De 10 fouten die elk koppel maakt bij het opstellen van de planning van het huwelijksfeest

• Vermijd deze fouten in de planning van je huwelijksfeest
• Wat je NIET moet doen bij het maken van de planning van je huwelijksfeest
• 1. Begin eerder met je huwelijksfeest dan je denkt
• 2. Plan niet te veel onderdelen in je planning
• 3. Houd rekening met de momenten tussen de momenten
• 4. Houd de speeches in de gaten
• 5. Buffertijden zijn onmisbaar in de planning van je trouwdag
• 6. Plan realistische reistijden
• 7. Plan tijd in om van het moment te genieten
• 8. Deel de volgorde van de onderdelen van je huwelijksfeest
• 9. Geen pauzes voor leveranciers inplannen
• 10. Vertrekken zonder feestelijk afscheid
• Het is tijd om je eigen planning voor het huwelijksfeest te maken

Wat je NIET moet doen bij het maken van de planning van je huwelijksfeest

Om je te helpen een feest te creëren dat soepel verloopt, hebben we 10 fouten verzameld die we koppels regelmatig zien maken bij het opstellen van een traditionele planning voor hun huwelijksfeest. Met daarbij enkele eenvoudige manieren om ze te vermijden!

1. Begin eerder met je huwelijksfeest dan je denkt

Een traditioneel huwelijksfeest begint doorgaans tussen 14.00 en 17.00 uur wanneer het in de middag plaatsvindt. Hoewel het verleidelijk kan zijn om het feest uit te stellen en dichter bij 17.00 uur te beginnen, zodat je nog net wat extra dingen kunt doen, raden we dat niet aan.

Als je bijvoorbeeld een uitgebreide fotosessie met je trouwgezelschap wilt of een langere huwelijksceremonie plant, schuif de planning dan naar voren in plaats van de onderdelen uit te stellen. Sta die dag wat eerder op en gebruik die extra tijd voor langere of aanvullende activiteiten.

Bij het plannen van je bruiloft moet je rekening houden met zowel jezelf als je gasten. Hun ervaring mag op de dag niet ondergeschikt zijn aan jullie plezier of wensen. Je dierbaren hebben tenslotte tijd vrijgemaakt in hun drukke agenda's om jullie feest mee te vieren. Bovendien heeft hun plezier op de dag grote invloed op de sfeer van de gelegenheid.

Als gasten na de borrel moeten blijven wachten omdat jullie nog steeds foto's aan het maken zijn, kan de sfeer in de ruimte heel anders zijn dan je verwacht wanneer jullie je feestelijke entree maken.

Plan fotosessies realistisch in overleg met je trouwfotograaf. Gasten moeten het gevoel hebben dat de overgang van de ceremonie naar de borrel met hapjes en vervolgens naar het diner naadloos verloopt.

2. Plan niet te veel onderdelen in je planning

Een gemiddeld huwelijksfeest duurt slechts ongeveer 5 uur. In die tijd moeten er speeches, een openingsdans, een diner, tijd op de dansvloer, het aansnijden van de taart en een laatste dans passen. En dan hebben we het nog niet eens over het gooien van het bruidsboeket en de kousenband! Hoewel deze activiteiten op papier misschien niet veel tijd lijken te kosten, is er in werkelijkheid vaak behoorlijk wat tijd nodig om zulke korte programmaonderdelen voor te bereiden en uit te voeren.

Rond elk van deze activiteiten moeten gasten ook de vrijheid hebben om gezellig te praten, te ontspannen en te genieten van het resultaat van jullie inspanningen, in plaats van van het ene moment naar het volgende te worden gehaast.

Denk als een weddingplanner wanneer je je planning opstelt en geef prioriteit aan de momenten die voor jullie belangrijk zijn. Willen jullie extra tijd voor ouder-kinddansen of meer ruimte rond de openingsdans? Of willen jullie de ceremoniemeester en getuige meer tijd geven voor hun introductiespeeches?

Er is geen regel die zegt dat elke traditie tijdens het huwelijksfeest evenveel tijd moet krijgen. Plan elk onderdeel zoals jullie dat willen, maar laat voldoende ruimte voor gasten om volop van het feest te genieten.

Begin met het plannen van je huwelijksfeest

3. Houd rekening met de momenten tussen de momenten

Bedenk hoe gasten hun tijd doorbrengen wanneer ze niet op de muziek van de dj dansen of toekijken hoe jullie de taart aansnijden. Hoe en waar kunnen ze ontspannen? Is er entertainment, eten of drinken beschikbaar?

We merken dat koppels hun planning vaak rond de belangrijkste onderdelen opbouwen en de momenten daartussen vergeten. Dat leidt er meestal toe dat gasten zich vervelen terwijl ze wachten tot er weer iets gebeurt.

Houd elke bruiloftsgast betrokken door tijdens rustigere momenten of overgangen muziek en versnaperingen aan te bieden. Zo zijn loungeplekken ideaal voor gasten die even niet naar de dansvloer willen of aan tafel willen zitten. Een photobooth en entertainers die door de ruimte bewegen helpen bovendien om rusteloze energie kwijt te raken en zorgen ervoor dat er altijd iets te beleven is.

4. Houd de speeches in de gaten

We houden allemaal van een goede huwelijksspeech. Of het nu gaat om een ontroerende toost of een grappige roast: doordachte speeches kunnen een zaal vol mensen samenbrengen en de toon zetten voor de rest van het feest. Aan de andere kant kunnen lange en saaie toosten van het trouwgezelschap een feest behoorlijk laten voortslepen...

Zorg ervoor dat leden van het trouwgezelschap hun speeches kort houden door maximaal 2 à 3 minuten per persoon toe te staan. Zorg ook dat er iemand moedig maar beleefd klaarstaat om in te grijpen als iemand meer dan ongeveer een minuut uitloopt.

5. Buffertijden zijn onmisbaar in de planning van je trouwdag

Zoals we hierboven al aangaven, zijn vertragingen op jullie bijzondere dag onvermijdelijk. Maar ze hoeven de planning van je huwelijksfeest niet volledig in de war te schoppen.

De beste manier om de opeenvolging van onderdelen soepel te laten verlopen, is volgens ons om te voorspellen waar vertraging kan ontstaan en eenvoudig een buffertijd aan de planning toe te voegen. Soms zijn gasten bijvoorbeeld nog niet klaar om aan het formele gedeelte van het feest te beginnen en willen ze nog een paar minuten van hun drankje genieten. Door 15 à 20 minuten buffertijd in te plannen tussen de borrel en het feest, geef je ze de ruimte om te ontspannen en van het moment te genieten, in plaats van ze op te jagen.

Door flexibiliteit in je planningssjabloon in te bouwen, blijf je op schema, ook wanneer er vertraging ontstaat.

6. Plan realistische reistijden

We merken dat koppels vaak niet genoeg tijd uittrekken voor gasten om van A naar B te komen. Of het nu gaat om een korte rit van de ceremonie naar de feestlocatie of een wandeling van de borrel naar het diner: op de dag zelf kan alles wat langer duren. Het is belangrijk om daar in je planning rekening mee te houden.

Maak indien mogelijk vooraf een proefrit of proefwandeling van elke route die je gasten op jullie trouwdag moeten afleggen. Zo krijg je een goed beeld van hoe lang elke overgang duurt, met de auto of te voet. Houd ook rekening met de oudste leden van je trouwgezelschap en voeg indien nodig een paar extra minuten aan elke route toe. Doe de testritten bovendien op dezelfde dag van de week als waarop jullie trouwen, zodat je een realistisch beeld krijgt van de verkeerssituatie.

7. Plan tijd in om van het moment te genieten

Veel van onze koppels vonden het in het verleden lastig om even van het feest weg te gaan, uit angst iets te missen of omdat ze bang waren dat iemand hen nodig zou hebben. Maar als je geen 5 minuten vrijmaakt om samen met je partner even een frisse neus te halen, vliegt de dag voorbij!

Of je nu na de first look even tijd neemt om je mentaal op de dag voor te bereiden of halverwege het feest stiekem met je partner een privé-moment opzoekt: het is belangrijk om hier tijd voor in te plannen. Anders word je meegesleept door alle opwinding en vergeet je te genieten van hoe bijzonder dit alles is.

8. Deel de volgorde van de onderdelen van je huwelijksfeest

Een van de grote voordelen van het online maken van je draaiboek met een tool zoals die van ons, is dat je je werk eenvoudig kunt delen. Of je je planning nu naar de cateraar wilt sturen of de tijden met de vader van de bruid wilt delen: wij maken dat heel eenvoudig.

Met één klik download je je voltooide planning als pdf of spreadsheet, zodat je die meteen kunt e-mailen naar iedereen die hem nodig heeft. Kun je wel wat hulp gebruiken bij het verfijnen van je avondfeest, of wil je je trouwgezelschap bij de planning betrekken? Nodig dan dierbaren en professionals uit voor je trouwproject en werk met hen samen. Je kunt ze volledige bewerkingsrechten geven of alleen toegang bieden om je draaiboek en eventuele andere projecten die je hebt gemaakt te bekijken.

Een frisse blik op een planningsproject voor je bruiloft verkleint de kans op mogelijke fouten verderop en kan vaak nieuwe ideeën opleveren! Sommige vrienden en familieleden zijn tenslotte waarschijnlijk al getrouwd en hun ervaring kan van onschatbare waarde zijn.

Wanneer je draaiboek compleet is en alle tijden zijn bevestigd, is het verstandig om verschillende versies ervan te delen met iedereen die betrokken is. Je weddingplanner of ceremoniemeester, de locatie, leveranciers en het trouwgezelschap geef je bijvoorbeeld de meest gedetailleerde versie van je planning, indien nodig inclusief telefoonnummers en adressen. Een vereenvoudigde versie van je draaiboek kun je vervolgens op je trouwwebsite plaatsen voor de gasten, met alleen de belangrijkste tijden die zij nodig hebben.

9. Geen pauzes voor leveranciers inplannen

Je leveranciers zullen tijdens de voorbereidingen waarschijnlijk met jullie bespreken welke pauzes ze op de dag nodig hebben. Iedereen moet tenslotte kunnen eten, uitrusten en even op adem komen voordat ze weer aan het feest deelnemen! Deze pauzes zijn belangrijk en zouden, zolang je ze goed inplant, geen invloed moeten hebben op jullie planning.

Plan de pauzes van leveranciers zorgvuldig en houd rekening met mogelijke overlappingen of vertragingen. Het laatste wat je wilt wanneer jullie een speciale dans voorbereiden of jullie feestelijke vertrek maken, is ontdekken dat de dj pauze heeft! Dat kan gebeuren als je de pauzes van de verschillende leveranciers niet bewust inplant.

Wanneer je de definitieve planning van het huwelijksfeest naar de leveranciers stuurt, controleer dan of de ingeplande pauzes voldoende zijn en of de timing ervan geen invloed heeft op hun werk.

10. Vertrekken zonder feestelijk afscheid

Jullie kwamen op grootse wijze binnen en dansten jullie openingsdans als getrouwd stel in de schijnwerpers. En nu willen jullie aan het einde van de avond zomaar via de achterdeur vertrekken!? Jullie bruiloft verdient een finale. Of dat nu een laatste dansset is of een feestelijk vertrek vanaf de locatie tussen de sterretjes door: de laatste momenten van jullie feest verdienen net zoveel aandacht als de eerste.

Een feestelijk vertrek bezorgt gasten niet alleen een warm gevoel aan het einde van het feest, maar vormt ook een mooi begin- en eindpunt van een trouwalbum of trouwvideo. Zo krijgt jullie verhaal een duidelijk begin, midden en einde. We merken dat koppels dit vaak vergeten omdat ze vooral zoveel mogelijk momenten willen vastleggen, in plaats van een verhaal te vertellen.

Als je trouwfotograaf of -videograaf niet tot het einde van jullie avondfeest geboekt is, overweeg dan om een schijnvertrek in te plannen. Kies iets dat niet te veel tijd kost, zoals een laatste dans of een paar foto's terwijl jullie in jullie 'vluchtauto' stappen. Iets leuks maar eenvoudigs dat helpt om jullie trouwalbum compleet te maken.

Het is tijd om je eigen planning voor het huwelijksfeest te maken

Volgens ons zijn jullie klaar om jullie eigen draaiboek voor de bruiloft op te stellen! En we hebben een geweldige gratis tool waarmee je dat snel en eenvoudig kunt doen. In een handomdraai maak je de perfecte planning voor je huwelijksfeest met onze duidelijke symbolen en eenvoudige planningssysteem. Ontworpen om meteen aan de slag te kunnen, zonder dat je ervaring nodig hebt.

Wanneer je planning compleet is, kun je die exporteren als spreadsheet of pdf. Zo is hij klaar voor elke leverancier of elk lid van jullie trouwteam die hem nodig heeft.

Begin vandaag nog met het maken van je draaiboek voor je huwelijksfeest en ontdek hoe eenvoudig het proces is met onze gratis tool.