas oled valmis planeerima oma sihtkoha pulma?
• Miks on sihtkoha pulma ajakava nii oluline
• Selge struktuur juba algusest peale
• Koostöö teenusepakkujatega
• Selgus külalistele
• Ekspertide nõuanded täiusliku sihtkoha pulma ajakava koostamiseks
• Reis ja majutus olgu esikohal
• Lase külalistel puhata
• Too ajakavasse kohalikku kultuuri
• Muuda prooviõhtusöök eriliseks sündmuseks
• Ära unusta varuplaani
• Vahelda ürituste meeleolu
• Jaga külalistele ligipääsu oma pulma ajakavale
• Planeeri ajakava minutipealt (peaaegu)
• Kasuta oma veebikutset või pulmade veebilehte külaliste eelistuste teada saamiseks
• Sihtkoha pulma ajakava näidis
• 1. päev – sihtkoha pulma külaliste saabumine
• 2. päev – prooviõhtusöök ja külaliste vaba päev
• 3. päev – pulmatseremoonia ja pidu
• 4. päev – ärasaatmissöök
• Planeeri oma sihtkoha pulm nagu professionaal

Miks on sihtkoha pulma ajakava nii oluline

Lisaks õigele tempole on veel palju põhjuseid, miks välismaal peetava pulma ajajoone koostamine on hädavajalik. Eriti siis, kui võtad enda kanda pulmakorraldaja rolli. See töö koosneb lugematutest pisidetailidest ning kui süsteemi ei ole, läheb kõik kiiresti kaootiliseks.

Meie arvates on parim viis pulmade planeerimise segadust vältida see, kui paned oma pulma ajakava paika juba varakult ja täiendad seda samm-sammult, kuni suur päev kätte jõuab.

Nii aitab hästi koostatud ajakava muuta planeerimise sujuvamaks ja loob külalistele kogemuse, mida nad mäletavad kogu elu.

Selge struktuur juba algusest peale

Usume, et hea ajakava on hästi korraldatud pulma selgroog ning see tuleks valmis teha kohe, kui tseremoonia ja pidu on paigas. Need kaks kindlat tugipunkti annavad ülejäänud pulmapäevadele raami.

Sihtkoha pulmad ei ole sellest kuidagi erinevad – need on lihtsalt pikemad. Välismaal peetava pulma iga päeva keskmes on vähemalt üks suurem üritus, mille ümber saad teised tegevused üles ehitada.

Koostöö teenusepakkujatega

Nagu juba mainisime, nõuab iga pulm paljude inimeste koostööd. Mitmepäevaste sihtkoha pulmade puhul on see eriti oluline, sest paar vajab tavaliselt rohkem teenusepakkujaid ja pikemaks perioodiks kui kohalike pulmade puhul. Sageli ei kohtu pruutpaar renditud teenusepakkujatega enne sihtkohta saabumist üldse silmast silma. See tähendab, et võimalus ürituste kulgu rahulikult läbi arutada on piiratud.

Kui lood detailse pulmanädalavahetuse ajakava, teavad teenusepakkujad täpselt, millist tunnet sa igaks päevaks soovid. Nad mõistavad oma rolli ajajoonel, mis aitab üritustel sujuvalt kulgeda ja väldib tarbetuid viivitusi.

Selgus külalistele

Sihtkoha pulma ajakava on ka külaliste jaoks hindamatu abivahend – see annab neile kindlustunde juba enne reisi. Meie kogemus näitab, et ajakohane pulma veebileht koos ajakavaga vähendab oluliselt kordade arvu, mil külalised peavad abielluva paariga ühendust võtma. Kõik teavad juba, kus nad peavad olema, mis kell ja mis seejärel järgneb. Nii kaovad paljud (kuigi mitte kõik) põhjused pidevalt üle küsida.

Ekspertide nõuanded täiusliku sihtkoha pulma ajakava koostamiseks

Tagad oma külalistele lõõgastava ja unustamatu kogemuse välismaal peetava pulma ajal, kui arvestad nende oluliste ajajoone-nippidega.

Loo oma välismaa pulma ajakava

Reis ja majutus olgu esikohal

Külalised peavad teadma, et nende jaoks on majutus broneeritud ja kohalesõit on korraldatud. Pole kuigi rahustav jätta reisi- ja majutusplaanid kellegi teise hoolde, olenemata sellest, kui kogenud reisija ollakse. Seepärast tasub jagada nii palju infot kui võimalik, et kõik tunneksid, et kõik on kontrolli all.

Lisa kindlasti teave:

• lennud sihtkohta ja tagasi
• transport hotellini ja tagasi lennujaama/raudteejaama
• hotelli sisse- ja väljaregistreerimise ajad
• info hotelli kohta
• transport kindlatele üritustele ja tagasi

Lase külalistel puhata

Väga ahvatlev on hoida kogu seltskonda kogu aeg koos ja püüda iga päev ühiselt suuri tegevusi korraldada. Kuid sõbrad ja pereliikmed vajavad ka aega iseendale, ilma kindla ajakavata. Eriti saabumispäeval.

Kui külalised ei reisi väga kaugelt, on tore planeerida tervitusõhtusöök ja -joogid, et kõigil oleks võimalus omavahel tuttavaks saada. Hoia see aga pigem vabamas vormis ja osalemine vabatahtlik. Kõik ei soovi kohe esimesel õhtul seltskonda sukelduda.

Pulmapäeva ümbritsevatel päevadel püüa leida tasakaal planeeritud tegevuste ja vaba aja vahel. Külalised on seda väärt, et korraks hinge tõmmata ja tunda, et nad on siiski ka puhkusel.

Too ajakavasse kohalikku kultuuri

Sihtkoha pulmade võlu ei seisne ainult soojas kliimas, vaid ka võimaluses avastada midagi uut ja põnevat. Muidugi ei soovi iga paar oma pulmareisil kohaliku kultuuriga süvitsi tutvuda – paljud tahavad lihtsalt puhata, pidutseda ja nautida kõik-hinnas-puhkuse hõngu. Aga kui sina ja su külalised eelistate pigem ringi vaadata ja uusi elamusi koguda, tasub mõned väljasõidud hoolikalt ajakavasse planeerida.

Uuri põhjalikult ümbruskonda ja vaata, kuhu oleks mõistlik minna suurema seltskonnaga. Broneeri kõik ette, et vältida ebakindlust ja pettumust kohapeal. Kui te ei soovi või ei saa kuurordist lahkuda, proovi tuua ajakavasse kohalikku kööki ja meelelahutust.

Muuda prooviõhtusöök eriliseks sündmuseks

Välismaal toimuvad prooviõhtusöögid on meie kogemuse järgi alati eriti armsad – need tunduvad intiimsemad ja eksklusiivsemad kui kodus. Naudi seda erilist tunnet ka oma sihtkoha pulmas ja broneeri seltskonnale midagi tõeliselt meeldejäävat. Olgu see luksuslik õhtusöök kõik-hinnas-kuurordis või väike hubane restoran merevaatega – püüa luua õhtu, millele lähedased vaatavad sama soojalt tagasi kui suurele pulmapäevale.

Ära unusta varuplaani

Ka kõige soojemas sihtkohas ja suve kõrghetkel võib vihma sadada. Selle vastu ei saa palju teha, peale varuplaani koostamise. See on alternatiiv juhuks, kui rannas ei saa kokteilitundi pidada või terrassil ärasaatmisbrunch’i korraldada. Sa ei pea külalistele kõiki oma plaane lahti seletama, aga veendu, et vajadusel on olemas siseruum või katusealune. Kui ilm üllatab, oled endale väga tänulik.

Vahelda ürituste meeleolu

On üsna ebatõenäoline, et kõik su pulmakülalised on hulljulged adrenaliinisõltlased, kes janunevad pidevalt uue seikluse järele. Enamik eelistab tasakaalu, eriti puhkusel. Oma kogemusest teame, et basseinimõnud või professionaalne massaaž on palju nauditavamad, kui need on justkui „välja teenitud“ – näiteks pärast matka, snorgeldamist või kokanduskursust.

Kui oled aga kutsunud seltskonna, kes armastab pidutseda või seiklusi, siis võid julgelt ajakava põnevust täis pakkida. Ja meie jääme rahumeeli basseini äärde!

Jaga külalistele ligipääsu oma pulma ajakavale

Pole mõtet korraldada fraki- või õhtukleidiõhtusööke ja põnevaid retki, kui külalistel pole olnud võimalust selleks õigesti pakkida. Tee varakult selgeks, milline on riietusstiil konkreetsetel üritustel, ja anna soovitusi ka vabamate tegevuste jaoks. Jaga kogu seda infot oma pulmade veebilehel niipea, kui plaanid on paigas.

Külalistel on vaja aega, et erinevateks sündmusteks komplekteerida sobivad rõivad – eriti kui osa põhiüritusi on väga pidulikud või vastupidi, üsna sportlikud ja seikluslikud.

Planeeri ajakava minutipealt (peaaegu)

Esmapilgul võib tunduda liialdusena arvutada, kui kaua võtab teil aega sviidist „first look“ pildistamise asukohta jõudmine. Kuid just selline ettenägelikkus teeb pulmapäeva palju rahulikumaks. Kui paned kirja, kui kaua iga tegevus umbes kestab ja kui palju aega kulub punktist A punkti B liikumiseks, püsid paremini graafikus.

Lisa ajakavasse kindlasti 5–10-minutilised puhvrihetked, et väiksemad viivitused ei tekitaks liigset stressi. Soovitame anda oma ajakava ka mõnele usaldusväärsele pulmaseltskonna liikmele või koordinaatorile ja paluda neil kellaaegadel silma peal hoida. Ära ole see pruut, kes hoiab terve nädalavahetuse ajakava pihus!

Kasuta oma veebikutset või pulmade veebilehte külaliste eelistuste teada saamiseks

Pole mõtet kulutada aega ja raha erilise tegevuse planeerimisele vahetult enne pulmi, kui külalisi see tegelikult ei huvita. Võib-olla tahavad nad oma vabal ajal lihtsalt spaasse puhkama minna? Või vastupidi – neile tundub see igav. Selle asemel, et oodata külaliste saabumiseni, küsi nende arvamust juba varakult oma veebikutse kaudu.

Saad paluda külalistel märkida „jah“ või „ei“ konkreetsete tegevuste juurde, et aru saada, millised väljasõidud või üritused on populaarsed ja millised mitte. Võid pakkuda valikuks näiteks ekskursioone, matku või midagi sportlikumat ning kõrvale ka lõõgastavamaid ettevõtmisi. Nii saad hea pildi, milline meeleolu grupile kõige paremini sobib.

Sihtkoha pulma ajakava näidis

Nüüd, kui sul on parem ettekujutus, kuidas sihtkoha pulma ajakava koostada, vaatame, milline see võiks välja näha. Pea meeles, et allolev ajajoon on vaid näidis ning see on jaotatud 4 päeva peale. Sinu välismaa pulm võib olla pikem või lühem ja sisaldada teistsuguseid põhiüritusi.

Kui abiellud õues soojas kliimas, võib olla mõistlik sättida tseremoonia varasemaks või hilisemaks, et vältida päeva kõige kuumemat aega. Meie näidis annab sulle siiski hea lähtekoha, kust oma plaanidega alustada.

1. päev – sihtkoha pulma külaliste saabumine

Hommik

Külalised saabuvad hotelli eelnevalt broneeritud transpordiga lennujaamast

Pärastlõuna

Tervituspakid ja brunch külalistega.

Õhtu

Vaba vormiga tervituspidu kõigile külalistele hotellis või lähedal asuvas baaris

2. päev – prooviõhtusöök ja külaliste vaba päev

Hommik

Korralda külalistele ühistegevus ja paku alternatiiviks võimalus lihtsalt puhata

Pärastlõuna

Vaba aeg külalistele koos sinu soovitustega, mida teha

Õhtu

Prooviõhtusöök kohalikus restoranis, millele järgneb kokteilitund nendega, kes õhtusöögil ei osalenud

3. päev – pulmatseremoonia ja pidu

Hommik

Hommikusöök pruutneitsite ja pulmaseltskonnaga – 8.00–9.00

Pulmaseltskonna ettevalmistused – 9.00–12.00

Pulmafotograafi saabumine – 10.30

„First look“, portreed ja pildid perega – 12.00–12.45

Pärastlõuna/õhtu

Pulmatseremoonia – 14.00–14.30

Kokteilitund – 14.30–15.30

Pulmapeo vastuvõtt – 16.00–22.00

Järelpidu – alates 22.00 kuni sulgemiseni

4. päev – ärasaatmissöök

Hommik

Ärasaatmisbrunch – 10.00–12.00. Korralda vabas vormis ühine söömaaeg neile külalistele, kes ei lahku varahommikul.

Pärastlõuna

Veendu, et kõigile, kellega koos sa ei lenda, on transport lennujaama korraldatud. Kui ise jääd kohale, siis imelist mesinädalate algust!

Ülaltoodud sihtkoha pulma ajakava on jaotatud 4 päeva peale, mis on sellise pika nädalavahetuse pulma puhul üsna tavapärane. Nii peavad külalised võtma töölt vaid kaks vaba päeva. Ideaalis soovitaksime aga kaaluda 5-päevaseid sihtkoha pulmapakette, sest lisapäev aitab külalistel tõeliselt välja puhata. On hea tunne teada, et pärast pulmapidu saab veel spaad nautida või midagi lõbusat ette võtta, mitte kohe lennukile tormata. Kõik külalised ei saa küll viieks päevaks ära sõita, kuid võimalust jäävad nad kindlasti hindama.

Planeeri oma sihtkoha pulm nagu professionaal

Pulmatseremoonia ja piduliku vastuvõtu välismaal korraldamine on suur ettevõtmine, kuid meil on tasuta tööriist, mis teeb selle lihtsamaks. Meie ürituse ajakava tööriist aitab sul planeerida iga pulmapäeva täpselt nii detailselt, kui ise soovid. Olgu eesmärk minutipealt paigas külaliskogemus või pigem üldine „meeleolujuht“, meie lihtne ajajoone vorm aitab selle kõik kenasti kirja panna.

Meie ürituse ajakava saab kiiresti kohandada vastavalt muutuvatele plaanidele ning selge kujundus teeb kõigile arusaadavaks, millal miski toimub. Valmis ajakava saab kohe eksportida PDF- või tabelifailina, et see välja printida ja seinale panna või oma ürituse planeerijasse lisada – nagu tõeline proff.