Svatební odpovědi: náš kompletní průvodce potvrzováním účasti

• Svatební odpovědi
• Co znamená zkratka RSVP?
• Co RSVP ve skutečnosti znamená?
• Kdy posílat svatební pozvánky s žádostí o odpověď?
• Do kdy mají hosté potvrdit účast na svatbě?
• Do kdy má být potvrzení účasti na svatbu odevzdané?
• Jaký termín pro potvrzení účasti zvolit (UK, USA a další země)?
• Do kdy mají hosté potvrdit účast na svatbu v zahraničí?
• Na co se hostů v rámci svatební odpovědi zeptat
• Jak vytvořit QR kód pro svatební potvrzení účasti
• Jak hosty o potvrzení účasti požádat a proč se vyplatí svatební web
• Máte přikládat i tištěnou kartičku s odpovědí?
• Jaké procento hostů obvykle účast na svatbě potvrdí
• Místní svatby mívají vyšší účast
• Svatby v zahraničí jsou exkluzivnější
• Čím delší seznam hostů, tím méně „ano“
• Komorní svatba jen s rodinou a nejbližšími přáteli
• Výhody bezplatného nástroje pro pozvánky a sledování odpovědí
• Shrnutí

Do kdy mají hosté potvrdit účast na svatbě?

Když přemýšlíte, jak dlouhý předstih nastavit pro termín, do kdy mají hosté potvrdit účast, myslete hlavně na to, že potřebují čas. Čas, aby si pozvánku převzali. Čas, aby si v klidu prošli všechny informace. A čas, aby si ověřili, že v daný den opravdu mohou dorazit. Poslední, co chcete pár týdnů před svatbou zažívat, je horečnaté obvolávání hostů a dohánění odpovědí. Dopřejte svým blízkým prostor – a oni se vám ozvou.

Do kdy má být potvrzení účasti na svatbu odevzdané?

Pokud jste pozvánky rozeslali alespoň 8 týdnů předem, je rozumné požádat hosty, aby vám dali vědět nejpozději 4 týdny před svatbou. Pozdější termín než 3 týdny už začne výrazně brzdit finální domluvu s dodavateli. Zasedací pořádek byste navíc měli mít hotový výrazně dříve než 3 týdny před svatbou, abyste mohli hosty usadit tak, jak si přejete.

Jaký termín pro potvrzení účasti zvolit (UK, USA a další země)?

Termín pro odevzdání odpovědí je ve Velké Británii, USA i v mnoha dalších zemích podobný – zhruba měsíc. 4 týdny většinou hostům stačí, aby si vše promysleli a poslali zpět svou odpověď, aniž by to narušilo váš plán. Pokud máte pocit, že je váš svatební harmonogram hodně napjatý nebo že někteří hosté nejsou úplně spolehliví… přidejte k tradiční kartičce i možnost odpovědět přes online formulář pomocí QR kódu. Hosté tak mohou svou účast potvrdit během pár vteřin a bez cesty na poštu.

Do kdy mají hosté potvrdit účast na svatbu v zahraničí?

Chystáte-li se říct si „ano“ na pláži na Bahamách nebo v malebném kostelíku v severní Itálii, budete potřebovat znát počet hostů dříve než u místní svatby. U destinančních svateb se obzvlášť vyplatí využít online potvrzení účasti na svatebním webu, protože čas hraje velkou roli. Rychlé a přehledné sbírání informací online vám usnadní plánování a zjednoduší komunikaci s koordinátorem. I ten má totiž své termíny, do kdy musí mít počty hostů potvrzené.

Obecně doporučujeme standardní časový rámec pro odpovědi zdvojnásobit a požádat hosty, aby vám svou účast potvrdili nejpozději 8 týdnů před svatbou. Tak získají všechny strany dost času na přípravu.

Navrhněte si vlastní online potvrzení účasti

Na co se hostů v rámci svatební odpovědi zeptat

Jedna zásadní otázka je samozřejmě jasná – „přijdete na naši svatbu?“. Ale existuje spousta dalších praktických věcí, na které se vyplatí hostů předem zeptat. Pokud například nabízíte možnost přivést si doprovod, můžete požádat o uvedení jména partnera či partnerů. Díky tomu získáte finální počet hostů včas a budete lépe připraveni na tvorbu zasedacího pořádku.

Není běžné, aby si každý host mohl přivést doprovod, a to může být při zvání trochu citlivé téma. Abychom vám ulehčili stres kolem těchto situací, náš nástroj pro potvrzení účasti umožňuje zobrazovat konkrétní otázky jen vybraným hostům. Skvělé řešení, pokud víte, že by se někteří přátelé nebo příbuzní mohli cítit vynechaní.

Cateringová firma obvykle potřebuje znát přesný počet hlavních chodů a také informace o alergiích či intolerancích vašich hostů. Využít k tomu online formulář pro potvrzení účasti, jako je ten náš, je pro většinu hostů mnohem rychlejší a pohodlnější než něco pracně psát rukou. A vy máte všechny detaily okamžitě k dispozici a nemusíte každé ráno nervózně kontrolovat poštovní schránku.

Rozumné je také požádat hosty o kontaktní údaje pro případ, že by se plány změnily nebo bylo potřeba někoho rychle zastihnout. Většinou stačí e-mail a telefonní číslo, ale můžete požádat i o poštovní adresu – zvlášť pokud chcete po svatbě posílat oficiální poděkování nebo jinou tiskovinu.

Ne každé slovo na pozvánce musí být formální nebo čistě praktické. Online formuláře i tištěné pozvánky mohou být i zábavné! Nejhezčí pozvánky jsou podle nás ty, které v sobě mají osobitost a naladí hosty na atmosféru chystané oslavy. A právě část s potvrzením účasti je skvělým místem, kde se můžete trochu vyřádit.

Proč se třeba nezeptat na písničky, které by hosté rádi slyšeli u DJ? Nebo si nevyžádat oblíbené citáty, které můžete použít ve slibu či výzdobě? Případně může být roztomilé požádat blízké o krátkou radu do manželství. A pokud nechcete být před svatbou příliš dojemní, jednoduše se jich zeptejte, jestli jsou připraveni pořádně slavit! Vnést trochu hravosti do poloficiální pozvánky není vždy snadné, ale pomůže to hostům cítit se jako součást dění, ne jen jako diváci. Náš nástroj pro potvrzení účasti je natolik jednoduchý, že si s ním poradí i ti, kteří si s technikou příliš nerozumí – a bez problémů zodpoví i vaše kreativní otázky.

Když si svůj svatební web otevřete poprvé, zjistíte, že jsme pro vás už předpřipravili několik nejoblíbenějších otázek k potvrzení účasti. Díky tomu můžete během chvilky začít sbírat odpovědi online. Největší výhoda našeho systému ale je, že nemusíte ručně sledovat, kdo vám co napsal. Seznam hostů se automaticky aktualizuje o všechny informace, které hosté vyplní. Vy jen schválíte jejich odpověď, která vám přijde do e-mailu – o zbytek se postará náš systém.

Jak vytvořit QR kód pro svatební potvrzení účasti

Většina vašich hostů dnes žije doslova v telefonu a představa, že musí kvůli odpovědi na pozvánku na poštu, je pro ně spíš otrava. Když na save the date a/nebo svatební pozvánky přidáte QR kód, umožníte jim potvrdit účast pohodlně během pár vteřin přímo z mobilu.

Vytvořte si u nás svatební web a získáte k němu zdarma QR kód s odkazem na vaše stránky. Tento jedinečný odkaz zavede hosty rovnou na váš svatební web, kde najdou nejen formulář pro potvrzení účasti, ale i všechny ostatní informace, které jim chcete předat. QR kód si můžete okamžitě stáhnout v několika formátech a snadno ho poslat grafikovi nebo tiskárně, která vám chystá svatební tiskoviny.

Jak hosty o potvrzení účasti požádat a proč se vyplatí svatební web

I když budete mít perfektně nastavený plán a jasné termíny, někteří hosté prostě včas neodpoví. Možná už teď tušíte, kdo to bude, ještě než jim pozvánky vůbec odešlete… Nejlepší způsob, jak s takovými hosty pracovat, je mít vše maximálně srozumitelné. Uveďte termín pro odevzdání odpovědi jasně na svatebních tiskovinách nebo online formuláři a nabídněte motivaci odpovědět. Skvěle funguje volba menu – 99,9 % hostů si raději vybere, co bude na svatbě jíst, než aby dostali „to, co zbylo“. Zábavnou motivací mohou být i písničky na přání – hosté se tak budou víc těšit a zároveň je jemně postrčíte k tomu, aby odpověděli.

Převést svatební odpovědi do online podoby je skvělý způsob, jak mít vše pod kontrolou. Když hostům umožníte rychle přijmout nebo odmítnout pozvání přes online formulář, jako je ten náš, vyhnete se prokrastinaci a vyhýbání, které papírové kartičky často vyvolávají hlavně u mladších ročníků. Během pár kliknutí mohou hosté odpovědět přes váš svatební web a vám okamžitě přijde e-mailové oznámení s jejich rozhodnutím, výběrem jídla, alergiemi a dalšími informacemi, o které jste je požádali.

Několik hostů bude i tak potřebovat jemně popostrčit – a někdy dokonce až těsně před svatbou. Nejlépe to uděláte osobním připomenutím. Náš správce seznamu hostů vám umožní rychle stáhnout potřebné kontakty, přefiltrované jen na ty, které potřebujete pro připomínky k odpovědím. Ať už jde o telefon, e-mail nebo profil na sociálních sítích – zvolte způsob komunikace, na který daný host reaguje nejlépe.

Nemusíte čekat až do dne, kdy termín pro odpovědi vyprší. Klidně hostům pošlete nenásilnou připomínku už pár týdnů předem, jen jim dejte vědět, že se blíží konečný termín a že vám jejich odpověď pomůže s přípravami.

Pokud hosté termín přesto nestihnou, budete muset v komunikaci přitvrdit. Připomeňte jim, že váš catering potřebuje znát finální počet hostů nebo že místo konání vyžaduje kompletní seznam kvůli bezpečnosti. Většina z nich řekne, že se jejich odpověď někde ztratila po cestě, a pokud jim dáte možnost, využijí váš svatební web a odpoví prakticky okamžitě. Když ne, a ani po pár dnech se neozvou, zavolejte jim. Vyhněte se SMS – ty se snadno přehlédnou, odloží nebo špatně pochopí. Skutečný rozhovor po telefonu, nebo ještě lépe osobně, působí vždy mnohem osobněji než zpráva či dopis.

Začněte s online potvrzením účasti

Máte přikládat i tištěnou kartičku s odpovědí?

Pokud máte pro hosty připravenou webovou adresu, kde mohou potvrdit účast, a jste si jistí, že všichni zvládnou vyplnit online formulář, nemusíte přikládat poštovní odpovědní lístek. Prarodiče a starší příbuzní dnes často ovládají technologie překvapivě dobře a náš online formulář je tak jednoduchý, že si jen těžko představit, že by s ním někdo bojoval. Pokud ale máte obavy z jednoho či dvou „odmítačů techniky“, přidejte na pozvánku krátkou větu, že je možné odpovědět i telefonicky. Babička tak nemusí mít stres z internetu – a vy s ní budete mít příjemný telefonát. Všichni spokojení.

Jaké procento hostů obvykle účast na svatbě potvrdí

Procento hostů, kteří vám odpoví „ano, přijdu“, závisí hlavně na velikosti a místě konání svatby – a samozřejmě na tom, jaký vztah k vám hosté mají. Obecně platí, že zhruba 70–85 % pozvaných hostů obvykle účast potvrdí. Jak už ale zaznělo, vaše svatba se může od průměru lišit podle faktorů, které popisujeme níže.

Místní svatby mívají vyšší účast

Pokud většina hostů bydlí poblíž, bývá podíl potvrzených účastí výrazně vyšší – kolem 85–90 % – než u svateb, na které je potřeba cestovat.

Svatby v zahraničí jsou exkluzivnější

Protože svatby v zahraničí obvykle vyžadují delší cestu a ubytování, bývá podíl potvrzených účastí nižší, často kolem 60–70 %. Je to škoda – mnoho hostů by s vámi rádo slavilo, ale z různých důvodů nemůže. Na druhou stranu menší počet hostů vytváří intimnější a exkluzivnější atmosféru. Ti, kteří dorazí, za vámi opravdu cíleně přijeli a udělali maximum, aby s vámi ten den mohli být.

Čím delší seznam hostů, tím méně „ano“

Páry, které plánují velkou svatbu, obvykle zvou i vzdálenější známé, zatímco u menších svateb se seznam hostů drží spíše při zemi. To často znamená, že podíl potvrzených účastí se pohybuje blíže k 70–75 %, protože lidé, kteří vás neznají až tak dobře, mají menší motivaci dorazit.

Komorní svatba jen s rodinou a nejbližšími přáteli

Seznam hostů složený převážně z nejbližší rodiny a opravdu blízkých přátel má obvykle mnohem vyšší podíl potvrzených účastí než velká svatba. Často se pohybuje nad 90–95 % – podle toho, jak malá svatba je a v jakém termínu se koná.

Pokud tedy toužíte po téměř stoprocentní účasti, doporučujeme zůstat u místní svatby a pozvat jen ty úplně nejbližší.

Výhody bezplatného nástroje pro pozvánky a sledování odpovědí

Jednou z největších výzev při plánování jakékoli akce je žonglování s různými nástroji – jedním pro rozesílání pozvánek a dalším pro sledování odpovědí. Náš bezplatný nástroj na pozvánky a sledování odpovědí (rsvp tracker) spojuje obě tyto funkce na jedné platformě, takže nemusíte přepínat mezi několika službami. Díky online nástroji pro sledování odpovědí získáváte reakce hostů v reálném čase a můžete podle nich pružně upravovat své plány. Volba bezplatného nástroje pro sledování odpovědí navíc znamená, že zbytečně neutrácíte za software a můžete tyto peníze využít na jiné části akce. Spolehlivý rsvp tracker vás udrží v organizaci, sníží stres a pomůže zajistit, aby vše proběhlo hladce a podle vašich představ.

Shrnutí

Věříme, že vám naše rady, co všechno zahrnout do svatebního potvrzení účasti, zodpověděly alespoň část otázek – a možná vás i inspirovaly k tomu, abyste své pozvánky přesunuli do online světa. Budeme rádi, když vyzkoušíte náš bezplatný tvůrce svatebního webu a začnete si tvořit vlastní formulář pro potvrzení účasti. Překvapí vás, jak rychlé a jednoduché to je! Brzy budete mít vysněný seznam hostů přehledně zpracovaný v našem intuitivním nástroji a svůj originální svatební web snadno nasdílíte všem.

Každý nástroj v naší sadě pro plánování svatby je zcela zdarma a bez nutnosti registrace. Nic vám tedy nebrání začít svou oslavu plánovat ještě dnes.