De 10 fouten in het draaiboek van het huwelijksfeest die bijna ieder bruidspaar maakt bij het maken van de tijdsplanning

• Voorkom deze fouten in de tijdsplanning van je huwelijksfeest
• Wat je juist níet moet doen bij het maken van een tijdsplanning voor je huwelijksfeest
• 1. Begin het huwelijksfeest eerder dan je denkt
• 2. Prop de tijdsplanning van het huwelijksfeest niet te vol
• 3. Denk aan de momenten tussen de momenten
• 4. Houd de lengte van de speeches in de gaten
• 5. Buffers zijn onmisbaar in de tijdsplanning van je trouwdag
• 6. Plan realistische reistijden in
• 7. Neem de tijd om echt van het moment te genieten
• 8. Deel de volgorde van de onderdelen van je huwelijksfeest
• 9. Geen pauzes inplannen voor leveranciers
• 10. Weggaan zonder groots afscheid
• Tijd om je eigen tijdsplanning voor het huwelijksfeest te maken

Wat je juist níet moet doen bij het maken van een tijdsplanning voor je huwelijksfeest

Om jouw dag die fijne, vloeiende feest-sfeer te geven, hebben we 10 fouten verzameld die we regelmatig zien bij bruidsparen die een traditionele tijdsplanning voor hun huwelijksfeest maken. Inclusief simpele manieren om ze te vermijden.

1. Begin het huwelijksfeest eerder dan je denkt

Een traditioneel huwelijksfeest start in de middag meestal ergens tussen 14.00 en 17.00 uur. En hoewel het verleidelijk is om de receptie juist richting 17.00 uur te plannen om nog van alles ervoor te proppen, raden we dat niet aan.

Wil je bijvoorbeeld een uitgebreide fotosessie met de trouwpartij of een langere huwelijksceremonie, schuif dan de hele tijdslijn naar voren in plaats van alles uit te stellen. Sta gewoon wat eerder op en gebruik die extra tijd voor de langere of extra onderdelen.

Plan jullie trouwdag met zowel jezelf als je gasten in gedachten. Hun beleving mag niet ondergeschikt zijn aan jullie wensen op de dag zelf. Niet alleen omdat jullie dierbaren tijd vrijmaken in hun drukke agenda om met jullie te vieren, maar ook omdat hun plezier de sfeer van de hele dag enorm beïnvloedt.

Laat je gasten na de borrel te lang wachten omdat jullie nog steeds foto’s maken, dan is de stemming in de zaal misschien heel anders dan je had gehoopt als jullie je grote entree maken.

Plan fotosessies realistisch in overleg met je trouwfotograaf, en zorg dat gasten de overgang van ceremonie naar borrel (met hapjes / hors d'oeuvres) en vervolgens naar het diner als naadloos ervaren.

2. Prop de tijdsplanning van het huwelijksfeest niet te vol

Een gemiddeld huwelijksfeest duurt ongeveer 5 uur. In die tijd moeten de speeches, de openingsdans, het diner, tijd op de dansvloer, het aansnijden van de taart en een slotdans allemaal een plek krijgen. Om nog maar te zwijgen van het gooien van het bruidsboeket of de jarretel! Op papier lijken die momenten misschien kort, maar in de praktijk kost de voorbereiding en uitvoering van al die mini-events vaak flink wat tijd.

Rondom al deze momenten moeten gasten ook de ruimte hebben om te kletsen, te ontspannen en te genieten van al jullie voorbereidingen. Zonder het gevoel dat ze van het ene hoogtepunt naar het andere worden gejaagd.

Denk als een weddingplanner wanneer je je tijdslijn maakt en geef prioriteit aan de momenten die voor jullie echt belangrijk zijn. Willen jullie langere dansen met jullie ouders of extra momenten rond de openingsdans? Of wil je dat de ceremoniemeester en getuigen meer tijd krijgen voor hun speeches?

Er is geen enkele regel die zegt dat alle tradities tijdens de receptie evenveel tijd moeten krijgen. Plan elk onderdeel zoals het voor jullie goed voelt, maar laat genoeg ruimte zodat gasten de viering echt kunnen beleven.

Begin met het plannen van je feest

3. Denk aan de momenten tussen de momenten

Bedenk wat gasten doen op de momenten dat ze niet op de dansvloer staan of naar jullie staan te kijken terwijl jullie de taart aansnijden. Waar en hoe kunnen ze ontspannen? Is er entertainment, eten of drinken beschikbaar?

We merken vaak dat bruidsparen hun schema bouwen rondom de grote momenten en de tussentijd vergeten. Met als gevolg: verveelde gasten die vooral zitten te wachten op wat er nu weer gaat gebeuren.

Houd iedere gast zo veel mogelijk betrokken door tijdens rustigere momenten of overgangen te zorgen voor muziek en drankjes. Loungeruimtes zijn bijvoorbeeld ideaal voor gasten die even geen zin hebben om te dansen of aan tafel te zitten. En een photobooth of rondlopende entertainers helpen om onrustige energie kwijt te raken en zorgen dat er altijd iets te beleven valt.

4. Houd de lengte van de speeches in de gaten

Een goede trouwspeech is goud waard. Of het nu een ontroerende toast is of een grappige roast: met oprechte woorden breng je de hele zaal bij elkaar en zet je de toon voor de rest van het feest. Maar ellenlange, saaie speeches van de trouwpartij kunnen een avond echt eindeloos laten voelen...

Zorg dat iedereen uit de trouwpartij het kort en krachtig houdt door hun spreektijd te beperken tot 2 à 3 minuten per persoon. En vraag iemand die zowel dapper als beleefd is om in te grijpen als iemand er meer dan een minuut overheen gaat.

5. Buffers zijn onmisbaar in de tijdsplanning van je trouwdag

Zoals we al zeiden: vertragingen op je trouwdag zijn onvermijdelijk. Maar dat betekent niet dat je hele draaiboek voor het huwelijksfeest meteen in duigen valt.

De beste manier om de flow in je programma te houden, is inschatten waar vertraging kan ontstaan en daar bewust speling inbouwen. Soms zijn gasten bijvoorbeeld nog niet klaar voor de formele sfeer van de receptie en willen ze nog even genieten van hun cocktails. Door 15 à 20 minuten extra in te plannen tussen de borrel en het feest, geef je hen de ruimte om te ontspannen in plaats van zich opgejaagd te voelen.

Door flexibiliteit in je tijdlijn-template te bouwen, kun je veel makkelijker op schema blijven, zelfs als er hier en daar vertraging ontstaat.

6. Plan realistische reistijden in

We zien vaak dat bruidsparen te weinig tijd inplannen voor gasten om van A naar B te gaan. Of het nu gaat om een kort ritje van de ceremonielocatie naar de feestlocatie, of een wandeling van de borrel naar de dinerruimte: op de dag zelf kost alles net wat meer tijd, en dat hoort in je planning thuis.

Maak, als het kan, een proefrondje van elke route die jullie gasten op de trouwdag moeten afleggen. Lopend of met de auto: zo krijg je een realistisch beeld van de tijd die nodig is voor elke verplaatsing. Denk ook aan de oudste gasten en tel waar nodig een paar extra minuten bij elke route op. Doe die testritten bij voorkeur op dezelfde dag van de week als jullie bruiloft, zodat je ook de verkeersdrukte goed inschat.

7. Neem de tijd om echt van het moment te genieten

Veel van onze bruidsparen vinden het lastig om even weg te lopen van het feest, uit angst om iets te missen of omdat ze bang zijn dat iemand hen nodig heeft. Maar als je niet bewust 5 minuutjes inplant om samen met je partner even lucht te happen, vliegt de dag echt aan je voorbij.

Of je nu na de first look een moment neemt om je mentaal voor te bereiden, of halverwege de receptie stiekem samen naar buiten glipt: plan het bewust in. Anders laat je je meeslepen door alle drukte en vergeet je echt te voelen hoe bijzonder alles is.

8. Deel de volgorde van de onderdelen van je huwelijksfeest

Een groot voordeel van het online maken van je trouwdag-draaiboek met een tool zoals de onze, is dat je je planning heel eenvoudig kunt delen. Of je nu je schema naar de cateraar wilt sturen of de tijden met de vader van de bruid wilt delen: wij maken het je makkelijk.

Met één klik download je je definitieve schema als PDF of spreadsheet, klaar om per e-mail naar iedereen te sturen die het nodig heeft. Heb je hulp nodig bij het finetunen van je avondfeest of wil je de trouwpartij betrekken bij de planning? Nodig dan familieleden, vrienden en professionals uit in jullie trouwproject en werk samen met hen. Je kunt hen volledige bewerkrechten geven of alleen de mogelijkheid om het draaiboek en andere projecten die je hebt gemaakt te bekijken.

Extra ogen op een trouwproject verkleinen de kans op fouten later in het proces en zorgen vaak ook voor nieuwe, leuke ideeën. Veel van jullie vrienden en familieleden zijn tenslotte al eens getrouwd en hun ervaring kan heel waardevol zijn.

Als je draaiboek compleet is en alle tijden vaststaan, is het slim om verschillende versies ervan te delen met iedereen die betrokken is. Je weddingplanner of ceremoniemeester, de locatie, leveranciers en de trouwpartij krijgen de meest uitgebreide versie van je tijdslijn, eventueel met belangrijke telefoonnummers en adressen. Een beknoptere versie plaats je op jullie trouwwebsite voor de gasten, met alleen de belangrijkste tijden die zij moeten weten.

9. Geen pauzes inplannen voor leveranciers

Je leveranciers zullen tijdens de voorbereidingen waarschijnlijk al aangeven welke pauzes ze op de dag zelf nodig hebben. Iedereen moet tenslotte even kunnen eten, bijkomen en op adem komen voordat ze weer vol energie verder gaan. Die pauzes zijn belangrijk en als je ze goed inplant, hoeven ze je tijdschema helemaal niet te verstoren.

Plan de pauzes van je leveranciers zorgvuldig in en let op mogelijke overlap of vertragingen die ze kunnen veroorzaken. Het laatste wat je wilt, is ontdekken dat de DJ pauze heeft net als jullie klaarstaan voor een speciale dans of je grote afscheid. Dat voorkom je door de rustmomenten van elke leverancier bewust in je planning op te nemen.

Als je de definitieve tijdsplanning van het huwelijksfeest naar je leveranciers stuurt, check dan meteen of de ingeplande pauzes voor hen werkbaar zijn en of de timing hun werkzaamheden niet belemmert.

10. Weggaan zonder groots afscheid

Jullie kwamen het feest groots binnen, dansten jullie eerste dans als getrouwd stel in de spotlight… en dan zouden jullie aan het eind van de avond stiekem via de achterdeur vertrekken? Jullie bruiloft verdient een echte finale. Of dat nu een laatste dansronde is of een groot afscheid bij de uitgang van de locatie met sterretjes: de laatste momenten van jullie viering zijn net zo belangrijk als de eerste.

Een groots afscheid geeft gasten niet alleen een warm gevoel als het feest eindigt, het maakt jullie trouwalbum of trouwvideo ook echt af. Zo krijgt jullie verhaal een duidelijk begin, midden en einde. We zien vaak dat bruidsparen daar niet bij stilstaan en vooral gefocust zijn op losse momenten in plaats van het vertellen van een compleet verhaal.

Is jullie trouwfotograaf of videograaf niet geboekt tot het einde van het avondfeest, overweeg dan een ‘fake exit’ eerder op de avond. Kies iets dat niet veel tijd kost, zoals een laatste dansmoment met z’n tweeën of een paar foto’s terwijl jullie in jullie ‘getaway car’ stappen. Iets leuks en eenvoudigs dat jullie fotoreportage mooi afrondt.

Tijd om je eigen tijdsplanning voor het huwelijksfeest te maken

Je bent er helemaal klaar voor om je eigen trouwdag-draaiboek te maken. En wij hebben een geweldige, gratis tool die je daarbij snel en eenvoudig helpt. Binnen enkele minuten stel je de perfecte tijdslijn voor je huwelijksfeest samen met onze duidelijke symbolen en gebruiksvriendelijke planningssysteem. Ontwikkeld zodat je direct kunt beginnen met plannen, zonder enige ervaring nodig te hebben.

Is je schema klaar, dan kun je het exporteren als spreadsheet of PDF. Ideaal voor elke leverancier of ieder teamlid van jullie bruiloft dat het nodig heeft.

Begin vandaag nog met het maken van je draaiboek voor het huwelijksfeest en ontdek hoe eenvoudig het proces is met onze gratis tool.