Esküvői visszajelzések: átfogó útmutató a meghívókra érkező válaszokhoz

• Esküvői visszajelzés
• Mit jelent az RSVP rövidítés?
• Mit jelent valójában az RSVP?
• Mikor érdemes kiküldeni az esküvői meghívókat visszajelzési kéréssel?
• Meddig kérd a vendégektől a visszajelzést az esküvőre?
• Mikorra essen a visszajelzési határidő az esküvőre?
• Mikor legyen a visszajelzési határidő esküvő esetén az Egyesült Királyságban és az Egyesült Államokban?
• Meddig kérj visszajelzést desztinációs esküvő esetén?
• Milyen kérdések szerepeljenek az esküvői visszajelzésben?
• Hogyan készíts QR-kódot az esküvői visszajelzéshez?
• Hogyan kérd a visszajelzést, és milyen előnyei vannak egy esküvői weboldalnak?
• Érdemes-e hagyományos, papír alapú visszajelző kártyát mellékelni?
• A meghívott esküvői vendégek hány százaléka szokott igent mondani?
• A helyi esküvőkön általában magasabb a részvételi arány
• A desztinációs esküvők exkluzívabbak
• Nagy vendéglistánál kevesebb az igen
• Intim esküvő szűk családi és baráti körben
• Az ingyenes meghívó- és visszajelzéskövető előnyei
• Összefoglalás

Meddig kérd a vendégektől a visszajelzést az esküvőre?

Amikor azt tervezed, mennyivel az esküvő előtt legyen a visszajelzési határidő, fontos, hogy elég időt adj a vendégeknek. Időt, hogy megérkezzen a meghívó, hogy átolvassák a részleteket, és hogy biztosan el tudják dönteni, szabadok-e az adott napon. A legutolsó dolog, amire vágysz az esküvő közeledtével, hogy kapkodva telefonálgass a vendégeknek a válaszuk után. Ha elegendő időt hagysz, a szeretteid válaszolni fognak.

Mikorra essen a visszajelzési határidő az esküvőre?

Ha a meghívókat legalább 8 héttel az esküvő előtt postára adtad, teljesen ésszerű, ha azt kéred, hogy a vendégek legkésőbb 4 héttel az esküvő előtt válaszoljanak. Ha a határidő 3 hétnél közelebb kerül a nagy naphoz, az már komolyan hátráltathatja az utolsó egyeztetéseket a szolgáltatókkal. Az ültetési rendet is jóval a 3 hetes határidő előtt érdemes véglegesíteni, hogy minden vendég a megfelelő helyre kerüljön.

Mikor legyen a visszajelzési határidő esküvő esetén az Egyesült Királyságban és az Egyesült Államokban?

Az esküvői visszajelzések határideje az Egyesült Királyságban, az Egyesült Államokban és sok más országban is hasonló: nagyjából egy hónap. A 4 hetes határidő általában elegendő időt ad a vendégeknek, hogy átgondolják és visszaküldjék válaszukat anélkül, hogy a te időbeosztásodat túlzottan befolyásolná. Ha úgy érzed, szoros az esküvőszervezési idővonalad, vagy vannak olyan vendégek, akikre kevésbé számítasz időben történő válaszadás terén, érdemes a hagyományos visszajelző kártya mellé egy QR-kódot is elhelyezni, amely a online visszajelző űrlapodra vezet. Így a vendégek azonnal, néhány kattintással tudnak válaszolni, és megspórolják a postára járást.

Meddig kérj visszajelzést desztinációs esküvő esetén?

Ha egy bahamai tengerparton mondanátok ki az igent, vagy egy hangulatos észak-olasz kápolnában tervezitek a szertartást, a vendéglétszámot jóval korábban kell ismerned, mint egy helyi esküvőnél. A desztinációs esküvő kifejezetten az az eset, amikor az online esküvői visszajelzés különösen nagy segítség, hiszen külföldi esküvőnél az idő tényleg kulcstényező. Ha gyorsan és hatékonyan, online gyűjtöd össze az információkat, sokkal gördülékenyebb lesz az esküvőszervezés, és könnyebb az egyeztetés az esküvőszerveződdel is – neki is vannak határidői, ameddig a végleges létszámot le kell adni.

Általános szabályként azt javasoljuk, hogy desztinációs esküvőnél nagyjából duplázd meg a szokásos visszajelzési időkeretet, és kérd a vendégektől, hogy legkésőbb 8 héttel az esküvő előtt küldjék el válaszukat. Ez mindenkinek elegendő felkészülési időt biztosít.

Tervezd meg egyedi online visszajelzésedet

Milyen kérdések szerepeljenek az esküvői visszajelzésben?

Természetesen van egy kérdés, amelynek mindenképp szerepelnie kell az esküvői visszajelzésben: „Eljössz az esküvőnkre?”. Emellett azonban számos praktikus információt is megkérdezhetsz a nagy nap előtt. Ha például engedélyezed a plusz egy főt, rákérdezhetsz a kísérő(k) nevére is. Így jóval korábban pontos képet kapsz a vendéglétszámról, és könnyebb dolgod lesz az ültetési rend összeállításánál.

Nem minden vendég hozhat automatikusan kísérőt, ami a meghívási folyamat során kellemetlen helyzeteket szülhet. Hogy elkerüld az ezzel kapcsolatos feszengést, a visszajelző eszközünk lehetővé teszi, hogy bizonyos kérdések csak bizonyos vendégeknek jelenjenek meg. Ideális megoldás, ha tudod, hogy egyes barátok vagy családtagok könnyen kizárva éreznék magukat.

A catering csapatnak gyakran pontosan tudnia kell, hány főételt kell készíteni, és hogy van-e a vendégek között ételallergiás vagy érzékeny valamilyen összetevőre. Az ilyen jellegű információk bekérése egy online visszajelző űrlapon, mint a miénk, sok vendég számára jóval gyorsabb és kényelmesebb, mint kézzel, papírra írni a válaszokat. Ráadásul te azonnal megkapod a szükséges adatokat, és nem kell nap mint nap izgatottan lesned a postaládát.

Érdemes a vendégek elérhetőségeit is elkérni, arra az esetre, ha változna valami, vagy sürgősen kapcsolatba kellene lépni valakivel. Az e-mail cím és a telefonszám általában elegendő, de kérhetsz postacímet is, különösen, ha a későbbiekben szeretnél formálisabb levelet vagy köszönőkártyát küldeni.

A visszajelzés szövegének nem kell minden egyes szava hivatalosnak lennie, és nem csak a logisztikai információk miatt létezik. Az online visszajelzések és a postai meghívók lehetnek játékosak is. A legszebb meghívók azok, amelyek tükrözik a pár személyiségét, és már előre lelkesítik a vendégeket az ünneplésre. A visszajelzés erre remek lehetőséget ad.

Miért ne kérnél például dalajánlásokat a DJ-nek? Vagy idézeteket, amelyeket a fogadalmakban vagy az esküvői dekorációban felhasználhattok? Esetleg házassági tanácsokat a szeretteitektől – ez is nagyon kedves gesztus lehet. Ha nem szeretnél túlságosan érzelgős lenni a nagy nap előtt, egyszerűen csak kérdezd meg a vendégektől, hogy készen állnak-e bulizni. Nem mindig könnyű egy félig formális meghívóba játékosságot vinni, de sokat segít, ha a vendégek érzik, hogy részesei az eseménynek, nem csak nézői. A mi visszajelző eszközünk annyira egyszerűen használható, hogy még a kevésbé gyakorlott internethasználók is gond nélkül megválaszolnak bármilyen kreatív kérdést vagy kérést.

Amikor először megnyitod az esküvői weboldaladat, azt fogod tapasztalni, hogy a legnépszerűbb visszajelzési kérdések közül már többet előre elhelyeztünk neked. Így gyerekjáték elkezdeni online gyűjteni a válaszokat. Az online visszajelzések használatának legnagyobb előnye azonban az, hogy nem kell kézzel vezetned, ki mit válaszolt. A vendéglistád automatikusan frissül minden információval, amit a vendégek megadnak. Neked csak annyi a dolgod, hogy jóváhagyd a beérkező visszajelzéseket az e-mail fiókodban – a többit a rendszer elintézi.

Hogyan készíts QR-kódot az esküvői visszajelzéshez?

A legtöbb vendéged valószínűleg a telefonján éli az életét, és nyűgnek érezné, ha a postára kellene fáradnia egy válasz miatt. Ha QR-kódot helyezel el a „save the date” kártyákon és/vagy a meghívókon, mindenki kényelmesen, a telefonjáról tudja megerősíteni a részvételét.

Ha nálunk készíted el az esküvői weboldaladat, automatikusan kapsz egy ingyenes QR-kódot, amely a weboldaladra mutat. Ez az egyedi link közvetlenül az esküvői weboldaladra viszi a vendégeket, ahol nemcsak a visszajelző űrlapot találják meg, hanem minden más fontos információt is, amit meg szeretnél osztani az esküvőről. A QR-kódot azonnal, többféle formátumban letöltheted, és könnyedén továbbíthatod a grafikusnak vagy a meghívó tervezőjének.

Hogyan kérd a visszajelzést, és milyen előnyei vannak egy esküvői weboldalnak?

Akárhogy is tervezel, bármilyen pontos határidőket is jelölsz ki, mindig lesz néhány vendég, aki nem válaszol időben. Valószínűleg már a meghívók postázása előtt tudod, kik lesznek azok... Az ilyen vendégek esetében a legjobb, ha mindent a lehető legvilágosabban fogalmazol meg. Tüntesd fel jól láthatóan a visszajelzési határidőt az esküvői papírokon vagy az online űrlapon, és adj valamilyen apró ösztönzőt a válaszra. A menüválasztás erre tökéletes: a vendégek 99,9%-a szívesebben választja ki előre, mit eszik majd a nagy napon, minthogy azt kapja, ami éppen marad. A dalajánlások szintén jópofa módjai annak, hogy kedvesen ösztönözd a vendégeket a válaszadásra, miközben még inkább bevonod őket az ünneplésbe.

Az esküvői visszajelzések online intézése szintén remek módja annak, hogy minden lehetőséget lefedj. Ha a vendégek egy online űrlapon, például a mi rendszerünkben, gyorsan elfogadhatják vagy elutasíthatják a meghívást, elkerülheted azt a halogatást és kitérést, amit sok fiatalabb vendég mutat, amikor papíralapú visszajelző kártyával találkozik. Néhány kattintással válaszolhatnak az esküvői weboldaladon, te pedig azonnal e-mail értesítést kapsz a részvételükről – a menüválasztással, allergiákkal és minden egyéb, általad kért információval együtt.

Lesz néhány vendég, akit így is emlékeztetned kell, akár a határidő előtt, akár sajnos még utána is. Erre a legjobb megoldás egy rövid, személyes emlékeztető. A vendéglista-kezelőnk segítségével pillanatok alatt letöltheted a vendégek adatait, úgy szűrve, hogy csak azokat lásd, akiknek visszajelzést szeretnél küldeni. Legyen az telefonszám, e-mail cím vagy közösségi média profil – azt az elérhetőséget használhatod, amelyről tudod, hogy az adott vendégnél a leginkább célba ér.

Nem kell megvárnod, amíg lejár a határidő, mielőtt emlékeztetőt küldenél. Nyugodtan keress meg néhány vendéget egy barátságos, alacsony nyomású üzenettel már a határidő előtti hetekben, jelezve, hogy még van pár hét a válaszadásra.

Ha a vendégek mégis túllépik a határidőt, akkor a kommunikációban egy kicsit határozottabbnak kell lenned. Emlékeztesd őket, hogy a cateringnek szüksége van a végleges létszámra, vagy hogy a helyszín biztonsági okokból kéri a pontos névsort. Sokan majd azzal magyarázzák, hogy a visszajelzésük „elveszett a postán”, és ha felajánlod, szinte azonnal az esküvői weboldalon keresztül fognak válaszolni. Ha mégsem, és pár nap után sincs reakció, inkább hívd fel őket. A puszta SMS-t könnyű figyelmen kívül hagyni, félreérteni vagy „véletlenül” nem észrevenni. Egy telefonbeszélgetés – vagy még jobb, egy személyes találkozó – mindig sokkal közvetlenebb és hatékonyabb, mint egy üzenet vagy levél.

Kezdd el az online visszajelzésekkel

Érdemes-e hagyományos, papír alapú visszajelző kártyát mellékelni?

Ha már létrehoztál egy webcímet, ahol a vendégek online tudnak visszajelezni, és 100%-ig biztos vagy benne, hogy mindenki gond nélkül használja az online űrlapot, akkor nem szükséges postai válaszlehetőséget is mellékelni. A nagyszülők és az idősebb rokonok ma már általában meglepően jól bánnak a technikával, és a mi online visszajelző űrlapunk annyira egyszerű, hogy nehéz elképzelni, hogy bárkinek gondot okozna. Ha mégis aggódsz egy-két „technofób” rokon miatt, írj egy sort a meghívóra arról, hogy telefonon is vissza lehet jelezni. Így a nagymamának nem kell az internettel bajlódnia, te pedig beszélgethetsz vele egy jót – mindenki jól jár.

A meghívott esküvői vendégek hány százaléka szokott igent mondani?

Hogy a meghívott vendégek hány százaléka válaszol majd igennel, nagymértékben függ az esküvő méretétől, helyszínétől, és természetesen attól is, milyen kapcsolatban vagytok a vendégekkel. Általános tapasztalatunk szerint a meghívottak körülbelül 70–85%-a szokott igennel visszajelezni egy esküvőre. Ugyanakkor az alábbi tényezők jelentősen módosíthatják ezt az arányt.

A helyi esküvőkön általában magasabb a részvételi arány

Ha a legtöbb vendég a közelben él, a „igen” válaszok aránya jellemzően magasabb, nagyjából 85–90%, mint azoknál az esküvőknél, amelyekhez utazás szükséges.

A desztinációs esküvők exkluzívabbak

Mivel a desztinációs esküvőkhöz általában hosszabb utazás és szállásfoglalás is társul, az igenlő visszajelzések aránya alacsonyabb, gyakran csak 60–70%. Ez persze szomorú, hiszen sok vendég szívesen ünnepelne veletek, de egyszerűen nem tudja megoldani. Ugyanakkor az alacsonyabb létszám intimebb, exkluzívabb hangulatot teremt: azok lesznek jelen, akik valóban nagy erőfeszítést tettek azért, hogy ott lehessenek.

Nagy vendéglistánál kevesebb az igen

Ha egy pár nagyobb esküvőt tervez, általában több távolabbi ismerőst is meghív, mint akik kisebb, szűk körű ünneplést szerveznek. Ez gyakran azt eredményezi, hogy a pozitív visszajelzések aránya inkább 70–75% körül alakul, hiszen azok a vendégek, akik kevésbé állnak közel a párhoz, általában kisebb eséllyel vesznek részt.

Intim esküvő szűk családi és baráti körben

Ha a vendéglista főként közeli barátokból és családtagokból áll, a „igen” válaszok aránya általában jóval magasabb, mint egy nagy létszámú esküvőn. Ilyenkor akár 90–95% fölé is emelkedhet, attól függően, mennyire kicsi az esküvő, és mikorra esik az időpont.

Ha tehát a célod az, hogy a visszajelzések 100%-a igen legyen, azt javasoljuk, helyben tartsd az esküvőt, és csak a legszűkebb, legfontosabb szeretteidet hívd meg.

Az ingyenes meghívó- és visszajelzéskövető előnyei

Az eseményszervezés egyik legnagyobb kihívása, hogy különböző eszközökkel kell a meghívók kiküldését és a válaszok nyomon követését intézni. Az ingyenes meghívó- és visszajelzéskövetőnk egyetlen felületen egyesíti ezeket a feladatokat, így nem kell több szolgáltatás között zsonglőrködnöd. Ha online visszajelzéskövetőt használsz, valós időben láthatod a vendégek válaszait, és szükség esetén könnyedén módosíthatod a terveidet. Egy ingyenes visszajelzéskövető választásával nem kell feleslegesen szoftverre költened, így a költségvetésedet más, fontosabb elemekre fordíthatod. Egy megbízható visszajelzéskövető végső soron rendezetten és stresszmentesen tartja a szervezést, és segít abban, hogy az esemény minden apró részlete a lehető legjobban sikerüljön.

Összefoglalás

Bízunk benne, hogy az esküvői visszajelzés tartalmával kapcsolatos tanácsaink választ adtak néhány régóta motoszkáló kérdésedre, és talán kedvet is csináltak ahhoz, hogy a meghívóidat online kezeld. Örömmel látnánk, ha kipróbálnád ingyenes esküvői weboldal készítőnket, és elkezdenéd megalkotni a saját visszajelző űrlapodat. Meg fogsz lepődni, milyen gyorsan és egyszerűen megy majd. Hamarosan már az álomvendéglistádat szerkeszted az intuitív eszközünkben, és megosztod az egyedi esküvői weboldaladat mindenkivel.

Az esküvőszervező eszköztárunk minden eleme teljesen ingyenesen, regisztráció nélkül használható, így semmi akadálya annak, hogy akár már ma elkezdd megtervezni az ünneplést.