Контролен списък на 
сватбения координатор

Какво е сватбен координатор?

Първо трябва да изясним нещо важно. Сватбеният координатор не е същото като сватбен организатор – това са две напълно различни роли. Всъщност координаторите рядко планират самата сватба, те по-скоро координират това, което вече е планирано.

Обикновено работата на координатора е съсредоточена в самия сватбен ден или в дните непосредствено преди него. Точно тогава нещата могат да станат леко хаотични и е безценно да има човек извън младоженците, който умее да „жонглира“ с много задачи едновременно – да следи доставчиците, да преследва закъснели доставки и да държи под око сватбената програма.

Чувствате ли се готови да поемете тази роля? Нека видим какво трябва да присъства във вашия контролен списък за сватбен координатор.

Контролен списък за сватбен координатор

Разделихме този контролен списък на отделни части, за да е по-ясно какво се прави и кога. Може да сте ангажирани само в самия ден, но е полезно да видите какво един сватбен координатор би имал в списъка си и в дните преди сватбата.

Създайте своя личен контролен списък

Проследяване на отговорите на поканите

Всяка двойка се сблъсква със закъснели отговори на поканите – това е неизбежно. Да звъниш на близки и да ги молиш за окончателен отговор никога не е приятна задача. Затова често е истинско облекчение тази отговорност да бъде прехвърлена на друг човек.

Помощ с разпределението по маси

Използването на онлайн инструмент за подредба на сватбените места като нашия прави тази задача от контролния списък на координатора изключително лесна. Можете да помагате на двойката, дори да сте в друг град или държава, а да намерите място за последните няколко гости често се оказва изненадващо удовлетворяващо.

Потвърждаване и връзка с доставчиците

Независимо на кой етап от подготовката се включвате като координатор, ще се очаква да общувате с доставчиците. Представете се възможно най-рано и се уверете, че знаят: при въпроси или проблеми трябва да се обръщат към вас.

В дните преди сватбата и в самия ден добрата комуникация с доставчиците може да бъде решаваща за успеха на празника.

Изготвяне на сватбената програма

В зависимост от това доколко сте ангажирани с подготовката, може да не се очаква от вас да създадете пълната програма за деня от нулата, а по-скоро да помогнете за нейното оформяне и уточняване.

Организиране на финалните детайли по сватбената хартиена украса

Последното нещо, с което младоженците искат да се занимават в часовете преди сватбата, е да обикалят за взимане на покани, табели или да поправят грешки по тях. Ето защо е безкрайно полезно да има сватбен координатор, който да поеме техния контролен списък с печатни материали и да се увери, че всичко е налице и е изработено коректно.

Други възможни задачи в контролния списък на сватбения координатор

Всяка двойка е различна и задълженията, които се прехвърлят към сватбения координатор, могат да варират значително. Ето още няколко задачи, които може да ви бъдат възложени:

• Вземане на документите за сключване на брак
• Организиране на плащанията и бакшишите за доставчиците
• Вземане на всички облекла, нужни за деня
• Подготовка на резервен план при лошо време
• Подготовка на авариен комплект

Контролен списък за сватбения координатор в сватбения ден

Ето го големият момент! Сега не е време да блестите на преден план, а да останете почти незабележими. Работите тихо на заден план, координирате доставчиците, грижите се гостите да са доволни и „гасите пожари“ (надяваме се само в преносен смисъл).

Трябва да познавате програмата за деня в детайли и да сте уверени, че знаете за всяко събитие, което предстои през целия ден.

Пазете младоженците спокойни и щастливи

Да предадеш контрола върху сватба, която планираш с месеци, не е лесно за никоя двойка. В сватбената сутрин ги посетете, уверете ги, че всичко върви по план, и им дайте спокойствие. Те ще са развълнувани и вероятно леко напрегнати. Вашата задача е да поемете напрежението и да се погрижите да имат всичко необходимо.

Контрол върху сватбения график

Сватбите трябва да следват сравнително стегнат график и ваша отговорност е този график да се спазва. Това е една от най-важните задачи в контролния списък на сватбения координатор, защото никой не обича да бъде човекът, който „премества“ купона напред. Но това е точно вашата роля и трябва уверено да държите времето под контрол.

Координация с доставчиците

Добра идея е да включите всеки сватбен доставчик в своя контролен списък на координатора и буквално да отбелязвате кой е пристигнал. Така никой няма да бъде пропуснат. Ако искате да сте суперорганизирани, отбелязвайте и кога са изпълнили услугата си. Това важи и за всички наеми.

Бъдете на разположение при всякакви проблеми с доставчиците и се уверете, че знаят да търсят вас или някой от вашите помощници, когато стане въпрос за плащане.

Напътствия за шаферите-уредници

Ще присъствате на репетицията на церемонията и ще отбележите как точно влизат гостите и къде трябва да бъдат настанени. С тази информация в ръка инструктирайте шаферите-уредници за техните задължения и се уверете, че насочват гостите правилно.

Последни щрихи по декорацията

Дали ще пренасяте цветята от церемонията към ресторанта, или ще подреждате табелки с имената и менюта по масите – ваша задача ще е да изпълните всички последни задачи по декорацията.

Грижа за почистването след празника

Най-хубавото оставихме за накрая! Да се разчиства след сватбената вечер рядко е любима задача, по очевидни причини. Но някой трябва да я свърши. Не е задължително вие лично да вършите физическата работа, но е важно да има човек на място, който да следи всичко да бъде прибрано както трябва и нищо ценно да не остане забравено.