Kontrolní seznam 
svatebního koordinátora

Co je svatební koordinátor?

Měli bychom začít tím, že se budeme zabývat slonem v místnosti. No, svatební koordinátor není totéž co plánovač, jsou to dvě zcela jedinečné role. Koordinátoři ve skutečnosti málokdy něco plánují, pouze koordinují to, co již bylo naplánováno.

Obecně platí, že práce koordinátora se obvykle vykonává v den svatby nebo ve dnech, které svatbě předcházejí. Tedy v době, kdy se věci mohou trochu zvrtnout a kdy vlastně potřebujete jen někoho mimo svatební pár, kdo umí obrazně řečeno roztočit více talířů. Kontrolovat dodavatele, honit se za dodávkami a sledovat časový plán svatby.

Cítíte se na tuto práci připraveni? Podívejme se, co byste měli mít na svém kontrolním seznamu svatebního koordinátora.

Kontrolní seznam svatebního koordinátora

Tento kontrolní seznam jsme rozdělili do různých částí, abychom vám lépe ukázali, co a kdy je třeba udělat. Možná se vás to bude týkat až v den svatby, ale je užitečné se podívat, co by měl svatební koordinátor na svém kontrolním seznamu v předchozích dnech.

Vytvořte si svůj osobní kontrolní seznam

Chase RSVP

Každý pár se setká s pozdními RSVP, to je nevyhnutelné. Obvolávání a žadonění o odpověď od blízkých není nikdy zábavný úkol. Proto je často požehnáním přenést tuto práci na bedra jiné osoby.

Nápověda k zasedacímu pořádku

Použití online nástroje pro sestavení svatebního zasedacího pořádku, jako je ten náš, usnadňuje tuto práci koordinátora. Spolupráce z jakéhokoli místa na světě a pomoc frustrovanému páru s usazením posledních pár hostů může být opravdu obohacující zkušeností.

Potvrzení a přihlášení u prodejců

Bez ohledu na to, v jakém okamžiku se zapojíte do časového plánu svatby jako koordinátor, se od vás očekává, že budete jednat s dodavateli. Představte se jim co nejdříve v průběhu procesu a ujistěte se, že pokud se vyskytnou nějaké problémy nebo budou mít dotaz, mají se obrátit na vás.

Ve dnech před svatbou i v den svatby může dobrá komunikace s dodavateli rozhodnout o úspěchu celého velkého dne.

Vytvoření svatební časové osy

V závislosti na míře vašeho zapojení do svatby se od vás nemusí očekávat, že budete od začátku formulovat časový plán dne. Ale spíše pomáhat při jeho tvorbě.

Organizace závěrečných fází svatebních tiskovin

Poslední věc, kterou by snoubenci chtěli dělat v hodinách před svatbou, je vybírání nebo opravování chyb v tiskovinách. Proto je tak užitečné mít svatebního koordinátora, který může vzít jejich kontrolní seznam papírenského zboží a zajistit, aby každá položka byla přítomna a správná.

Další potenciální úkoly svatebního koordinátora na kontrolním seznamu

Každý pár je jiný a povinnosti svěřené svatebnímu koordinátorovi se mohou velmi lišit. Zde jsou některé další úkoly, o které můžete být požádáni:

• Vyzvednutí dokladů o sňatku
• Zajištění plateb a spropitného pro dodavatele
• Vyzvedněte si veškeré oblečení potřebné pro daný den
• Vytvoření plánu pro případ deštivých dnů
• Balení nouzové sady

Kontrolní seznam svatebního koordinátora

Tohle je ten velký okamžik! Teď je váš čas, abyste nezazářili, ale abyste jinak zůstali nepovšimnuti. Tiše pracovat v pozadí, organizovat dodavatele, starat se o spokojenost hostů a hasit požáry (doufejme, že ne doslova).

Měli byste dobře znát časový plán dne a být si jisti, že víte o všech událostech, které se mají během dne stát.

Udržujte pár šťastný a klidný

Vzdát se kontroly nad svatbou, kterou jste plánovali několik měsíců, není pro žádný pár snadné. Ráno v den svatby je navštivte a ujistěte se, že vše probíhá v pořádku. Budou nervózní a možná i trochu vystresovaní. Ale vaším úkolem je to ustát a zajistit, aby měli vše, co potřebují.

Kontrola svatebního plánu

Svatby se musí držet poměrně pevného harmonogramu a vaším úkolem je zajistit, aby tomu tak bylo i v tomto případě. Jedná se o jeden z nejdůležitějších úkolů na seznamu svatebních koordinátorů, protože nikdo nemá rád, když je to on, kdo posouvá oslavu kupředu. Ale je to doslova vaše práce a budete muset s jistotou udržet časový harmonogram pod kontrolou.

Koordinace prodejců

Je dobré mít všechny svatební dodavatele na seznamu koordinátora a doslova si je odškrtávat, jakmile dorazí. Tak se na nikoho nezapomene. Pokud chcete mít super organizaci, odškrtněte si také, kdy svou službu vykonali. Totéž platí pro pronájmy.

Buďte k dispozici v případě jakýchkoli problémů s prodejci a ujistěte se, že mají přijít za vámi nebo za jedním z vašich pomocníků, když je požadována platba.

Vedení uvaděčů

Určitě jste se zúčastnili zkoušky obřadu a přesně jste si poznamenali, jak budou hosté vstupovat a kde by měli sedět. S těmito informacemi informujte uvaděče o jejich povinnostech a ujistěte se, že hosty správně navádějí.

Zařizování dekorací na poslední chvíli

Ať už se jedná o přepravu květin z obřadu na recepci, nebo o aranžování jmenovek a jídelních lístků na stolech, bude vaším úkolem na poslední chvíli zajistit výzdobu.

Postarejte se o úklid

Nejlepší práci jsme si nechali na konec! Uklízení po předešlé noci není z pochopitelných důvodů nikdy oblíbeným úkolem. Ale někdo to udělat musí. Nemusíte si nutně ušpinit ruce, ale je důležité, aby někdo na místě dohlédl na to, aby bylo vše řádně uklizeno a na nic se nezapomnělo.