Plánování svatebního itineráře v destinaci s našimi odbornými tipy a ukázkami

• Jste připraveni naplánovat svou destinační svatbu?
• Výhody destinačního svatebního itineráře
• Jasná organizace od začátku
• Koordinace dodavatelů
• Srozumitelnost pro hosty
• Tipy odborníků, jak naplánovat dokonalý svatební itinerář v destinaci
• Cestování a ubytování by mělo být prioritou
• Nechte hosty odpočívat
• Zapojte místní kulturu
• Udělejte ze zkušební večeře velkou událost
• Nezapomeňte na plán B
• Promíchejte atmosféru událostí
• Poskytněte hostům přístup ke svatebnímu plánu
• Naplánujte si časový harmonogram na minutu přesně.
• Využijte online RSVP nebo svatební webové stránky k získání informací o hostech
• Vzorový itinerář destinační svatby
• Den 1 - Příjezd svatebních hostů do destinace
• Den 2 - Zkušební večeře a volný den pro hosty
• Den 3 - Svatební obřad a hostina
• Den 4 - Rozlučková večeře
• Naplánujte si svatbu jako profesionál

Výhody destinačního svatebního itineráře

Kromě tempa existuje spousta důvodů, proč je plánování časového harmonogramu svatby v zahraničí nezbytné. Zejména pokud se ujímáte role svatebního koordinátora. Protože tato práce zahrnuje nespočet pohyblivých částí, a pokud si nedáte pozor, může se to rychle zvrtnout.

Podle našeho názoru je nejlepším způsobem, jak se vyhnout zmatkům při plánování svatby, včasné zmapování svatebního itineráře a jeho úprava v průběhu blížícího se velkého dne.

Zde se dozvíte, jak může skvělý itinerář zlepšit vaše plánování a vytvořit pro vaše hosty zážitek na celý život.

Jasná organizace od začátku

Věříme, že skvělý itinerář je základem dobře naplánované svatby, a měl by být vytvořen hned po potvrzení obřadu a hostiny. Protože tyto dva pevné body představují kotvu pro zbytek svatebního plánu.

Destinační svatby se nijak neliší, jsou jen delší. V každý den vaší svatby v zahraničí se bude konat alespoň jedna významná událost, kolem které lze naplánovat další akce.

Koordinace dodavatelů

Jak jsme již řekli, svatby vyžadují spolupráci mnoha lidí, aby se dostaly přes čáru. A to platí zejména pro vícedenní svatby v destinaci, protože páry obvykle potřebují více dodavatelů, a to po delší dobu ve srovnání s místními oslavami. Navíc je neobvyklé, že se páry s najatými dodavateli setkají osobně ještě před příjezdem do destinace. Často tak mají páry jen málo příležitostí projít si, jak chtějí, aby průběh událostí vypadal.

Vytvořte podrobný itinerář svatebního víkendu a vaši dodavatelé budou přesně vědět, jak chcete, aby každý den vypadal. A budou rozumět své roli v rámci časového plánu. Což pomůže, aby události probíhaly hladce a nedocházelo ke zpoždění.

Srozumitelnost pro hosty

Itinerář svatebního víkendu v destinaci je také velmi užitečným nástrojem pro hosty, který daruje důvěru v období před událostí. Ze zkušenosti jsme zjistili, že aktuální svatební webové stránky s itinerářem výrazně snižují počet případů, kdy hosté musí svatebčany kontaktovat. Všichni už totiž vědí, kde mají být, kdy tam mají být a kam se chystají příště. Eliminuje se tak mnoho (ne všechny) příčin ke kontaktování.

Tipy odborníků, jak naplánovat dokonalý svatební itinerář v destinaci

Zaručte svým hostům pohodový a nezapomenutelný zážitek během svatby v zahraničí pomocí našich základních tipů pro časovou osu.

Vytvořte si itinerář svatby v zahraničí

Cestování a ubytování by mělo být prioritou

Hosté potřebují vědět, že je pro ně rezervováno ubytování a zajištěna doprava, aby se tam dostali. Může být docela znepokojující svěřit cestovní plány do rukou někoho jiného, ať už jste zkušený cestovatel, nebo ne. Proto byste měli poskytnout co nejvíce podrobností, abyste všechny ujistili, že je vše v pořádku.

Zahrňte informace o;

• lety do a z místa určení
• Doprava do hotelu a zpět na letiště/vlakové nádraží.
• časy přihlášení do hotelu
• Informace o hotelu
• Doprava na určité události a z nich

Nechte hosty odpočívat

Je lákavé snažit se udržet celou skupinu pohromadě a snažit se pro všechny každý den zorganizovat velké aktivity. Vaši přátelé a rodina však budou potřebovat čas, aby si odpočinuli sami, bez naplánovaných akcí. Zejména v den, kdy přijedou.

Pokud hosté necestují daleko, je dobré naplánovat uvítací večeři a nápoje, aby měli všichni možnost navázat kontakt. Zachovejte však neformálnost a nepovinnost. Ne každý bude mít chuť se hned družit.

Ve dnech, které obíhají kolem samotného svatebního dne, se snažte vyvážit naplánované aktivity s volným časem. I hosté si zaslouží chvilku na odpočinek a pocit, že jsou tak trochu na dovolené.

Zapojte místní kulturu

Na svatbách v cílových destinacích není skvělé jen teplejší podnebí, ale i možnost poznat nějaké exotické místo. Samozřejmě ne každý pár chce během své svatby mimo domov poznávat místní kulturu. Mnozí si prostě chtějí odpočinout, bavit se a užívat si atmosféry all inclusive! Pokud však vy i vaši hosté dáváte přednost tomu, abyste vyrazili ven a viděli nové věci, je dobré pečlivě naplánovat nějaké výlety.

Proveďte důkladný průzkum místní oblasti a zjistěte, kam by se mohly velké skupiny společně vypravit. Pak si vše předem rezervujte, abyste v den konání akce nebyli nejistí nebo zklamaní. Pokud nemůžete nebo nechcete opustit letovisko, ve kterém se nacházíte, pokuste se do svého itineráře zahrnout místní kuchyni a zábavu.

Udělejte ze zkušební večeře velkou událost

V zahraničí jsme se vždy rádi účastnili zkušebních večeří, protože působí o něco intimněji a exkluzivněji než u nás. Oslavte tento jedinečný pocit během své svatby v destinaci a objednejte si pro svou skupinu něco speciálního. Ať už je to luxusní jídlo v rámci vašeho all-inclusive resortu, nebo třeba roztomilá restaurace s výhledem na pláž. Pokuste se naplánovat něco, na co budou vaši blízcí vzpomínat stejně rádi jako na samotný velký den.

Nezapomeňte na plán B

I v nejteplejších destinacích na vrcholu léta prší. A kromě toho, že si připravíte krizový plán, s tím můžete udělat jen málo. Záložní plán pro případ, že nebudete moci uspořádat koktejlovou hodinu na pláži nebo rozlučkový brunch na verandě. Nemusíte se o své plány dělit s hosty, ale ujistěte se, že je někde k dispozici, pokud se budete muset přesunout dovnitř nebo pod střechu. Pokud dojde k nejhoršímu, později nám poděkujete!

Promíchejte atmosféru událostí

Je nepravděpodobné, že všichni vaši svatební hosté budou blázniví hledači vzrušení, kteří neustále touží po dalším dobrodružství. Běžnější je, že mají rádi rovnováhu, zejména na dovolené. Mluvím-li z vlastní zkušenosti, relaxační koupel v bazénu nebo profesionální masáž jsou mnohem příjemnější, pokud si je zasloužíte. Třeba po túře, šnorchlování nebo kurzu vaření.

Na druhou stranu, pokud jste si ručně vybrali hosty, kteří se rádi baví nebo všichni milují dobrodružné aktivity, nezapomeňte naplnit program nepřetržitým vzrušením. A nás nechte u bazénu!

Poskytněte hostům přístup ke svatebnímu plánu

Nemá smysl organizovat večeře s černou kravatou nebo vzrušující cestovatelské zážitky, pokud se vaši hosté neměli možnost vhodně zabalit. Ujasněte si, jaký bude dress code pro konkrétní události, a navrhněte oblečení pro neformální aktivity. Poskytněte hostům přístup ke všem těmto informacím prostřednictvím svatebních webových stránek, jakmile budou potvrzeny.

Vaši hosté budou potřebovat čas, aby si pro každou příležitost připravili různé oblečení, zejména pokud je některá z vašich hlavních událostí obzvláště formální, nebo naopak dobrodružná!

Naplánujte si časový harmonogram na minutu přesně.

Zpracování toho, jak dlouho vám oběma bude trvat cesta z vašeho apartmá na místo prvního pohledu, se může zdát trochu přehnané. Ale právě taková prozíravost vám v den svatby vše usnadní. Přesné určení, jak dlouho by měla každá činnost trvat a kolik času zabere cesta z bodu A do bodu B, vám pomůže držet se plánu.

Do itineráře nezapomeňte přidat 5-10minutové rezervy, abyste počítali s případným zpožděním a snížili celkový stres. Doporučujeme také předat svůj rozvrh důvěryhodnému členu svatebčanů nebo koordinátorovi a požádat ho, aby sledoval časový harmonogram. Nebuďte nevěstou, která má celý víkend v ruce rozvrh!

Využijte online RSVP nebo svatební webové stránky k získání informací o hostech

Nemá smysl trávit čas vyhledáváním, organizováním a placením speciálních aktivit ve dnech předcházejících svatbě, pokud o ně hosté nemají zájem. Možná, že jediné, co chtějí během svého volna dělat, je odpočívat v lázních? Na druhou stranu, možná jim to bude připadat nudné! Místo toho, abyste čekali, až to zjistí po příjezdu, proč nezjistit jejich názor dlouho dopředu prostřednictvím webové stránky RSVP.

Můžete se hostů zeptat na ano či ne u konkrétních aktivit, což vám poskytne představu o tom, zda jsou určité výlety oblíbené, či nikoli. Možná navrhněte obecná témata, jako jsou výlety, pěší túry nebo něco namáhavějšího, vedle odpočinkovějších výkonů. Prostě abyste získali představu o tom, jaká je atmosféra ve skupině.

Vzorový itinerář destinační svatby

Nyní máte představu o tom, jak nejlépe naplánovat itinerář své cílové svatby, pojďme se podívat, jak by mohl vypadat ten váš! Nezapomeňte, že tento časový plán je pouze ukázkový a je naplánován na 4 dny. Vaše svatba v zahraničí může trvat déle, nebo kratší dobu a zahrnovat různé hlavní události.

Pokud se berete venku, v teplé zemi, možná budete muset obřad naplánovat dříve nebo později, abyste nebyli venku v nejteplejší části dne. Náš příklad by vám však měl napovědět, kde začít.

Den 1 - Příjezd svatebních hostů do destinace

Ranní

Hosté přijíždějí do hotelu předem objednanou dopravou z letiště.

Odpoledne

Uvítací tašky a brunch s hosty.

Večerní

Neformální uvítací večírek pro všechny hosty v hotelu nebo v blízkém baru.

Den 2 - Zkušební večeře a volný den pro hosty

Ranní

Zorganizujte aktivitu pro hosty a nabídněte alternativu pro ty, kteří se chtějí zchladit.

Odpoledne

Volný čas pro hosty s poskytnutými doporučeními

Večerní

Zkušební večeře v místní restauraci, po níž následuje koktejl se všemi hosty, kteří se večeře neúčastní.

Den 3 - Svatební obřad a hostina

Ranní

Snídaně se svatebčany - 8:00-9:00 hod.

Přípravy svatební hostiny - 9-12 hod.

Příjezd svatebního fotografa - 10:30 hod.

První pohled, portréty a svatební fotografie s rodinou - 12:00 - 12:45 hod.

Odpoledne/večer

Svatební obřad - 14:00 - 14:30 hod.

Koktejlová hodina - 14:30-15:30 hod.

Recepce - 16:00-22:00 hod.

After party - 22:00 - do zavíračky!

Den 4 - Rozlučková večeře

Ranní

Rozlučkový brunch - 10:00- 12:00 - Uspořádejte neformální jídlo pro hosty, kteří necestují dříve.

Odpoledne

Ujistěte se, že je zorganizována doprava, která všechny dopraví na letiště, pokud necestujete s nimi. Pokud zůstáváte, užijte si krásné líbánky!

Výše uvedený itinerář cílové svatby je rozložen do 4 dnů, což je pro tento typ prodloužené víkendové svatby standardní. Protože to znamená, že si vaši hosté musí vzít pouze dva dny volna. V ideálním případě bychom však doporučovali podívat se na 5denní balíčky destinačních svateb, protože mít den navíc pomáhá hostům během oslavy skutečně relaxovat. Vědí, že si po svatbě mohou užít lázeňské procedury nebo se věnovat zábavným aktivitám, místo aby nasedli do letadla...! Ne každý host si bude moci dovolit odjet na 5 dní, ale tuto možnost jistě ocení.

Naplánujte si svatbu jako profesionál

Plánování svatebního obřadu a hostiny v zahraničí je náročný úkol, ale máme pro vás bezplatný nástroj, který vám ho usnadní! Náš nástroj pro sestavování itineráře události vám pomůže naplánovat každý den vaší svatby v libovolné míře podrobnosti. Ať už chcete mít zážitky hostů naplánované minutu po minutě, nebo spíše obecného průvodce atmosférou, náš snadno použitelný časový plán vám to umožní.

Náš itinerář událostí lze rychle přizpůsobit tak, aby vyhovoval neustále se měnícímu harmonogramu, a zároveň jednoduchý design umožňuje každému snadno zjistit, kdy by se měly určité události konat. Navíc lze hotový časový plán okamžitě exportovat do formátu PDF nebo tabulky, který je připraven k vytištění a vyvěšení na zeď nebo vložení do plánovače akcí - jako profesionál!