Svatební 
Kontrolní seznam koordinátora

Co je koordinátor svatby?

Nejprve si pojďme vyjasnit jednu zásadní věc. Koordinátor svatby není totéž co svatební plánovač – jde o dvě zcela odlišné role. Koordinátoři ve skutečnosti jen zřídka něco plánují; jednoduše koordinují to, co už bylo naplánováno.

Koordinátor obvykle pracuje v den svatby nebo během dnů, které jí předcházejí. Právě tehdy může začít být všechno trochu hektické a je potřeba někdo mimo snoubenecký pár, kdo dokáže obrazně žonglovat s několika úkoly najednou. Komunikuje s dodavateli, hlídá doručení a sleduje svatební harmonogram.

Cítíte se připraveni se této role ujmout? Pojďme se podívat, co by mělo být ve vašem kontrolním seznamu koordinátora svatby.

Kontrolní seznam koordinátora svatby

Tento kontrolní seznam jsme rozdělili do několika částí, abyste lépe viděli, co je potřeba udělat a kdy. Možná se zapojíte až v samotný den svatby, ale je užitečné vědět, co všechno může mít koordinátor svatby ve svém seznamu úkolů v předchozích dnech.

Vytvořte si osobní kontrolní seznam

Zajistěte potvrzení účasti

Pozdní potvrzení účasti se nevyhne žádný pár, je to nevyhnutelné. Obvolávat blízké a prosit je o odpověď není nikdy příjemný úkol. Proto je často požehnáním přenechat tuto povinnost někomu jinému.

Pomozte s plánem zasedacího pořádku

Použití online nástroje pro plánování zasedacího pořádku, jako je ten náš, vám tento úkol v kontrolním seznamu koordinátora výrazně usnadní. Spolupracovat můžete odkudkoli na světě a pomoci frustrovanému páru usadit posledních několik hostů může být opravdu příjemná a smysluplná zkušenost.

Potvrďte si dodavatele a přivítejte je

Ať už se do svatebního harmonogramu jako koordinátor zapojíte kdykoli, bude se od vás očekávat komunikace s dodavateli. Představte se jim co nejdříve a ujistěte se, že vědí, aby se v případě problémů nebo dotazů obraceli na vás.

Dobrá komunikace s dodavateli v dnech před svatbou i během samotného dne může mít na úspěch celé události zásadní vliv.

Vytvořte svatební harmonogram

V závislosti na míře vašeho zapojení do svatby se od vás možná nebude očekávat, že harmonogram dne vytvoříte úplně od začátku. Spíše pomůžete s jeho sestavením.

Zařiďte poslední úpravy svatebních tiskovin

To poslední, čemu se snoubenci chtějí věnovat v hodinách před svatbou, je vyzvedávání tiskovin nebo oprava chyb v nich. Proto je tak užitečné mít koordinátora svatby, který převezme jejich seznam tiskovin a zkontroluje, že je vše připravené a správně.

Další možné úkoly v kontrolním seznamu koordinátora svatby

Každý pár je jiný a povinnosti svěřené koordinátorovi svatby se mohou značně lišit. Zde jsou některé další úkoly, o které vás mohou požádat:

• Vyzvednutí dokumentů potřebných k uzavření manželství
• Zajistit platby dodavatelům a spropitné
• Vyzvednout všechny oděvy potřebné na daný den
• Připravit plán pro případ deště
• Sbalit pohotovostní svatební sadu

Kontrolní seznam koordinátora v den svatby

Nastal velký den! Teď není vaším úkolem zářit, ale naopak zůstat pokud možno v pozadí. Tiše pracovat v zákulisí, koordinovat dodavatele, starat se o spokojenost hostů a hasit případné problémy (snad ne doslova).

Svatební harmonogram byste měli znát opravdu dokonale a měli byste si být jistí, že víte o každém okamžiku a události, které se mají během dne odehrát.

Udržujte pár v klidu a dobré náladě

Vzdát se kontroly nad svatbou, kterou pár plánoval několik měsíců, není snadné. Ráno v den svatby za nimi zajděte a ujistěte je, že všechno probíhá podle plánu. Budou nervózní a možná i trochu ve stresu. Vaším úkolem je ale zachovat klid a zajistit, aby měli vše, co potřebují.

Dohlédněte na svatební harmonogram

Svatby se musí držet poměrně přesného časového plánu a vaším úkolem je zajistit, aby tomu tak bylo i tentokrát. Jde o jeden z nejdůležitějších úkolů v kontrolním seznamu koordinátora svatby, protože nikdo nerad popohání probíhající oslavu. Je to ale doslova vaše práce a budete muset harmonogram sebejistě hlídat.

Koordinace dodavatelů

Je dobré mít každého svatebního dodavatele ve svém kontrolním seznamu koordinátora a po jeho příchodu si ho odškrtnout. Tak na nikoho nezapomenete. Pokud chcete být opravdu pečliví, odškrtněte si dodavatele znovu i po dokončení jeho služby. Totéž platí pro zapůjčené vybavení.

Buďte k dispozici při řešení jakýchkoli problémů s dodavateli a ujistěte se, že vědí, že se mají obrátit na vás nebo na některého z vašich pomocníků, až bude potřeba provést platbu.

Veďte uvaděče

Zúčastnili jste se zkoušky obřadu a přesně víte, jak budou hosté přicházet a kde mají být usazeni. S těmito informacemi seznamte uvaděče s jejich povinnostmi a ujistěte se, že hosty správně vedou.

Zařiďte poslední dekorace

Ať už jde o převoz květin z místa obřadu na hostinu, nebo o rozmístění jmenovek a jídelních lístků na stolech, vaším úkolem bude postarat se o tyto poslední dekoratérské práce.

Dohlédněte na úklid

Nejlepší úkol jsme si nechali nakonec! Uklízet po předchozí noci není z pochopitelných důvodů nikdy oblíbená činnost. Někdo to ale udělat musí. Nemusíte si nutně ušpinit ruce, ale je důležité, aby byl někdo na místě a dohlédl, že je vše řádně uklizené a na nic se nezapomnělo.