Voorbeeld draaiboek voor stellen die een meerdaagse trouwplanning willen samenstellen

• Plan het perfecte trouwweekend met ons voorbeeldschema en onze tips
• Tips voor een meerdaagse trouwplanning
• Houd je trouwprogramma flexibel voor gasten
• Flexibiliteit in de planning van je trouwdag
• Prop het draaiboek niet te vol
• Deel je tijdlijn voor de trouwreceptie op tijd
• Geef het hele weekend een thema of persoonlijke touch
• Houd rekening met jullie trouwbudget
• Voorbeeld draaiboek voor een meerdaagse bruiloft
• Dag 1 – Welkomstborrel & repetitie
• Dag 2 – De trouwdag
• Dag 3 – Herstelbrunch & afscheid
• Begin vandaag nog aan jullie trouwplanningsavontuur

Tips voor een meerdaagse trouwplanning

We hebben een aantal professionele tips verzameld die je er zeker even bij moet pakken als je een draaiboek voor je trouwweekend maakt.

Houd je trouwprogramma flexibel voor gasten

Je gasten hebben allemaal hun eigen leven buiten jullie bruiloft. Een leven vol verplichtingen en plannen die ze graag even parkeren om jullie dag mee te vieren. Die bereidheid om tijd voor jullie vrij te maken, mag terugkomen in jullie trouwplanning – zeker als het om een lang weekend gaat.

Vanaf het moment dat je je plannen deelt, is het goed om te benadrukken dat de planning flexibel is. Dat niemand verplicht is om bij elk onderdeel rondom jullie bruiloft aanwezig te zijn. Sommige gasten hebben simpelweg niet de tijd of de middelen om overal bij te zijn, en dat is oké.

Het antwoordformulier op je trouwwebsite is een ideale manier om vroegtijdig inzicht te krijgen in de beschikbaarheid van gasten. Zo kun je je verschillende planningen beter afstemmen op wie er op welke dag of bij welk onderdeel kan zijn. Zodra je het definitieve weekendprogramma deelt, maak dan ook duidelijk welke momenten ‘optioneel’ zijn. Afterparties, afscheidsbrunches en borrels buiten de tijden van de trouwreceptie om, zijn extra’s waarbij gasten zich niet verplicht hoeven te voelen.

Flexibiliteit in de planning van je trouwdag

Je open houding naar de gasten toe mag ook terugkomen in de manier waarop je met tijden omgaat. Gasten moeten voelen dat alles goed geregeld is en dat er een prettige flow in de dag zit. Maar ze moeten niet het gevoel krijgen dat ze in een strak trainingsschema zitten, van het ene onderdeel naar het andere geduwd. Het is zonde als mensen tijdens de borrel geen tijd hebben om familie bij te praten omdat iedereen direct door moet naar het diner of het aansnijden van de taart, alleen omdat het schema dat zo voorschrijft.

Bouw bewust buffermomenten in je schema in, zodat gasten de vrijheid hebben om bepaalde momenten echt te beleven. Denk aan delen van de dag waarvan je weet dat mensen graag even extra willen kletsen, opfrissen of rustig willen verplaatsen naar de volgende activiteit. Misschien heb je die buffers op de dag zelf niet allemaal nodig – juist daarom is flexibiliteit zo belangrijk. Laat je tijdlijn tijdens de receptie en het feest meebewegen met de sfeer van de dag.

Prop het draaiboek niet te vol

Wij geloven al jaren in ‘less is more’ als het om trouwplanning gaat. Liever één activiteit minder op het programma en meer tijd om écht van de dag te genieten. Veel van jullie gasten hebben elkaar waarschijnlijk al een tijd niet gezien en vinden het heerlijk om bij te praten. Ontneem ze dat niet door het programma bomvol te zetten, zeker niet als je een meerdaags feest organiseert.

Rustmomenten zijn onmisbaar tijdens een trouwweekend. Zonder voldoende pauze raken gasten sociaal uitgeput. Plan daarom zoveel mogelijk onderdelen als optioneel, en denk ook aan uitjes of activiteiten waar gasten los van de groep aan kunnen meedoen. Zelfs als dat gewoon betekent: een paar uur ongestoord zonnen bij het zwembad.

Deel je tijdlijn voor de trouwreceptie op tijd

Of je nu in het buitenland trouwt of dicht bij huis, je gasten hebben er recht op om jullie plannen ruim op tijd te weten. Zo kunnen ze zich goed voorbereiden op elk onderdeel van jullie grote dag. Ze moeten weten wat voor outfits ze moeten inpakken, of ze hun reis vroeg moeten boeken en of hun accommodatie handig ligt ten opzichte van de verschillende activiteiten. Dat zijn misschien niet de meest romantische dingen om over na te denken, maar ze maken wel het verschil in de beleving van je gasten.

Je trouwprogramma delen via je trouwwebsite is voor de meeste gasten de snelste en makkelijkste manier om alle informatie te ontvangen. Toch raden we aan om ook een beknopte versie in jullie trouwkaartenset op te nemen, en eventueel in welkomstpakketjes. Zo hebben dierbaren de belangrijkste info altijd binnen handbereik.

Maak je meerdaags draaiboek

Geef het hele weekend een thema of persoonlijke touch

Het is relatief eenvoudig om een consistente sfeer te creëren als je alleen een huwelijksceremonie en een avondfeest plant. Maar een feest dat zich over meerdere dagen uitstrekt, voelt al snel losser of versnipperd als je er niet goed over nadenkt.

De makkelijkste manier om van je trouwweekend een mooi geheel te maken, is door het hele feest één duidelijk thema te geven. Bouw je tijdlijn om dat thema heen en bied activiteiten aan die erbij passen. Organiseer je een destination wedding, dan kun je je bijvoorbeeld laten inspireren door de lokale cultuur en entertainment of workshops daaromheen plannen. Maar ook een bruiloft dichter bij huis kun je een duidelijke rode draad geven, zodat de dagen mooi op elkaar aansluiten.

Een festivalvibe is op dit moment één van onze favoriete trouwthema’s en past perfect bij de opzet van een meerdaags feest. Grote kans dat je bruidsmeisjes het fantastisch vinden om zich in boho- of hippiestijl uit te dossen, met haar en make-up helemaal in seventies-sferen.

Zie je jezelf geen festivalbruiloft geven, of een heel uitbundig thema? Kijk dan vooral naar wat jullie als stel bijzonder maakt. Wat zijn jullie gedeelde passies? Wat zijn de hoogtepunten uit jullie relatie? Waar zijn jullie samen op je gelukkigst? Laat die antwoorden de basis zijn voor jullie thema.

Als je in elk onderdeel van het weekend jullie persoonlijkheid laat terugkomen, krijgt de hele viering automatisch meer diepte en betekenis.

Houd rekening met jullie trouwbudget

Een bruiloft kost geld – of je nu één dag viert, twee dagen of er een hele week van maakt. En hoe langer de viering duurt, hoe hoger de kosten meestal oplopen. Dat is één van de redenen dat veel stellen in het buitenland trouwen: je kunt vaak langer met elkaar zijn, tegen lagere kosten.

Of je nu wel of geen destination wedding plant, wij raden aan om bij je budget en planning altijd de trouwdag zelf als prioriteit te nemen. Laat je niet te veel verleiden door een extreem luxe repetitiediner of een groots opgezette afscheidsbrunch. Richt je budget – en je energie – in de eerste plaats op waar het allemaal om draait: jullie huwelijksdag.

Onze gratis budgetplanner voor de bruiloft en de tool voor het maken van je draaiboek zijn ontzettend handige hulpmiddelen om op alle vlakken op koers te blijven. Zo wordt het heel overzichtelijk om je budget te plannen in samenhang met de volgorde van de activiteiten.

Voorbeeld draaiboek voor een meerdaagse bruiloft

Om je trouwweekend te helpen vormgeven, hebben we een voorbeeldplanning gemaakt voor een driedaags event. Zo krijg je een duidelijk beeld van hoe de opzet van jullie feest eruit zou kunnen zien.

Dag 1 – Welkomstborrel & repetitie

Vanaf het moment dat gasten bij jullie trouwlocatie, accommodatie of feestlocatie arriveren, wil je dat ze zich welkom en ontspannen voelen. Ze moeten de ruimte hebben om bij te praten met vrienden, mee te doen aan activiteiten of zich juist even terug te trekken.

14:00 – Aankomst gasten

Familie en vrienden komen aan bij het hotel of de afgesproken locatie en krijgen een welkomstpakket met informatie over de komende dagen, aangevuld met wat lekkers.

15:00/16:00 – Welkomstdrankjes

Zodra iedereen een beetje is geland, nodig je de gasten uit voor een welkomstdrankje met de rest van het gezelschap. Maak duidelijk dat dit moment vrijblijvend is en dat de drankjes beschikbaar zijn tot aan de repetitie-/welkomstdiner. Zo voelen gasten niet de druk om precies om 15:00 te komen en de hele middag te blijven.

17:00 – Ceremonie-repetitie

Verzamel het bruidspersoneel en oefen de entree, de afsluiting en de belangrijkste momenten van de ceremonie. De trouwambtenaar of officiant begeleidt deze repetitie en helpt iedereen zijn of haar rol goed te begrijpen.

18:30 – Terug naar de welkomstborrel

De meeste gasten zijn nu aangekomen en hebben hun kamer of verblijf gevonden. Sluit weer aan voor een paar cocktails, hapjes en muziek tijdens jullie welkomstfeest.

19:30 – Repetitiediner / welkomstdiner

Zet de warme, ongedwongen sfeer voort met een relaxed diner voor de genodigden. Je kunt dit exclusief voor directe familie en hechte vrienden organiseren, of juist breder trekken voor iedereen die al aanwezig is. Zorg er in dat geval wel voor dat je een leuk restaurant of bar in de buurt tipt of reserveert voor gasten die niet voor het diner zijn uitgenodigd.

21:00 – Afterparty

De borrel na het repetitiediner is echt optioneel, maar mag zeker aangemoedigd worden. Zorg er alleen voor dat het niet té laat en té wild wordt – morgen is jullie grote dag…

Dag 2 – De trouwdag

Dit is jullie dag! Tijd om als bruid en bruidegom stralend jullie entree te maken.

07:00 – Ontbijt

Of je nu samen met je bruidspersoneel ontbijt of liever met z’n tweeën, zorg dat je een voedzaam ontbijt neemt waar je tot in de middag op vooruit kunt. Weet je van jezelf dat je te zenuwachtig bent om te eten, zorg dan voor gezonde snacks die je tussendoor kunt nemen terwijl je je klaarmaakt.

08:00 – Klaarmaken

Plan genoeg tijd in om je in alle rust klaar te maken, zonder gehaast gevoel. Vraag je haar- en make-upartiesten vooraf hoeveel tijd ze nodig hebben, zodat je de starttijd goed kunt bepalen. Laat je trouwfotograaf halverwege de voorbereidingen aansluiten om de sfeer van de ochtend vast te leggen.

12:30/13:00 – First look & portretten

Onze ervaring is dat het ideaal is om al zoveel mogelijk foto’s van jullie shotlist vóór de ceremonie te maken. De first look vindt dan natuurlijk ook voor de ceremonie plaats. Maar er is geen enkele reden waarom jullie familieportretten niet meteen daarna zouden kunnen.

15:00 – Ceremonie

Vraag gasten om 15 tot 30 minuten voor de officiële starttijd aanwezig te zijn, zodat iedereen rustig kan binnenkomen, elkaar kan begroeten en een plek kan zoeken. Een gemiddelde huwelijksceremonie duurt zo’n 30–45 minuten.

16:00 – Borrel / cocktail hour

Serveer drankjes die passen bij de stijl van jullie bruiloft, met daarbij hapjes en – als het kan – live muziek. Een strijkkwartet is prachtig, maar als jullie iets losser willen, is een singer-songwriter met akoestische gitaar net zo sfeervol.

17:00/17:30 – Diner & receptie

De gasten worden uitgenodigd om naar de diner- en feestlocatie te gaan en hun plaats te zoeken. Vaak maken het bruidspaar en het bruidspersoneel dan een feestelijke entree, gevolgd door de openingsdans. Wij vinden het zelf mooi om de dansen na het diner en de speeches te plannen, maar de volgorde van de avond is volledig aan jullie.

Hieronder delen we onze aanbevolen volgorde voor de onderdelen van de receptie:

• Feestelijke entree van het bruidspaar en bruidspersoneel
• Toasts
• Diner
• Openingsdans
• Dans met ouders
• Aansnijden van de taart

23:00 – Laatste dans

Sluit de avond af met een romantisch laatste nummer op de dansvloer, of met een ingestudeerde act van je bruidsmeisjes. Daarna verlaten jullie de locatie door een erehaag van gasten met sterretjes – of welke spectaculaire afsluiting jullie ook bedenken. Zorg er in ieder geval voor dat je fotograaf precies weet wat je van plan bent.

23:30 – Afterparty

Willen jullie nog lang niet naar bed, reserveer dan van tevoren een leuke plek waar jullie met de nachtbrakers naartoe kunnen. Dit is meestal ook een goed moment om de fotograaf gedag te zeggen.

Dag 3 – Herstelbrunch & afscheid

09:00 – Brunch

Regel een informele brunch of buffet voor de ochtend na de bruiloft, maar plan het niet te vroeg. Geef gasten de tijd om rustig wakker te worden en weer zin te krijgen om te socializen.

10:30 – Afscheidstoost

Bereid een paar woorden voor om jullie gasten te bedanken voordat ze vertrekken, maar voel je ook vrij om gewoon spontaan te delen wat de afgelopen dagen voor jullie hebben betekend.

13:00 – Vertrek gasten

Zorg dat er – indien nodig – vervoer geregeld is om gasten naar het vliegveld of treinstation te brengen.

13:05 – Op naar de huwelijksreis!

Je hebt maandenlang jullie droombruiloft gepland en gevierd met je favoriete mensen. Nu is het tijd om samen weg te gaan en volop te genieten van het getrouwde leven.

Begin vandaag nog aan jullie trouwplanningsavontuur

Nu je een goed beeld hebt van hoe je een meerdaags trouwprogramma kunt opzetten, is het tijd om je nieuwe kennis in de praktijk te brengen en je eigen tijdlijn te maken. Onze tool voor het maken van een trouwplanning is helemaal gratis beschikbaar als onderdeel van onze professionele set tools voor eventplanning.

Ontdek vandaag nog hoe eenvoudig het is om je eigen trouwprogramma te bouwen met onze gratis tool. Binnen enkele minuten heb je de belangrijkste onderdelen van jullie grote dag uitgewerkt en kun je gaan puzzelen met het perfecte moment voor jullie bruidsportretten en aankomsttijden. Is je draaiboek eenmaal rond, dan exporteer je het direct als PDF of spreadsheet. Klaar om te delen met leveranciers en iedereen uit jullie trouwteam die het nodig heeft.

Maak vandaag nog je trouwplanning en ervaar hoe onze intuïtieve gratis tool je hele planningsproces verandert.