Bröllopsinbjudan: vår kompletta guide till svar på inbjudan

• Svar på bröllopsinbjudan
• Vad betyder RSVP?
• Vad menas med RSVP?
• När ska man skicka ut bröllopsinbjudningar med svarsalternativ?
• När bör gästerna svara på en bröllopsinbjudan?
• När bör sista svarsdatum vara till bröllopet?
• När bör sista svarsdatum vara för bröllop i Storbritannien och USA?
• När bör gästerna svara på en inbjudan till ett destinationbröllop?
• Frågor att ha med i ett svar på bröllopsinbjudan
• Hur skapar man en QR-kod för svar på bröllopsinbjudan?
• Hur ber man gäster att svara – och vilka är fördelarna med en bröllopswebbplats?
• Behöver du skicka med ett fysiskt svarskort till bröllopsinbjudan?
• Hur stor andel av bröllopsgästerna brukar tacka ja?
• Lokala bröllop har oftast högre närvaro
• Destinationbröllop är mer exklusiva
• Stora gästlistor ger färre ja-svar
• Ett intimt bröllop med bara nära vänner och familj
• Fördelar med ett kostnadsfritt verktyg för inbjudningar och svarshantering
• Sammanfattning

När bör gästerna svara på en bröllopsinbjudan?

När du funderar på hur långt i förväg du ska sätta sista svarsdatum är det viktigt att ge gästerna tid. Tid att få inbjudan med posten. Tid att läsa igenom all information du skickat. Och tid att verkligen säkerställa att de kan komma. Det sista du vill när bröllopsdagen närmar sig är att behöva ringa runt i panik för att jaga in svar. Ger du nära och kära ordentligt med tid kommer de att svara.

När bör sista svarsdatum vara till bröllopet?

Om du har skickat ut inbjudningarna minst 8 veckor i förväg är det rimligt att be gästerna svara senast 4 veckor före bröllopsdagen. Väntar du längre än 3 veckor börjar det bli svårt att få alla detaljer på plats med dina leverantörer. Din bordsplacering bör också vara färdig långt före 3-veckorsgränsen för att du ska kunna placera gästerna på ett genomtänkt sätt.

När bör sista svarsdatum vara för bröllop i Storbritannien och USA?

Sista svarsdatum för bröllop i Storbritannien är i princip detsamma som i USA och många andra länder – ungefär en månad innan. 4 veckor brukar ge gästerna tillräckligt med tid att fundera och skicka sitt svar utan att det påverkar din tidplan. Om du är orolig för att din planering är tajt, eller att vissa gäster är lite opålitliga, kan du erbjuda ett alternativ till det traditionella svarskortet – till exempel genom att lägga till en QR-kod som leder direkt till ditt digitala svar på inbjudan. Då kan de svara direkt från mobilen och slipper en tur till posten.

När bör gästerna svara på en inbjudan till ett destinationbröllop?

Om du planerar att säga ja på en strand i Bahamas eller i ett litet kapell i norra Italien behöver du få koll på gästantalet tidigare än vid ett lokalt bröllop. Ett destinationbröllop är ett perfekt läge att använda digitala svar på bröllopsinbjudningar, eftersom tiden är extra viktig när man gifter sig utomlands. Att samla in information snabbt och strukturerat online gör planeringen smidigare och samarbetet med din bröllopskoordinator betydligt enklare – de har nämligen också deadlines för när slutliga antal måste lämnas in och godkännas.

Vår tumregel är att dubbla den vanliga tidslinjen för svar och be gästerna svara inom 8 veckor före bröllopsdagen. Det ger alla parter tillräckligt med tid att planera.

Skapa egna anpassade digitala svar

Frågor att ha med i ett svar på bröllopsinbjudan

Det finns förstås en avgörande fråga som måste finnas med i ditt svar på inbjudan – ”kommer du på vårt bröllop?”. Men det finns mycket annat värdefullt du kan passa på att fråga gästerna innan den stora dagen. Om du till exempel erbjuder vissa gäster att ta med en respektive kan du be om namn på den personen, eller personerna. Då får du ett mer exakt gästantal i god tid och är bättre förberedd när du ska göra bordsplaceringen.

Det är sällan alla gäster får ta med sig någon, och det kan bli lite känsligt när inbjudningarna skickas ut. För att undvika onödig oro kring just den delen låter vårt verktyg för svar på inbjudan dig styra vilka frågor som visas för vilka gäster. Perfekt om du vet att vissa vänner eller släktingar lätt kan känna sig utanför.

Din cateringfirma behöver ofta veta exakt hur många varmrätter som ska förberedas och om någon gäst har allergier eller överkänslighet mot vissa ingredienser. Med ett digitalt formulär för svar på inbjudan som vårt går det betydligt snabbare och enklare för gästerna att fylla i sådant, jämfört med att skriva på ett litet kort med penna. Dessutom får du all information direkt och slipper stå och spana i brevlådan varje morgon!

Det är också klokt att be om gästernas kontaktuppgifter, ifall planerna skulle ändras eller någon behöver nås i ett nödläge. E-postadress och telefonnummer räcker oftast, men du kan även be om postadress – särskilt om du vill skicka något mer formellt med posten eller tackkort efter bröllopet.

Allt i ditt svar på inbjudan behöver inte vara formellt eller enbart handla om praktiska detaljer. Digitala svar och inbjudningar med svarskort kan också vara roliga! De finaste inbjudningarna är ofta de som har personlighet och får gästerna att längta till festen. Och ditt formulär för svar på inbjudan är ett perfekt ställe att göra just det.

Varför inte be om låtönskningar till DJ:n? Eller be om citat att använda i vigsellöftena eller i bröllopsdekoren. Lite bröllops- eller äktenskapsråd från nära och kära kan också vara hur gulligt som helst. Om du inte vill bli alltför sentimental innan bröllopet kan du helt enkelt fråga gästerna om de är redo att festa! Att få in lite lekfullhet i en halvformell inbjudan är inte alltid lätt, men det hjälper gästerna att känna sig delaktiga i dagen i stället för bara åskådare. Vårt verktyg för svar på inbjudan är så lätt att använda att inte ens dina minst teknikkunniga gäster kommer ha svårt att svara på de roliga frågor eller önskemål du skickar.

När du öppnar din bröllopswebbplats för första gången har vi redan lagt in några av de vanligaste frågorna för svar på inbjudan åt dig. Det gör det väldigt enkelt att börja samla in svar digitalt. Men det allra bästa med att använda vår plattform för svar på inbjudningar är att du slipper hålla koll på allt manuellt. Gästlistan uppdateras automatiskt med all information gästerna lämnar. Det enda du behöver göra är att godkänna deras svar när det dyker upp i din inkorg – resten sköts åt dig.

Hur skapar man en QR-kod för svar på bröllopsinbjudan?

De flesta av dina gäster lever i princip i sina mobiler och tycker nog att en tur till posten känns mer som ett måste än något de gör med glädje. Genom att lägga till en QR-kod på dina save the date-kort och/eller bröllopsinbjudningar gör du det enkelt för alla att direkt bekräfta sin närvaro via telefonen.

Skapar du din bröllopswebbplats hos oss får du en kostnadsfri QR-kod som länkar direkt till din sajt. En unik länk som tar gästerna till din bröllopswebbplats där de inte bara kan svara på inbjudan, utan också hitta all annan information du vill dela om bröllopet. Din QR-kod kan laddas ner direkt i olika format och enkelt skickas vidare till din tryckare eller den som designar dina inbjudningar.

Hur ber man gäster att svara – och vilka är fördelarna med en bröllopswebbplats?

Hur väl du än planerar, och hur tydliga dina deadlines än är, kommer vissa gäster inte att svara i tid. Du vet säkert redan vilka det är, långt innan du ens skickat inbjudningarna... Det bästa sättet att hantera dessa gäster är att göra allt så tydligt som möjligt. Skriv sista svarsdatum klart och tydligt på din tryckta inbjudan eller i ditt digitala formulär, och ge dem gärna en liten morot att svara. Val av maträtt är ett bra exempel – 99,9 % av alla gäster föredrar att själva välja vad de ska äta på bröllopet, i stället för att få ”det som blir över”! Låtönskningar är också ett roligt sätt att uppmuntra gästerna att svara, samtidigt som de känner sig delaktiga i festen.

Att ta svar på bröllopsinbjudan online är dessutom ett bra sätt att täcka in alla behov. Genom att låta gästerna snabbt tacka ja eller nej via ett digitalt formulär, som vårt, undviker du den uppskjutandementalitet många yngre gäster kan få när de ser ett fysiskt svarskort. Med bara ett par klick kan de svara via din bröllopswebbplats, och du får omedelbart ett mejl med deras svar. Samtidigt får du in deras matval, allergier och all annan information du har bett om.

Ett fåtal gäster kommer ändå behöva en vänlig puff – ibland till och med ända fram till själva bröllopsdagen. Det gör du bäst med en enkel, personlig påminnelse. I vår gästlistahanterare kan du snabbt ladda ner gästinformation filtrerad efter just det du behöver för dina påminnelser, till exempel telefonnummer, e-post eller sociala medier. Välj det sätt att kommunicera som du vet att just de gästerna svarar bäst på.

Du behöver inte vänta tills sista svarsdatum har passerat innan du skickar påminnelser. Känn dig fri att höra av dig med en lättsam påminnelse någon vecka eller två innan, bara för att vänligt uppmärksamma dem på att tiden börjar rinna ut.

Om gäster ändå missar sista datumet behöver du vara lite tydligare i din kommunikation. Påminn dem om att din cateringfirma behöver ett slutgiltigt antal, eller att lokalen kräver en komplett lista av säkerhetsskäl. De flesta kommer att skylla på att deras svarskort ”kom bort i posten” och, om de får chansen, använda din bröllopswebbplats för att svara nästan direkt. Om de ändå inte hör av sig inom ett par dagar är det dags att ringa. Undvik sms – de kan missas, ignoreras eller missförstås. Ett riktigt telefonsamtal, eller ännu hellre ett samtal ansikte mot ansikte, känns alltid mer personligt än ett sms eller ett brev.

Kom igång med digitala svar på inbjudan

Behöver du skicka med ett fysiskt svarskort till bröllopsinbjudan?

Om du har satt upp en webbadress där gästerna kan svara och du är helt säker på att alla klarar av att använda ett digitalt formulär, behöver du inte skicka med något svarskort för postretur. Mor- och farföräldrar och äldre släktingar är ofta betydligt mer bekväma med teknik i dag, och vårt digitala formulär för svar på inbjudan är så enkelt att det är svårt att föreställa sig att någon skulle ha problem. Men om du ändå är orolig för en eller två ”teknikrädda” gäster kan du lägga till en rad i inbjudan om att det går bra att svara via telefon. Då slipper mormor stressa över internet – och du får ett trevligt samtal med henne på köpet. Win-win.

Hur stor andel av bröllopsgästerna brukar tacka ja?

Hur stor andel av dina gäster som tackar ”ja” beror mycket på bröllopets storlek och plats – och såklart på relationen ni har. Som tumregel brukar ungefär 70–85 % av de inbjudna gästerna tacka ja till ett bröllop. Men som sagt, ditt bröllop kan skilja sig åt beroende på faktorerna nedan.

Lokala bröllop har oftast högre närvaro

Om de flesta gäster bor i närheten brukar andelen ”ja”-svar ligga högre, runt 85–90 %, jämfört med bröllop där gästerna behöver resa längre.

Destinationbröllop är mer exklusiva

Eftersom destinationbröllop ofta innebär längre resor och boendekostnader brukar andelen ja-svar vara lägre, ofta runt 60–70 %. Det är förstås synd – många skulle gärna vilja fira med er, men har inte möjlighet. Samtidigt skapar ett mindre sällskap en mer intim och exklusiv känsla. Alla som är där har verkligen ansträngt sig för att kunna komma.

Stora gästlistor ger färre ja-svar

När par planerar större bröllop bjuder de ofta in fler bekanta och mer avlägsna kontakter än de som väljer en mindre fest. Då hamnar andelen ja-svar ofta närmare 70–75 %, eftersom gäster som inte känner paret så väl generellt är mindre benägna att komma.

Ett intimt bröllop med bara nära vänner och familj

En gästlista som främst består av nära vänner och familj får i regel en betydligt högre andel ”ja”-svar än ett större bröllop. Ofta över 90–95 %, beroende på hur litet bröllopet är och när det äger rum.

Om du drömmer om att alla ska tacka ja till din inbjudan är vårt tips att gifta dig på hemmaplan och bara bjuda in dina allra närmaste.

Fördelar med ett kostnadsfritt verktyg för inbjudningar och svarshantering

En av de största utmaningarna i eventplanering är att jonglera olika verktyg för att skicka inbjudningar och hålla koll på svaren. Vårt kostnadsfria verktyg för inbjudningar och rsvp tracker samlar båda delarna på en och samma plattform, så att du slipper hoppa mellan olika tjänster. Med en online rsvp tracker kan du ta emot gästernas svar i realtid och enkelt justera planeringen vid behov. Väljer du en free rsvp tracker slipper du lägga pengar på extra programvara och kan i stället lägga budgeten på andra delar av evenemanget. En pålitlig rsvp tracker hjälper dig att hålla ordning och minska stressen, så att alla detaljer faller på plats utan strul.

Sammanfattning

Vi hoppas att våra råd kring vad som bör finnas med i ditt svar på bröllopsinbjudan har rätat ut några frågetecken – och kanske inspirerat dig att ta dina inbjudningar online. Vi skulle bli jätteglada om du vill testa vår kostnadsfria byggare för bröllopswebbplats och börja skapa ditt eget formulär för svar på inbjudan. Du kommer att bli förvånad över hur snabbt och enkelt det går! Snart sitter du och finputsar din drömgästlista i vårt intuitiva verktyg och delar din unika bröllopswebbplats med alla ni bjudit.

Alla verktyg i vår svit för bröllopsplanering är helt kostnadsfria och kräver ingen registrering. Det finns alltså inget som hindrar dig från att börja planera er stora dag redan idag!