Bryllupsinvitasjoner: Vår komplette guide til svar på invitasjoner

• Svar på bryllupsinvitasjon
• Hva betyr egentlig RSVP?
• Hva menes med RSVP?
• Når bør dere sende ut bryllupsinvitasjoner med svarfrist?
• Når bør gjestene svare på en bryllupsinvitasjon?
• Når bør svarfristen være til bryllupet?
• Når bør svarfristen være til bryllup i Storbritannia og USA?
• Når bør gjestene svare på et destinasjonsbryllup?
• Spørsmål dere bør ha med i en bryllupsinvitasjon
• Hvordan lage QR-kode til svar på bryllupsinvitasjon
• Hvordan be om svar – og fordelene med en bryllupsnettside
• Bør dere ha med et fysisk svarskort til bryllupet?
• Hvor stor andel av bryllupsgjestene svarer ja?
• Lokale bryllup har som regel høyere oppmøte
• Destinasjonsbryllup er mer eksklusive
• Store gjestelister gir færre ja-svar
• Et intimt bryllup med bare nære venner og familie
• Fordeler med en gratis invitasjons- og svarsporer
• Oppsummering

Når bør gjestene svare på en bryllupsinvitasjon?

Når dere skal bestemme hvor lang frist dere vil gi gjestene for å svare på invitasjonen, er det viktig å tenke på at de trenger tid. Tid til å motta invitasjonen. Tid til å lese gjennom alle detaljene dere har gitt. Og tid til å sjekke at de faktisk kan komme. Det siste dere ønsker når bryllupsdagen nærmer seg, er å måtte ringe rundt i panikk til flere gjester for å purre på svar. Gir dere god tid og tydelig frist, vil de fleste svare av seg selv.

Når bør svarfristen være til bryllupet?

Hvis dere sender ut invitasjonene minst 8 uker før bryllupet, er det rimelig å be gjestene svare innen 4 uker før datoen. Setter dere fristen senere enn 3 uker før, vil dere fort forsinke de siste avtalene med leverandører. Bordplanen bør også være klar i god tid før 3-ukersmerket, slik at alle gjester får en gjennomtenkt plassering.

Når bør svarfristen være til bryllup i Storbritannia og USA?

Svarfristen til bryllup i Storbritannia er som regel den samme som i USA og mange andre land – rundt én måned. 4 uker gir gjestene nok tid til å tenke seg om og sende svaret tilbake, uten at det går utover planen deres. Er dere bekymret for en stram tidsplan i forberedelsene, eller for hvor pålitelige enkelte gjester er? Da kan dere tilby et alternativ til tradisjonelle svarskort ved å legge ved en QR-kode til deres digitale svarskjema. Da kan gjestene svare på invitasjonen med én gang, uten turen til postkontoret.

Når bør gjestene svare på et destinasjonsbryllup?

Hvis dere planlegger å gi hverandre løfter på en strand på Bahamas eller i et lite kapell i Nord-Italia, må dere ha oversikt over antall gjester tidligere enn ved en lokal feiring. Et destinasjonsbryllup er et typisk tilfelle hvor digitale svar på bryllupsinvitasjoner er ekstra nyttig, fordi tid er en kritisk faktor når man gifter seg i utlandet. Å samle inn informasjon raskt og effektivt på nett gjør planleggingen mer oversiktlig og samarbeidet med bryllupsplanleggeren eller koordinatoren enklere. De har ofte egne frister for når endelige tall må meldes inn og bekreftes.

En god tommelfingerregel er å doble den vanlige tidsrammen for svar og be gjestene svare innen 8 uker før bryllupet. Det gir alle parter nok tid til å forberede seg.

Design dine egne digitale svarskjemaer

Spørsmål dere bør ha med i en bryllupsinvitasjon

Det er selvfølgelig ett helt avgjørende spørsmål som alltid må være med i bryllupsinvitasjonen – «kommer du i bryllupet vårt?». Men det finnes mange andre nyttige ting dere kan spørre gjestene om før den store dagen. Hvis dere for eksempel gir noen mulighet til å ta med følge, kan dere be om navnet på personen eller personene. Da får dere et tidlig og mer nøyaktig antall gjester, og dere står mye sterkere når dere skal lage bordplan.

Det er ikke vanlig at alle gjester kan ta med følge, og det kan bli litt følsomt under invitasjonsprosessen. For å dempe ubehag rundt dette, gir vårt verktøy for svar på invitasjoner dere mulighet til å vise ulike spørsmål til ulike gjester. Perfekt hvis dere vet at noen venner eller familiemedlemmer lett kan føle seg utenfor.

Cateringen trenger ofte å vite nøyaktig hvor mange hovedretter som skal lages, og om noen av gjestene har allergier eller ikke tåler visse ingredienser. Et digitalt svarskjema som vårt gjør det mye raskere og enklere for gjestene å gi slik informasjon, sammenlignet med å skrive alt for hånd på et papir. I tillegg får dere detaljene dere trenger med én gang, uten å måtte sjekke postkassen spent hver morgen.

Det er også lurt å be gjestene oppgi kontaktinformasjon, i tilfelle planene endrer seg, eller dere må få tak i noen raskt. E-postadresse og telefonnummer holder som regel, men dere kan også be om postadresse. Spesielt hvis dere ønsker å sende noe mer formelt i posten, eller takkekort etter feiringen.

Ikke alt som står i invitasjonen må være formelt eller rent praktisk. Både digitale svarskjemaer og invitasjoner i posten kan være lekne og personlige! De fineste invitasjonene er ofte de som har personlighet og gjør gjestene ekstra begeistret for feiringen. Og selve svarskjemaet er et perfekt sted å gjøre nettopp det.

Hvorfor ikke be om sangønsker til DJ-en? Eller be om sitater dere kan bruke i løftene eller i den visuelle stilen til bryllupet. Kanskje det hadde vært koselig med noen gode råd om ekteskap fra deres nærmeste også? Hvis dere ikke vil bli altfor sentimentale før dagen, kan dere bare spørre gjestene om de er klare for å feste! Det er ikke alltid enkelt å få inn litt humor i en semiformal invitasjon, men det gjør at gjestene føler seg som en del av selve opplevelsen – ikke bare tilskuere. Vårt verktøy for svar på invitasjoner er så brukervennlig at selv de minst tekniske gjestene klarer fint å svare på de morsomme spørsmålene dere måtte finne på.

Når dere åpner bryllupsnettsiden deres for første gang, vil dere se at vi allerede har lagt inn noen av de mest populære spørsmålene til svarskjemaet. Det gjør det superenkelt å begynne å samle inn svar digitalt. Men det aller beste med å bruke plattformen vår til svar på invitasjoner, er at dere slipper å holde oversikt manuelt. Gjestelisten blir automatisk oppdatert med informasjonen gjestene legger inn. Alt dere trenger å gjøre, er å godkjenne svaret når det kommer i innboksen – resten går av seg selv.

Hvordan lage QR-kode til svar på bryllupsinvitasjon

De fleste av gjestene deres lever på mobilen, og vil nok synes det er et ork å måtte gå til postkontoret. Ved å legge en QR-kode på «save the date» og/eller bryllupsinvitasjonene, sørger dere for at alle kan bekrefte deltakelsen på telefonen – raskt og enkelt.

Når dere lager bryllupsnettsiden hos oss, får dere en gratis QR-kode som peker direkte til siden deres. En unik lenke som tar gjestene rett til bryllupsnettsiden, der de finner både svarskjemaet og all annen informasjon dere vil at de skal ha om bryllupet. QR-koden kan lastes ned umiddelbart i ulike formater og sendes videre til trykkeriet eller designeren som lager invitasjonene deres.

Hvordan be om svar – og fordelene med en bryllupsnettside

Uansett hvor godt dere planlegger og hvor tydelige frister dere setter, vil noen gjester likevel ikke svare i tide. Dere vet sikkert allerede hvem det gjelder, før dere en gang har sendt ut invitasjonene … Den beste måten å håndtere slike gjester på, er å gjøre alt så tydelig som mulig. Skriv svarfristen klart og tydelig på trykksakene deres eller på det digitale svarskjemaet, og gi dem en grunn til å svare. Valg av meny er et godt eksempel – 99,9 % av gjestene vil heller bestemme hva de skal spise på bryllupsdagen enn å få «det som er igjen». Ønsker til musikk gir også en morsom motivasjon til å svare, samtidig som gjestene føler seg mer delaktige i feiringen.

Å ta bryllupsinvitasjonene digitalt er også en god måte å sikre at dere dekker alle behov. Ved å gi gjestene muligheten til å takke ja eller nei via et digitalt svarskjema, som vårt, unngår dere utsettelse og «jeg tar det senere»-holdningen mange yngre gjester kan ha til papirskjemaer. Med et par klikk kan de svare på invitasjonen via bryllupsnettsiden, og dere får umiddelbart en e-post med beskjed om svaret. Samtidig får dere informasjon om menyvalg, allergier og alt annet dere har bedt om.

Noen få gjester vil likevel trenge en ekstra påminnelse for å svare i tide – eller i det hele tatt før bryllupsdagen. Den beste måten å gjøre det på, er en enkel og personlig påminnelse. Gjestelisteverktøyet vårt lar dere raskt laste ned gjesteinformasjon, filtrert slik at dere kun ser det dere trenger for å sende påminnelser om svar. Enten det er telefonnummer, e-post eller konto på sosiale medier – dere velger den kanalen dere vet hver enkelt gjest reagerer best på.

Dere trenger ikke vente til fristen har gått ut før dere sender påminnelser. Det går helt fint å sende en vennlig, uformell påminnelse et par uker før fristen, bare for å si ifra om at det fortsatt er litt tid igjen til å svare.

Hvis noen gjester faktisk går over fristen, må dere være litt tydeligere i kommunikasjonen. Minn dem på at cateringen trenger endelig antall gjester, eller at lokalet krever komplett gjesteliste av hensyn til sikkerhet. Mange vil kanskje si at svaret forsvant i posten, og hvis de får muligheten, vil de fleste bruke bryllupsnettsiden til å svare nesten umiddelbart. Hvis ikke – og de fortsatt ikke svarer etter noen dager – ring dem. Unngå å bare sende SMS, for slike meldinger kan lett overses, ignoreres eller misforstås. En faktisk samtale på telefon, eller enda bedre ansikt til ansikt, føles alltid mer personlig enn en tekstmelding eller et brev.

Kom i gang med digitale svarskjemaer

Bør dere ha med et fysisk svarskort til bryllupet?

Hvis dere har satt opp en nettadresse der gjestene kan svare på invitasjonen, og dere er helt sikre på at alle klarer å bruke et digitalt skjema, trenger dere ikke legge ved svarmulighet med post. Besteforeldre og eldre slektninger er ofte overraskende flinke med teknologi i dag, og vårt digitale svarskjema er så enkelt å bruke at det er vanskelig å se for seg at noen skulle streve. Men hvis dere er bekymret for én eller to «teknofober», kan dere legge inn en linje i invitasjonen om at de kan svare på telefon. Da slipper bestemor å bekymre seg for nettet, og dere får en hyggelig prat samtidig – vinn-vinn.

Hvor stor andel av bryllupsgjestene svarer ja?

Hvor stor prosentandel av gjestene som svarer «ja» på bryllupsinvitasjonen, avhenger mye av størrelsen og plasseringen på arrangementet – og ikke minst forholdet mellom dere og gjestene. Som en tommelfingerregel ser vi at rundt 70–85 % av inviterte gjester vanligvis svarer «ja» til et bryllup. Men som nevnt, kan deres bryllup avvike fra dette ut fra faktorene nedenfor.

Lokale bryllup har som regel høyere oppmøte

Hvis de fleste gjestene bor i nærheten, vil andelen «ja»-svar ofte være høyere, gjerne rundt 85–90 %, sammenlignet med bryllup som krever reise og overnatting.

Destinasjonsbryllup er mer eksklusive

Siden destinasjonsbryllup som regel innebærer reise over lengre avstand og overnatting, vil andelen ja-svar ofte være lavere, gjerne rundt 60–70 %. Det kan føles litt trist, fordi mange gjerne skulle vært med, men rett og slett ikke har mulighet. Samtidig gir færre gjester en mer intim og eksklusiv stemning, fordi alle som faktisk er der, virkelig har gjort en innsats for å komme.

Store gjestelister gir færre ja-svar

Når par planlegger større bryllup, inviterer de ofte flere bekjente og mer perifere kontakter enn de som velger små feiringer. Det betyr ofte at andelen positive svar ligger nærmere 70–75 %, siden gjester som ikke kjenner brudeparet så godt, generelt er mindre tilbøyelige til å komme.

Et intimt bryllup med bare nære venner og familie

En gjesteliste som i hovedsak består av nære venner og familie, vil som regel få en langt høyere andel «ja»-svar enn et stort selskap. Ofte over 90–95 %, avhengig av hvor lite bryllupet er og når på året det holdes.

Så hvis dere drømmer om at absolutt alle inviterte skal svare ja, er rådet vårt å gifte dere lokalt og kun invitere deres aller nærmeste.

Fordeler med en gratis invitasjons- og svarsporer

En av de største utfordringene i planleggingen av et arrangement er å sjonglere ulike verktøy for å sende invitasjoner og holde oversikt over svar. Vår gratis invitasjons- og rsvp tracker samler begge oppgavene på én plattform, slik at dere slipper å bytte mellom flere tjenester. Når dere bruker en online rsvp tracker, kan dere samle inn svar fra gjestene i sanntid, noe som gjør det enkelt å justere planene ved behov. Ved å velge en free rsvp tracker slipper dere å bruke unødvendige midler på programvare, og kan heller bruke budsjettet på andre deler av arrangementet. En pålitelig rsvp tracker gjør dere mer organiserte og mindre stresset, og bidrar til at alle detaljer rundt arrangementet går som planlagt.

Oppsummering

Vi håper rådene våre om hva dere bør ha med i svarskjemaet til bryllupsinvitasjonen har gitt svar på noen av de viktigste spørsmålene – og kanskje inspirert dere til å ta invitasjonene deres på nett. Vi vil veldig gjerne at dere tester vår gratis byggeverktøy for bryllupsnettside og begynner å lage deres eget svarskjema. Dere vil bli overrasket over hvor rask og enkel prosessen er. Snart sitter dere med drømmegjestelisten klar i vårt intuitive verktøy, og kan dele deres unike bryllupsnettside med alle sammen.

Alle verktøyene i vår pakke for bryllupsplanlegging er helt gratis å bruke, uten registrering. Så det er ingen grunn til å ikke begynne å planlegge feiringen allerede i dag!