Kontrolný zoznam 
svadobného koordinátora

Čo je svadobný koordinátor?

Najskôr si musíme vysvetliť to najdôležitejšie. Svadobný koordinátor nie je to isté ako svadobný plánovač – ide o dva odlišné typy služieb. V skutočnosti koordinátori len zriedka niečo plánujú od nuly, ich úlohou je skôr skoordinovať to, čo už bolo naplánované.

Práca koordinátora sa väčšinou sústreďuje na samotný svadobný deň alebo na posledné dni pred svadbou. Práve vtedy môže nastať menší chaos a je veľmi užitočné mať po ruke niekoho mimo snúbencov, kto dokáže „žonglovať“ s viacerými vecami naraz – komunikovať s dodávateľmi, sledovať doručenia a dohliadať na svadobný harmonogram.

Cítite sa pripravení prijať túto výzvu? Pozrime sa, čo všetko by ste mali mať na svojom kontrolnom zozname svadobného koordinátora.

Kontrolný zoznam svadobného koordinátora

Kontrolný zoznam sme rozdelili do viacerých častí, aby bolo prehľadnejšie, čo a kedy treba urobiť. Možno budete zapojení len v deň svadby, ale je užitočné vidieť, čo všetko by mohol mať svadobný koordinátor na zozname aj počas dní pred svadbou.

Navrhnite si vlastný kontrolný zoznam

Doháňanie potvrdení účasti

Každý pár zažije oneskorené potvrdenia účasti na svadbe – je to prakticky isté. Neustále obvolávanie rodiny a známych s prosbou o odpoveď nie je pre nikoho príjemná úloha. Preto je veľkou úľavou, keď sa táto povinnosť môže presunúť na plecia niekoho iného.

Pomoc s rozmiestnením hostí

Použitie online nástroja na zasadací poriadok na svadbu, ako je ten náš, výrazne uľahčí túto úlohu na vašom kontrolnom zozname koordinátora. Môžete spolupracovať odkiaľkoľvek na svete a pomôcť zúfalému páru usadiť posledných hostí – a to je naozaj dobrý pocit.

Potvrdenie a komunikácia s dodávateľmi

Nech sa do plánovania zapojíte v ktoromkoľvek momente, ako koordinátor budete musieť komunikovať s dodávateľmi. Predstavte sa im čo najskôr a uistite ich, že v prípade akýchkoľvek problémov alebo otázok sa majú obracať v prvom rade na vás.

V dňoch pred svadbou aj počas samotného svadobného dňa dokáže dobrá komunikácia s dodávateľmi rozhodnúť o tom, či všetko prebehne hladko.

Vytvorenie svadobného harmonogramu

Podľa toho, do akej miery ste do svadby zapojení, možno nebudete musieť vytvárať časový harmonogram dňa úplne od začiatku, ale skôr pomôcť pri jeho doladení a sprehľadnení.

Záverečná organizácia svadobnej tlače

Posledná vec, ktorú chcú snúbenci v hodinách pred svadbou riešiť, je vyzdvihovanie alebo opravovanie chýb na svadobných tlačovinách. Práve tu je nesmierne užitočný svadobný koordinátor, ktorý si vezme ich kontrolný zoznam všetkých papierových materiálov a skontroluje, či je každý kúsok pripravený a v poriadku.

Ďalšie možné úlohy v kontrolnom zozname svadobného koordinátora

Každý pár je iný a rozsah povinností, ktoré zverí svadobnému koordinátorovi, sa môže výrazne líšiť. Tu je niekoľko ďalších úloh, o ktoré vás môžu požiadať:

• Vyzdvihnutie dokumentov k sobášu
• Dohodnutie platieb a prepitného pre dodávateľov
• Vyzdvihnutie všetkých oblečení potrebných na svadobný deň
• Príprava záložného plánu pre prípad dažďa
• Zbalenie núdzovej svadobnej výbavy

Kontrolný zoznam svadobného koordinátora na svadobný deň

Prichádza veľký deň! Teraz nie je vašou úlohou žiariť v centre pozornosti, ale naopak, zostať tak trochu „neviditeľný/á“. Ticho pracujete v pozadí, organizujete dodávateľov, staráte sa o spokojnosť hostí a riešite všetky drobné problémy skôr, než si ich niekto všimne.

Mali by ste veľmi dobre poznať harmonogram svadobného dňa a mať istotu, že viete o každej udalosti, ktorá má počas dňa prebehnúť.

Udržať pár šťastný a pokojný

Vzdať sa kontroly nad svadbou, ktorú pár plánoval celé mesiace, nie je jednoduché. Ráno v svadobný deň ich navštívte, uistite ich, že všetko prebieha podľa plánu, a prineste im pokoj. Budú nervózni a možno aj trochu v strese. Vašou úlohou je to ustáť a postarať sa o to, aby mali všetko, čo potrebujú.

Dohliadanie na svadobný harmonogram

Svadby sa musia držať pomerne presného časového plánu a vašou úlohou je zabezpečiť, aby sa tento dodržal. Ide o jednu z najdôležitejších úloh na kontrolnom zozname svadobného koordinátora – nikto nemá rád pocit, že musí „tlačiť“ zábavu ďalej, ale presne to je vaša rola. S istotou a prehľadom držíte harmonogram pod kontrolou.

Koordinácia dodávateľov

Je dobré mať všetkých svadobných dodávateľov zapísaných vo vašom kontrolnom zozname koordinátora a každého si pri príchode doslova odškrtnúť. Takto sa na nikoho nezabudne. Ak chcete byť extra organizovaní, môžete si odškrtávať aj to, kedy svoju službu ukončili. To isté platí aj pre požičané vybavenie.

Buďte k dispozícii pri akýchkoľvek problémoch s dodávateľmi a uistite ich, že v prípade otázok či platieb sa majú obracať na vás alebo na jedného z vašich pomocníkov.

Usmerňovanie uvádzačov

Zúčastníte sa nácviku obradu a zaznamenáte si, ako budú hostia prichádzať a kde majú sedieť. Na základe týchto informácií potom poučíte uvádzačov o ich úlohách a skontrolujete, či hostí usádzajú správne.

Posledné úpravy výzdoby

Či už pôjde o presun kvetov z obradu na hostinu alebo o rozloženie menoviek a jedálnych lístkov na stoly – práve vy budete mať na starosti tieto posledné detaily výzdoby.

Dohľad nad upratovaním po svadbe

Najlepšiu „pochúťku“ sme si nechali na záver! Upratovanie po svadobnej noci nie je obľúbená úloha, a dôvody sú jasné. Niekto ju však urobiť musí. Nemusíte nevyhnutne všetko upratovať osobne, ale je dôležité, aby bol niekto na mieste a dohliadol, že sa všetko riadne upratalo a nič sa nezabudlo.