Tips voor het draaiboek van jullie trouwdag: de details in de trouwdag-tijdlijn die iedereen vergeet

• Bang dat je iets vergeet in jullie trouwdag-tijdlijn? Blijf even scrollen!
• Vermijd deze veelgemaakte fouten in de tijdlijn bij het plannen van jullie bruiloft
• Geen extra tijd inplannen voor haar en make-up
• Sta stil bij emotionele momenten
• Leveranciers op elkaar afstemmen is cruciaal
• Een huwelijksceremonie heeft ontzettend veel bewegende onderdelen
• Trouwceremonies beginnen zelden precies op tijd
• Stem het borreluur goed af
• Slim reis- en vervoersplan helpt jullie trouwdag soepel te laten verlopen
• Plan groepsmomenten met een vroege verzamelplek
• Plan ook momenten alleen voor bruid en bruidegom
• Hoe worden de kinderen vermaakt?
• Jullie vertrek is net zo belangrijk als jullie entree
• Klaar om een stressvrije tijdlijn voor jullie trouwdag te maken?

Vermijd deze veelgemaakte fouten in de tijdlijn bij het plannen van jullie bruiloft

Zorg ervoor dat de ervaring van jullie gasten vanaf het moment van aankomst soepel en ontspannen verloopt door deze veelvoorkomende planningsmissers van bruidsparen te omzeilen.

Geen extra tijd inplannen voor haar en make-up

Je haar en make-up laten doen op de grote dag is allesbehalve een normale ochtendroutine – dat kun je je vast voorstellen. Juist daarom is het lastig in te schatten hoe lang alles precies gaat duren. Je beautyteam kan je uiteraard een professionele inschatting geven op basis van ervaring. Maar op de dag zelf weet je nooit zeker hoeveel tijd elke look voor jou en je bruidsmeisjes echt in beslag neemt.

De voorbereidingen op de trouwdag zijn bovendien momenten om te koesteren, niet om doorheen te racen. Jij en je bridal party krijgen deze ervaring nooit meer op precies deze manier. Houd daar rekening mee wanneer je jullie dagschema maakt en zorg dat er genoeg tijd is voor iedereen om zich klaar te maken én om samen plezier te hebben.

Tel minimaal 30 minuten op bij de totale geschatte voorbereidingstijd. Die extra marge helpt je te ontspannen en opvang te bieden voor onverwachte vertragingen.

Sta stil bij emotionele momenten

Een bruiloft is emotioneel, zowel voor het bruidspaar als voor de mensen die het dichtst bij jullie staan. Er zullen momenten zijn waarop je emoties je volledig overvallen. Misschien bij de first look, jullie openingsdans of de eerste keer dat jullie elkaar zien wanneer je het gangpad oploopt. Wat ons betreft mag je tijdens die momenten, en op elk ander moment van de dag, gerust alles eruit laten komen. Zonder de angst dat een paar tranen meteen jullie hele schema in de war schoppen.

De echte tranentrekkers op jullie dag kun je vaak best goed voorspellen, dus bouw daar wat ruimte voor in bij het maken van jullie trouwdag-tijdlijn. Een paar keer 5 minuten extra kan al genoeg zijn om echt stil te staan bij wat er gebeurt.

Leveranciers op elkaar afstemmen is cruciaal

Uit onze ervaring blijkt dat een van de belangrijkste taken van een weddingplanner is om alle verschillende leveranciers zo op elkaar af te stemmen dat ze als één team samenwerken. Als je het geluk hebt om met een professionele weddingplanner of locatiecoördinator te werken, zal diegene meestal de communicatie met leveranciers voor jullie uit handen nemen. Heb je niemand die dat doet, dan is het belangrijk om met alle leveranciers hun aankomsttijd af te stemmen en te zorgen dat hun startmomenten logisch op elkaar aansluiten.

De aankomsttijden van alle leveranciers horen in jullie draaiboek voor de trouwdag te staan, en dat schema deel je vervolgens met iedereen die het nodig heeft. Een groot voordeel van het maken van jullie draaiboek met onze tool is dat je verschillende versies kunt maken, met uiteenlopende niveaus van detail. Ideaal als de locatie, leveranciers en jullie zelf precies moeten weten hoe laat elk onderdeel plaatsvindt en wat er dan gebeurt. Terwijl jullie bruidsmeisjes, getuigen en familie vaak genoeg hebben aan de starttijden van de belangrijkste momenten, zoals de ceremonie of het begin van de borrel.

Ons gratis sjabloon voor de tijdlijn van de trouwdag kun je direct downloaden als PDF of spreadsheet, zodat je het eenvoudig kunt doorsturen naar iedereen die de informatie nodig heeft.

Een huwelijksceremonie heeft ontzettend veel bewegende onderdelen

Een traditionele huwelijksceremonie lijkt nog het meest op een gechoreografeerde voorstelling, met meerdere ‘spelers’ en ‘regisseurs’. En net als bij een professionele voorstelling is er behoorlijk wat voorbereiding en communicatie nodig om alles soepel te laten verlopen. Hoe eenvoudig jullie ceremonie of huwelijksvoltrekking ook is.

Tijdens de repetitie lopen jullie natuurlijk alle stappen van de ceremonie door. Waar jij en je bruidsgezelschap binnenkomen, waar jullie gaan staan en hoe jullie de locatie weer verlaten. Maar al vóór die repetitie is het slim om met jullie band of DJ af te stemmen welke muziek wanneer wordt ingezet. En als jullie extra rituelen in de ceremonie willen opnemen, bespreek deze dan ruim op tijd met jullie trouwambtenaar of babs, zodat ze tijdens de oefensessie ook daadwerkelijk geoefend kunnen worden.

Plannen jullie een kerkelijke ceremonie, dan kan het zijn dat jullie fotograaf zich aan bepaalde regels en looproutes moet houden. Check de specifieke regels van de locatie met jullie planningsteam en communiceer die vooraf duidelijk naar de fotograaf. Zo voorkom je gedoe of verwarring op de grote dag.

Trouwceremonies beginnen zelden precies op tijd

De daadwerkelijke starttijd van jullie ceremonie en de tijd die je aan de gasten doorgeeft, hoeven niet hetzelfde te zijn. Sterker nog: het is slim als jullie gasten denken dat de ceremonie ongeveer 15 minuten eerder begint dan in werkelijkheid. Er zijn nu eenmaal altijd laatkomers en kleine vertragingen. Die zijn geen probleem, zolang je voldoende speling inplant.

Stem het borreluur goed af

Tijdens het borreluur moeten gasten rustig de tijd hebben om bij te praten en te genieten. Maar dat betekent niet dat je alleen een bar hoeft neer te zetten en verder niets. Denk na over welk soort entertainment helpt om de sfeer erin te krijgen. Welke muziek past bij jullie gasten? En welke ambiance sluit mooi aan bij de locatie en het moment van de dag?

Als jullie tijdens het borreluur weggaan voor foto’s, is het verstandig om iemand – of een groep familieleden – aan te wijzen die aanwezig blijft. Zo weet je zeker dat er iemand verantwoordelijk is die de groep een beetje begeleidt. Dat is extra fijn voor gasten die alleen komen en het misschien spannend vinden om zich in een groep te mengen.

Door iemand aanwezig te hebben die het leuk vindt om single gasten aan anderen voor te stellen, maak je het borreluur voor iedereen een stuk gezelliger.

Slim reis- en vervoersplan helpt jullie trouwdag soepel te laten verlopen

Zelfs als alles op één locatie plaatsvindt, is er vaak toch sprake van verplaatsingen tussen verschillende ruimtes. Al is het maar een korte wandeling of een paar minuten met een golfkarretje. Organiseren jullie alles op één plek, denk dan na over hoe lang elke verplaatsing voor al jullie gasten duurt. Een wandeling van 5 minuten voor jullie, kan voor sommige familieleden – zeker oudere gasten of gezinnen met kleine kinderen – net wat langer zijn.

Maken jullie gebruik van twee verschillende locaties op de trouwdag, dan is het verstandig om in de uitnodiging te vragen of gasten vervoer of hulp nodig hebben tussen de locaties. Zo komt niemand voor verrassingen te staan en is de kans groter dat iedereen op tijd op de juiste plek is.

We raden ook aan om vooraf te checken hoe druk het doorgaans is op de route van en naar jullie locatie op de dag dat jullie trouwen. In het weekend kan het verkeer rond drukke tijden flink tegenvallen, zeker in toeristische gebieden. Wonen jullie in de buurt van de trouwlocatie, rij dan op dezelfde weekdag en rond hetzelfde tijdstip een keer proef. Zo krijg je een realistisch beeld van eventuele knelpunten en de daadwerkelijke reistijd.

Plan groepsmomenten met een vroege verzamelplek

Bij familiefoto’s is er bijna altijd wel één iemand spoorloos net voordat de foto moet worden gemaakt… Een groep op een bepaald tijdstip bij elkaar krijgen is vaak een uitdaging, en als je dat niet slim plant, kan het de hele tijdlijn ophouden.

Voor elk groepsmoment raden we aan om een verzamelmoment in te plannen, nét vóór het echte hoogtepunt. Vertel je bruidsmeisjes bijvoorbeeld dat ze zich 5 minuten voor hun grote entree tijdens de receptie moeten verzamelen. Die extra buffer voorkomt dat jullie trouwreceptie-tijdlijn direct in de knel komt als iemand iets later is.

Plan ook momenten alleen voor bruid en bruidegom

Je hoort het vast vaak van getrouwde vrienden en familie: hun trouwdag vloog voorbij. Het ene moment zitten ze om 7 uur ’s ochtends in de make-up, en het volgende moment staan ze selfies te maken op de dansvloer. Een gemiddelde bruiloft is een wervelwind en het is heel gemakkelijk om het gevoel te krijgen dat de dag gewoon aan jullie voorbij raast.

Bouw daarom bewust momenten in de tijdlijn van jullie trouwdag die alleen voor jullie twee zijn. Misschien maken jullie samen een korte wandeling na de first look, of trekken jullie je even terug na het aansnijden van de taart. Geloof ons: juist na de trouwdatum zul je die momenten van reflectie enorm waarderen.

Hoe worden de kinderen vermaakt?

We zijn dol op bruiloften waar kinderen bij zijn – ze brengen zoveel vrolijkheid en levendigheid mee. Maar het zijn natuurlijk ook kleine handenbindertjes. Daarom is het slim om in jullie planning tijd en speciale plekken te reserveren die echt op kinderen zijn gericht.

Wij merken dat het vaak heel goed werkt om bepaalde delen van de trouwdag écht alleen voor volwassenen te laten zijn, terwijl de kinderen op een aparte plek worden opgevangen. Zo kunnen de ouders even onbezorgd genieten en hun haren laten zakken, terwijl de kinderen hun eindeloze energie kwijt kunnen op een plek die daarvoor is ingericht, onder begeleiding van iemand buiten het bruidspersoneel.

Hoe uitgebreid de speelhoek wordt en hoeveel professionele oppassers je nodig hebt, hangt natuurlijk af van het aantal kinderen op jullie bruiloft. Daarom is het handig om via een online uitnodiging eerst te vragen wie er kinderen meeneemt, nog voordat je de officiële trouwkaarten verstuurt. Zo krijg je een goed beeld van hoeveel kleintjes er straks rondlopen.

Jullie vertrek is net zo belangrijk als jullie entree

We zien vaak dat stellen al hun creativiteit stoppen in de perfecte entree. Ze oefenen de openingsdans, bedenken een leuke act met ceremoniemeester, getuigen en bruidsmeisjes, en stemmen met de fotograaf precies af vanwaar alles wordt vastgelegd. Maar hun vertrek aan het einde van de avond blijft dan tot het laatste moment onuitgewerkt. Zonde, vinden wij, want juist dat vertrek vormt de afsluiting van jullie trouwreportage.

Zonder een goed doordacht vertrek mist jullie trouwalbum een duidelijk slot. Het voelt dan meer als een verzameling losse foto’s dan als een verhaal met een begin, midden en einde.

Wil je het einde van jullie feest echt vieren, overleg dan met jullie ceremoniemeester of fotograaf over een passend moment en een mooie plek voor jullie vertrek. Kondig bovendien zo’n 15 minuten van tevoren aan dat jullie bijna gaan vertrekken. Dan hebben gasten én fotograaf de tijd om zich op te stellen en hun sterretjes of confetti te pakken.

Het spreekt misschien voor zich, maar als jullie na het afscheid ook daadwerkelijk vertrekken bij de locatie, zorg dan dat het vervoer geregeld is en de chauffeur precies weet waar en wanneer hij of zij jullie moet oppikken. Zo voorkom je onnodige, en mogelijk nogal gênante, vertragingen…

Begin met het maken van jullie draaiboek

Klaar om een stressvrije tijdlijn voor jullie trouwdag te maken?

Nu je weet welke punten bruidsparen meestal vergeten, is het volgens ons hét moment om met jullie draaiboek voor de trouwdag aan de slag te gaan. Een routekaart naar jullie ideale trouwdag, die supermakkelijk te maken is, helder in één oogopslag en eenvoudig te delen in verschillende formaten.

Onze tijdlijn-app vind je binnen onze set gratis tools voor trouwplanning. Daar horen ook onze bouwer voor de trouwwebsite, tafelschikkingstool en nog veel meer handige applicaties voor evenementenplanning bij. Voor al deze tools heb je geen ervaring, abonnement of verplichtingen nodig.

Onze draaiboek-bouwer is een perfecte tool om jullie trouwplanning mee te starten, omdat de timing van alle onderdelen – van ceremonie tot feest – veel van de keuzes die je daarna maakt, zal sturen. Om je op weg te helpen, staat er in de app al een voorbeeld-tijdlijn voor de trouwdag klaar. Zo krijg je direct een idee welke momenten je kunt inplannen, zoals jullie first look, het aansnijden van de taart of het tijdstip waarop het haar- en make-upteam moet arriveren.

Ontdek vandaag nog hoe eenvoudig onze gratis bouwer voor het draaiboek van de trouwdag werkt en geniet van een ontspannen aanloop naar de ceremonie!