Kontrolní seznam 
svatebního koordinátora

Kdo je svatební koordinátor?

Nejdřív je potřeba vyjasnit jednu zásadní věc. Svatební koordinátor není totéž co svatební plánovač – jde o dvě odlišné role. Ve skutečnosti koordinátoři většinou nic neplánují, ale koordinují to, co už je naplánované.

Práce koordinátora se většinou odehrává v samotný svatební den nebo v několika dnech před ním. To bývá období, kdy začíná být trochu chaos a je potřeba někdo mimo snoubence, kdo zvládne „žonglovat“ s několika věcmi najednou – komunikovat s dodavateli, hlídat doručení a dohlížet na svatební harmonogram.

Cítíte se připraveni tuhle roli přijmout? Podívejme se, co by nemělo chybět na vašem kontrolním seznamu svatebního koordinátora.

Kontrolní seznam svatebního koordinátora

Kontrolní seznam jsme rozdělili do několika částí, aby bylo jasné, co se má dělat a kdy. Možná se do příprav zapojíte až v samotný den, ale je užitečné vidět, co všechno by mohl mít svatební koordinátor na seznamu i v předchozích dnech.

Navrhněte si vlastní kontrolní seznam

Dohnat odpovědi na pozvánky

Pozdní reakce na pozvánky zažije každý pár – je to téměř jistota. Obvolávat rodinu a přátele a prosit je o odpověď není zrovna příjemný úkol. Právě proto je velkou úlevou, když lze tuhle povinnost předat na bedra někoho jiného.

Pomoc se zasedacím pořádkem

Použití online nástroje na zasedací pořádek svatby, jako je ten náš, vám tenhle úkol z kontrolního seznamu koordinátora maximálně usnadní. Můžete spolupracovat odkudkoli na světě a pomoci zoufalému páru dosadit poslední hosty tam, kam patří – a přitom z toho mít dobrý pocit.

Potvrdit a průběžně kontaktovat dodavatele

Ať už se do svatebního harmonogramu zapojíte v jakékoli fázi, počítejte s tím, že budete jednat s dodavateli. Představte se jim co nejdříve a ujistěte je, že pokud nastane problém nebo budou mít dotaz, mají se obracet na vás.

V dnech před svatbou i v samotný den dělá dobrá komunikace s dodavateli obrovský rozdíl v tom, jak hladce celý velký den proběhne.

Vytvořit svatební harmonogram

Podle toho, jak moc jste do svatby zapojeni, po vás možná nikdo nebude chtít, abyste časový plán dne vymýšleli úplně od začátku. Spíš budete pomáhat s jeho doladěním a praktickým nastavením.

Doladit poslední kroky svatebních tiskovin

Poslední, co chtějí snoubenci pár hodin před svatbou řešit, je vyzvedávání nebo opravování chyb na svatebních tiskovinách. Proto je nesmírně užitečné mít svatebního koordinátora, který vezme jejich seznam papírových materiálů a postará se o to, že všechny položky budou připravené a v pořádku.

Další možné úkoly na kontrolním seznamu svatebního koordinátora

Každý pár je jiný a náplň práce, kterou předají svatebnímu koordinátorovi, se může výrazně lišit. Tady je několik dalších úkolů, o které vás mohou požádat:

• Vyzvednutí svatebních dokumentů
• Domluva plateb a spropitného pro dodavatele
• Vyzvednutí všech outfitů potřebných na svatební den
• Vytvoření plánu pro případ deště
• Sbalení pohotovostní (krizové) sady

Kontrolní seznam svatebního koordinátora na svatební den

Teď přichází ten hlavní okamžik! Vaším úkolem není být středem pozornosti, ale naopak nenápadně fungovat v zákulisí. Tiše organizovat dodavatele, starat se o spokojenost hostů a „hasit požáry“ (doufejme jen obrazně).

Měli byste dokonale znát harmonogram dne a mít jistotu, že víte o každé události, která má během svatby proběhnout.

Udržet pár v klidu a pohodě

Předat kontrolu nad svatbou, kterou pár plánoval měsíce, není pro nikoho jednoduché. Ráno ve svatební den za nimi zajděte, ujistěte je, že vše běží podle plánu, a nabídněte pomoc. Budou nervózní a možná i trochu ve stresu. Vaším úkolem je to ustát a postarat se o to, aby měli všechno, co potřebují.

Hlídání svatebního harmonogramu

Svatby se musí držet poměrně přesného časového plánu a vy jste ten, kdo dohlíží, aby se to podařilo. Je to jeden z nejdůležitějších bodů na kontrolním seznamu svatebního koordinátora, protože nikdo nechce být ten, kdo „popohání“ zábavu. Ale přesně to je vaše role – s jistotou udržet časový plán pod kontrolou.

Koordinace dodavatelů

Je dobré mít všechny svatební dodavatele uvedené na vašem kontrolním seznamu koordinátora a postupně je odškrtávat, jak přijíždějí. Díky tomu na nikoho nezapomenete. Pokud chcete být opravdu precizní, můžete si odškrtávat i to, kdy dokončili svou službu. Totéž platí pro zapůjčené vybavení.

Buďte k dispozici pro případné problémy s dodavateli a ujistěte je, že při řešení plateb se mají obracet na vás nebo na některého z vašich pomocníků.

Instruktáž pro uvaděče

Zúčastníte se zkoušky obřadu a zaznamenáte si, jak budou hosté přicházet a kde mají sedět. S těmito informacemi pak seznámíte uvaděče a ujistíte se, že hosty správně navigují.

Doladění posledních prvků výzdoby

Ať už jde o přenesení květin z obřadu na hostinu, nebo o rozmístění jmenovek a menu na stoly – právě vy budete mít na starosti tyto poslední dekorační úkoly.

Dohled nad úklidem po svatbě

Nechali jsme si „nejlepší“ úkol na konec! Úklid po probdělé noci není oblíbená činnost, z pochopitelných důvodů. Někdo to ale udělat musí. Nemusíte nutně všechno uklízet osobně, ale je důležité, aby byl někdo na místě a dohlédl, že je vše správně sklizeno a nic tam nezůstalo.