Plan jullie grote dag als een pro met onze sjabloon voor de trouwgastenlijst

• Neem de tijd voor dit proces
• Stel je B‑lijst zorgvuldig samen
• Bepaal jullie plus‑one‑beleid
• Maak een C‑lijst van gasten die je er graag bij zou hebben
• Vraag dieetwensen en allergieën op tijd uit
• Stuur op maat gemaakte spreadsheets van je gastenlijst
• Begin vandaag nog te plannen als een pro met onze gratis tool voor je trouwgastenlijst

Neem de tijd voor dit proces

Volgens ons, en volgens veel topweddingplanners, is het samenstellen van de trouwgastenlijst één van de belangrijkste taken van de hele trouwplanning. Het eindresultaat heeft namelijk invloed op vrijwel elke beslissing die daarna komt.

Het aantal gasten bepaalt bijvoorbeeld hoe groot de locatie moet zijn en wat voor totaalbudget je ongeveer nodig hebt. Een grote groep geeft een heel andere sfeer dan een klein, intiem gezelschap. Een trouwdag met veel extra introducees voelt vaak minder persoonlijk dan een viering met alleen de meest dierbare mensen. Je ziet het al voor je.

Elke gast die je toevoegt aan de lijst voor ceremonie en feest verandert de dynamiek én de praktische kant van jullie dag. Daarom is het zo belangrijk om dit proces niet te overhaasten, maar bewust bij elke keuze stil te staan. Het fijne aan een online tool voor je gastenlijst zoals die van ons, is dat je een gast waar je toch over twijfelt, snel en zonder gedoe weer kunt verwijderen. Zo zie je meteen hoe je bijgewerkte lijst eruitziet, zonder al die doorgestreepte namen op papier.

Stel je B‑lijst zorgvuldig samen

Begin met het vullen van de kolom voor je B‑lijst, in volgorde van belangrijkheid. Voeg eerst de vrienden, familieleden en collega’s toe die echt een actieve rol in je leven spelen. De mensen waarvan je voelt dat ze iets positiefs toevoegen aan de dag. Die je graag om je heen hebt tijdens de bruiloft.

Deze gasten vallen in de categorie ‘fijn als ze erbij zijn’. Het zijn niet de mensen van wie je dag instort als ze niet kunnen, maar ze maken de viering wél extra mooi als ze er zijn.

Wij raden aan om eerst je A‑lijst uit te nodigen, en pas daarna de gasten van je B‑ en C‑lijst. De beschikbaarheid van sommige VIP’s kan er namelijk voor zorgen dat er later nog ruimte vrijkomt voor namen die lager op je spreadsheet staan. Door je uitnodigingen online te versturen en te volgen met een gratis digitale tool zoals de onze, wordt dit proces een stuk overzichtelijker.

Organiseer je gastenlijst

Bepaal jullie plus‑one‑beleid

Misschien zou je, net als wij, het liefst iedereen een introducee willen laten meenemen, maar laat je budget dat simpelweg niet toe. Dan is het belangrijk om al vroeg te bepalen wie wél en wie geen extra gast mag uitnodigen. Sommige dierbaren, zoals jullie ouders en leden van het bruidspersoneel, krijgen automatisch een plus‑one. Zeker als ze getrouwd zijn. Maar voor gasten die wat minder dichtbij staan, vraagt dat om extra afweging.

Neem bijvoorbeeld alleenstaande gasten op je B‑lijst: kennen zij al veel mensen op jullie bruiloft, zodat ze niet per se iemand hoeven mee te nemen? Als er collega’s komen, kun je hen als groep uitnodigen, waardoor plus‑ones vaak niet nodig zijn omdat ze elkaar hebben. Dat geldt ook voor hechte vrienden of familieleden die veel andere genodigden kennen.

Aan de andere kant: heb je een vriend(in) die je er heel graag bij wilt hebben, maar die verder niemand kent op de bruiloft, overweeg dan om juist wél een plus‑one aan te bieden. Zodat diegene zich niet alleen voelt op de dag zelf. Tenzij het budget echt heel krap is, werkt het meestal beter om plus‑ones per persoon te bekijken, in plaats van een strenge regel voor iedereen te hanteren.

Begin met je gastenlijst

Als je onze gratis trouwwebsitebouwer gebruikt om gasten uit te nodigen, kun je heel eenvoudig aangeven wie er een introducee mag meenemen, zonder dat iemand zich tekortgedaan voelt. Ons uitnodigingsformulier is namelijk direct aan te passen, zodat alleen bepaalde gasten de optie zien om een plus‑one toe te voegen. Zo voorkom je ongemakkelijke gesprekken in de aanloop naar jullie grote dag.

Maak een C‑lijst van gasten die je er graag bij zou hebben

Tenzij je een enorme bruiloft plant, zien we dat de meeste stellen uiteindelijk maar weinig mensen van hun C‑lijst daadwerkelijk uitnodigen, tenzij het echt niet anders kan. Deze groep bestaat meestal uit mensen die wel in je leven zijn, maar lang niet zo dichtbij als de gasten op je A‑ of B‑lijst. Mensen die je leuk zou vinden om erbij te hebben en waarvan je weet dat ze een fijne dag zullen hebben, maar die geen prioriteit zijn. In de praktijk geldt vaak: als het grootste deel van je A‑ en B‑lijst laat weten dat ze komen, is het voldoende om je C‑lijst ná de bruiloft te vertellen dat je bent getrouwd.

Het voelt misschien hard om zulke verschillen tussen mensen te maken. Maar bedenk dat we in ons hoofd allemaal dagelijks een soortgelijke indeling maken tussen vrienden en familie, bewust of onbewust. En als je een ontspannen, harmonieuze viering wilt, is het belangrijk eerlijk te zijn over je gevoel en over hoeveel iemand voor je betekent.

Tijdens het uitnodigen van je A‑ en B‑lijst zul je merken dat er altijd een aantal gasten zijn die, om wat voor reden dan ook, niet kunnen komen. Dán bewijst je zorgvuldig samengestelde C‑lijst echt zijn waarde: het is een handige vijver vol namen waaruit je snel nieuwe gasten aan je uitnodigingslijst kunt toevoegen.

Vraag dieetwensen en allergieën op tijd uit

Je cateraar moet ruim van tevoren weten of bepaalde gasten allergieën of dieetwensen hebben, om hun service goed te kunnen voorbereiden. De beste manier om die informatie te verzamelen is via een online tool voor uitnodigingen zoals die van ons. Daarmee kun je zoveel vragen stellen vóór de bruiloft als je wilt. Je gasten kunnen dan niet alleen intoleranties doorgeven, maar ook hun voorkeur voor het menu.

Alle informatie die via de uitnodiging wordt verzameld, wordt automatisch toegevoegd aan je gastenlijst en is vervolgens klaar om te delen met de leverancier die het nodig heeft.

Ontwerp je gastenlijst

Stuur op maat gemaakte spreadsheets van je gastenlijst

Veel van je leveranciers hebben specifieke informatie over je gasten nodig om zich goed voor te bereiden op de grote dag. Van de locatie en de cateraar tot de weddingplanner en ceremoniemeester: allemaal moeten ze weten op hoeveel mensen ze kunnen rekenen, maar niet iedereen heeft dezelfde gedetailleerde gegevens nodig.

Je cateraar moet bijvoorbeeld weten hoeveel vegan gerechten er geserveerd moeten worden, terwijl het hotel die informatie meestal niet nodig heeft. Om verwarring te voorkomen bij het versturen van gastenlijsten, is het slim om voor elke leverancier een aparte, op maat gemaakte lijst te maken. En onze tool voor de gastenlijst maakt dat heel eenvoudig.

Zodra je je gastenlijst met onze gratis tool hebt afgerond, kun je via een aantal selectievakjes per leverancier een eigen overzicht samenstellen. Zo bepaal je zelf of je alleen dieetwensen deelt, of ook de aanwezigheid van gasten bij specifieke onderdelen van jullie trouwdag.

Organiseer je gastenlijst

Heb je de perfecte, op maat gemaakte lijst klaarstaan, dan kun je die met één klik downloaden in een printbaar formaat. Ideaal als naslagwerk voor de locatie bij het maken van de tafelschikking, of voor jezelf na de bruiloft, wanneer je bedankkaartjes stuurt naar iedereen die jullie een cadeau heeft gegeven.

Begin vandaag nog te plannen als een pro met onze gratis tool voor je trouwgastenlijst

Neem de regie over je gastenlijst en win kostbare tijd voor de rest van je trouwplanning door vandaag nog gebruik te maken van onze gratis sjabloon voor je trouwgastenlijst. Een onmisbaar onderdeel van onze toolset, waarmee je niet alleen uitnodigingen kunt bijhouden, maar ook waardevolle informatie verzamelt voor tafelschikkingen, leveranciers en budget.

Wij adviseren onze stellen altijd: denk goed na over je gastenlijst, maak bewuste keuzes en de rest van de bruiloft plant zich bijna vanzelf.

Stel vandaag nog jullie gastenlijst samen en ontdek meteen al onze andere gratis tools voor trouwplanning.