Сватбен 
контролен списък за координатора

Какво представлява сватбеният координатор?

Нека първо изясним най-важното. Сватбеният координатор не е същото като сватбения организатор — това са две напълно различни роли. Всъщност координаторите рядко планират нещо; те просто координират вече планираното.

По принцип работата на координатора се извършва в самия сватбен ден или през дните, които го предхождат. Това е моментът, в който нещата могат да станат малко хаотични и наистина е необходим човек извън двойката, който умее да движи едновременно множество задачи. Той комуникира с доставчиците, следи доставките и контролира сватбения график.

Чувствате ли се готови да поемете тази роля? Нека видим какво трябва да включва вашият контролен списък за сватбения координатор.

Контролен списък за сватбения координатор

Разделихме този контролен списък на различни секции, за да ви покажем по-ясно какво трябва да се направи и кога. Може да се включите само в самия сватбен ден, но е полезно да видите какво би могъл да включва контролният списък на сватбения координатор през предходните дни.

Създайте своя личен контролен списък

Проследяване на потвържденията за присъствие

Всяка двойка се сблъсква със закъснели потвърждения за присъствие — това е неизбежно. Да звъните на близки и да ги молите за отговор никога не е приятна задача. Затова често е истинско облекчение да я поверите на друг човек.

Помощ с разпределението на местата

С помощта на онлайн инструмент за разпределение на местата на сватбата, като нашия, тази задача от контролния списък на координатора става изключително лесна. Като работите заедно, независимо къде се намирате по света, и помагате на изнервената двойка да настани последните гости, можете да изживеете наистина удовлетворяващ момент.

Потвърждение и координация с доставчиците

Независимо на какъв етап от сватбения график се включите като координатор, от вас ще се очаква да работите с доставчиците. Представете се възможно най-рано и се уверете, че те знаят да се обръщат към вас при възникнал проблем или въпрос.

Добрата комуникация с доставчиците през дните преди сватбата и в самия ден може да се окаже решаваща за успеха на голямото събитие.

Създаване на сватбения график

В зависимост от степента на ангажираността ви с организацията може да не се очаква да изготвите графика на сватбения ден изцяло от нулата. Вместо това вероятно ще помагате при създаването му.

Организиране на финалните етапи по сватбените печатни материали

Последното нещо, с което младоженците искат да се занимават в часовете преди сватбата, е да вземат или да поправят грешки в сватбените печатни материали. Затова е изключително полезно да разполагат със сватбен координатор, който да провери списъка им с печатни материали и да се увери, че всеки артикул е наличен и изряден.

Други възможни задачи в контролния списък на сватбения координатор

Всяка двойка е различна и задълженията, възложени на сватбения координатор, могат да варират значително. Ето още няколко задачи, за които може да ви помолят да се погрижите:

• Вземане на документите за сключване на брак
• Организиране на плащанията и бакшишите за доставчиците
• Вземане на всички необходими тоалети за деня
• Създаване на план за дъждовно време
• Подготовка на аварийен комплект

Контролен списък за координатора в сватбения ден

Това е големият момент! Сега не е време да бъдете в центъра на вниманието, а напротив — да останете почти незабележими. Работете тихо зад кулисите, организирайте доставчиците, погрижете се гостите да се чувстват добре и предотвратявайте проблемите (надяваме се, не буквално пожари).

Трябва да познавате отлично графика на деня и да сте уверени, че сте наясно с всяко събитие, което трябва да се случи.

Поддържайте младоженците спокойни и щастливи

За всяка двойка е трудно да се откаже от контрола над сватба, която е планирала месеци наред. Сутринта на сватбата ги посетете и ги уверете, че всичко върви по план. Те ще бъдат нервни и вероятно малко напрегнати. Ваша работа е да запазите спокойствие и да се уверите, че разполагат с всичко необходимо.

Следете сватбения график

Сватбите трябва да следват сравнително стриктен график и ваша задача е да се уверите, че и тази ще го спази. Това е една от най-важните задачи в контролния списък на сватбения координатор, тъй като никой не обича да пришпорва празненството. Но именно това е част от работата ви и трябва уверено да следите за спазването на графика.

Координация с доставчиците

Добра идея е да включите всеки сватбен доставчик в своя контролен списък на координатора и да го отметнете при пристигането му. Така няма да пропуснете никого. Ако искате да сте изключително организирани, отбележете и когато всеки доставчик изпълни услугата си. Същото важи и за наетото оборудване.

Бъдете на разположение при възникнали проблеми с доставчиците и се уверете, че знаят да се обърнат към вас или към някого от вашите помощници, когато трябва да се извърши плащане.

Насочвайте разпоредителите

Ще сте присъствали на репетицията на церемонията и ще сте отбелязали точно как ще влизат гостите и къде трябва да бъдат настанени. На базата на тази информация обяснете задълженията на разпоредителите и се уверете, че насочват гостите правилно.

Организирайте последните декоративни елементи

Независимо дали става въпрос за пренасяне на цветята от церемонията до мястото на приема или за подреждане на картичките с имената и менютата по масите — ваша задача ще бъде да изпълните тези дейности по декорацията в последния момент.

Погрижете се за разтребването

Запазихме най-приятната задача за накрая! Разтребването след предишната нощ никога не е популярно занимание — по очевидни причини. Но някой трябва да го направи. Не е задължително лично да се изцапате, но е важно някой да бъде на място и да се увери, че всичко е разтребено както трябва и нищо не е забравено.