Сватба 
Контролен списък на координатора

Какво представлява сватбеният координатор?

Трябва да започнем с разглеждането на слона в стаята. Ами, сватбеният координатор не е същото като планиращия, това са две напълно уникални роли. Всъщност координаторите рядко планират нещо, те просто координират това, което вече е планирано.

Като цяло работата на координатора обикновено се извършва в деня на сватбата или в дните преди нея. Време, в което нещата могат да станат малко луди и всъщност просто имате нужда от някой извън брачната двойка, който е добър в метафоричното въртене на няколко чинии. Проверка на доставчиците, преследване на доставките и следене на сватбения график.

Чувствате ли се подготвени да поемете работата? Нека видим какво трябва да имате в контролния списък на вашия сватбен координатор.

Контролен списък на сватбения координатор

Разделихме този контролен списък на различни раздели, за да ви покажем по-добре какво точно трябва да се направи и кога. Възможно е да участвате само в деня на сватбата, но е полезно да видите какво евентуално би включил в контролния си списък един сватбен координатор в дните преди това.

Изгответе свой личен контролен списък

Проследяване на RSVP

Всяка двойка се сблъсква със закъснели RSVP, това е неизбежно. Обикалянето по телефона и моленето за отговор от близките никога не е забавна задача. Затова често е благословия да се разтовари посочената работа върху раменете на друг човек.

Помощ за схема на местата

Използването на онлайн инструмент за изготвяне на сватбена схема на местата, като нашия, прави тази работа с контролния списък на координатора безпроблемна. Сътрудничеството от която и да е точка на света, като помагате на разочарованата двойка да настани последните няколко гости, може да бъде наистина полезно преживяване.

Потвърждаване и проверка при доставчиците

Без значение в кой момент се присъединявате към сватбената хронология като координатор, от вас ще се очаква да работите с доставчици. Представете се възможно най-рано в процеса и се уверете, че те знаят, че ако има някакви проблеми или имат въпрос, трябва да минат през вас.

В дните, предшестващи сватбата, и в деня на сватбата добрата комуникация с доставчиците може да има решаващо значение за успеха на големия ден.

Създаване на сватбения график

В зависимост от степента на вашето участие в сватбата, от вас може да не се очаква да формулирате графика на деня от нулата. Но по-скоро ще помагате при създаването му.

Организиране на финалните етапи на сватбените канцеларски материали

Последното нещо, което брачната двойка иска да прави в часовете преди сватбата си, е да прибира или поправя грешки с канцеларските материали. Ето защо е толкова полезно да имате сватбен координатор, който може да вземе техния контролен списък с хартиени стоки и да се увери, че всеки елемент присъства и е правилен.

Други потенциални задачи от контролния списък на сватбения координатор

Всяка двойка е различна и задълженията, предадени на сватбения координатор, могат да варират в широки граници. Ето и някои други задачи, за които може да бъдете помолени да се погрижите:

• Вземане на брачни документи
• Организирайте плащанията и бакшишите на доставчиците
• Вземете всички необходими за деня тоалети
• Създайте план за черни дни
• Опаковайте комплект за спешни случаи

Контролен списък на координатора за деня на сватбата

Това е големият момент! Сега е вашето време не да блеснете, а да останете незабелязани по друг начин. Работете мълчаливо на заден план, организирайте доставчиците, поддържайте гостите щастливи и гасете пожари (не буквално, надяваме се).

Трябва да познавате много добре хронологията на деня и да се чувствате сигурни, че сте наясно с всяко събитие, което трябва да се случи през деня.

Поддържайте двойката щастлива и спокойна

Да се откажете от контрола върху сватбата, която сте планирали в продължение на месеци, не е лесно за никоя двойка. На сутринта на сватбата ги посетете и им предложете уверение, че всичко върви добре. Те ще бъдат притеснени и може би малко стресирани. Но вашата задача е да се справите и да се уверите, че имат всичко необходимо.

Контролирайте графика на сватбата

Сватбите трябва да се придържат към доста кратки графици и вашата задача е да гарантирате, че тази сватба ще се справи с тях. Това е една от най-критичните задачи в контролния списък на сватбения координатор, тъй като никой не обича да бъде този, който движи партито. Но това е буквално вашата работа и ще трябва уверено да следите за спазването на графика.

Координация на доставчиците

Добра идея е всеки от сватбените доставчици да бъде включен в контролния списък на координатора и буквално да се отметне от него, когато пристигне. По този начин никой няма да бъде забравен. Отбележете и кога са извършили услугата си, ако искате да сте супер организирани. Същото важи и за наемите.

Бъдете на разположение за всякакви проблеми с доставчиците и се уверете, че те знаят да дойдат при вас или при някой от вашите помощници, когато се изисква плащане.

Напътствие за придружителите

Ще присъствате на репетицията на церемонията и ще отбележите как точно ще влязат гостите и къде трябва да седнат. Имайки предвид тази информация, информирайте придружителите за техните задължения и се уверете, че те насочват гостите правилно.

Подреждане на елементи от декора в последния момент

Независимо дали става въпрос за пренасяне на цветя от церемонията до приема или за подреждане на табелките и менютата по масите - вашата задача ще бъде да извършвате тези работи по декора в последния момент.

Погрижете се за разчистването

Оставихме най-добрата работа за накрая! Почистването след предишната вечер никога не е популярна задача, по очевидни причини. Но някой трябва да го направи. Не е задължително да си изцапате ръцете, но е важно някой на място да се увери, че всичко е прибрано по подходящ начин и нищо не е забравено.