Maak de perfecte gastenlijst voor je bruiloft met onze gratis tips
& Tools

• Zoek een sjabloon voor een eenvoudig te gebruiken gastenlijst voor je bruiloft
• Begin met samenwerking
• Begin met je VIP-lijst
• Eenvoudig en snel gasten toevoegen aan je uitnodigingenlijst
• Vind een stijl die voor jou werkt
• Een stressvrij plus-één-proces
• RSVP's in één oogopslag bijhouden
• Maak een praktische lijst voor jezelf en je leveranciers
• De best geplande bruiloften beginnen met een goede gastenlijst

Zoek een sjabloon voor een eenvoudig te gebruiken gastenlijst voor je bruiloft

Een van onze belangrijkste doelen bij het creëren van ons platform was gebruiksvriendelijkheid. We wilden dat bruidsparen onze gastenlijstmaker en al onze andere tools voor het plannen van bruiloften gemakkelijk konden gebruiken, zonder dat ze daar eerst ervaring mee hoefden te hebben. We willen dat onze toepassingen aanvoelen als 'pick-up and play'.

Wanneer je onze tool voor gastenlijsten voor het eerst opent, zul je zien dat het er standaard heel eenvoudig uitziet. Dit hebben we bewust gedaan om het gebruik van ons platform voor jou gemakkelijker te maken en om onze uitgebreide personalisatieopties duidelijker te maken. De informatie die je van gasten kunt verzamelen is bijvoorbeeld bijna onbeperkt.

Binnen je gastenlijst kun je zoveel kolommen toevoegen als je wilt, waarin je alles kunt vermelden, van dieetbeperkingen en allergieën tot plus-one status en bevestiging van het repetitiediner. Maar dat is slechts de basis, je kunt echt specifiek worden als je dat wilt! We bieden ook meerdere weergavemodi, maar die leggen we later in detail uit.

Het is belangrijk om te weten dat onze tool voor het beheren van gastenlijsten een belangrijk onderdeel vormt van onze suite voor het plannen van bruiloften. Het is verbonden met veel andere apps binnen jullie 'huwelijksproject'. Met name onze trouwwebsite en de ingebouwde gratis RSVP-tool. In combinatie met de gastenlijst kun je gasten moeiteloos uitnodigen, informatie opvragen, RSVP's bijhouden en een gedetailleerde uitnodigingslijst samenstellen. De perfecte tool als je papiervrij wilt werken, kosten wilt besparen (ons platform is helemaal gratis) en je bruiloft efficiënter wilt plannen.

Begin met samenwerking

De beste bruiloften worden gepland als een team en hopelijk is je partner net zo enthousiast om de grote dag voor te bereiden als jij! Als dat niet zo is, moedig hem of haar dan aan om deel te nemen aan het team voordat jullie echt beginnen met het plannen van de trouwdag. Zo voelt hij of zij zich altijd betrokken.

Het is supergemakkelijk om je partner uit te nodigen om deel te nemen aan jullie huwelijksproject. Deel gewoon jullie unieke link of QR-code met hen. Eenmaal ontvangen hebben ze volledige, bewerkbare toegang tot alles waar jullie aan werken - als jullie dat willen! Je kunt ze ook alleen-lezen toegang geven als je ze niet vertrouwt!

Nu je partner aan boord is, kun je deze gelegenheid ook gebruiken om directe familieleden of leden van je trouwteam uit te nodigen om te helpen bij het plannen van andere onderdelen van jullie grote dag. Ook dit kan heel eenvoudig via een e-mail/berichtlink of QR-code, die je kunt vinden in onze instellingen.

Bij Assistent Bruiloftsplanning willen we alle koppels helpen met het plannen van hun bruiloft, ongeacht hun seksualiteit. Daarom is het bij ons zo eenvoudig om een bruiloft te plannen voor koppels van hetzelfde geslacht. Het enige wat je hoeft te doen is het geslacht van de bruid of bruidegom aan te passen aan het geslacht waarmee jullie je identificeren. Hetzelfde geldt voor de rest van je gastenlijst, die allemaal het geslacht kunnen krijgen dat het beste bij hen past.

Organiseer je gastenlijst

Begin met je VIP-lijst

De gemiddelde gastenlijst voor een bruiloft heeft een A-, B- en C-lijst. De A-lijst zijn de mensen die je het beste kent in je leven, of dat nu familie of vrienden zijn. De B-lijst zijn de mensen die je goed kent, maar die niet je beste vrienden of naaste familie zijn. Terwijl de C-lijst bestaat uit de mensen die je graag op je bruiloft zou willen zien, maar die niet kapot zullen gaan als ze er niet zijn. Voor een kleine bruiloft worden deze gasten van de C-lijst vaak helemaal niet uitgenodigd, maar alleen op de hoogte gebracht van het nieuws.

Ons advies bij het maken van de gastenlijst voor je bruiloft is om eerst beide ouders en je naaste familieleden toe te voegen. Werk je vervolgens een weg door de gasten in volgorde van belangrijkheid voor jullie.

Ons intuïtieve platform begrijpt dat het feit dat gasten dezelfde naam hebben, niet betekent dat ze familie van elkaar zijn. Om een familie te maken, moet je bepaalde gasten toewijzen aan een familienaam. Dit is heel eenvoudig en kan in een paar klikken worden gedaan. Zodra een familie is aangemaakt, kun je gemakkelijk door de lijst bladeren en snel de verschillende groepen en hiërarchieën zien.

Het maken van familiegroepen maakt het uitnodigen van gasten ook eenvoudiger, omdat je met onze RSVP-tool desgewenst één uitnodiging naar één familielid kunt sturen in plaats van talloze aparte. Dit is een grote tijdsbesparing voor zowel jou als je familie, want ze hoeven alleen maar iedereen aan te vinken die aanwezig is!

Om deze persoonlijke link te versturen, navigeer je gewoon naar de instellingen van de bruiloftsite, waar je deze functie vindt.

Eenvoudig en snel gasten toevoegen aan je uitnodigingenlijst

Als je ervoor hebt gekozen om gasten handmatig toe te voegen, in plaats van ze te importeren, dan kan dat in een paar klikken. Tik gewoon op 'gast toevoegen' op onze sjabloon, selecteer of die gast aan jullie kant staat of aan jullie partners, en kies dan hun rol binnen jullie bruiloft. Is het een direct familielid, een familielid, vriend, partner enz. Voeg vervolgens hun voor- en achternaam toe en klik op het pictogram van de persoon die hen voorstelt. Je vindt dit pictogram naast hun naam en als je erop klikt, verschijnen er talloze opties. Zoals geslacht, familievereniging en RSVP-informatie die je kunt invullen als je die al weet. Je weet bijvoorbeeld misschien al welke gasten veganistisch zijn binnen je vriendengroep, dus kun je die informatie aan je lijst toevoegen zonder op hun bevestiging te wachten.

We hebben het ook gemakkelijk gemaakt om een kenmerk of eigenschap toe te voegen aan elk gastenprofiel. Als je gasten bijvoorbeeld een plaats wilt geven op basis van hun persoonlijkheidstype, kun je alleen daarvoor een kolom toevoegen. Die kan dan worden gesorteerd op persoonlijkheid, geweldig om in een oogopslag te zien hoeveel feestbeesten er komen, versus muurbloempjes en introverten. Om een kenmerk toe te voegen, bewerk je gewoon hun profiel door op hun pictogram te klikken.

Vind een stijl die voor jou werkt

Zodra je een aantal gasten hebt toegevoegd, is het een goed idee om een weergavestijl te vinden die bij je past. We bieden drie manieren om je genodigden weer te geven, elk met verschillende voordelen, afhankelijk van je smaak of vereisten op dat moment.

Onze standaardweergave verdeelt gasten in twee delen, afhankelijk van of hun relatie voornamelijk met jou of met je partner is. Deze weergave is ideaal om snel te zien hoe evenwichtig de groep is. Het maakt het ook eenvoudig om de hiërarchie van de aanwezigen te zien.

We bieden ook een alfabetische weergave van de gastenlijst, die alleen hun geslacht, trouwrol en naam toont. We hebben gemerkt dat deze weergavestijl geweldig is voor grotere bruiloften, waarbij talloze vrienden en familieleden aanwezig zijn. Zo kun je iemand snel vinden door simpelweg naar beneden te scrollen naar de beginletter van de voor- of achternaam.

Onze derde weergavestijl geeft je alle informatie in één tabel. Net als een spreadsheet of Google Sheets kun je deze lijst sorteren via elke kolom die je maar wilt. Ideaal als je gewoon wilt zien wie heeft gereageerd en wie niet... Deze tabelstijl komt pas echt tot zijn recht als je het grootste deel van je RSVP's hebt ontvangen. Het toont alle informatie die je van gasten hebt verzameld en kan worden gesorteerd op elk gewenst onderwerp.

Het gebruik van onze Full Table-stijl is superhandig voor bijpraten met cateraars of je locatie, wanneer je snel wilt weten wat de populairste maaltijdkeuzes zijn of hoeveel gasten bijvoorbeeld hebben bevestigd. Je leveranciers zullen het echt waarderen dat je toegang hebt tot zulke actuele informatie en dat je die zo efficiënt kunt leveren. Een grote tijdsbesparing voor hen, en het zal waarschijnlijk helpen om hun service efficiënter te maken op de dag zelf.

Als alle informatie in de standaardweergave te veel is, kun je ook een samenvatting van alles bekijken. Dit biedt je de mogelijkheid om een tabel op maat te maken, die alleen de informatie toont die je wilt bekijken.

Begin je gastenlijst

Een stressvrij plus-één-proces

We zouden allemaal graag grenzeloze plus-ones hebben, maar het gemiddelde trouwbudget is gewoon niet toereikend voor dat aantal mensen. Dat betekent dat sommige dierbaren alleen moeten komen, of als deel van een groep. Dit kan een lastige situatie zijn om mee om te gaan, om uit te zoeken wie wel en wie niet een date kan meebrengen. Maar het is belangrijk om sterk te blijven met het aantal gasten en je dierbaren eerlijk en open te informeren over je plus één beleid.

Onze bruiloftsite en gastenlijsttool stimuleert goede plus one-etiquette en helpt spanningen te voorkomen in de aanloop naar de grote dag. Het is gemakkelijk om uitgenodigde gasten aan je lijst toe te voegen door ze als partner toe te wijzen en ze te groeperen op achternaam, zelfs als ze niet getrouwd zijn. Hierdoor ziet de lijst er beter uit en kun je snel zien waar je aan toe bent.

Als gasten je op de hoogte willen stellen van hun plus one bedoelingen, dan kan dat pijnloos via onze gratis RSVP-tool. Zoals eerder vermeld is je gastenlijst gekoppeld aan je trouwwebsite, waardoor je bepaalde aspecten van je online uitnodiging alleen aan bepaalde gasten kunt laten zien. Ideaal om gekwetste gevoelens te beperken en tegelijkertijd het aantal gasten te beperken. Selecteer gewoon de gasten die een plus één kunnen hebben op je lijst in het RSVP formulier, en selecteer alleen de gasten die de optie krijgen.

Deze tactiek van 'verborgen vragen' kan ook worden gebruikt om gasten uit te nodigen voor andere bruiloftsevenementen, zoals het repetitiediner of de afterparty. Onze bruidsparen vonden deze functie vooral handig bij het plannen van een bruiloft op een bestemming, omdat er bij dit soort bruiloften vaak meerdere verschillende evenementen plaatsvinden gedurende een langere periode.

RSVP's in één oogopslag bijhouden

We weten dat je, zodra je de uitnodigingslinks hebt verstuurd, constant de gastenlijst controleert om te zien waar je staat. Wanhopig hopend dat elke gast zijn aanwezigheid bevestigt en dat ook nog op tijd doet! We begrijpen de stress. Daarom hebben we het gemakkelijk gemaakt om in één oogopslag te zien of een gast heeft bevestigd of niet, of ze meer tijd nodig hebben of dat ze net hebben bevestigd voor de ceremonie en/of receptie. Deze informatie kan snel worden bekeken terwijl je door je gastenlijst bladert en naar bepaalde RSVP-statuspictogrammen kijkt.

Het is ook belangrijk voor ons om te weten dat je geen RSVP hebt gemist, daarom sturen we je een e-mailbericht telkens wanneer iemand zijn aanwezigheid bevestigt. Perfect voor bruidsparen die hun gastenlijst in de gaten willen houden. Onze e-mailmeldingen geven je ook de optie om elke gast te bevestigen en zijn of haar RSVP te accepteren. In plaats van ze automatisch toe te voegen aan de gastenlijst. We weten dat dit onze koppels veel gemoedsrust geeft.

Ontwerp je gastenlijst

Als je nog sneller wilt weten wie heeft bevestigd en wie niet, vind je onderaan de pagina een overzicht van de aantallen. Daar zie je de verhouding van het aantal gasten aan beide kanten, hoeveel er bevestigd zijn, een geslachtsverhouding en een uitsplitsing van de maaltijdkeuzes. Een geweldige kleine moderne trouwkaart die de cijfers vereenvoudigt en je direct laat zien wat je moet weten.

Maak een praktische lijst voor jezelf en je leveranciers

Het afschrikwekkende vooruitzicht om geen RSVP's teruggestuurd te krijgen is niet uitgekomen en nu ben je klaar om je gastenlijst te delen met de leveranciers die dat nodig hebben! Wel, wij maken het je zo gemakkelijk om je lijst overal naartoe te sturen.

Nadat je de gastenlijst hebt ingevuld, scroll je naar beneden en vind je onze downloadlinks. Samen met een heleboel handige exportinstellingen waarmee je kunt bepalen welke informatie wordt geëxporteerd. Want niet elke verkoper hoeft alle informatie over je gasten te weten.

Met behulp van onze exportinstellingen kun je snel een lijst op maat maken die alleen de kolommen toont die jij nodig hebt, in de volgorde die jij wilt, samen met de RSVP-status van de gast. Je kunt bijvoorbeeld een lijst voor je hotel maken die alleen de gasten bevat die bij hen verblijven, zonder andere onnodige informatie, zoals maaltijdkeuzes. Als het voor jou werkt, kan elke leverancier zijn eigen unieke lijst hebben!

Zodra je de perfecte lijst hebt gemaakt, kan deze worden geëxporteerd in staande of liggende oriëntatie, in PDF- of Excel-spreadsheetformaat. Afhankelijk van hoe de lijst gebruikt gaat worden en of hij nog bewerkt moet worden.

De best geplande bruiloften beginnen met een goede gastenlijst

Je bent klaar voor de volgende stap in de planning van je bruiloft! We hopen dat onze gids u heeft laten inzien hoe gebruiksvriendelijk en intuïtief onze gastenlijstmanager is. En misschien heeft het u wel twee keer doen nadenken over het maken van uw gastenlijst met Google Sheets, of over het verhogen van uw bruiloftbudget alleen maar om een duur gastenlijstprogramma te betalen.

Het is mogelijk om je hele bruiloft te plannen met onze suite van tools, en onze gastenlijst app is slechts de eerste stap! Er zijn nog veel meer handige en leuke tools om creatief mee aan de slag te gaan.

Start vandaag nog met het plannen van je bruiloft en laat ons je gratis helpen met het plannen van je droombruiloft!