Vytvořte si dokonalý svatební seznam hostů s našimi bezplatnými tipy
& nástroji

• Najděte si snadno použitelnou šablonu svatebního seznamu hostů
• Začněte týmovou spoluprací
• Začněte seznamem VIP hostů
• Hosty do seznamu přidáte snadno a rychle
• Vyberte si zobrazení, které vám nejvíc vyhovuje
• Bezstarostné řešení doprovodu „plus jedna“
• Mějte odpovědi na pozvánky pod kontrolou na první pohled
• Vytvořte praktický seznam pro sebe i dodavatele
• Nejlépe naplánované svatby začínají skvělým seznamem hostů

Najděte si snadno použitelnou šablonu svatebního seznamu hostů

Jedním z hlavních cílů při tvorbě naší platformy byla jednoduchost. Chtěli jsme, aby páry mohly náš nástroj na seznam hostů i všechny ostatní svatební plánovací nástroje používat bez předchozích zkušeností. Naše aplikace mají působit tak, že je prostě otevřete a hned víte, co dělat.

Když poprvé otevřete náš nástroj pro seznam hostů, uvidíte velmi jednoduché, přehledné rozhraní. Záměrně jsme ho navrhli tak, aby vás jemně provedlo začátkem práce s platformou a zároveň zvýraznilo široké možnosti přizpůsobení. Množství informací, které od hostů můžete sbírat, je téměř neomezené.

Do svého seznamu hostů můžete přidávat libovolný počet sloupců – od dietních omezení a alergií, přes informaci o doprovodu, až po potvrzení účasti na zkoušce obřadu. A to je jen základ. Pokud chcete, můžete jít do velkých detailů. Nabízíme také několik režimů zobrazení, ke kterým se ještě dostaneme.

Je důležité vědět, že náš nástroj pro správu seznamu hostů je jedním z pilířů celé naší plánovací sady. Je propojený s mnoha dalšími aplikacemi v rámci vašeho „svatebního projektu“. Nejvýrazněji s vašimi svatebními webovými stránkami a jejich vestavěným bezplatným nástrojem na odpovědi na pozvánky. V kombinaci se seznamem hostů tak můžete hosty snadno pozvat, požádat je o informace, sledovat jejich odpovědi a postupně z toho vytvořit podrobný seznam pozvaných. Ideální, pokud chcete omezit papírování, snížit náklady (naše platforma je zcela zdarma) a plánovat svatbu efektivněji.

Začněte týmovou spoluprací

Nejkrásnější svatby vznikají týmovou prací a doufáme, že se váš partner na přípravy těší stejně jako vy. Pokud ne, zkuste ho k zapojení povzbudit a přizvěte ho k plánování ještě předtím, než se naplno pustíte do detailů. Díky tomu se bude cítit součástí celého procesu.

Pozvat partnera do vašeho svatebního projektu je velmi snadné – stačí s ním sdílet svůj jedinečný odkaz nebo QR kód. Jakmile ho obdrží, získá plný přístup k úpravám všeho, na čem zrovna pracujete – pokud mu ho chcete dát. Pokud mu úplně nevěříte, můžete mu nastavit jen právo pro čtení.

Když už máte partnera v týmu, můžete využít příležitosti a přizvat i nejbližší rodinu nebo členy svatební party, aby pomohli s dalšími částmi příprav. Opět to zvládnete během chvilky – přes odkaz v e‑mailu nebo zprávě, případně pomocí QR kódu, který najdete v našem nastavení.

Ve Svatebním plánovacím asistentovi chceme pomáhat všem párům bez ohledu na orientaci. Proto je u nás plánování stejnopohlavní svatby naprosto jednoduché. Stačí u nevěsty či ženicha nastavit pohlaví tak, jak se identifikujete vy sami. Stejně tak u všech osob na vašem seznamu hostů můžete vybrat pohlaví, které je pro ně nejvhodnější.

Uspořádejte svůj seznam hostů

Začněte seznamem VIP hostů

Běžný svatební seznam hostů se často dělí na A, B a C seznam. Na A seznam patří lidé, kteří jsou vám v životě nejbližší – ať už rodina nebo přátelé. Na B seznam ti, které dobře znáte, ale nejsou to úplně vaši nejbližší. A C seznam tvoří lidé, které byste na svatbě rádi viděli, ale svět se nezboří, pokud nakonec nepřijdou. U menších svateb se hosté z C seznamu často ani nezvou – jen se jim zpětně oznámí, že jste se vzali.

Naše rada při tvorbě svatebního seznamu hostů je začít rodiči z obou stran a těmi nejbližšími členy rodiny. Pak postupně přidávejte hosty podle toho, jak jsou pro vás důležití.

Naše intuitivní platforma chápe, že stejné příjmení ještě neznamená, že jsou hosté příbuzní. Rodinu vytvoříte tak, že konkrétním hostům přiřadíte společný rodinný název. Je to otázka pár kliknutí. Jakmile rodinnou skupinu založíte, bude pro vás mnohem snazší seznam procházet a rychle vidět jednotlivé skupiny a vazby.

Vytvoření rodinných skupin vám také usnadní rozesílání pozvánek, protože náš nástroj na odpovědi na pozvánky umožňuje poslat jednu pozvánku vybranému členovi rodiny místo několika samostatných. Ušetří to čas vám i jim – stačí jen zaškrtnout, kdo z rodiny přijde.

Osobní odkaz k pozvánce odešlete tak, že přejdete do nastavení svatebního webu, kde tuto funkci najdete.

Hosty do seznamu přidáte snadno a rychle

Pokud jste se rozhodli hosty přidávat ručně a ne importem, zvládnete to během pár kliknutí. Stačí v naší šabloně zvolit „přidat hosta“, vybrat, zda je na vaší straně nebo na straně partnera a určit jeho roli na svatbě. Je to nejbližší rodina, příbuzný, přítel, partner atd.? Poté doplníte jméno a příjmení a kliknete na ikonku postavičky vedle jména. Otevře se vám nabídka dalších možností – pohlaví, příslušnost k rodině a informace o odpovědi na pozvánku, pokud je už znáte. Třeba když víte, kdo z vašich přátel je vegan, můžete to rovnou doplnit, aniž byste čekali na jejich potvrzení.

Každému hostovi můžete velmi snadno přiřadit další vlastnosti nebo poznámky. Pokud byste například chtěli hosty usazovat podle typu osobnosti, můžete si přidat speciální sloupec právě pro to. Ten pak můžete seřadit a během chvilky uvidíte, kolik „bavičů večírků“ dorazí a kolik je spíš tichých pozorovatelů a introvertů. Nový atribut přidáte tak, že upravíte profil hosta po kliknutí na jeho ikonku postavičky.

Vyberte si zobrazení, které vám nejvíc vyhovuje

Jakmile máte v seznamu několik hostů, vyplatí se zvolit styl zobrazení, který vám sedne. Nabízíme tři různé pohledy na hosty, z nichž každý má své výhody podle toho, co zrovna potřebujete.

Výchozí zobrazení rozděluje hosty do dvou částí podle toho, zda mají bližší vztah k vám, nebo k partnerovi. Je skvělé pro rychlou kontrolu, jak je skupina vyvážená, a zároveň přehledně ukazuje hierarchii hostů.

Dále nabízíme abecední zobrazení seznamu hostů, kde se zobrazuje jen pohlaví, role na svatbě a jméno. Tento styl se výborně hodí pro větší svatby s mnoha přáteli a doprovody, protože stačí sjet k příslušnému písmenu a během okamžiku najdete, koho potřebujete.

Třetí typ zobrazení vám ukáže všechny informace v jedné tabulce. Podobně jako v tabulce nebo v Google Sheets můžete seznam řadit podle libovolného sloupce. Ideální, když chcete rychle vidět, kdo už na pozvánku odpověděl a kdo ještě ne. Tento styl tabulky využijete nejvíc ve chvíli, kdy máte většinu odpovědí nasbíraných – uvidíte v ní všechny informace od hostů a snadno si je seřadíte podle toho, co vás právě zajímá.

Náš režim „plná tabulka“ je skvělý při schůzkách s cateringem nebo s místem konání, kdy potřebujete rychle zjistit třeba to, jaké menu vede, nebo kolik hostů má účast potvrzenou. Dodavatelé ocení, že máte přístup k aktuálním informacím a dokážete je poskytnout během okamžiku. Ušetří jim to čas a zároveň jim to pomůže lépe naplánovat služby na váš svatební den.

Pokud je pro vás ve výchozím zobrazení informací příliš, můžete si nechat zobrazit souhrn. Ten vám umožní vytvořit si vlastní přehlednou tabulku jen s údaji, které právě potřebujete sledovat.

Začněte se seznamem hostů

Bezstarostné řešení doprovodu „plus jedna“

Asi bychom všichni rádi nabídli hostům neomezený počet doprovodů, ale běžný svatební rozpočet na to zkrátka nemá. Někteří blízcí tak musí přijít sami nebo v rámci skupiny. Rozhodnout, kdo si může přivést partnera a kdo ne, může být citlivé. Je ale důležité držet se svého maximálního počtu hostů a hostům svoji politiku ohledně doprovodu vysvětlit otevřeně a s respektem.

Naše svatební webové stránky a nástroj pro seznam hostů podporují férová pravidla pro doprovod „plus jedna“ a pomáhají předcházet napětí před svatbou. Pozvané doprovody snadno přidáte tak, že je v seznamu označíte jako partnera a spojíte je pod stejnou rodinou – i když nejsou sezdaní. Díky tomu bude váš seznam přehlednější a rychle uvidíte, kde jste s pozvánkami a potvrzeními.

Samotné sdělení, zda host může vzít doprovod, proběhne bezbolestně přes náš bezplatný nástroj na odpovědi na pozvánky. Jak už jsme zmínili, váš seznam hostů je propojený se svatebními webovými stránkami, takže můžete různým hostům zobrazit různé části on‑line pozvánky. To je ideální, když potřebujete šetrně snížit počet lidí a zároveň nikoho zbytečně nezraňovat. V rámci formuláře s odpovědí stačí označit hosty, kteří mohou mít doprovod, a jen těm se možnost „plus jedna“ zobrazí.

Tuto „skrytou otázku“ můžete využít i pro další svatební akce, jako je zkouška obřadu nebo pozvánka na večírek po svatbě. Naši uživatelé ji oceňují hlavně při plánování svateb v zahraničí, kde často probíhá víc akcí v průběhu několika dní.

Mějte odpovědi na pozvánky pod kontrolou na první pohled

Jakmile rozešlete odkazy na pozvánky, nejspíš budete seznam hostů kontrolovat pořád dokola a doufat, že všichni potvrdí účast včas. Ten tlak dobře známe. Proto jsme udělali maximum pro to, abyste na první pohled viděli, jestli host účast potvrdil, potřebuje více času, nebo se chystá jen na obřad, případně jen na hostinu. Tyto informace snadno uvidíte při procházení seznamu hostů díky přehledným ikonám stavu odpovědi.

Záleží nám i na tom, abyste žádnou odpověď na pozvánku nepřehlédli, proto vám při každém potvrzení účasti přijde e‑mailové upozornění. To je ideální pro páry, které chtějí mít seznam hostů neustále aktuální. Naše e‑mailová upozornění vám navíc umožní každého hosta ručně potvrdit a jeho odpověď přijmout, místo aby se automaticky zařadil mezi potvrzené. Víme, že právě tohle mnoha párům přináší velký klid.

Navrhněte svůj seznam hostů

Pokud chcete ještě rychlejší přehled o tom, kdo už potvrdil a kdo ne, najdete na konci stránky souhrnné statistiky. Uvidíte tam poměr hostů z obou stran, počet potvrzených, poměr žen a mužů a také rozdělení podle zvoleného menu. Je to takový moderní svatební „snímek“, který vám během okamžiku ukáže vše podstatné.

Vytvořte praktický seznam pro sebe i dodavatele

Obávaný scénář, že se vám nevrátí žádná odpověď na pozvánku, se nenaplnil a vy jste připraveni seznam hostů sdílet s dodavateli, kteří ho potřebují. My vám jeho odeslání kamkoli maximálně usnadníme.

Jakmile máte seznam hostů hotový, sjeďte na konec stránky, kde najdete odkazy ke stažení. Spolu s nimi i řadu užitečných nastavení exportu, díky nimž přesně určíte, jaké informace se budou exportovat. Ne každý dodavatel totiž potřebuje znát všechny detaily o vašich hostech.

Díky nastavení exportu si během chvilky vytvoříte vlastní seznam, který obsahuje jen potřebné sloupce, v pořadí, jaké vám vyhovuje, včetně stavu odpovědi hostů. Můžete si tak například připravit seznam pro hotel jen s těmi hosty, kteří u nich budou ubytovaní – bez zbytečných informací, jako jsou třeba vybraná jídla. Pokud vám to vyhovuje, může mít každý dodavatel svůj vlastní, na míru připravený seznam.

Jakmile máte ideální seznam hotový, můžete ho exportovat na výšku nebo na šířku, buď do PDF, nebo jako tabulku Excel. Záleží na tom, jak s ním budete dál pracovat a zda ho bude potřeba ještě upravovat.

Nejlépe naplánované svatby začínají skvělým seznamem hostů

Jste připraveni pustit se do další fáze plánování svatby. Věříme, že vám náš průvodce ukázal, jak snadno se náš správce seznamu hostů používá a jak intuitivně funguje. A možná vás i přiměl přehodnotit, zda seznam hostů dělat v Google Sheets nebo zvyšovat svatební rozpočet kvůli drahému programu na správu hostů.

S pomocí naší sady nástrojů je možné naplánovat celou svatbu – a aplikace pro seznam hostů je teprve první krok. Čeká na vás spousta dalších užitečných a zábavných nástrojů, se kterými můžete popustit uzdu kreativitě.

Nastartujte plánování své svatby ještě dnes a nechte nás, ať vám zdarma pomůžeme s organizací svatby vašich snů!