Waarom je je gastenlijst voor de bruiloft niet in Excel zou moeten maken
Onze service heeft tienduizenden stellen wereldwijd geholpen bij het plannen van hun droombruiloft!
Haal de stress uit je gastenlijst met onze speciaal ontwikkelde tool
Tenzij je dagelijks met spreadsheets werkt en er écht handig mee bent, is Excel niet de beste manier om je gastenlijst te plannen. Vraag het aan welk stel dan ook dat hun uitnodigingen heeft gepland en geprobeerd heeft de uitnodigingen bij te houden in een spreadsheet, en ze zullen je vertellen dat ze wilden dat er een alternatief was geweest. Een lijstbeheerder die speciaal voor dit doel is gemaakt, geen voorkennis vereist, eenvoudig op te zetten is en zichzelf automatisch bijwerkt zodra een gast zijn of haar komst bevestigt. En die bovendien samenwerkt met anderen en geïntegreerd is met allerlei professionele trouwplanningstools, zoals een trouwwebsite.
Onze sjabloon voor de gastenlijst is ontworpen om je planningstraject aanzienlijk te verbeteren en het vaardigheidsniveau over te slaan dat Excel normaal gesproken van zijn gebruikers vraagt. Want we weten uit eigen ervaring dat dit soort algemene spreadsheetprogramma’s de specifieke functies missen die je nodig hebt om trouwtaken snel en met een gerust gevoel af te vinken. En dat is cruciaal als er zoveel geregeld moet worden, bovenop onze toch al drukke levens.
Tijd om Excel los te laten en je meer een professionele weddingplanner te voelen
We laten je zien welke enorme voordelen het heeft om je planning te starten met onze gratis sjabloon voor de gastenlijst, in plaats van met een leeg en ingewikkeld Excel-bestand.
Geen trouwspecifieke functies
We gaan niet beweren dat Excel en andere spreadsheetprogramma’s zoals Google Sheets niet goed zijn. Het zijn natuurlijk geweldige tools die eindeloos behulpzaam zijn voor budgetten op het werk of thuis. Ze zijn ideaal om lijstjes te ordenen en om gegevens te visualiseren. Maar ze zijn bedoeld voor algemeen gebruik.
Een gemiddeld spreadsheetprogramma is ontworpen om iedereen te bedienen. Een algemene omgeving die zowel een beursmakelaar, een cafémanager als een kostenbewust stel handig zullen vinden. Dat betekent dat Excel, om maar een voorbeeld te noemen, veel trouwspecifieke functies mist die onze gastenlijst-tool wél heeft.
Denk aan het automatisch bijhouden en verwerken van uitnodigingen, eenvoudige plus-ones en eindeloze mogelijkheden om informatie over gasten te verzamelen. Een intuïtief stuk software dat tot in detail is afgestemd op één specifieke taak.
Begin met je gastenlijst
PLANNING . WEDDING — is makkelijk te onthouden en nog makkelijker in gebruik.
- Geen automatisering
- Gratis samenwerken
- Geen integratie met andere trouwplanningstools
- Geen duidelijke weergave van informatie
- Moeilijk printen en geen flexibele export
- Gebruik de juiste planningstool en til je gastenlijst naar een hoger niveau
Geen automatisering
Als je een offline spreadsheetprogramma zoals Excel gebruikt, moet je elke wijziging met de hand doen. Dus als je meer dan 200 uitnodigingen hebt verstuurd, moet je elke status handmatig aanpassen. Elke cel bijwerken met de aan- of afmelding, menukeuze, dieetwensen en of iemand een hotel of vervoer naar de bruiloft nodig heeft… Afhankelijk van de hoeveelheid informatie die je vraagt en het aantal gasten, kan dat een enorm tijdrovende klus zijn.
Handmatig elke gast in je lijst bijwerken kost niet alleen veel tijd, het vergroot ook de kans op fouten. We hebben met talloze stellen gesproken die namen verkeerd hebben gespeld, allergieën verkeerd hebben genoteerd of simpelweg informatie in de verkeerde kolom hebben gezet. Allemaal onschuldige foutjes als je ze op tijd ontdekt, maar behoorlijk rampzalig als dat niet zo is.
Gebruik onze gekoppelde trouwwebsitebouwer met ingebouwd uitnodigingsformulier, en al je reacties worden automatisch verwerkt in je gastenlijst. Het enige wat je hoeft te doen, is de e-mailmelding van een nieuwe reactie van ons goedkeuren; ons intuïtieve platform vult vervolgens alle informatie voor je in.
Gratis samenwerken
Ja, zowel Excel als Google Spreadsheets bieden samenwerkingsmogelijkheden. Jij en iedereen die je bij de trouwplanning wilt betrekken, kunnen dus de gastenlijst openen en bewerken. Maar iedereen die wil helpen, moet dan wel een Google-account hebben of over Excel beschikken. En daarnaast is het handig als ze al ervaring hebben met een van beide programma’s om het bestand echt goed te kunnen bewerken.
Onze tool voor de gastenlijst van je bruiloft is daarentegen volledig gratis en vereist geen account, niet van jou en niet van je team. Bovendien kun je meerdere versies van je trouwproject aanmaken, elk met een eigen set gebruikers en beschikbare onderdelen. Ideaal als je bijvoorbeeld iemand kent die goed is met cijfers en je wilt dat diegene helpt met het budget, maar je hem of haar geen inzage wilt geven in je tafelschikking. Maak in een paar klikken een apart budgetproject aan en voorkom dat oom Kees al vóór de grote dag ontdekt waar hij komt te zitten!
Ben je niet zo geheimzinnig over informatie binnen je team, dan kun je de link naar je project eenvoudig plakken in een gedeelde WhatsApp-groep, e-mail of gebruikmaken van je eigen project-QR-code. Perfect om samen te plannen, waar je ook bent!
Geen integratie met andere trouwplanningstools
Onze software voor gastenlijsten vormt het hart van onze onderling verbonden set trouwplanningstools. Het werkt naadloos samen met ons systeem voor uitnodigingen en wordt automatisch bijgewerkt op basis van wat je gasten invullen.
Alle informatie op je gastenlijst wordt gesynchroniseerd met onze tafelschikkingstool, zodat je direct kunt beginnen met het indelen van gasten voor je diner of ceremonie, zonder je project te hoeven verlaten. We bieden zelfs een eenvoudige ontwerptool voor plaatskaartjes, naamkaartjes en tafelnummerkaarten. Allemaal gekoppeld aan je gastenlijst.
Met slechts een paar klikken, zodra je gastenlijst klaar is, kun je al je plaatskaartjes downloaden, een tafelschikking voor beide locaties én een op maat gemaakte gastenlijst voor elke leverancier. En dat kan allemaal omdat je gastenlijst volledig geïntegreerd is met vrijwel alle andere tools in onze suite.
Geen duidelijke weergave van informatie
Neem het van ons aan: staar niet te lang naar een spreadsheet vol gegevens, want je wordt er gegarandeerd slaperig of op z’n minst verward van! In Excel kun je informatie natuurlijk ook grafisch weergeven, maar dat is berucht lastig om goed op te zetten. Daardoor blijven veel stellen tijdens de trouwplanning hangen met alleen een lijst met namen en details. Een spreadsheet die lastig te lezen is en er niet bepaald uitnodigend uitziet.
Eenvoudige, aantrekkelijke visualisatie van informatie is standaard ingebouwd in onze gastenlijst-software. We bieden meerdere manieren om gegevens te bekijken, duidelijke icoontjes en labels, plus heldere overzichten van waar je staat. Zo kun je op elk moment in één oogopslag zien hoeveel gasten hebben bevestigd, wie je nog even moet herinneren en of het nou echt nodig was om een chef in te huren die volledig gespecialiseerd is in veganistische gerechten…!
Moeilijk printen en geen flexibele export
Heb je wel eens geprobeerd een spreadsheet te printen? Als jouw ervaring op die van ons lijkt, was het een drama. Te groot, te klein, over meerdere pagina’s verspreid… Excel lijkt er alles aan te doen om je document níet netjes op papier te krijgen. Terwijl het juist tijdens de trouwplanning heel handig kan zijn om een geprinte versie van je gegevens te hebben. Of op z’n minst je gastenlijst of budgetoverzicht te kunnen downloaden en erop te kunnen vertrouwen dat degene aan wie je het doorstuurt het makkelijk kan uitprinten. Zeker voor cateraars is dat belangrijk, omdat zij informatie vaak graag op papier hebben zodat het hele team er snel in kan kijken.
We willen dat onze gratis trouwplanningstools nuttig zijn vanaf het allereerste begin tot en met de laatste details. Dat betekent dat je onze bestanden gemakkelijk moet kunnen printen via Excel of als PDF. In beide gevallen wordt je informatie netjes gepresenteerd en automatisch aangepast aan het papierformaat dat je kiest. Daarnaast bieden we meerdere opties voor wat er precies zichtbaar is in je export.
Stel, je moet een versie van je gastenlijst sturen naar het hotel waar je een aantal kamers hebt gereserveerd. Zij hoeven de dieetwensen of reisdetails niet te weten. Ze hebben alleen de volledige namen van alle gasten nodig, het type kamer en eventuele speciale verzoeken. Die specifieke lijst – en eindeloos veel andere varianten – kun je direct samenstellen met onze exportinstellingen en doorsturen naar wie hem nodig heeft. Je kunt er zelfs voor kiezen alleen bevestigde gasten mee te nemen in de export, of alleen de gasten die naar de receptie komen, als dat relevanter is.
Met ons platform bepaal jij wie wat te zien krijgt – en wij maken het je zo eenvoudig mogelijk.
Gebruik de juiste planningstool en til je gastenlijst naar een hoger niveau
We weten allemaal hoe krachtig Excel is als organisatietool voor gegevens, maar het is niet specifiek ontwikkeld voor het plannen van een gastenlijst – onze app wel!
Maak je hele trouwplanning vandaag nog makkelijker door gratis je eigen trouwproject bij ons aan te maken. Dan ontdek je al snel hoe handig niet alleen onze gastenlijst-app is, maar ook ons gratis uitnodigingsformulier, de tafelschikkingstool, budgetplanner en nog veel meer!
Ontdek meer onderwerpen over gastenlijsten voor bruiloften
Om je te helpen bij het beheren van je gastenlijst, biedt de online Wedding Planning Assistant een uitgebreide set professionele tools, zorgvuldig samengesteld om je te ondersteunen bij het plannen en organiseren van jullie bruiloft.
Wij bieden trouwplanningsdiensten over de hele wereld. We doen er alles aan om onze software in elke taal beschikbaar te maken en momenteel is deze beschikbaar in de volgende talen: