Proč byste si svatební seznam hostů neměli plánovat v Excelu

• Žádná automatizace
• Spolupráce zdarma
• Žádné propojení s dalšími nástroji na plánování svatby
• Nedostatečný přehled a vizualizace informací
• Obtížný tisk a omezené možnosti exportu
• Použijte ten správný nástroj a povzneste plánování seznamu hostů na novou úroveň

Žádná automatizace

Když používáte offline tabulkový program, jako je Excel, musíte všechny změny zadávat ručně. To znamená, že pokud jste rozeslali přes 200 svatebních pozvánek, budete muset u každého hosta zvlášť přepsat stav účasti. U každého políčka doplnit, zda přijde, jaké má jídlo, dietní omezení a jestli potřebuje ubytování nebo dopravu na svatbu… Podle toho, kolik informací od hostů požadujete a kolik lidí zvete, se z toho může stát nekonečná a únavná práce.

Ruční přepisování údajů u každého hosta nezabírá jen spoustu času, ale zvyšuje i riziko chyb. Mluvili jsme s bezpočtem párů, kterým se spletla jména, špatně zapsali alergie nebo omylem zadali informace do jiného sloupce. Všechny tyto chyby jsou neškodné, když se na ně přijde včas, ale mohou mít nepříjemné následky, pokud se přehlédnou.

Použijte náš propojený nástroj na tvorbu svatebního webu s vestavěným formulářem na potvrzení účasti a všechny odpovědi se vám budou do seznamu hostů propisovat automaticky. Stačí, když schválíte e‑mailové upozornění na potvrzenou účast, které od nás po odpovědi hosta dostanete, a naše intuitivní platforma za vás vyplní všechny potřebné údaje.

Spolupráce zdarma

Ano, jak Excel, tak Google tabulky umožňují spolupráci. To znamená, že vy i kdokoli další, koho přizvete do svatebního plánovacího týmu, může do vašeho seznamu hostů nahlížet a upravovat ho. Každý, kdo vám chce pomoci, ale musí mít účet Google nebo licenci na Excel. A navíc by měl mít s těmito programy určitou zkušenost, aby tabulky opravdu uměl efektivně upravovat.

Náš nástroj na svatební seznam hostů naopak nevyžaduje žádný nákup (je zcela zdarma) a registrovat se nemusíte ani vy, ani váš tým. K tomu navíc umožňujeme vytvořit si více verzí svatebního plánovacího projektu, z nichž každá má vlastní okruh uživatelů a dostupných služeb. To je k nezaplacení, pokud máte třeba v rodině někoho, kdo skvěle zvládá finance a chcete, aby vám pomohl s rozpočtem, ale nechcete (nebo nepotřebujete), aby viděl zasedací pořádek na hostinu. Jednoduše během pár kliknutí vytvoříte samostatný projekt pro rozpočet a nemusíte se bát, že strýček Karel zjistí, kde bude sedět, ještě před svatebním dnem.

Pokud vám nevadí, že se informace v rámci týmu sdílí, můžete odkaz na projekt snadno zkopírovat a vložit do společné skupiny na WhatsAppu, poslat e‑mailem nebo využít svůj vlastní projektový QR kód. Ideální pro svatební plánování v pohybu!

Žádné propojení s dalšími nástroji na plánování svatby

Náš software pro správu seznamu hostů je srdcem celé propojené sady nástrojů pro plánování svatby. Spolupracuje v souladu s naším systémem potvrzení účasti a automaticky se aktualizuje podle toho, co hosté vyplní.

Informace uložené v každém seznamu hostů se synchronizují s naším nástrojem na tvorbu zasedacího pořádku, takže můžete začít rozesazovat hosty na obřad nebo hostinu, aniž byste museli opustit svůj projekt. Nabízíme dokonce jednoduchý návrhový nástroj pro jmenovky na stůl, zasedací kartičky a čísla stolů – vše přímo napojené na váš seznam hostů.

Během pár kliknutí po dokončení seznamu hostů můžete stáhnout všechny jmenovky, zasedací plán pro obě místa konání a přehledné seznamy hostů pro jednotlivé dodavatele. A to vše je možné jen proto, že náš seznam hostů je plně integrovaný s téměř každým dalším nástrojem v naší sadě.

Nedostatečný přehled a vizualizace informací

Věřte nám, když se budete příliš dlouho dívat do tabulky plné dat, skoro jistě vás to uspí. Nebo minimálně pořádně splete. V Excelu sice vizuální zobrazení informací existuje, ale je pověstně složité ho nastavit. Párům, které plánují svatbu, tak často zůstane jen dlouhý seznam jmen a údajů – tabulka, ve které se těžko orientuje a která rozhodně neláká k používání.

Jednoduchá a přitažlivá vizualizace informací je v našem nástroji na seznam hostů zabudovaná od začátku. Nabízíme několik způsobů zobrazení dat, přehledné ikony a popisky a zároveň jasné souhrny, kde se zrovna nacházíte. Díky tomu máte kdykoli přehled, kolik hostů už potvrdilo účast, koho je potřeba jemně popostrčit a jestli jste opravdu potřebovali najmout kuchaře specializovaného na veganskou kuchyni…

Obtížný tisk a omezené možnosti exportu

Zkoušeli jste někdy tisknout tabulku? Pokud byla vaše zkušenost podobná té naší, byl to horor. Jednou je vše moc velké, podruhé nečitelné malé, nebo vám tabulka přetéká na několik stran… Excel prostě není stavěný na pohodlný tisk. Při plánování svatby je ale často k nezaplacení mít některé informace i v tištěné podobě. Nebo si alespoň stáhnout seznam hostů či soubor s rozpočtem a mít jistotu, že si ho adresát bez problému vytiskne. To je obzvlášť důležité třeba pro catering, protože ten si informace obvykle tiskne, aby k nim měl rychlý a společný přístup celý tým.

Chceme, aby naše bezplatné nástroje na plánování svatby byly užitečné od prvního dne až po poslední detail. Proto dbáme na to, aby šlo naše podklady snadno vytisknout přes Excel nebo jako PDF. V obou případech budou vaše data přehledně uspořádaná a přizpůsobená formátu stránky, který si zvolíte. A nejen to – nabízíme i několik různých možností, jak nastavit viditelnost a obsah exportu.

Představte si, že potřebujete poslat verzi seznamu hostů hotelu, ve kterém máte rezervovaný blok pokojů. Hotel nepotřebuje znát dietní omezení ani informace o dopravě. Zajímají ho jen plná jména hostů, typ pokoje a případné zvláštní požadavky. Takto specifický seznam – a nespočet dalších variant – si můžete během okamžiku vytvořit pomocí našich exportních nastavení a poslat komukoli, kdo ho potřebuje. Můžete také zvolit, že se do exportu zahrnou jen potvrzení hosté, nebo například jen ti, kteří se účastní hostiny, pokud je to pro danou situaci důležitější.

Na naší platformě máte plnou kontrolu nad tím, kdo co uvidí – a my vám to maximálně usnadňujeme.

Použijte ten správný nástroj a povzneste plánování seznamu hostů na novou úroveň

Všichni víme, jak silný nástroj pro organizaci dat Excel je, ale není vytvořený speciálně pro plánování svatebního seznamu hostů – naše aplikace ano!

Vylepšete si celé plánování svatby ještě dnes tím, že si u nás založíte vlastní bezplatný svatební projekt. Brzy zjistíte, jak užitečná je nejen naše aplikace pro seznam hostů, ale také náš bezplatný formulář na potvrzení účasti, nástroj na tvorbu zasedacího pořádku, plánovač rozpočtu a mnoho dalšího!