Plan uw reisroute voor uw bruiloft met onze deskundige tips & voorbeelden

• Bent u klaar om uw bruiloft te plannen?
• De voordelen van een Destination Wedding Itinerary
• Duidelijke organisatie vanaf het begin
• Leveranciers Coördinatie
• Duidelijkheid voor gasten
• Tips van experts voor het plannen van de perfecte reisroute voor een bruiloft op reis
• Reizen en accommodatie moeten een prioriteit zijn
• Laat gasten tot rust komen
• Neem de plaatselijke cultuur over
• Maak een groot punt van het repetitiediner
• Vergeet plan B niet
• Verander de sfeer van evenementen
• Geef gasten toegang tot jullie bruiloftsroute
• Plan je planning tot op de minuut nauwkeurig (ish)
• Gebruik uw online RSVP of huwelijkswebsite om informatie over gasten te krijgen
• Voorbeeldreisbeschrijving bruiloft
• Dag 1 - Aankomst van de gasten van de bruiloft
• Dag 2 - Repetitiediner en vrije dag voor gasten
• Dag 3 - Huwelijksceremonie en receptie
• Dag 4 - Afscheidsmaaltijd
• Plan uw bruiloft als een professional

De voordelen van een Destination Wedding Itinerary

Naast tempo zijn er genoeg redenen waarom het plannen van een tijdlijn voor je bruiloft in het buitenland essentieel is. Vooral als je de rol van trouwcoördinator op je neemt. Het werk bestaat uit talloze bewegende delen en als je niet oppast, kan het snel een rommeltje worden.

Naar onze mening is de beste manier om verwarring bij het plannen van een bruiloft te voorkomen, om het reisschema vroeg in kaart te brengen en het aan te passen naarmate de grote dag dichterbij komt.

Hier lees je hoe een goede routebeschrijving je planningservaring kan verbeteren en een ervaring voor je gasten kan creëren die een leven lang meegaat.

Duidelijke organisatie vanaf het begin

Wij geloven dat een goed reisschema de ruggengraat is van een goed geplande bruiloft en dat dit moet worden gemaakt zodra de ceremonie en receptie zijn bevestigd. Deze twee vaste punten vormen een anker voor de rest van de bruiloft.

Bruiloften op een bestemming zijn niet anders, ze zijn alleen langer. Er zal op elke dag van je bruiloft in het buitenland minstens één belangrijk evenement plaatsvinden, waar je andere evenementen omheen kunt plannen.

Leveranciers Coördinatie

Zoals we al zeiden, voor bruiloften moeten veel mensen samenwerken om ze tot een goed einde te brengen. En dit geldt vooral voor meerdaagse bruiloften op bestemmingen, omdat bruidsparen meestal meer leveranciers nodig hebben, gedurende een langere periode dan bij lokale bruiloften. Bovendien is het ongebruikelijk voor bruidsparen om ingehuurde leveranciers persoonlijk te ontmoeten voordat ze op de bestemming aankomen. Er is dus vaak weinig gelegenheid voor bruidsparen om door te nemen hoe ze het verloop van de evenementen willen hebben.

Maak een gedetailleerd reisschema voor het huwelijksweekend en je leveranciers weten precies hoe jullie willen dat elke dag voelt. En ze begrijpen hun rol binnen de tijdlijn. Dat helpt om de evenementen naadloos te laten verlopen en vertragingen te voorkomen.

Duidelijkheid voor gasten

Een routebeschrijving voor een weekendje weg naar een bruiloft is ook een zeer nuttig hulpmiddel voor gasten, een hulpmiddel dat vertrouwen geeft in de aanloop naar het evenement. Uit ervaring weten we dat een actuele bruiloftsite met een routebeschrijving het aantal keren dat gasten contact moeten opnemen met het bruidspaar aanzienlijk vermindert. Omdat iedereen al weet waar ze moeten zijn, wanneer ze er moeten zijn en waar ze vervolgens naartoe gaan. Dit elimineert veel (niet alle) oorzaken voor contact.

Tips van experts voor het plannen van de perfecte reisroute voor een bruiloft op reis

Zorg ervoor dat uw gasten een ontspannen en onvergetelijke ervaring hebben tijdens uw bruiloft in het buitenland met onze essentiële tips voor de tijdlijn.

Maak je reisroute voor je bruiloft in het buitenland

Reizen en accommodatie moeten een prioriteit zijn

Gasten moeten weten dat er accommodatie voor ze geboekt is en dat er vervoer geregeld is om ze daar te krijgen. Het kan heel verwarrend zijn om reisplannen aan iemand anders over te laten, of je nu een doorgewinterde reiziger bent of niet. Daarom moet je zoveel mogelijk details geven zodat iedereen weet dat alles in orde is.

Neem informatie op over;

• vluchten van en naar je bestemming
• vervoer naar het hotel en terug naar de luchthaven/treinstation
• Inchecktijden voor het hotel
• informatie over het hotel
• Vervoer van en naar bepaalde evenementen

Laat gasten tot rust komen

Het is verleidelijk om te proberen de hele groep bij elkaar te houden en elke dag grote activiteiten voor iedereen te organiseren. Maar je vrienden en familie hebben tijd nodig om te ontspannen, los van de geplande activiteiten. Vooral op de dag dat ze aankomen.

Als gasten niet ver reizen, is het goed om een welkomstdiner en -borrel te plannen, zodat iedereen de kans krijgt om contact te maken. Maar houd het informeel en optioneel. Niet iedereen zal meteen zin hebben om te socializen.

Probeer op de dagen rond de trouwdag zelf een balans te vinden tussen geplande activiteiten en vrije tijd. Gasten verdienen een moment om tot rust te komen en zich een beetje op vakantie te voelen.

Neem de plaatselijke cultuur over

Het leuke aan bruiloften op een bestemming is niet alleen het warmere klimaat, maar ook de kans om iets exotisch te ontdekken. Natuurlijk wil niet elk stel de plaatselijke cultuur opsnuiven tijdens hun bruiloft. Velen willen gewoon ontspannen, feesten en genieten van de all-inclusive sfeer! Maar als jij en je gasten er liever op uit trekken en nieuwe dingen willen zien, is het een goed idee om zorgvuldig wat excursies te plannen.

Doe grondig onderzoek naar de omgeving en ga na waar grote groepen samen naartoe kunnen gaan. Reserveer vervolgens alles van tevoren, zodat er op de dag zelf geen onzekerheid of teleurstelling ontstaat. Als je het resort waar je verblijft niet kunt of wilt verlaten, probeer dan lokale keukens en entertainment in je reisschema op te nemen.

Maak een groot punt van het repetitiediner

We zijn altijd dol geweest op repetitiediners in het buitenland, omdat ze net iets intiemer en exclusiever aanvoelen dan thuis. Vier dit unieke gevoel tijdens je bruiloft op reis en boek iets speciaals voor je groep. Of het nu een luxe maaltijd in je all-inclusive resort is, of misschien een schattig restaurant met uitzicht op het strand. Probeer iets te plannen waar je dierbaren net zo graag op terug zullen kijken als op de grote dag zelf.

Vergeet plan B niet

Zelfs op de warmste bestemmingen, op het hoogtepunt van de zomer, regent het. En daar kun je weinig aan doen, behalve een noodplan maken. Een back-up voor het geval je geen cocktail kunt houden op het strand, of een afscheidsbrunch op de veranda. Je hoeft je plannen niet met je gasten te delen, maar zorg ervoor dat er een plek beschikbaar is als je toch naar binnen of overdekt moet. Je zult ons later dankbaar zijn als het ergste gebeurt!

Verander de sfeer van evenementen

Het is onwaarschijnlijk dat al je bruiloftsgasten gekke sensatiezoekers zijn, constant hongerig naar het volgende avontuur. Het is gebruikelijker om van een balans te houden, vooral op vakantie. Uit ervaring spreek ik dat een ontspannen duik in het zwembad of een professionele massage veel aangenamer is als je het verdiend hebt. Misschien na een wandeling, snorkelen of een kookles.

Aan de andere kant, als je gasten hebt uitgekozen die van feesten houden of allemaal van avontuurlijke activiteiten houden, zorg er dan voor dat je agenda gevuld is met non-stop opwinding. En laat ons bij het zwembad!

Geef gasten toegang tot jullie bruiloftsroute

Het heeft geen zin om black tie diners of spannende reiservaringen te organiseren als je gasten niet de kans hebben gehad om zich goed in te pakken. Maak duidelijk wat de dresscode is voor specifieke evenementen en stel kleding voor bij niet-formele activiteiten. Geef gasten toegang tot al deze informatie via jullie trouwwebsite zodra deze is bevestigd.

Je gasten zullen tijd nodig hebben om verschillende outfits samen te stellen voor elke gelegenheid, vooral als sommige van je belangrijkste evenementen bijzonder formeel zijn, of juist avontuurlijk!

Plan je planning tot op de minuut nauwkeurig (ish)

Uitrekenen hoe lang jullie erover doen om van jullie suite naar de first look-locatie te reizen lijkt misschien een beetje overdreven. Maar het is dit soort vooruitdenken dat het op de dag zelf makkelijker maakt. Als je precies weet hoe lang elke activiteit moet duren en hoeveel tijd het kost om van A naar B te komen, blijf je op schema.

Zorg ervoor dat je 5-10 minuten buffert in je reisschema om eventuele vertragingen op te vangen en de algehele stress te verminderen. We raden je ook aan om je schema aan een vertrouwd lid van je bruiloftsfeest of een coördinator te geven en hem of haar te vragen om de tijd bij te houden. Wees niet de bruid die het hele weekend een schema in haar hand heeft!

Gebruik uw online RSVP of huwelijkswebsite om informatie over gasten te krijgen

Het heeft weinig zin om tijd te besteden aan het onderzoeken, organiseren en betalen van speciale activiteiten in de dagen voorafgaand aan je bruiloft als de gasten er niet in geïnteresseerd zijn. Misschien willen ze alleen maar ontspannen in de spa? Aan de andere kant, misschien vinden ze dat wel saai! In plaats van te wachten tot ze erachter komen wanneer ze aankomen, kun je beter lang van tevoren hun mening peilen via je RSVP-website.

Je kunt gasten vragen om ja of nee te zeggen tegen specifieke activiteiten, zodat je een idee krijgt of bepaalde excursies populair zijn of niet. Stel misschien algemene onderwerpen voor, zoals rondleidingen, wandelingen of iets inspannenders, naast meer ontspannende uitjes. Gewoon om een idee te krijgen van de sfeer in de groep.

Voorbeeldreisbeschrijving bruiloft

Nu je een idee hebt van hoe je het beste je bruiloft kunt plannen, laten we eens kijken hoe die van jou eruit zou kunnen zien! Onthoud dat deze tijdlijn slechts een voorbeeld is en gepland is over 4 dagen. Je bruiloft in het buitenland kan langer of korter duren en andere belangrijke evenementen omvatten.

Als je buiten gaat trouwen, in een warm land, moet je de ceremonie misschien vroeger of later plannen, zodat je niet op het heetst van de dag buiten bent. Maar ons voorbeeld geeft je een idee van waar je moet beginnen.

Dag 1 - Aankomst van de gasten van de bruiloft

Ochtend

Gasten arriveren bij het hotel met vooraf geboekt vervoer vanaf het vliegveld.

Middag

Welkomsttassen en brunch met gasten.

Avond

Ongedwongen welkomstfeest voor alle gasten in het hotel of een bar in de buurt

Dag 2 - Repetitiediner en vrije dag voor gasten

Ochtend

Organiseer een activiteit voor gasten en bied een alternatief voor degenen die willen chillen.

Middag

Vrije tijd voor gasten met aanbevelingen

Avond

Repetitiediner in een plaatselijk restaurant, gevolgd door cocktails met gasten die niet aan het diner deelnemen.

Dag 3 - Huwelijksceremonie en receptie

Ochtend

Ontbijt met bruidsfeestje - 8.00 - 9.00 uur

Voorbereidingen bruiloftsfeest - 9u-12u

Bruidsfotograaf arriveert - 10:30

Eerste blik, portretten & trouwfoto's met familie - 12.00 - 12.45 uur

Middag/avond

Huwelijksceremonie - 14.00 - 14.30 uur

Cocktailuur - 14.30 - 15.30 uur

Receptie - 16.00 - 22.00

After Party - 22.00 - tot sluitingstijd!

Dag 4 - Afscheidsmaaltijd

Ochtend

Afscheidsbrunch - 10.00-12.00 uur - Organiseer een informele maaltijd voor gasten die niet vroeg op reis gaan.

Middag

Zorg dat er vervoer geregeld is om iedereen naar het vliegveld te brengen als je niet met ze meereist. Als je blijft, heb een geweldige huwelijksreis!

De route van de bestemmingshuwelijk hierboven is verspreid over 4 dagen, wat standaard is voor dit soort huwelijken in een lang weekend. Dit betekent dat je gasten maar twee dagen vrij hoeven te nemen van hun werk. Idealiter zouden we echter kijken naar pakketten voor een bruiloft met bestemming van 5 dagen, omdat die extra dag de gasten echt helpt ontspannen tijdens het feest. Wetende dat ze na de bruiloft kunnen genieten van een spabehandeling of leuke activiteiten kunnen doen in plaats van op het vliegtuig te stappen...! Niet elke gast zal 5 dagen weg kunnen, maar de optie zal zeker gewaardeerd worden.

Plan uw bruiloft als een professional

Het plannen van een huwelijksceremonie en receptie in het buitenland is een lastige taak, maar wij hebben een gratis hulpmiddel dat het makkelijker maakt! Ons hulpmiddel voor het plannen van een evenement helpt je om elke dag van je bruiloft te plannen, tot in het kleinste detail. Of je de gastenervaring nu van minuut tot minuut wilt plannen, of meer een algemene sfeergids wilt, met onze gebruiksvriendelijke tijdlijn kun je het voor elkaar krijgen.

Onze evenementenkalender kan snel worden aangepast aan een steeds veranderende planning, terwijl het eenvoudige ontwerp het voor iedereen makkelijk maakt om te zien wanneer bepaalde evenementen moeten plaatsvinden. Bovendien kan je voltooide tijdlijn direct worden geëxporteerd in PDF- of spreadsheetformaat, klaar om te worden afgedrukt en aan de muur te hangen of in je evenementenplanner te zetten - als een professional!