Γιατί δεν πρέπει να οργανώνετε τη λίστα καλεσμένων του γάμου σας σε Excel

• Χωρίς αυτοματοποίηση
• Δωρεάν συνεργασία
• Καμία διασύνδεση με άλλα εργαλεία οργάνωσης γάμου
• Δύσκολη, μη ξεκάθαρη απεικόνιση των πληροφοριών
• Δυσκολία στην εκτύπωση και έλλειψη προσαρμοσμένων εξαγωγών
• Χρησιμοποιήστε το σωστό εργαλείο οργάνωσης και απογειώστε τη διαδικασία της λίστας καλεσμένων

Χωρίς αυτοματοποίηση

Όταν χρησιμοποιείτε ένα offline πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων όπως το Excel, κάθε ενημέρωση πρέπει να γίνεται με το χέρι. Αν, για παράδειγμα, έχετε στείλει πάνω από 200 προσκλήσεις γάμου, θα χρειαστεί να αλλάξετε χειροκίνητα την κατάσταση για κάθε καλεσμένο. Να ενημερώσετε κάθε κελί με την παρουσία του, τις επιλογές φαγητού, τις διατροφικές του ανάγκες, αν χρειάζεται ξενοδοχείο ή μεταφορά για τον γάμο... Ανάλογα με το πόσες πληροφορίες ζητήσατε και πόσους καλεσμένους έχετε, αυτή η διαδικασία γίνεται εξαντλητική.

Το χειροκίνητο πέρασμα των στοιχείων δεν σπαταλά μόνο τον χρόνο σας, αλλά οδηγεί εύκολα και σε λάθη. Έχουμε μιλήσει με αμέτρητα ζευγάρια που μπέρδεψαν ονόματα, σημείωσαν λάθος αλλεργίες ή απλώς έγραψαν πληροφορίες σε λάθος στήλη. Όλα αυτά είναι μικρά λάθη αν εντοπιστούν νωρίς, αλλά μπορεί να γίνουν πραγματικά προβληματικά αν περάσουν απαρατήρητα.

Χρησιμοποιήστε τον συνδεδεμένο δημιουργό ιστοσελίδας γάμου με ενσωματωμένη φόρμα επιβεβαίωσης παρουσίας, και όλες οι απαντήσεις θα ενημερώνονται αυτόματα στη λίστα καλεσμένων σας. Το μόνο που χρειάζεται είναι να εγκρίνετε το email ειδοποίησης που θα λάβετε από εμάς κάθε φορά που κάποιος απαντά, και η έξυπνη πλατφόρμα μας θα συμπληρώσει όλα τα στοιχεία για λογαριασμό σας.

Δωρεάν συνεργασία

Ναι, τόσο το Excel όσο και τα υπολογιστικά φύλλα Google προσφέρουν συνεργασία. Δηλαδή εσείς, και όποιος άλλος θέλετε στην ομάδα οργάνωσης του γάμου, μπορείτε να έχετε πρόσβαση και να επεξεργάζεστε τη λίστα καλεσμένων. Όμως, όποιος θέλει να βοηθήσει πρέπει είτε να έχει λογαριασμό Google είτε να διαθέτει Excel. Επιπλέον, χρειάζεται και κάποια εξοικείωση με τα προγράμματα αυτά για να μπορεί να επεξεργαστεί σωστά το φύλλο.

Το εργαλείο λίστας καλεσμένων γάμου που προσφέρουμε, αντίθετα, δεν απαιτεί καμία αγορά (είναι δωρεάν!) και δεν χρειάζεται εγγραφή ούτε από εσάς ούτε από την ομάδα σας. Επιπλέον, σας δίνουμε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε πολλαπλές εκδοχές του project οργάνωσης γάμου, καθεμία με το δικό της σύνολο χρηστών και υπηρεσιών. Ανεκτίμητο, αν για παράδειγμα έχετε κάποιον που είναι εξαιρετικός με τα οικονομικά και θέλετε να σας βοηθήσει με τον προϋπολογισμό, αλλά δεν θέλετε/δεν χρειάζεται να δει το πλάνο καθισμάτων της δεξίωσης. Απλά δημιουργείτε ένα ξεχωριστό project προϋπολογισμού με μερικά κλικ και αποφεύγετε να μάθει ο θείος Κλαϊβ πού θα κάθεται πριν από τη μεγάλη μέρα!

Αν δεν σας απασχολεί ιδιαίτερα το να μοιράζεστε πληροφορίες μέσα στην ομάδα σας, μπορείτε πανεύκολα να αντιγράψετε και να επικολλήσετε τον σύνδεσμο του project σε ένα κοινόχρηστο γκρουπ στο WhatsApp, σε email ή να χρησιμοποιήσετε το δικό σας QR code του project. Ιδανικό για συνεργατική οργάνωση γάμου όπου κι αν βρίσκεστε!

Καμία διασύνδεση με άλλα εργαλεία οργάνωσης γάμου

Το λογισμικό λίστας καλεσμένων μας βρίσκεται στην καρδιά μιας ολοκληρωμένης σουίτας εργαλείων οργάνωσης γάμου. Λειτουργεί σε απόλυτη αρμονία με το σύστημα επιβεβαίωσης παρουσίας, ενημερώνοντας αυτόματα τις πληροφορίες ανάλογα με τα στοιχεία που συμπληρώνουν οι καλεσμένοι.

Οι πληροφορίες που αποθηκεύονται σε κάθε λίστα καλεσμένων συγχρονίζονται με τον δημιουργό πλάνου καθισμάτων μας, ώστε να μπορείτε να αρχίσετε αμέσως να τοποθετείτε καλεσμένους στη δεξίωση ή την τελετή, χωρίς να φύγετε από το project. Προσφέρουμε ακόμη και μια απλή πλατφόρμα σχεδίασης για καρτελάκια θέσεων, καρτελάκια ονομάτων και αριθμούς τραπεζιών. Όλα συνδεδεμένα με τη λίστα καλεσμένων σας.

Μέσα σε λίγα μόνο κλικ, αφού ολοκληρώσετε τη λίστα καλεσμένων, μπορείτε να κατεβάσετε όλα τα καρτελάκια θέσεων, ένα πλάνο καθισμάτων και για τους δύο χώρους και μια προσαρμοσμένη λίστα καλεσμένων για κάθε επαγγελματία. Και όλα αυτά είναι εφικτά επειδή η λίστα καλεσμένων είναι πλήρως διασυνδεδεμένη με σχεδόν κάθε άλλο εργαλείο της σουίτας μας.

Δύσκολη, μη ξεκάθαρη απεικόνιση των πληροφοριών

Πιστέψτε μας, αν χαζεύετε πολλή ώρα ένα φύλλο Excel γεμάτο δεδομένα, το πιο πιθανό είναι είτε να σας πάρει ο ύπνος είτε να μπερδευτείτε! Βεβαίως, υπάρχουν τρόποι οπτικοποίησης πληροφοριών στο Excel, αλλά είναι διαβόητα δύσκολοι στη δημιουργία. Έτσι, τα περισσότερα ζευγάρια μένουν με μία απλή λίστα ονομάτων και στοιχείων. Ένα υπολογιστικό φύλλο δύσκολο στην ανάγνωση και καθόλου ελκυστικό οπτικά.

Η καθαρή και όμορφη οπτική παρουσίαση των πληροφοριών είναι ενσωματωμένη στο λογισμικό λίστας καλεσμένων μας. Προσφέρουμε πολλαπλούς τρόπους προβολής, ευδιάκριτα εικονίδια και ετικέτες, καθώς και ξεκάθαρες περιλήψεις για το πού βρίσκεστε. Έτσι, ξέρετε ανά πάσα στιγμή πόσοι καλεσμένοι έχουν επιβεβαιώσει, ποιοι χρειάζονται μια υπενθύμιση και αν τελικά χρειαζόταν όντως να κλείσετε σεφ που ειδικεύεται στη vegan κουζίνα...!

Δυσκολία στην εκτύπωση και έλλειψη προσαρμοσμένων εξαγωγών

Έχετε προσπαθήσει ποτέ να εκτυπώσετε ένα υπολογιστικό φύλλο; Αν η εμπειρία σας ήταν σαν τη δική μας, ήταν εφιάλτης. Πολύ μεγάλο, πολύ μικρό, να «σπάει» σε πολλές σελίδες... το Excel δεν αγαπά ιδιαίτερα την εκτύπωση. Κι όμως, στην οργάνωση γάμου είναι εξαιρετικά χρήσιμο να έχετε μερικές φορές μια έντυπη εκδοχή των δεδομένων σας. Ή, τουλάχιστον, να μπορείτε να κατεβάσετε τη λίστα καλεσμένων ή το φύλλο προϋπολογισμού σας και να ξέρετε ότι όποιος το λάβει θα μπορεί να το εκτυπώσει σωστά. Κάτι ιδιαίτερα σημαντικό για τους catering συνεργάτες, που συνήθως θέλουν να έχουν τυπωμένες λίστες ώστε να τις βλέπει γρήγορα και εύκολα όλη η ομάδα.

Θέλουμε τα δωρεάν εργαλεία οργάνωσης γάμου μας να σας είναι χρήσιμα από την πρώτη στιγμή μέχρι και την τελευταία. Αυτό σημαίνει ότι φροντίζουμε να μπορείτε να εκτυπώνετε εύκολα τα αρχεία μας μέσω Excel ή PDF. Σε κάθε περίπτωση, οι πληροφορίες σας θα είναι τακτοποιημένες και προσαρμοσμένες στο μέγεθος σελίδας που θα επιλέξετε. Επιπλέον, προσφέρουμε πολλές επιλογές ορατότητας κατά την εξαγωγή.

Ας πούμε ότι χρειάζεται να στείλετε μια εκδοχή της λίστας καλεσμένων στο ξενοδοχείο με το οποίο έχετε κάνει ομαδική κράτηση. Δεν τους ενδιαφέρουν οι διατροφικές ανάγκες ή τα στοιχεία μετακίνησης. Θέλουν απλώς τα πλήρη ονόματα, τον τύπο δωματίου που χρειάζεται ο κάθε καλεσμένος και τυχόν ειδικά αιτήματα. Αυτή η συγκεκριμένη λίστα –και αμέτρητες άλλες παραλλαγές– μπορούν να δημιουργηθούν άμεσα με τις ρυθμίσεις εξαγωγής μας και να σταλούν με email σε όποιον τις χρειάζεται. Μπορείτε ακόμη να επιλέξετε να εμφανίζονται μόνο οι καλεσμένοι που έχουν επιβεβαιώσει ή, αν είναι πιο χρήσιμο, μόνο όσοι θα παρευρεθούν στη δεξίωση.

Με την πλατφόρμα μας εσείς αποφασίζετε ποιος βλέπει τι, και εμείς φροντίζουμε να είναι απλό και γρήγορο.

Χρησιμοποιήστε το σωστό εργαλείο οργάνωσης και απογειώστε τη διαδικασία της λίστας καλεσμένων

Όλοι γνωρίζουμε πόσο ισχυρό είναι το Excel ως εργαλείο οργάνωσης δεδομένων, αλλά δεν έχει σχεδιαστεί ειδικά για τη διαχείριση λίστας καλεσμένων – η δική μας εφαρμογή έχει!

Αναβαθμίστε σήμερα ολόκληρη την εμπειρία οργάνωσης του γάμου σας, δημιουργώντας το δικό σας δωρεάν project γάμου μαζί μας. Πολύ σύντομα θα διαπιστώσετε πόσο χρήσιμη είναι όχι μόνο η εφαρμογή λίστας καλεσμένων, αλλά και η δωρεάν φόρμα επιβεβαίωσης παρουσίας, ο δημιουργός πλάνου καθισμάτων, ο προγραμματιστής προϋπολογισμού και τόσα ακόμη!