Lộ trình chuẩn bị cưới Checklist 6 tháng trước ngày cưới

Chuẩn bị đám cưới trong 6 tháng có thực tế không?

Nếu hai bạn thực sự quyết tâm, và có thể dành thời gian gần như mỗi ngày trong suốt 6 tháng, thì việc chuẩn bị đám cưới trong 6 tháng là hoàn toàn khả thi.

Những đám cưới chuẩn bị trong 12 tháng trở lên thường giống như một cuộc chạy marathon, còn đám cưới của bạn sẽ giống một cuộc chạy nước rút. Nhưng nếu chuẩn bị kỹ, bắt tay vào ngay, và sử dụng một công cụ lộ trình đám cưới tương tác như của chúng tôi, bạn sẽ băng về đích một cách nhẹ nhàng, không “đổ mồ hôi hột”.

Trợ lý Lập Kế Hoạch Đám Cưới mang đến một bộ công cụ miễn phí hoàn chỉnh để giúp bạn xây dựng ngày trọng đại. Từ công cụ tính ngân sách, sắp xếp sơ đồ chỗ ngồi, đến website cưới và quản lý danh sách khách mời. Những công cụ này, cùng với các tiện ích miễn phí khác, chính là trợ thủ đắc lực khi bạn đang chạy nước rút đến ngày cưới. Chúng không chỉ giúp tối ưu từng đầu việc, mà còn giúp bạn luôn gọn gàng, ngăn nắp trong giai đoạn mà bạn bắt buộc phải thật chỉn chu.

Những công cụ bạn cần để chuẩn bị đám cưới trong 6 tháng

Khi chỉ có 6 tháng, một checklist chuẩn bị đám cưới rõ ràng phải là ưu tiên hàng đầu. Bạn cần biết theo từng tuần, từng giai đoạn, mình phải hoàn thành những gì. Nếu không, những việc quan trọng rất dễ bị bỏ sót, quên mất, rồi bất ngờ làm chậm cả lộ trình chuẩn bị đám cưới.

Vì quỹ thời gian ngắn, khách mời cũng cần được thông báo ngày cưới càng sớm càng tốt để kịp sắp xếp đi lại, chỗ ở. Bạn vẫn có thể gửi thiệp cưới bản giấy truyền thống, nhưng song song đó, hãy cập nhật thông tin thường xuyên cho khách qua một website cưới. Bạn cũng có thể sẽ không đủ thời gian để chờ thư hồi đáp gửi qua bưu điện, nên một trang RSVP trực tuyến là lựa chọn rất đáng cân nhắc.

Khi ngày cưới đến gần, việc lên chi tiết lịch trình ngày cưới lại càng quan trọng. Có một lịch trình đám cưới giờ-giờ, từng bước rõ ràng sẽ giúp mọi thứ diễn ra trôi chảy, không bỏ sót khâu nào. Chuẩn bị lịch trình này sớm cũng giúp bạn hình dung rõ hơn về buổi lễ, từ đó dễ dàng lên kế hoạch và sắp xếp mọi thứ trong đầu.

Khởi động lộ trình đám cưới của bạn

Lộ trình chuẩn bị đám cưới trong 6 tháng của bạn

Để giúp bạn đi từ lúc đính hôn đến lễ cưới chỉ trong 6 tháng, chúng tôi đã xây dựng một hướng dẫn chi tiết, bao quát tất cả những gì bạn cần đặt, cần suy nghĩ và sắp xếp trước ngày trọng đại.

• 6 tháng trước ngày cưới
• 5 tháng trước ngày cưới
• 4 tháng trước ngày cưới
• 2–3 tháng trước ngày cưới
• 1 tháng trước ngày cưới
• 1 tuần trước ngày cưới
• 1 ngày trước ngày cưới

Ngân sách đám cưới

Dù bạn có 12 tháng hay chỉ 6 tháng để chuẩn bị, ngân sách vẫn luôn là điều đầu tiên cần quyết định. Nếu không có một kế hoạch ngân sách rõ ràng, rất dễ để “vung tay quá trán” ngay từ đầu, và rồi về sau buộc phải chọn mọi thứ chỉ vì… rẻ. Thiếu chuẩn bị tài chính cũng có thể dẫn đến việc phải vay mượn thêm từ người thân, hoặc tệ hơn là gánh một khoản nợ thẻ tín dụng lớn sau đám cưới.

Hãy dành thời gian tìm hiểu, tham khảo mặt bằng giá, và sử dụng mẫu lập ngân sách đám cưới để liệt kê đầy đủ mọi khoản chi. Như vậy, bạn sẽ hạn chế tối đa việc bỏ quên những chi phí nhỏ nhưng quan trọng.

Chọn địa điểm cưới

Khi phải chọn địa điểm cưới trong thời gian ngắn, bạn sẽ cần linh hoạt hơn. Tuy vậy, đừng đánh mất hình dung về phong cách ngày cưới trong mơ của mình. Hãy lập một danh sách rút gọn những địa điểm phù hợp với phong cách tiệc mà bạn mong muốn, đồng thời đủ sức chứa số lượng khách dự kiến.

Khi liên hệ với địa điểm lần đầu, hãy hỏi về ngày trống trước khi yêu cầu các thông tin khác. Nếu bạn đã “phải lòng” một nơi nào đó, có thể bạn sẽ phải linh hoạt về ngày cưới. Ví dụ, thứ Bảy có thể không còn, nhưng một buổi tiệc ngày thường lại là lựa chọn khả thi.

Cố gắng đặt lịch tham quan địa điểm sớm nhất có thể, và chuẩn bị sẵn một danh sách câu hỏi để trao đổi với đội ngũ tại đó. Bạn sẽ cần đưa ra quyết định trong thời gian ngắn, nên việc thu thập đầy đủ thông tin càng nhanh càng tốt là vô cùng quan trọng.

Đặt các nhà cung cấp dịch vụ quan trọng

Nếu bạn muốn thuê công cụ lập kế hoạch cưới để hỗ trợ tổ chức, thì sau khi chốt địa điểm, đây nên là nhà cung cấp ưu tiên hàng đầu. Họ sẽ giúp bạn “vẽ” toàn bộ checklist và lộ trình chuẩn bị.

Dù có công cụ hay không, vẫn có nhiều nhà cung cấp bạn nên đặt ngay trong tháng đầu chuẩn bị. Đây là những người sẽ góp phần định hình phong cách đám cưới, và giúp ngày cưới diễn ra trọn vẹn.

Bắt đầu lộ trình chuẩn bị cưới của bạn

Tại Trợ lý Lập Kế Hoạch Đám Cưới, chúng tôi có một cơ sở dữ liệu nhà cung cấp giúp bạn dễ dàng tìm được “đội ngũ trong mơ”. Đồng thời, bạn cũng nên hỏi thêm kinh nghiệm từ bạn bè, người thân đã cưới để có những gợi ý đáng tin cậy. Dù tìm được nhà cung cấp từ nguồn nào, hãy luôn đọc kỹ đánh giá và xem càng nhiều hình ảnh đám cưới thực tế của họ càng tốt.

Dưới đây là danh sách những nhà cung cấp nên được ưu tiên đặt trước:

• Công cụ lập kế hoạch cưới⁣ (người lập kế hoạch đám cưới)
• Dịch vụ tiệc (catering)
• Hoa cưới, trang trí và dịch vụ cho thuê
• Nhiếp ảnh gia và/hoặc quay phim đám cưới
• DJ và/hoặc ban nhạc cưới⁣⁣
• Trang điểm và làm tóc⁣⁣
• Bánh cưới⁣⁣
• Người chủ hôn / chủ lễ⁣⁣
• Dịch vụ đưa đón, xe cưới⁣⁣

Chốt danh sách khách mời

Như đã nói, khách mời càng biết sớm thông tin đám cưới càng tốt. Ngay khi bạn đã chốt địa điểm và ngày cưới, hãy quyết định rõ ràng ai sẽ có tên trong danh sách khách mời.

Gửi thiệp báo hỷ (Save-the-Date)

Nếu bạn gửi thiệp báo hỷ bản giấy, hãy coi khâu thiết kế và gửi thiệp là nhiệm vụ quan trọng. Thiệp cưới điện tử có thể tạo và gửi nhanh hơn nhiều, nhưng không vì thế mà xem nhẹ, vì khách vẫn cần thời gian sắp xếp lịch trình.

Tạo website cưới

Website cưới luôn hữu ích, bất kể bạn còn bao nhiêu tháng nữa là đến ngày cưới. Với các công cụ tạo website trực tuyến như của chúng tôi, bạn có thể nhanh chóng sở hữu một website cưới đẹp mắt, dễ sử dụng. Sau khi hoàn thiện, đây sẽ là nơi cung cấp thông tin miễn phí, luôn có thể cập nhật cho khách mời.

Ngay khi bạn đã có danh sách quà cưới (registry), biết được lịch trình ngày cưới, gợi ý chỗ ở gần nơi tổ chức, hay bất kỳ thông tin nào liên quan đến khách — hãy đưa lên website cưới. Khách mời càng nắm rõ thông tin, khả năng cao họ sẽ sắp xếp được để có mặt bên bạn (hy vọng là vậy...).

Chọn nhẫn cưới

Nhẫn cưới có thể mua sẵn và chỉnh sửa tương đối nhanh, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn nên để việc chọn nhẫn đến phút chót. Đây là món trang sức bạn sẽ đeo suốt đời, nên rất đáng để dành thời gian suy nghĩ và lựa chọn thật kỹ.

Đặt thiệp cưới

Tùy vào mức độ thiết kế riêng (bespoke) mà thiệp cưới của bạn có thể mất khá nhiều thời gian để lên mẫu và in. Bạn cũng nên dành thời gian cho bước duyệt bản thiết kế trước khi in (proof). Đây là bước cực kỳ quan trọng, vì không ai muốn phát hiện lỗi sai rõ ràng trên thiệp cưới sau khi đã in xong.

Hãy thống nhất lịch giao hàng với bên in thiệp, và tính luôn thời gian để ghi tên, địa chỉ lên phong bì, dù bạn tự làm hay thuê người khác làm.

Lên thực đơn tiệc cưới

Đây có lẽ là phần thú vị nhất trong checklist đám cưới: thử món! Thực đơn trong ngày cưới sẽ ảnh hưởng rất lớn đến trải nghiệm của khách mời. Đó là một phần quan trọng của buổi tiệc, nên hãy cùng đơn vị catering lên kế hoạch thật cẩn thận.

Mua bảo hiểm đám cưới

Nếu đến giờ bạn vẫn chưa mua bảo hiểm cho ngày cưới, thì đây là lúc nên cân nhắc. Ai cũng mong không có chuyện gì xảy ra, nhưng nếu có, bạn cần một phương án bảo vệ để yên tâm hơn. Hãy tìm gói bảo hiểm đám cưới bao phủ những rủi ro có khả năng xảy ra nhất, và đọc kỹ điều khoản. Không ai muốn bỏ tiền mua bảo hiểm rồi mới phát hiện nó lại không bảo vệ điều quan trọng nhất trong kế hoạch cưới.

Đặt trang phục cưới

Một chiếc váy cưới có thể mất đến 6 tháng để hoàn thiện, tùy mức độ may đo và chỉnh sửa. Các mẫu váy từ những thương hiệu cưới lớn thường cần khoảng 2–3 tháng để giao, nhưng bạn còn phải tính thêm thời gian chỉnh sửa, thường mất ít nhất một tháng, nhất là vào mùa cao điểm cưới.

Vest/suit cho chú rể và dàn phù rể thường không mất nhiều thời gian như váy cưới, đặc biệt nếu thuê may hoặc thuê sẵn — đây cũng là lựa chọn khá phổ biến. Tuy vậy, cảm giác yên tâm khi biết toàn bộ trang phục đã được chuẩn bị từ sớm sẽ giúp bạn rảnh đầu óc để tập trung cho các đầu việc khác trong checklist và lộ trình. Đây cũng là thời điểm phù hợp để lên kế hoạch và có thể đặt may/mua váy phù dâu.

Lên kế hoạch cho nghi lễ thành hôn

Lễ cưới chính là “trái tim” của ngày trọng đại, nên khâu chuẩn bị cần được chăm chút kỹ lưỡng. Hai bạn hãy cùng nhau quyết định những chi tiết sẽ khiến nghi lễ trở nên đặc biệt và mang dấu ấn riêng, sau đó trao đổi cụ thể với người chủ hôn/chủ lễ.

Khi đã thống nhất các chi tiết và trình tự buổi lễ, hãy “đóng khung” lại và tạo một chương trình lễ (ceremony program). Đây là bản hướng dẫn gọn gàng, đồng bộ với phong cách trang trí, giúp khách mời hiểu rõ diễn biến buổi lễ.

Đây cũng là thời điểm tốt để suy nghĩ về phần âm nhạc trong lễ cưới, đặc biệt nếu bạn muốn một vài bài hát xuất hiện ở những khoảnh khắc quan trọng hoặc trong phần đọc lời, trao nhẫn.

Mua và chuẩn bị trang trí

Nếu bạn chọn phong cách DIY (tự tay trang trí), hãy bắt đầu mua sắm hoặc tự làm các hạng mục trang trí từ sớm. Không ai muốn cả đội phải tất bật hoàn thiện thiệp cài, bảng tên, phụ kiện trang trí… chỉ vài giờ trước tiệc cưới, hay đến sáng ngày cưới vẫn lo không biết mọi thứ đã xong chưa.

Hãy cho mình sự yên tâm bằng cách chuẩn bị những chi tiết trang trí đặc biệt từ sớm, trước khi chúng thực sự cần đến.

Song song với các món decor nhỏ, bạn cũng nên chốt việc thuê khăn trải bàn, bàn ghế, phông nền và bất kỳ hạng mục nào cần thuê từ bên ngoài. Đặc biệt, nếu phong cách bạn muốn không phải là mẫu thuê phổ biến, thì lại càng nên đặt sớm.

Khởi động lộ trình đám cưới của bạn

Tham dự các buổi tiệc trước đám cưới

Một trong những “đầu việc” dễ chịu nhất trong quá trình chuẩn bị: những buổi tiệc mà bạn không phải tự lên kế hoạch! Tiệc độc thân, tiệc chia tay đời độc thân, bridal shower… Dù gọi tên là gì, đó đều là những dịp tuyệt vời để xả stress giữa guồng chuẩn bị cưới.

Hãy đảm bảo các buổi tiệc này diễn ra đủ sớm để nếu có trầy xước, bầm tím hay tai nạn nhỏ nào thì vẫn kịp lành trước ngày cưới (nghe buồn cười nhưng rất thật). Không ai muốn vết bầm trong tiệc độc thân xuất hiện rõ mồn một trong album ảnh cưới.

Thử tóc & trang điểm

Một công cụ lập kế hoạch cưới khôn ngoan sẽ đặt lịch thử tóc và trang điểm trùng với ngày chụp ảnh đính hôn. Như vậy, bạn vừa có diện mạo chỉn chu để lên hình, vừa có cơ hội thử nghiệm kiểu tóc, layout makeup cho ngày cưới.

Nên đặt lịch thử make up và làm tóc ít nhất 3 tháng trước ngày cưới để có thời gian chỉnh sửa phong cách, hoặc tìm một chuyên gia khác nếu cần.

Gửi thiệp cưới

Thời điểm gửi thiệp rất quan trọng, đặc biệt nếu bạn tổ chức tiệc cưới ở xa. Lý tưởng là gửi thiệp cưới khoảng 8 tuần trước ngày diễn ra, và đặt hạn chót RSVP (xác nhận tham dự) khoảng 3 tuần trước ngày cưới. Khoảng thời gian này thường đủ để người thân, bạn bè chủ động sắp xếp công việc và lịch trình.

Chốt quà tặng & quà cảm ơn khách

Quà cảm ơn khách (wedding favors) nên phản ánh phong cách đám cưới, còn quà dành cho người thân gần gũi nên mang tính cá nhân hơn. “Cá nhân” ở đây có thể là theo sở thích riêng của họ, hoặc mang ý nghĩa riêng trong mối quan hệ giữa bạn và họ.

Một túi quà nhỏ nhưng chỉn chu thường gồm nhiều chi tiết, nên bạn đừng để quá sát ngày mới bắt đầu chọn đồ và chuẩn bị.

Hoàn tất giấy tờ pháp lý

Giữa lúc mải mê tìm ý tưởng đám cưới, thử váy, chọn hoa, người ta rất dễ quên mất ý nghĩa cốt lõi của ngày trọng đại! Dù bạn tổ chức cưới ở đâu, sẽ luôn có những giấy tờ, thủ tục pháp lý cần hoàn thành để hôn nhân được công nhận chính thức. Những giấy tờ này đôi khi mất thời gian chuẩn bị, và có thể phải chờ đợi xử lý.

Hãy trao đổi với công cụ lập kế hoạch cưới hoặc người chủ hôn/chủ lễ về mốc thời gian cụ thể cho các loại giấy tờ này, và đánh dấu rõ ràng trên một dạng lộ trình in được, nếu điều đó giúp bạn dễ nhớ hơn.

Sắp xếp sơ đồ chỗ ngồi

Đến giai đoạn này, lý tưởng là bạn đã nhận được hầu hết phản hồi RSVP. Dĩ nhiên, vẫn sẽ có những khách “phản hồi phút 89”, nhưng bạn sẽ xử lý họ sau.

Vì bạn đang làm việc trong một lộ trình checklist đám cưới 6 tháng, hãy tận dụng tối đa các công cụ tiết kiệm thời gian. Chẳng hạn như công cụ sắp xếp sơ đồ chỗ ngồi miễn phí của chúng tôi, giúp bạn bố trí khách nhanh chóng, dễ dàng, không cần chuyên gia và không phải vẽ đi vẽ lại trên giấy.

Trợ lý Lập Kế Hoạch Đám Cưới cũng cung cấp một trung tâm quản lý RSVP, rất hữu ích để theo dõi tình hình khách tham dự.

Đặt lịch thử trang phục lần cuối

Trang phục cưới gần như luôn cần nhiều lần thử, và buổi thử cuối thường diễn ra trong vài tuần trước ngày cưới. Độ vừa vặn hoàn hảo là chìa khóa để bạn tự tin, rạng rỡ trong ngày trọng đại. Vì vậy, hãy giữ liên lạc tốt với thợ may/chỉnh sửa, chia sẻ thẳng thắn cảm nhận của bạn khi mặc váy/áo, đồng thời trung thực và thực tế với bất kỳ chế độ ăn kiêng hay thay đổi cân nặng nào.

Xác nhận danh sách khách với nhà cung cấp & đơn vị tiệc

Một số nhà cung cấp sẽ cần biết chính xác số lượng khách tham dự, trong đó quan trọng nhất là đơn vị tiệc (catering). Hãy gửi cho họ danh sách khách chi tiết cùng với sơ đồ chỗ ngồi. Càng có nhiều thông tin, họ càng dễ vận hành trơn tru trong ngày cưới.

Kiểm tra chi tiết & xác nhận lại với các nhà cung cấp

Càng gần ngày cưới, bạn càng nên rà soát và xác nhận lại các chi tiết cuối cùng với từng nhà cung cấp, đảm bảo họ đã có đầy đủ thông tin. Danh sách ảnh cần chụp với nhiếp ảnh gia, danh sách bài hát với DJ, lịch trình đám cưới với công cụ lập kế hoạch cưới… đều là những nội dung quan trọng cần trao đổi rõ ràng.

Hãy lập một danh sách liên hệ gồm tên và số điện thoại của những người trong dàn phù dâu/phù rể, người thân thân thiết mà các nhà cung cấp có thể cần liên lạc trong ngày cưới hoặc khi có việc khẩn. Như vậy, khả năng họ phải làm phiền trực tiếp bạn trong lúc bạn đang tận hưởng ngày cưới sẽ giảm đi rất nhiều.

Tập dượt nghi lễ & tổ chức tiệc rehearsal

Ngay cả một lễ cưới đơn giản cũng nên có buổi tập dượt, để mọi người nắm rõ vai trò của mình trong ngày chính. Chỉ một lần diễn tập với người chủ hôn/chủ lễ và dàn phù dâu/phù rể cũng đủ giúp buổi lễ diễn ra mượt mà hơn, ai cũng tự tin hơn.

Bữa tiệc rehearsal (tiệc tối trước ngày cưới) thường là một dịp rất được yêu thích, vì đó là cơ hội để gia đình, bạn bè thân thiết gặp gỡ trong không khí ấm cúng, thân mật hơn tiệc chính. Dù là bữa ăn đơn giản, buổi tiệc này vẫn cần được chuẩn bị ở mức độ nhất định, do bạn hoặc bố mẹ hai bên đứng ra sắp xếp, để đảm bảo có không gian phù hợp.

Tốt nhất nên bắt đầu lên kế hoạch cho bữa tiệc rehearsal khoảng một tháng trước ngày cưới, trừ khi bạn định tổ chức một sự kiện cầu kỳ hơn nhiều so với một bữa ăn đơn giản. Trong trường hợp đó, hãy bắt đầu đặt chỗ và chuẩn bị từ sớm hơn, khoảng 6 tuần trước ngày cưới.

Chuẩn bị tiền tip cho nhà cung cấp

Hầu như không cặp đôi nào muốn trong ngày cưới vẫn phải ngồi chia tiền tip cho từng nhà cung cấp, hoặc giao cho người thân nhiệm vụ “tính toán tại chỗ”. Vì vậy, ý tưởng tốt nhất là bạn chuẩn bị sẵn tiền tip cho từng đơn vị từ trước, cho vào các phong bì ghi rõ tên.

Sau khi chuẩn bị xong, hãy giao nhiệm vụ phát phong bì cho một người đáng tin cậy trong dàn phù dâu/phù rể hoặc người thân. Chuẩn bị trước như vậy sẽ giúp bạn bớt đi một mối bận tâm trong đêm cưới.

Tạo lịch trình đám cưới chi tiết cho ngày cưới

Bất kỳ đám cưới nào cũng nên có lịch trình đám cưới ngày cưới được chuẩn bị trước và chia sẻ cho những người “nòng cốt” trong ekip. Việc mọi người cùng nắm rõ mốc thời gian, địa điểm và diễn biến giúp cả ngày cưới vận hành trơn tru.

Hãy sử dụng Mẫu Lịch Trình Ngày Cưới (Wedding Itinerary Template) như của chúng tôi, bạn sẽ thấy việc sắp xếp lịch trình trở nên nhanh chóng, nhẹ nhàng. Không cần gạch xóa trên giấy, không cần làm lại từ đầu. Với công cụ trực tuyến, bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa bất cứ lúc nào và chia sẻ ngay lập tức cho những người liên quan.

Kết luận

Tóm lại, nếu bạn đã sẵn sàng bắt tay vào chuẩn bị đám cưới trong mơ, thì checklist 6 tháng của chúng tôi là một nguồn tài liệu vô cùng giá trị. Lộ trình chi tiết, có thể in ra này chia nhỏ toàn bộ quá trình chuẩn bị thành những nhiệm vụ dễ quản lý, giúp bạn luôn đi đúng hướng ở mỗi bước. Với checklist và lộ trình chuẩn bị đám cưới này trong tay, bạn có thể tiến gần đến ngày trọng đại với sự tự tin và háo hức, bởi bạn biết rằng từng chi tiết đã được suy nghĩ và sắp xếp chu đáo. Chúc bạn chuẩn bị cưới thật vui và tràn đầy cảm hứng!