قائمة 
منسق الزفاف

ما هو منسق الزفاف؟

لنبدأ بتوضيح أهم نقطة. منسق الزفاف ليس هو مخطِّط الزفاف، فهما دوران مختلفان تمامًا. في الواقع، المنسقون نادرًا ما يخططون من البداية، بل يتولّون تنسيق وتنفيذ ما تم التخطيط له مسبقًا.

غالبًا ما يبدأ دور المنسق في يوم الزفاف نفسه أو في الأيام القليلة التي تسبقه. وهي الفترة التي قد تصبح فيها الأمور متسارعة قليلًا، ويحتاج فيها العروسان إلى شخص من خارج دائرة الزوجين يكون بارعًا في «تسيير أكثر من أمر في نفس الوقت»؛ يتابع مع الموردين، ويتأكد من وصول الطلبات، ويراقب سير جدول يوم الزفاف.

هل تشعر أنك مستعد لتولّي هذه المهمة؟ لنلقِ نظرة على ما ينبغي أن تتضمنه قائمة منسق الزفاف الخاصة بك.

قائمة منسق الزفاف

قسّمنا هذه القائمة إلى أقسام واضحة لتعرف بالتحديد ما الذي يجب القيام به ومتى. قد يقتصر دورك على يوم الزفاف نفسه، لكن من المفيد أن ترى ما يمكن أن تتضمنه قائمة منسق الزفاف في الأيام التي تسبق الحفل أيضًا.

صمّم قائمة مهامك الخاصة

متابعة الرد على الدعوات

كل عروسين تقريبًا يواجهان تأخرًا في الرد على الدعوات، فهذا أمر متوقَّع. والاتصال بالأقارب والأصدقاء وطلب جواب نهائي ليس مهمة ممتعة أبدًا. لذلك يكون من الرائع أحيانًا أن تُنقل هذه المسؤولية إلى شخص آخر يتولاها عنهم.

المساعدة في مخطط توزيع المقاعد

استخدام أداة توزيع مقاعد الزفاف عبر الإنترنت، مثل أداتنا، يجعل هذه المهمة في قائمة المنسق سهلة للغاية. يمكنك التعاون مع العروسين أينما كنت، ومساعدتهما في توزيع آخر الضيوف بشكل مناسب، وهي تجربة مرضية جدًا للطرفين.

تأكيد والتواصل مع الموردين

بغض النظر عن المرحلة التي تنضم فيها إلى تنظيم الزفاف كمنسق، سيكون من المتوقع أن تتعامل مع الموردين. عرِّفهم بنفسك في أقرب وقت ممكن، وتأكد من أنهم يعرفون أن أي مشكلة أو استفسار يجب أن يمر عن طريقك.

في الأيام التي تسبق الزفاف، وفي يوم الحفل نفسه، يمكن للتواصل الجيد مع الموردين أن يصنع الفارق في نجاح هذا اليوم الكبير.

إعداد جدول يوم الزفاف

بحسب درجة مشاركتك في تنظيم الزفاف، قد لا يُطلَب منك إعداد الجدول الزمني لليوم من الصفر، بل المساعدة في ترتيبه وتنسيقه والتأكد من وضوحه للجميع.

تنظيم المراحل الأخيرة من مطبوعات الزفاف

آخر ما يرغب به العروسان في الساعات التي تسبق زفافهما هو الانشغال باستلام المطبوعات أو تصحيح أخطائها. لذلك وجود منسق زفاف يتولى قائمة المطبوعات الورقية ويتأكد من أن كل قطعة جاهزة وصحيحة يُعد نعمة حقيقية.

مهام أخرى محتملة في قائمة منسق الزفاف

كل عروسين مختلفان، والمهام التي تُسلَّم إلى منسق الزفاف قد تختلف كثيرًا من حفل لآخر. إليك بعض المهام الإضافية التي قد يُطلب منك تولّيها:

• استلام وثائق عقد الزواج
• تنظيم دفعات الموردين والإكراميات
• استلام جميع الملابس المطلوبة ليوم الزفاف
• وضع خطة بديلة في حال تغير الطقس
• تجهيز حقيبة طوارئ

قائمة منسق الزفاف في يوم الحفل

هنا تبدأ اللحظة الأهم! هذا وقتك لتعمل بهدوء، لا لتكون في الواجهة. تعمل خلف الكواليس بصمت، تنسّق مع الموردين، وتُسعد الضيوف، وتعالج أي مشكلة تظهر في الطريق (مجازيًا، ونتمنى ألا تكون حرفيًا!).

يجب أن تكون على دراية تامة بجدول اليوم، وواثقًا من أنك مطّلع على كل حدث من المفترض أن يحدث خلال اليوم.

الحفاظ على هدوء وسعادة العروسين

التخلي عن التحكم في حفل زفاف خططا له لشهور ليس أمرًا سهلًا على أي عروسين. في صباح يوم الزفاف، زُرهما وطمئنهما بأن كل شيء يسير كما يجب. سيكونان متوترين وربما تحت ضغط نفسي. مهمتك أن تمتص هذا التوتر، وتحرص على أن كل ما يحتاجانه متوفر أمامهما.

التحكم في جدول الزفاف

حفلات الزفاف غالبًا ما تسير وفق جداول زمنية دقيقة، ومن مسؤوليتك التأكد من الالتزام بهذا الجدول. هذه واحدة من أهم المهام في قائمة منسق الزفاف، فقلّة من الناس تحب أن تكون الشخص الذي «يحرك» الحفل من فقرة لأخرى، لكن هذه هي مهمتك تمامًا، ويجب أن تدير الجدول بثقة وحزم لطيف.

تنسيق عمل الموردين

من الجيد أن تكتب أسماء جميع موردي الزفاف ضمن قائمة المنسق لديك، وتضع علامة بجانب كل واحد منهم عند وصوله إلى موقع الحفل، حتى لا يُنسى أحد. ويمكنك أيضًا وضع علامة عند انتهاء كل منهم من تقديم خدمته إذا أردت مستوى أعلى من التنظيم. وينطبق الأمر نفسه على شركات التأجير.

كن متاحًا لأي مشكلة تخص الموردين، وتأكد من أنهم يعرفون أن عليك أو على أحد مساعديك التوجه عندما يحين وقت استلام الدفعات.

توجيه المنظمين (الاستقبال)

من المفترض أن تحضر بروفة مراسم الزفاف وتدوّن طريقة دخول الضيوف وأماكن جلوسهم. باستخدام هذه المعلومات، وجّه المنظمين ووضّح لهم مهامهم، وتأكد من أنهم يرشدون الضيوف إلى أماكنهم بالشكل الصحيح.

تنسيق اللمسات الأخيرة للديكور

سواء كان الأمر يتعلق بنقل الزهور من قاعة العقد إلى قاعة الاستقبال، أو ترتيب بطاقات الأسماء وقوائم الطعام على الطاولات، فسيكون من مهامك تنفيذ تلك اللمسات الأخيرة في الديكور.

الإشراف على ترتيب وتنظيف الموقع بعد الحفل

تركنا «أجمل» مهمة للنهاية! ترتيب المكان بعد ليلة الزفاف ليس من المهام المحببة، وهذا مفهوم. لكن لا بد أن يقوم بها أحد. ليس بالضرورة أن تقوم بالتنظيف بنفسك، لكن الأهم أن يكون هناك شخص موجود في الموقع يتأكد من أن كل شيء تم جمعه وترتيبه كما يجب، وأنه لم يُترك أي شيء مهم وراءهم.