Maak de perfecte gastenlijst voor je bruiloft met onze gratis tips
& tools

• Kies een eenvoudig te gebruiken template voor je gastenlijst
• Begin met samenwerken
• Begin met je VIP‑lijst
• Voeg gasten snel en eenvoudig toe aan je uitnodigingslijst
• Kies een weergavestijl die bij jou past
• Een stressvrij plus‑one‑proces
• Houd reacties op je uitnodigingen in één oogopslag bij
• Maak een praktische lijst voor jou & je leveranciers
• De best geplande bruiloften beginnen met een sterke gastenlijst

Kies een eenvoudig te gebruiken template voor je gastenlijst

Een van onze belangrijkste doelen bij het bouwen van ons platform was gebruiksgemak. We wilden dat stellen onze gastenlijst‑maker en al onze andere tools voor trouwplanning moeiteloos kunnen gebruiken, zonder enige voorkennis. Onze wens is dat onze applicaties voelen als ‘openen en direct kunnen gebruiken’.

Wanneer je onze gastenlijst‑tool voor het eerst opent, zie je een heel overzichtelijke standaardweergave. Dat hebben we bewust zo ontworpen, zodat je rustig kunt wennen aan het platform en onze uitgebreide mogelijkheden voor personalisatie meteen duidelijk zijn. De informatie die je bij je gasten kunt opvragen, is bijvoorbeeld bijna onbeperkt.

Binnen je gastenlijst kun je zoveel kolommen toevoegen als je wilt – van dieetwensen en allergieën tot plus‑one‑status en bevestiging voor het repetitiediner. En dat zijn nog maar de basisgegevens; je kunt het zo specifiek maken als je zelf wilt. We bieden bovendien meerdere weergavemodi, waarover we je verderop meer vertellen.

Belangrijk om te weten: onze gastenlijst‑manager is een kernonderdeel van onze volledige suite voor trouwplanning. De tool is gekoppeld aan veel andere apps binnen jullie ‘trouwproject’. De belangrijkste koppeling is met jullie trouwwebsite en de ingebouwde gratis tool voor uitnodigingen. In combinatie met de gastenlijst kun je daarmee moeiteloos gasten uitnodigen, informatie opvragen, uitnodigingen bijhouden en zo een gedetailleerde uitnodigingslijst voor de bruiloft opbouwen. Ideaal als je papierloos wilt werken, kosten wilt besparen (ons platform is volledig gratis) en je bruiloft efficiënter wilt plannen.

Begin met samenwerken

De mooiste bruiloften worden als team gepland, en hopelijk is je partner net zo enthousiast om aan de voorbereidingen te beginnen als jij. Is dat nog niet zo, betrek hem of haar dan al vroeg bij het plannen van jullie trouwdag. Zo voelt je partner zich vanaf het begin betrokken.

Je partner uitnodigen voor jullie trouwproject is heel eenvoudig: deel simpelweg jullie unieke link of QR‑code. Zodra je partner die accepteert, krijgt hij of zij volledige, bewerkbare toegang tot alles waar jij aan werkt – als je dat wilt natuurlijk. Vertrouw je hun organisatorische kwaliteiten iets minder, dan kun je ook alleen leesrechten geven.

Nu je partner is aangehaakt, kun je meteen ook directe familieleden of leden van de trouwpartij uitnodigen om mee te denken over andere onderdelen van jullie grote dag. Ook dat doe je eenvoudig via een e‑mail- of berichtlink of met een QR‑code, die je in onze instellingen vindt.

Bij de Trouwplanning Assistent willen we alle stellen helpen bij het plannen van hun bruiloft, ongeacht geaardheid. Daarom maken we het ook heel eenvoudig om een gelijkgeslachtelijke bruiloft te plannen. Je hoeft alleen maar het geslacht van bruid of bruidegom aan te passen naar het geslacht waarmee jij je identificeert. Hetzelfde geldt voor de rest van je gastenlijst: iedereen kan het geslacht toegewezen krijgen dat het beste bij diegene past.

Organiseer je gastenlijst

Begin met je VIP‑lijst

Een gemiddelde gastenlijst voor een bruiloft is op te delen in een A-, B- en C‑lijst. Op de A‑lijst staan de mensen die het dichtst bij je staan, of dat nu familie of vrienden zijn. De B‑lijst bestaat uit mensen die je goed kent, maar die niet tot je allerbeste vrienden of naaste familie behoren. De C‑lijst zijn de mensen die je graag op je bruiloft zou willen zien, maar van wie je het kunt verkroppen als ze er uiteindelijk niet bij zijn. Bij een kleine, intieme bruiloft worden deze C‑lijst‑gasten vaak niet uitgenodigd, maar alleen op de hoogte gebracht van jullie trouwplannen.

Ons advies bij het maken van je gastenlijst voor de bruiloft is om te beginnen met beide sets ouders en je meest directe familieleden. Werk daarna de rest van de gasten af in volgorde van hoe belangrijk ze voor jullie zijn.

Ons intuïtieve platform begrijpt dat gasten met dezelfde achternaam niet per se familie zijn. Om een gezin of familie aan te maken, kun je bepaalde gasten koppelen aan een familienaam. Dat is heel eenvoudig en regel je met een paar klikken. Zodra een familie is aangemaakt, blader je veel makkelijker door de lijst en zie je in één oogopslag welke groepen en ‘lagen’ er zijn.

Familiegroepen aanmaken maakt het uitnodigen van gasten bovendien een stuk eenvoudiger. Onze tool voor uitnodigingen laat je namelijk toe om, als je dat wilt, één uitnodiging naar een familielid te sturen in plaats van talloze losse uitnodigingen. Dat scheelt veel tijd voor jullie én voor je familie – zij hoeven alleen maar aan te vinken wie er meekomen.

Om zo’n persoonlijke link te versturen, ga je simpelweg naar de instellingen van de trouwwebsite; daar vind je deze functie.

Voeg gasten snel en eenvoudig toe aan je uitnodigingslijst

Heb je ervoor gekozen om gasten handmatig toe te voegen in plaats van ze te importeren, dan kan dat in slechts een paar klikken. Klik op ‘gast toevoegen’ in onze template, geef aan of de gast aan jouw kant of aan die van je partner hoort en kies vervolgens hun rol tijdens de bruiloft. Is het directe familie, familie, een vriend, partner, enzovoort? Vul daarna voor- en achternaam in en klik op het poppetje‑icoon naast hun naam. Daar vind je allerlei extra opties, zoals geslacht, familie‑koppeling en informatie over de uitnodiging die je alvast kunt invullen als je die al weet. Misschien weet je bijvoorbeeld nu al welke vrienden veganistisch eten, zodat je die informatie direct kunt toevoegen zonder op hun reactie te hoeven wachten.

We hebben het ook heel eenvoudig gemaakt om extra kenmerken of eigenschappen aan elk gastenprofiel toe te voegen. Wil je gasten bijvoorbeeld indelen op basis van hun persoonlijkheid, dan kun je daar een aparte kolom voor aanmaken. Die kun je vervolgens sorteren op persoonlijkheidstype – handig om in één oogopslag te zien hoeveel feestbeesten je hebt uitgenodigd in verhouding tot de rustige types en introverte gasten. Om zo’n kenmerk toe te voegen, bewerk je het profiel door op het poppetje‑icoon te klikken.

Kies een weergavestijl die bij jou past

Zodra je een flink aantal gasten hebt toegevoegd, is het slim om een weergavestijl te kiezen die jij prettig vindt. We bieden drie manieren om je genodigden te bekijken, elk met eigen voordelen – afhankelijk van je smaak en wat je op dat moment nodig hebt.

Onze standaardweergave verdeelt de gasten in twee groepen, afhankelijk van of ze voornamelijk bij jou of bij je partner horen. Deze weergave is ideaal om snel te zien hoe in balans de twee kanten zijn. Ook maakt het de hiërarchie binnen de groep gasten in één oogopslag duidelijk.

Daarnaast hebben we een alfabetische weergave van de gastenlijst, waarop alleen geslacht, rol tijdens de bruiloft en naam zichtbaar zijn. Deze weergave werkt uitstekend bij grotere bruiloften met veel vrienden en introducees. Je vindt iemand dan razendsnel door simpelweg naar de beginletter van zijn of haar voor- of achternaam te scrollen.

Onze derde weergavestijl toont alle informatie in één tabel. Net als in een spreadsheet of Google Sheets kun je deze lijst sorteren op elke kolom die je maar wilt. Ideaal als je bijvoorbeeld alleen wilt zien wie al heeft gereageerd op de uitnodiging en wie nog niet. Deze tabel komt echt tot zijn recht zodra het grootste deel van de reacties binnen is. Je ziet dan alle informatie die je van je gasten hebt verzameld en kunt de lijst sorteren op elk onderwerp dat voor jou relevant is.

Onze Full Table‑weergave is ontzettend handig tijdens afspraken met de cateraar of de locatie, wanneer je snel wilt zien welke gerechten het populairst zijn of hoeveel gasten hun komst hebben bevestigd. Je leveranciers zullen het enorm waarderen dat je zulke actuele informatie zo efficiënt kunt aanleveren. Dat bespaart hen tijd en helpt hen om hun service op de dag zelf nog beter af te stemmen.

Vind je de hoeveelheid informatie in de standaardweergave wat overweldigend, dan kun je ook een samenvatting bekijken. Daarmee stel je een eigen tabel samen waarin alleen de gegevens staan die jij op dat moment nodig hebt.

Begin met je gastenlijst

Een stressvrij plus‑one‑proces

In een ideale wereld zou je iedereen een introducee willen laten meenemen, maar voor het gemiddelde trouwbudget is dat simpelweg niet haalbaar. Dat betekent dat sommige dierbaren alleen komen of in een groep, zonder date. Het kan best lastig zijn om te bepalen wie wel en wie geen introducee mag meenemen. Toch is het belangrijk om vast te houden aan het aantal gasten dat voor jullie haalbaar is en open en eerlijk te zijn tegen je dierbaren over jullie plus‑one‑beleid.

Onze trouwwebsite en gastenlijst‑tool stimuleren een nette plus‑one‑etiquette en helpen spanningen in de aanloop naar de bruiloft te voorkomen. Je voegt toegestane introducees heel eenvoudig toe door ze als partner te koppelen en ze onder dezelfde familienaam te groeperen, ook als ze niet getrouwd zijn. Zo oogt je lijst overzichtelijker en zie je sneller waar je staat.

Gasten kunnen hun plannen met betrekking tot een introducee heel soepel doorgeven via onze gratis tool voor uitnodigingen. Zoals eerder genoemd is je gastenlijst gekoppeld aan je trouwwebsite, waardoor je bepaalde onderdelen van je online uitnodiging alleen aan specifieke gasten laat zien. Perfect als je het aantal gasten wilt beperken zonder onnodig gevoelens te kwetsen. Selecteer in het uitnodigingsformulier simpelweg de gasten die een plus‑one mogen meenemen en geef alleen hen die optie.

Deze tactiek met ‘verborgen vragen’ kun je ook gebruiken om gasten uit te nodigen voor andere onderdelen van jullie bruiloft, zoals het repetitiediner of de afterparty. Stellen die een bestemmingbruiloft organiseren, vinden deze functie extra waardevol, omdat zo’n bruiloft vaak uit meerdere evenementen over meerdere dagen bestaat.

Houd reacties op je uitnodigingen in één oogopslag bij

We weten dat je, zodra je de uitnodigingslinks hebt verstuurd, je gastenlijst waarschijnlijk voortdurend in de gaten houdt om te zien hoe ver je bent. Je hoopt vurig dat iedereen hun komst bevestigt, en het liefst ruim op tijd. We begrijpen die spanning. Daarom hebben we het zo ingericht dat je in één oogopslag ziet of iemand al heeft gereageerd, meer bedenktijd nodig heeft of alleen bij de ceremonie en/of receptie aanwezig zal zijn. Deze informatie is direct zichtbaar tijdens het browsen door je gastenlijst, dankzij duidelijke statusiconen bij elke reactie op de uitnodiging.

Het is voor ons ook belangrijk dat je geen enkele reactie mist. Daarom sturen we je een e‑mailmelding zodra iemand zijn of haar komst bevestigt. Ideaal voor stellen die graag de volledige controle houden over hun gastenlijst. In deze e‑mailnotificaties kun je bovendien elke gast zelf bevestigen en hun reactie accepteren, in plaats van ze automatisch aan de lijst toe te voegen. Dat geeft veel van onze gebruikers extra gemoedsrust.

Ontwerp je gastenlijst

Wil je nóg sneller zien wie er heeft bevestigd en wie niet, dan vind je onderaan de pagina een handig overzicht. Daar zie je de verhouding tussen de gasten van jullie beide kanten, hoeveel gasten er bevestigd zijn, de verhouding tussen mannen en vrouwen en een opsplitsing van de dinerkeuzes. Een fijn, modern overzicht van jullie bruiloft in cijfers dat alles versimpelt en je direct laat zien wat je moet weten.

Maak een praktische lijst voor jou & je leveranciers

De angst dat er geen enkele reactie op je uitnodigingen zou terugkomen, is gelukkig niet uitgekomen – en nu ben je er klaar voor om je gastenlijst te delen met de leveranciers die die informatie nodig hebben. Wij maken het je heel gemakkelijk om je lijst precies daar te krijgen waar hij moet zijn.

Als je gastenlijst compleet is, scroll je naar de onderkant van de pagina. Daar vind je onze downloadlinks, samen met allerlei handige exportinstellingen waarmee je precies bepaalt welke informatie wordt geëxporteerd. Niet elke leverancier hoeft immers álle gegevens van je gasten te zien.

Met behulp van deze exportinstellingen maak je snel een op maat gemaakte lijst die alleen de kolommen toont die jij nodig hebt, in de volgorde die jij prettig vindt, inclusief de status van de uitnodiging. Zo kun je bijvoorbeeld een aparte lijst voor het hotel maken waarop alleen de gasten staan die daar overnachten, zonder extra informatie zoals dinerkeuzes. Als het voor jou werkt, kan elke leverancier zijn eigen, unieke lijst krijgen.

Heb je de perfecte lijst samengesteld, dan kun je die exporteren in staand of liggend formaat, als PDF of als Excel‑spreadsheet. Wat je kiest, hangt af van het gebruik en of de lijst daarna nog bewerkt moet kunnen worden.

De best geplande bruiloften beginnen met een sterke gastenlijst

Je bent klaar voor de volgende stap in jullie trouwplanning. We hopen dat deze gids je heeft laten zien hoe gebruiksvriendelijk en intuïtief onze gastenlijst‑manager is. En dat je misschien nog eens nadenkt voordat je je gastenlijst in Google Sheets maakt of je trouwbudget verhoogt om een dure gastenlijst‑software aan te schaffen.

Het is heel goed mogelijk om je volledige bruiloft te plannen met onze reeks tools – en onze gastenlijst‑app is nog maar de eerste stap. Er zijn nog zoveel andere handige en leuke functies waarmee je creatief aan de slag kunt.

Begin vandaag nog met het plannen van jullie bruiloft en laat ons je gratis helpen om jullie droombruiloft waar te maken!