Trouwuitnodiging: onze complete gids voor reacties op je uitnodiging

• Trouwuitnodiging
• Waar staat RSVP voor?
• Wat betekent RSVP eigenlijk?
• Wanneer verstuur je trouwuitnodigingen met RSVP?
• Tot wanneer kunnen gasten reageren op een trouwuitnodiging?
• Wanneer moet de reactiedatum voor je bruiloft zijn?
• Wat is een goede RSVP-deadline voor bruiloften in het Verenigd Koninkrijk en de VS?
• Tot wanneer kunnen gasten reageren op een destination wedding?
• Welke vragen zet je op een trouwuitnodiging?
• Hoe maak je een QR-code voor reacties op je trouwuitnodiging?
• Hoe vraag je om een reactie & wat zijn de voordelen van een trouwwebsite?
• Moet je een fysieke antwoordkaart bij je trouwuitnodiging doen?
• Welk percentage van de gasten zegt ‘ja’ op een trouwuitnodiging?
• Lokale bruiloften hebben meestal een hogere opkomst
• Destination weddings zijn exclusiever
• Een grote gastenlijst betekent vaak minder ‘ja’-reacties
• Een intieme bruiloft met alleen naasten
• Voordelen van een gratis uitnodigings- en RSVP-tracker
• Samenvatting

Tot wanneer kunnen gasten reageren op een trouwuitnodiging?

Als je bepaalt hoe ver van tevoren je de reactiedeadline voor je bruiloft zet, is het belangrijk je gasten voldoende tijd te geven. Tijd om je uitnodiging per post te ontvangen. Tijd om alle details rustig door te lezen. En tijd om zeker te weten dat ze ook echt kunnen komen. Het laatste wat je wilt als de trouwdatum dichterbij komt, is dat je in de stress raakt omdat je nog allerlei gasten moet nabellen over hun reactie. Geef je dierbaren de tijd, dan reageren ze meestal vanzelf.

Wanneer moet de reactiedatum voor je bruiloft zijn?

Als je je uitnodigingen minstens 8 weken van tevoren verstuurt, is het redelijk om gasten te vragen uiterlijk 4 weken voor de trouwdatum te reageren. Wacht je tot later dan 3 weken van tevoren, dan loop je al snel vertraging op bij de laatste afspraken met leveranciers. Ook je tafelschikking wil je ruim vóór die grens van 3 weken afronden, zodat je iedereen op de juiste plek kunt zetten.

Wat is een goede RSVP-deadline voor bruiloften in het Verenigd Koninkrijk en de VS?

De reactiedeadline voor bruiloften in het Verenigd Koninkrijk is ongeveer gelijk aan die in de VS en veel andere landen: rond een maand van tevoren. 4 weken geven je gasten genoeg tijd om na te denken en hun antwoord terug te sturen, zonder dat jouw planning in de knel komt. Maak je je zorgen over een strakke planning of over de betrouwbaarheid van bepaalde gasten, voeg dan een alternatief toe naast de traditionele antwoordkaart, bijvoorbeeld een QR-code naar je online antwoordformulier. Zo kunnen gasten direct reageren en hoeven ze niet naar een brievenbus of postkantoor.

Tot wanneer kunnen gasten reageren op een destination wedding?

Als jullie elkaar het jawoord willen geven op een strand op de Bahama’s of in een romantisch kapelletje in Noord-Italië, dan wil je de definitieve aantallen gasten eerder weten dan bij een lokale bruiloft. Bij een destination wedding is een online systeem voor trouwuitnodigingen extra handig, omdat tijd dan écht een cruciale factor is. Snel en efficiënt informatie online verzamelen helpt je trouwplanning te stroomlijnen en maakt de afstemming met je weddingplanner of locatie veel eenvoudiger. Zij werken namelijk ook met eigen deadlines voor wanneer het definitieve aantal gasten binnen moet zijn.

Onze vuistregel is om de standaard reactietermijn te verdubbelen en gasten te vragen binnen 8 weken voor de trouwdatum te reageren. Zo hebben alle partijen voldoende tijd om alles goed te regelen.

Ontwerp je eigen online uitnodigingen

Welke vragen zet je op een trouwuitnodiging?

De belangrijkste vraag die op je trouwuitnodiging moet staan is natuurlijk: ‘Kom je naar onze bruiloft?’. Maar er zijn nog veel meer nuttige zaken die je gasten vóór de grote dag kunt vragen. Bied je bijvoorbeeld de mogelijkheid om een introducee mee te nemen, dan kun je om de naam van die gast of gasten vragen. Zo heb je al vroeg een vrij definitieve gastenlijst en kun je makkelijker aan de slag met je tafelschikking.

Het is lang niet altijd de bedoeling dat iedere gast iemand mag meenemen, en dat kan het uitnodigingsproces soms wat ongemakkelijk maken. Om spanning rondom dat onderwerp te voorkomen, kun je in onze uitnodigingstool bepaalde vragen alleen aan specifieke gasten laten zien. Ideaal als je weet dat sommige vrienden of familieleden zich anders snel buitengesloten voelen.

Ook je cateraar wil vaak precies weten hoeveel hoofdgerechten er bereid moeten worden en of er gasten zijn met allergieën of intoleranties. Met een online formulier voor uitnodigingsantwoorden zoals dat van ons kun je dit soort informatie veel sneller en makkelijker opvragen dan met pen en papier. Bovendien krijg je de details direct binnen en hoef je niet elke ochtend zenuwachtig de brievenbus te checken.

Het is ook verstandig om je gasten om hun contactgegevens te vragen, voor het geval er iets verandert in de planning of je iemand in een noodgeval moet bereiken. E-mailadressen en telefoonnummers zijn meestal voldoende, maar je kunt ook om postadressen vragen. Zeker als je later graag een formele kaart of een bedankkaartje per post wilt sturen.

Niet elk woord op je uitnodiging hoeft zakelijk of puur praktisch te zijn. Online formulieren en papieren uitnodigingen mogen ook gewoon leuk zijn! De mooiste uitnodigingen zijn vaak die met een persoonlijke knipoog, waardoor gasten meteen zin krijgen in de dag zelf. En juist op je uitnodiging kun je die persoonlijkheid mooi laten terugkomen.

Vraag bijvoorbeeld alvast om verzoeknummers voor de DJ. Of om mooie quotes voor in jullie geloften of als onderdeel van de styling. Misschien is het ook leuk om trouw- of relatietips van je dierbaren te verzamelen. En als je het liever niet al te zoetsappig maakt vóór de grote dag, kun je gewoon vragen of ze klaar zijn om te feesten. Een beetje luchtigheid in een half-formele uitnodiging verwerken is niet altijd makkelijk, maar het helpt gasten zich onderdeel van het geheel te voelen in plaats van toeschouwer. Onze uitnodigingstool is zo eenvoudig in gebruik dat zelfs minder digitaal vaardige gasten zonder moeite antwoord kunnen geven op al je creatieve vragen.

Wanneer je je trouwwebsite voor het eerst opent, zie je dat we de meest populaire vragen voor uitnodigingsantwoorden alvast voor je hebben klaargezet. Zo kun je meteen online reacties verzamelen. Het grootste voordeel van ons platform voor uitnodigingen is dat je niet handmatig alle reacties hoeft bij te houden. Je gastenlijst wordt automatisch bijgewerkt met alle informatie die gasten invullen. Jij hoeft alleen nog maar hun reactie te bevestigen zodra die in je inbox verschijnt, de rest gebeurt vanzelf.

Hoe maak je een QR-code voor reacties op je trouwuitnodiging?

De meeste van je gasten leven op hun telefoon en vinden het een hele onderneming om speciaal naar een brievenbus of postkantoor te gaan. Door een QR-code toe te voegen aan je save the date en/of trouwuitnodiging zorg je ervoor dat iedereen zijn aanwezigheid eenvoudig via de telefoon kan bevestigen.

Maak je trouwwebsite bij ons, dan krijg je een gratis QR-code met een link naar je site. Een unieke link die gasten direct naar jullie trouwwebsite brengt, waar ze niet alleen kunnen reageren op de uitnodiging, maar ook alle andere informatie over jullie bruiloft vinden die je met hen wilt delen. Je QR-code kun je direct in verschillende formaten downloaden en eenvoudig doorsturen naar je drukker of ontwerper van de uitnodigingen.

Hoe vraag je om een reactie & wat zijn de voordelen van een trouwwebsite?

Hoe goed je alles ook plant en hoeveel duidelijke deadlines je ook stelt, er zullen altijd gasten zijn die niet op tijd reageren. Je weet vaak al van tevoren wie dat zullen zijn, nog vóór je de uitnodiging op de post doet… De beste manier om met dit soort gasten om te gaan is door alles zo helder mogelijk te maken. Zet de reactiedeadline duidelijk op je trouwdrukwerk of online formulier en geef ze een reden om snel te reageren. Een keuze voor het diner is daar een perfect voorbeeld van: 99,9% van de gasten kiest liever zelf wat ze eten dan dat ze ‘krijgen wat er over is’. Ook verzoeknummers voor de muziek zijn een leuke manier om gasten te stimuleren te reageren én ze meteen bij het feest te betrekken.

Trouwuitnodigingen online regelen is bovendien een fijne manier om alle opties open te houden. Door gasten de keuze te geven om je uitnodiging razendsnel online te accepteren of af te slaan via een formulier zoals dat van ons, voorkom je het uitstelgedrag dat veel jongere gasten hebben bij een papieren antwoordkaart. Met een paar klikken reageren ze via jullie trouwwebsite en jij krijgt direct een e-mail met hun beschikbaarheid, samen met hun menukeuze, eventuele allergieën en alle andere informatie die je hebt gevraagd.

Een kleine groep gasten heeft alsnog een extra duwtje nodig om op tijd te reageren, of zelfs om überhaupt te reageren vóór de grote dag. De beste manier is dan een eenvoudige, persoonlijke herinnering. Met onze gastenlijstmanager kun je alle gegevens van je gasten snel downloaden en filteren op precies de informatie die je nodig hebt voor herinneringen, of dat nu telefoonnummer, e-mailadres of socialmedia-account is. Zo kun je elk type gast benaderen via het kanaal waarop hij of zij het snelst reageert.

Je hoeft echt niet te wachten tot de deadline is verstreken voordat je herinneringen stuurt. Voel je vrij om gasten in de weken vóór de einddatum een vriendelijke, laagdrempelige reminder te sturen, gewoon om te laten weten dat ze nog een paar weken hebben om te reageren.

Als gasten de deadline wél laten verstrijken, dan mag je in je communicatie iets duidelijker zijn. Leg uit dat je cateraar een definitief aantal gasten nodig heeft of dat de locatie een volledige gastenlijst vereist om veiligheidsredenen. De meesten zullen zeggen dat hun reactie ergens in de post verloren is gegaan en zullen, als je die optie biedt, alsnog bijna direct via jullie trouwwebsite reageren. Doen ze dat niet en hoor je na een paar dagen nog niets, bel ze dan even. Stuur liever geen sms of appje: die worden snel gemist, genegeerd of verkeerd opgevat. Een echt gesprek aan de telefoon, of nog beter: persoonlijk, voelt altijd veel zorgvuldiger dan een kort bericht.

Begin met online uitnodigingen

Moet je een fysieke antwoordkaart bij je trouwuitnodiging doen?

Heb je een webadres ingesteld waar gasten kunnen reageren en weet je zeker dat iedereen prima met een online formulier overweg kan, dan hoef je geen optie per post aan te bieden. Grootouders en oudere familieleden zijn tegenwoordig vaak verrassend handig met technologie, en ons online formulier is zó eenvoudig dat het moeilijk is om je voor te stellen dat iemand ermee worstelt. Maak je je toch zorgen om één of twee ‘technofoben’, zet dan een regel op je uitnodiging dat ze ook telefonisch kunnen reageren. Dan hoeft oma zich niet druk te maken over internet én heb jij meteen een gezellig belmomentje. Win-win.

Welk percentage van de gasten zegt ‘ja’ op een trouwuitnodiging?

Het percentage gasten dat met een ‘ja’ op je trouwuitnodiging reageert, hangt sterk af van de grootte en locatie van jullie bruiloft – en natuurlijk van jullie band met de genodigden. Als vuistregel kun je ervan uitgaan dat ongeveer 70–85% van de uitgenodigde gasten ‘ja’ zegt. Maar zoals gezegd, jouw bruiloft kan hiervan afwijken door de factoren hieronder.

Lokale bruiloften hebben meestal een hogere opkomst

Als het merendeel van je gasten in de buurt woont, ligt het percentage ‘ja’-reacties vaak hoger, rond de 85–90%, vergeleken met bruiloften waarvoor gasten moeten reizen.

Destination weddings zijn exclusiever

Omdat voor een destination wedding meestal een langere reis en overnachtingen nodig zijn, ligt het percentage positieve reacties vaak lager, rond de 60–70%. Dat is jammer, want veel gasten zouden graag met jullie meevieren maar kunnen dat simpelweg niet. Aan de andere kant zorgt een kleinere groep gasten juist voor een intieme, exclusieve sfeer: iedereen die er is, heeft echt moeite gedaan om erbij te kunnen zijn.

Een grote gastenlijst betekent vaak minder ‘ja’-reacties

Bij grotere bruiloften nodigen stellen vaak ook meer kennissen en minder hechte contacten uit dan bij een klein feest. Daardoor ligt het percentage positieve reacties eerder rond de 70–75%, omdat gasten die het bruidspaar minder goed kennen over het algemeen minder snel aanwezig zullen zijn.

Een intieme bruiloft met alleen naasten

Een gastenlijst die vooral uit naaste familie en goede vrienden bestaat, levert meestal een veel hoger percentage ‘ja’-reacties op dan een groots feest. Vaak boven de 90–95%, afhankelijk van hoe klein de bruiloft is en de periode waarin jullie trouwen.

Wil je dus zo dicht mogelijk bij 100% ‘ja’ uitkomen, trouw dan het liefst in de buurt en nodig alleen jullie allerliefsten uit.

Voordelen van een gratis uitnodigings- en RSVP-tracker

Een van de grootste uitdagingen bij het organiseren van een evenement is het jongleren met verschillende tools voor het versturen van uitnodigingen en het bijhouden van reacties. Onze gratis uitnodigings- en rsvp tracker combineert beide taken in één platform, zodat je niet steeds hoeft te wisselen tussen verschillende diensten. Met een online rsvp tracker verzamel je reacties van gasten in realtime, waardoor je je plannen eenvoudig kunt bijsturen wanneer dat nodig is. Kies je voor een free rsvp tracker, dan hoef je geen onnodig budget uit te geven aan software en kun je dat geld besteden aan andere onderdelen van je evenement. Uiteindelijk zorgt een betrouwbare rsvp tracker ervoor dat je overzicht houdt en minder stress ervaart, zodat elk detail van je bruiloft of evenement soepel verloopt.

Samenvatting

We hopen dat onze tips over wat je op je trouwuitnodiging zet, een aantal brandende vragen hebben beantwoord en je misschien hebben geïnspireerd om (deels) online te gaan met je uitnodigingen. We nodigen je van harte uit om onze gratis bouwer voor je trouwwebsite uit te proberen en je eigen uitnodigingsformulier te maken. Je zult versteld staan hoe snel en eenvoudig het gaat. Voor je het weet heb je met onze intuïtieve tool je droomgastenlijst samengesteld en deel je jullie unieke trouwwebsite met iedereen die je lief is.

Alle tools in onze suite voor trouwplanning zijn volledig gratis te gebruiken, zonder registratie. Er is dus geen enkele reden om niet vandaag al te beginnen met het plannen van jullie grote dag!