Llista de verificació del 
coordinador de casaments

Què és un coordinador de casaments?

Comencem pel més important. Un coordinador de casaments no és el mateix que un wedding planner: són dos rols completament diferents. De fet, els coordinadors gairebé mai no planifiquen res des de zero; la seva funció principal és coordinar allò que la parella ja ha planificat.

En general, la feina del coordinador se centra sobretot el mateix dia del casament o els dies previs. Just en aquell moment en què tot es pot descontrolar una mica i la parella necessita algú extern, capaç de «fer malabars» amb moltes coses alhora: parlar amb els proveïdors, perseguir lliuraments i controlar el cronograma del casament.

Et veus amb cor d’assumir aquest paper? Vegem què hauria d’incloure la teva llista de verificació de coordinador de casaments.

Llista de verificació del coordinador de casaments

Hem dividit aquesta llista de verificació en diferents seccions perquè sigui més fàcil veure què s’ha de fer i en quin moment. Potser només hi participaràs el mateix dia del casament, però és molt útil conèixer tot el que un coordinador podria tenir a la seva llista en els dies previs.

Dissenya la teva llista de verificació personal

Reclamar confirmacions d’assistència

Totes les parelles acaben tenint convidats que triguen a confirmar l’assistència: és inevitable. Trucar i insistir a familiars i amics perquè donin una resposta mai no és una tasca agradable. Per això sovint és un gran alleujament poder delegar aquesta feina en una altra persona.

Ajudar amb el pla de taules

Fer servir una eina en línia per al pla de taules del casament, com la nostra, converteix aquesta tasca de la llista de verificació del coordinador en alguna cosa molt més senzilla. Podeu col·laborar des d’on sigueu i ajudar la parella, ja esgotada, a decidir on seuran els últims convidats: pot ser una experiència molt gratificant.

Confirmar i fer seguiment amb els proveïdors

Sigui quin sigui el moment en què t’incorporis a l’organització del casament, com a coordinador hauràs de tractar amb els proveïdors. Presenta’t com més aviat millor i deixa clar que, si hi ha cap problema o dubte, han de passar per tu.

Els dies previs al casament, i sobretot el mateix dia, una bona comunicació amb els proveïdors pot marcar la diferència en l’èxit de l’esdeveniment.

Crear el cronograma del casament

Segons el grau d’implicació que tinguis en el casament, potser no se t’exigirà que elaboris des de zero el cronograma del dia, sinó que simplement hi donis suport i ajudis a donar-li forma.

Organitzar les últimes fases de la papereria del casament

L’última cosa que la parella vol fer poques hores abans del casament és anar a recollir la papereria o resoldre errades als impressos. Per això és tan pràctic tenir un coordinador de casaments que pugui revisar la seva llista de targetons, cartells i altres elements de paper i comprovar que no en falta cap i que tot és correcte.

Altres possibles tasques del coordinador de casaments

Cada parella és un món, i les responsabilitats que es deleguen a un coordinador de casaments poden variar molt. Aquests són alguns altres encàrrecs que et podrien demanar:

• Recollir la documentació del matrimoni
• Organitzar els pagaments i les propines dels proveïdors
• Recollir tots els vestits i conjunts que es faran servir el dia del casament
• Crear un pla alternatiu en cas de pluja
• Preparar un kit d’emergència

Llista de verificació del coordinador el dia del casament

Arriba el gran moment! Ara no es tracta de ser el protagonista, sinó justament de passar desapercebut. Treballaràs en silenci, entre bastidors, coordinant proveïdors, atenent els convidats i apagant focs (esperem que només en sentit figurat).

Has de conèixer molt bé el cronograma del dia i sentir-te segur que tens controlats tots els moments i actes previstos.

Mantenir la parella tranquil·la i feliç

Cedir el control d’un casament que s’ha estat preparant durant mesos no és fàcil per a cap parella. El matí del casament, passa a veure’ls i transmet-los calma: explica’ls que tot avança segons el previst. Estaran nerviosos i potser una mica estressats, però la teva feina és assumir-ho i assegurar-te que no els falti res.

Controlar l’horari del casament

Els casaments han de seguir un horari força ajustat, i la teva responsabilitat és que aquest es compleixi. És una de les tasques més importants de la llista de verificació d’un coordinador de casaments, perquè a ningú li agrada ser qui «fa avançar» la festa. Però aquesta és literalment la teva funció, i hauràs de mantenir el cronograma sota control amb seguretat i fermesa.

Coordinació amb els proveïdors

És una bona idea tenir tots els proveïdors del casament apuntats a la teva llista de verificació del coordinador i anar-los marcant a mesura que arribin. Així t’assegures que no te’n deixes cap. Si vols ser especialment organitzat, pots marcar també quan hagin completat el seu servei. El mateix s’aplica als lloguers.

Estigues disponible per resoldre qualsevol incidència amb els proveïdors i assegura’t que saben que han de dirigir-se a tu, o a algun dels teus ajudants, quan arribi el moment de fer el pagament.

Guiar els acomodadors

Hauràs assistit a l’assaig de la cerimònia i sabràs exactament com han d’entrar els convidats i on s’han d’asseure. Amb aquesta informació, explica als acomodadors quines són les seves funcions i comprova que estan guiant els convidats correctament.

Organitzar els últims detalls de la decoració

Ja sigui traslladar les flors de la cerimònia al banquet o col·locar els targetons amb els noms i els menús a les taules, et tocarà fer totes aquelles tasques de decoració d’última hora.

Supervisar la recollida

Hem deixat la millor feina per al final! Recollir-ho tot l’endemà mai no és la tasca més popular, per motius evidents. Però algú ho ha de fer. No cal que siguis tu qui ho reculli tot físicament, però sí que és important que hi hagi algú al lloc assegurant-se que tot s’ha desmuntat i retirat correctament i que no s’ha quedat res oblidat.