Suunnittele häämatkakohteessa vietettävän hääviikon ohjelma asiantuntijavinkkiemme ja esimerkin avulla

• Oletko valmis suunnittelemaan ulkomailla järjestettävät häänne?
• Miksi kohdehäiden ohjelma kannattaa laatia huolellisesti
• Selkeä rakenne alusta alkaen
• Yhteistyö palveluntarjoajien kanssa
• Selkeys vieraille
• Asiantuntijavinkit täydellisen kohdehäiden ohjelman suunnitteluun
• Laita matkustus ja majoitus etusijalle
• Anna vieraiden hengähtää
• Hyödynnä paikallista kulttuuria
• Panosta harjoitusillalliseen
• Muista myös varasuunnitelma
• Vaihdelleen erilaista tunnelmaa eri tilaisuuksiin
• Jaa hääohjelma vieraiden kanssa
• Suunnittele aikataulu lähes minuutilleen
• Hyödynnä verkkoilmoittautumista tai hääsivustoa vieraiden toiveiden kartoittamiseen
• Esimerkkiohjelma kohdehäihin
• Päivä 1 – Vieraiden saapuminen kohdehäihin
• Päivä 2 – Harjoitusillallinen ja vapaapäivä vieraille
• Päivä 3 – Vihkiminen ja hääjuhla
• Päivä 4 – Jäähyväisateria
• Suunnittele kohdehäät kuin ammattilainen

Miksi kohdehäiden ohjelma kannattaa laatia huolellisesti

Rytmityksen lisäksi on monta syytä, miksi ulkomailla vietettävien häiden aikataulun suunnittelu on välttämätöntä. Etenkin, jos toimitte itse hääkoordinaattoreina. Tehtävässä on valtavasti liikkuvia osia, ja ilman selkeää suunnitelmaa kokonaisuus muuttuu helposti sekavaksi.

Meidän mielestämme paras tapa välttää hääsuunnittelun hämmennys on hahmotella häiden ohjelma jo varhaisessa vaiheessa ja muokata sitä matkan varrella kohti suurta päivää.

Näin hyvin laadittu ohjelma helpottaa suunnittelua ja luo vieraille elämyksen, joka muistetaan vielä vuosien päästä.

Selkeä rakenne alusta alkaen

Uskomme, että hyvä ohjelma on onnistuneiden häiden selkäranka, ja se kannattaa laatia heti, kun vihkimispaikka ja juhlatila on varmistettu. Nämä kaksi kiintopistettä toimivat ankkureina, joiden ympärille muun hääohjelman on helppo rakentua.

Kohdehäät eivät ole tästä poikkeus – ne ovat vain pidemmät. Ulkomailla vietettävien häiden jokaiselle päivälle osuu yleensä vähintään yksi pääohjelma, jonka ympärille muuta tekemistä on luontevaa aikatauluttaa.

Yhteistyö palveluntarjoajien kanssa

Kuten todettu, häät vaativat monen ihmisen saumatonta yhteistyötä. Monipäiväisissä kohdehäissä tämä korostuu entisestään, sillä palveluntarjoajia tarvitaan usein enemmän ja pidemmäksi aikaa kuin paikallisissa juhlissa. Lisäksi on tavallista, ettei pareja tapaa kaikkia tekijöitä kasvokkain ennen kohteeseen saapumista, jolloin tilaisuuksien kulusta on vaikeampi keskustella yksityiskohtaisesti.

Kun laaditte yksityiskohtaisen hääviikonloppuohjelman, palveluntarjoajat ymmärtävät, millaista tunnelmaa haette joka päivälle ja mikä on heidän roolinsa aikataulussa. Näin tapahtumat etenevät sulavasti ilman turhia viivästyksiä.

Selkeys vieraille

Kohdehäiden viikonloppuohjelma on myös vieraille korvaamattoman hyödyllinen työkalu, joka luo varmuutta jo ennen matkaa. Kokemuksemme mukaan ajantasainen hääsivusto, josta löytyy selkeä ohjelma, vähentää merkittävästi sitä, kuinka usein vieraat ottavat yhteyttä hääpariin. Kun kaikki tietävät, missä heidän tulee olla, mihin aikaan ja mitä seuraavaksi tapahtuu, moni (vaikkei aivan kaikki) yhteydenoton tarve poistuu.

Asiantuntijavinkit täydellisen kohdehäiden ohjelman suunnitteluun

Varmista, että vieraasi saavat rennon ja unohtumattoman kokemuksen ulkomailla vietettävissä häissänne hyödyntämällä nämä olennaiset aikatauluvinkit.

Luo ulkomailla vietettävien häidesi ohjelma

Laita matkustus ja majoitus etusijalle

Vieraiden on tärkeää tietää, että majoitus on järjestetty ja kuljetukset sovittu. On epävarmaa oloa herättävää jättää matkasuunnitelmat jonkun toisen käsiin, oli matkustuskokemusta paljon tai vähän. Siksi kannattaa jakaa mahdollisimman tarkat tiedot, jotta kaikki voivat luottaa siihen, että järjestelyt ovat hallussa.

Sisällytä ohjelmaan ja hääsivustolle tietoa esimerkiksi:

• lennoista kohteeseen ja takaisin
• kuljetuksista hotellille ja takaisin lentokentälle/juna-asemalle
• hotellin sisäänkirjautumisajoista
• tietoa hotellista ja sen palveluista
• kuljetuksista tiettyihin tilaisuuksiin ja takaisin

Anna vieraiden hengähtää

On houkuttelevaa yrittää pitää koko porukka yhdessä ja järjestää joka päivälle yhteistä ohjelmaa. Ystävät ja perhe tarvitsevat kuitenkin myös omaa lepoaikaa ilman aikataulutettua tekemistä – erityisesti saapumispäivänä.

Jos vieraat eivät matkusta kovin kaukaa, on mukavaa suunnitella illaksi rento tervetuloillallinen ja -juomat, jotta kaikki pääsevät tutustumaan toisiinsa. Pitäkää tilaisuus kuitenkin vapaamuotoisena ja vapaaehtoisena – kaikki eivät jaksa seurustella heti matkan jälkeen.

Hääpäivää edeltävinä ja seuraavina päivinä kannattaa tasapainottaa ohjelmoituja aktiviteetteja ja vapaa-aikaa. Vieraat ovat lomalla ja ansaitsevat myös hetkiä, jolloin he voivat vain olla ja nauttia olostaan.

Hyödynnä paikallista kulttuuria

Kohdehäissä parasta ei ole vain lämpimämpi ilmasto, vaan myös mahdollisuus tutustua uuteen paikkaan. Kaikki parit eivät halua sukeltaa paikalliseen kulttuuriin häiden aikana – moni haluaa vain rentoutua, juhlia ja nauttia all inclusive -tunnelmasta. Mutta jos te ja vieraanne pidätte uusien asioiden näkemisestä, kannattaa harkiten aikatauluttaa muutama retki.

Tutkikaa alueen tarjontaa huolellisesti ja pohtikaa, minne suurempi joukko voisi realistisesti lähteä yhdessä. Varmistakaa varaukset etukäteen, jotta vältytte epävarmuudelta ja pettymyksiltä paikan päällä. Jos ette halua tai pysty poistumaan resortista, voitte tuoda paikallisen kulttuurin osaksi ohjelmaa esimerkiksi ruoan, juomien ja esiintyjien kautta.

Panosta harjoitusillalliseen

Rakastamme ulkomailla järjestettäviä harjoitusillallisia – niissä on usein erityisen lämmin ja ainutlaatuinen tunnelma verrattuna kotioloihin. Korostakaa tätä fiilistä kohdehäissänne ja varatkaa porukalle jotain todella mieleenpainuvaa. Se voi olla ylellinen illallinen all inclusive -hotellissa tai tunnelmallinen pikkuravintola meren äärellä. Tavoitteena on hetki, jota läheisenne muistelevat yhtä lämmöllä kuin itse hääpäivää.

Muista myös varasuunnitelma

Sataa myös lämpimissä kohteissa ja keskellä kesää – eikä asialle voi tehdä muuta kuin laatia varasuunnitelman. Miettikää vaihtoehto siltä varalta, ettei cocktail-hetkeä voikaan pitää rannalla tai jäähyväisbrunssia terassilla. Vieraille ei tarvitse kertoa kaikista B-suunnitelmista etukäteen, mutta varmistakaa, että käytettävissä on sisätila tai katettu vaihtoehto. Kiitätte itseänne, jos sää yllättää.

Vaihdelleen erilaista tunnelmaa eri tilaisuuksiin

On epätodennäköistä, että kaikki vieraasi olisivat hurjapäisiä seikkailijoita, jotka kaipaavat jatkuvasti uusia adrenaliinielämyksiä. Useimmat nauttivat tasapainosta – etenkin lomalla. Omasta kokemuksesta tiedämme, että rentouttava pulahdus altaaseen tai ammattilaisen tekemä hieronta tuntuu vielä paremmalta, kun sen on ensin "ansainnut" vaikkapa patikoinnilla, snorklauksella tai kokkauskurssilla.

Jos taas olette kutsuneet paikalle pelkkiä juhlakansaa ja seikkailuista innostuvia ystäviä, täyttäkää aikataulu rohkeasti toinen toistaan hauskemmilla aktiviteeteilla – ja jättäkää meidät nauttimaan altaan reunalle.

Jaa hääohjelma vieraiden kanssa

Turhaan järjestätte frakkijuhlia tai jännittäviä retkiä, jos vierailla ei ole ollut mahdollisuutta pakata tilanteeseen sopivia asuja. Kertokaa selkeästi pukukoodi juhlavampiin tilaisuuksiin ja ehdottakaa sopivaa pukeutumista rennompaan ohjelmaan. Jakakaa kaikki tieto hääsivustollanne heti, kun yksityiskohdat ovat selvillä.

Vieraat tarvitsevat aikaa koota eri tilanteisiin sopivat asut, varsinkin jos osa päätilaisuuksista on hyvin juhlavia tai toisaalta hyvinkin seikkailullisia.

Suunnittele aikataulu lähes minuutilleen

Saattaa tuntua liioittelulta laskea, kuinka kauan teiltä kestää kulkea sviitistänne first look -kuvauspaikalle. Juuri tällainen ennakointi kuitenkin helpottaa hääpäivän kulkua. Kun kirjaatte, kauanko kukin hetki saa kestää ja paljonko aikaa tarvitaan siirtymiin paikasta A paikkaan B, pysytte paremmin aikataulussa.

Lisätkää ohjelmaan 5–10 minuutin pelivaroja viivästysten varalle ja stressin vähentämiseksi. Suosittelemme myös, että annatte aikataulun luotettavalle hääseurueen jäsenelle tai koordinaattorille ja pyydätte häntä seuraamaan aikaa. Älkää olko se morsian, joka pitää aikataulua kädessään koko viikonlopun.

Hyödynnä verkkoilmoittautumista tai hääsivustoa vieraiden toiveiden kartoittamiseen

On turhaa käyttää aikaa erityisohjelman selvittämiseen, järjestämiseen ja maksamiseen, jos vieraita ei lopulta kiinnosta osallistua. Ehkä he haluavatkin viettää aikansa pääasiassa kylpylässä? Tai päinvastoin, ehkä he pitkästyisivät siellä. Älkää jääkö odottamaan vastausta paikan päällä, vaan selvittäkää toiveita etukäteen kutsusivuston kautta.

Voitte pyytää vieraita vastaamaan kyllä tai ei tiettyihin aktiviteetteihin – näin saatte käsityksen siitä, mitkä retket ja ohjelmat kiinnostavat. Voitte myös kysyä yleisemmällä tasolla, kiinnostavatko esimerkiksi kaupunkikierrokset, patikointi tai muu fyysisempi tekeminen enemmän kuin rauhallisemmat elämykset. Näin saatte tuntuman ryhmän toiveisiin ja tunnelmaan.

Esimerkkiohjelma kohdehäihin

Nyt kun tiedätte, miten kohdehäiden ohjelmaa kannattaa suunnitella, katsotaan miltä teidän aikataulunne voisi näyttää. Muistakaa, että tämä malli on vain esimerkki, ja se on jaettu neljälle päivälle. Teidän ulkomailla vietettävä hääviikkonne voi olla lyhyempi tai pidempi ja sisältää erilaisia päätilaisuuksia.

Jos vihkiminen järjestetään ulkona lämpimässä maassa, seremonia kannattaa ajoittaa joko aiemmin tai myöhemmäksi, jotta ette ole auringonpaahteessa kuumimpaan aikaan päivästä. Esimerkkimme antaa kuitenkin hyvän lähtökohdan oman aikataulunne suunnitteluun.

Päivä 1 – Vieraiden saapuminen kohdehäihin

Aamu

Vieraat saapuvat hotellille etukäteen varatuilla kuljetuksilla lentokentältä

Iltapäivä

Tervetulolahjakassit ja brunssi vieraiden kanssa.

Ilta

Rentoa tervetulojuhlintaa kaikille vieraille hotellilla tai läheisessä baarissa

Päivä 2 – Harjoitusillallinen ja vapaapäivä vieraille

Aamu

Järjestäkää halukkaille yhteinen aktiviteetti ja tarjotkaa vaihtoehto niille, jotka haluavat vain levätä

Iltapäivä

Vapaa-aikaa vieraille – antakaa vinkkejä tekemiseen ja nähtävyyksiin

Ilta

Harjoitusillallinen paikallisessa ravintolassa, jonka jälkeen cocktailit muiden kuin illalliseen osallistuvien vieraiden kanssa

Päivä 3 – Vihkiminen ja hääjuhla

Aamu

Aamiainen hääseurueen kanssa – klo 8.00–9.00

Hääseurueen valmistautuminen – klo 9.00–12.00

Häävalokuvaaja saapuu – klo 10.30

First look, potretit ja perhekuvat – klo 12.00–12.45

Iltapäivä/ilta

Vihkiminen – klo 14.00–14.30

Cocktail-hetki – klo 14.30–15.30

Hääjuhla – klo 16.00–22.00

Jatkot – klo 22.00–sulkemisaikaan asti

Päivä 4 – Jäähyväisateria

Aamu

Jäähyväisbrunssi – klo 10.00–12.00 – Järjestäkää rento yhteinen ateria vieraille, jotka eivät lähde aikaisin.

Iltapäivä

Varmistakaa, että kuljetukset lentokentälle ovat järjestetty niille, joiden kanssa ette matkusta. Jos itse jäätte vielä kohteeseen, ihanaa häämatkaa!

Yllä oleva kohdehäiden ohjelma on jaettu neljälle päivälle, mikä on tyypillinen pituus pitkän viikonlopun häille. Näin vieraiden tarvitsee ottaa töistä vapaata vain kaksi päivää. Ihanteellista olisi kuitenkin harkita viiden päivän hääpakettia, sillä lisäpäivä auttaa vieraita rentoutumaan kunnolla juhlan aikana. On helpottavaa tietää, että hääpäivän jälkeen on vielä aikaa kylpylälle tai hauskalle tekemiselle – eikä heti tarvitse hypätä lentokoneeseen. Kaikki vieraat eivät välttämättä pysty sitoutumaan viiteen päivään, mutta mahdollisuutta arvostetaan varmasti.

Suunnittele kohdehäät kuin ammattilainen

Hääseremonian ja hääjuhlan ulkomailla suunnittelu on iso urakka, mutta meillä on ilmainen työkalu, joka helpottaa sitä. Tapahtumaohjelman työkalu auttaa teitä aikatauluttamaan jokaisen hääpäivän juuri niin tarkasti kuin haluatte. Voitte suunnitella vieraskokemuksen minuutintarkasti tai laatia rennon "tunnelmaoppaan" – helppokäyttöinen aikajanamme taipuu molempiin.

Tapahtumaohjelmaa on helppo muokata muuttuvien suunnitelmien mukaan, ja selkeä ulkoasu auttaa kaikkia hahmottamaan, milloin mikäkin tilaisuus alkaa. Valmis aikataulu on mahdollista viedä heti PDF- tai taulukkomuotoon, tulostaa ja kiinnittää seinälle tai lisätä hääsuunnitelmaan – aivan kuin ammattilainen.