Casament 
Llista de tasques del coordinador

Què és un coordinador de casaments?

Comencem aclarint el més important. Un coordinador de casaments no és el mateix que un organitzador: són dues funcions completament diferents. De fet, els coordinadors poques vegades planifiquen res; simplement coordinen allò que ja s'ha planificat.

En general, la feina d'un coordinador es fa el mateix dia del casament o durant els dies previs. És un moment en què les coses es poden complicar una mica i en què cal algú, al marge de la parella, que sàpiga gestionar moltes tasques alhora. Comprovar que els proveïdors hi siguin, fer el seguiment dels lliuraments i controlar el calendari del casament.

Us sentiu preparats per assumir aquesta tasca? Vegem què hauríeu d'incloure a la vostra llista de tasques com a coordinador de casaments.

Llista de tasques del coordinador del casament

Hem dividit aquesta llista en diferents seccions perquè pugueu veure millor què cal fer i quan. Potser només hi participareu el mateix dia, però és útil saber què podria incloure la llista de tasques d'un coordinador durant els dies previs.

Dissenyeu la vostra llista de tasques personal

Fer el seguiment de les confirmacions d'assistència

Totes les parelles reben confirmacions d'assistència tardanes; és inevitable. Trucar als familiars i amics per demanar-los una resposta no és mai una tasca agradable. Per això, sovint és una benedicció poder delegar-la en una altra persona.

Ajudar amb el pla de taules

Utilitzar una eina en línia per crear el pla de taules del casament, com la nostra, fa que aquesta tasca de la llista del coordinador sigui molt senzilla. Col·laborar des de qualsevol lloc del món i ajudar la parella, potser una mica frustrada, a trobar lloc per als últims convidats pot ser una experiència molt gratificant.

Confirmar i contactar amb els proveïdors

Sigui quin sigui el moment en què us incorporeu al calendari del casament com a coordinador, s'espera que tracteu amb els proveïdors. Presenteu-vos tan aviat com sigui possible i assegureu-vos que sàpiguen que, si hi ha cap problema o tenen alguna pregunta, s'han d'adreçar a vosaltres.

Durant els dies previs al casament i el mateix dia, mantenir una bona comunicació amb els proveïdors pot marcar tota la diferència en l'èxit del gran dia.

Crear el calendari del casament

Segons el vostre grau d'implicació en el casament, potser no s'espera que elaboreu des de zero el calendari del dia, sinó que ajudeu a crear-lo.

Organitzar els últims preparatius de la papereria del casament

L'últim que vol fer la parella durant les hores prèvies al casament és anar a recollir la papereria o corregir-ne els errors. Per això és tan útil comptar amb un coordinador de casaments que pugui revisar la llista de materials impresos i assegurar-se que tot hi sigui i sigui correcte.

Altres tasques possibles de la llista del coordinador

Cada parella és diferent, i les tasques que s'encomanen a un coordinador de casaments poden variar molt. Aquestes són algunes altres feines que us podrien demanar:

• Recollir els documents del matrimoni
• Organitzar els pagaments i les propines dels proveïdors
• Recollir tots els vestits i complements necessaris per al dia
• Crear un pla alternatiu per si plou
• Preparar el kit d'emergència

Llista de tasques del coordinador el dia del casament

Aquest és el gran moment! Ara no us toca brillar, sinó passar desapercebuts. Treballareu discretament entre bastidors, organitzant els proveïdors, procurant que els convidats estiguin contents i resolent qualsevol imprevist —esperem que no hi hagi focs de debò!—.

Heu de conèixer molt bé el calendari del dia i sentir-vos segurs que esteu al corrent de tots els esdeveniments que han de tenir lloc.

Mantenir la parella contenta i tranquil·la

Renunciar al control d'un casament que heu estat planificant durant mesos no és fàcil per a cap parella. El matí del casament, aneu-los a veure i transmeteu-los la tranquil·litat que tot avança correctament. Estaran nerviosos i potser una mica estressats. Però la vostra feina és mantenir la calma i assegurar-vos que tinguin tot el que necessiten.

Controlar l'horari del casament

Els casaments han de seguir horaris força ajustats, i la vostra feina és assegurar-vos que aquest també ho faci. És una de les tasques més importants de la llista d'un coordinador, ja que a ningú li agrada ser qui ha d'anar fent avançar la festa. Però aquesta és literalment la vostra feina, i haureu de controlar el calendari amb seguretat.

Coordinar els proveïdors

És una bona idea incloure cadascun dels proveïdors del casament a la vostra llista del coordinador i marcar-los un per un a mesura que arribin. D'aquesta manera, no us en descuidareu cap. Si voleu ser molt organitzats, també podeu marcar-los quan hagin prestat el servei. El mateix s'aplica als lloguers.

Estigueu disponibles per resoldre qualsevol problema amb els proveïdors i assegureu-vos que sàpiguen que s'han d'adreçar a vosaltres o a un dels vostres ajudants quan calgui fer un pagament.

Guiar els acomodadors

Haureu assistit a l'assaig de la cerimònia i haureu anotat exactament com entraran els convidats i on s'asseuran. Amb aquesta informació, expliqueu als acomodadors quines són les seves funcions i assegureu-vos que guiïn els convidats correctament.

Organitzar els últims detalls de la decoració

Tant si es tracta de traslladar les flors de la cerimònia al banquet com d'organitzar els identificadors de lloc i els menús a les taules, us correspondrà fer aquestes tasques de decoració d'última hora.

Supervisar la recollida

Hem deixat la millor tasca per al final! Recollir després de la festa no és mai una tasca gaire popular, per raons òbvies. Però algú ho ha de fer. No cal que us embruteu les mans, però és important que hi hagi algú al lloc de la celebració per assegurar-se que tot es reculli adequadament i que no s'hi deixi res.