Kontrolni seznam 
poročne koordinacije

Kaj je poročni koordinator?

Najprej se moramo lotiti glavne dileme. Poročni koordinator ni isto kot poročni organizator – gre za dve povsem različni vlogi. Pravzaprav koordinatorji redko kaj načrtujejo, njihova naloga je predvsem ta, da usklajujejo tisto, kar je že bilo načrtovano.

Delo koordinatorja je večinoma skoncentrirano na sam poročni dan ali na nekaj dni pred poroko. To je čas, ko postane lahko vse precej kaotično in je neprecenljivo imeti ob sebi nekoga izven para, ki zna hkrati obvladovati več stvari – preverjati ponudnike, loviti dostave in skrbeti, da se poročni časovni načrt resnično izvede.

Se počutite pripravljeni, da prevzamete to vlogo? Poglejmo, kaj bi moralo biti na vašem kontrolnem seznamu poročnega koordinatorja.

Kontrolni seznam poročnega koordinatorja

Kontrolni seznam smo razdelili v več sklopov, da boste lažje videli, kaj in kdaj je treba postoriti. Morda boste vključeni samo na sam dan poroke, a vseeno je koristno vedeti, kaj ima poročni koordinator običajno na seznamu že v dneh pred poroko.

Oblikujte svoj osebni kontrolni seznam

Zbiranje potrditev udeležbe

Vsak par se sreča s prepozno potrjenimi udeležbami – temu se skoraj ne da izogniti. Klicanje sorodnikov in prijateljev ter prošnje za odgovor niso nikoli prijetna naloga. Zato je za par pogosto pravi blagoslov, če lahko to breme preneseta na nekoga drugega.

Pomoč pri sedežnem redu

Uporaba spletnega orodja za sedežni red na poroki, kot je naše, to nalogo na kontrolnem seznamu koordinatorja zelo poenostavi. Sodelujete lahko od koder koli na svetu in paru, ki je že na robu živcev, pomagate razporediti še zadnje goste – kar je lahko presenetljivo prijetna izkušnja.

Potrditev in sprotni stik s ponudniki

Ne glede na to, kdaj se kot koordinator vključite v poročni časovni načrt, boste gotovo imeli opravka s ponudniki. Predstavite se jim čim prej in jim jasno povejte, da naj se v primeru težav ali vprašanj najprej obrnejo na vas.

V dneh pred poroko in na sam poročni dan lahko dobra komunikacija s ponudniki odločilno vpliva na to, kako uspešen bo celoten dogodek.

Ustvarjanje poročnega časovnega načrta

Glede na to, kako močno ste vključeni v priprave, morda ne boste odgovorni za to, da od začetka do konca sestavite časovni načrt poročnega dne. Vsekakor pa boste pomagali pri njegovem oblikovanju in usklajevanju.

Organizacija zadnjih korakov poročne tiskovine

Zadnja stvar, ki bi si jo par želel početi tik pred poroko, je prevzemanje ali popravljanje napak na poročni tiskovini. Tu pride poročni koordinator še posebej prav – s svojim kontrolnim seznamom tiskovin lahko preveri, ali je vsaka stvar tam, kjer mora biti, in ali je vse pravilno pripravljeno.

Druge možne naloge na kontrolnem seznamu poročnega koordinatorja

Vsak par je drugačen in naloge, ki jih prepusti poročenemu koordinatorju, se lahko precej razlikujejo. Nekaj dodatnih opravil, ki vam jih lahko zaupajo:

• Prevzem poročnih dokumentov
• Urejanje plačil in napitnin za ponudnike
• Prevzem vseh oblačil, potrebnih za poročni dan
• Priprava rezervnega načrta za dež
• Priprava nujnega kompleta prve pomoči in malih rešitev

Kontrolni seznam poročnega koordinatorja na dan poroke

Prišel je veliki trenutek! Zdaj ni čas, da blestite v ospredju, temveč da neopazno skrbite, da vse teče kot mora. Delali boste v ozadju – usklajevali ponudnike, skrbeli za dobro počutje gostov in sproti »gasili požare« (upajmo, samo v prenesenem pomenu).

Časovni načrt poročnega dne bi morali poznati do potankosti in biti prepričani, da veste za vsak dogodek, ki se mora zgoditi skozi dan.

Ohranite par srečen in miren

Prepustiti nadzor nad poroko, ki sta jo mesece skrbno načrtovala, je za marsikateri par zelo težko. Na poročno jutro ju obiščite in ju pomirite, da vse lepo poteka. Verjetno bosta živčna in vsaj malo pod stresom. Vaša naloga je, da to sprejmete in poskrbite, da imata vse, kar potrebujeta.

Nadzor nad poročnim urnikom

Poročni dan je običajno časovno precej natančno zastavljen in vaša naloga je, da se tega urnika držite. To je ena ključnih nalog na kontrolnem seznamu poročnega koordinatorja, saj se nihče ne želi počutiti kot tisti, ki »premika zabavo naprej«. A to je dobesedno vaša vloga – z zaupanjem morate skrbeti, da časovni načrt ostane pod nadzorom.

Usklajevanje ponudnikov

Dobro je, da imate vse poročne ponudnike zapisane na svojem kontrolnem seznamu koordinatorja in jih ob prihodu dobesedno odkljukate. Tako ne bo nihče spregledan. Če želite biti res organizirani, jih odkljukajte tudi takrat, ko končajo svoj del storitve. Enako velja za najeme opreme.

Bodite dosegljivi za morebitne težave s ponudniki in poskrbite, da vedo, da se ob vprašanju ali pri plačilu obrnejo na vas ali na enega od vaših pomočnikov.

Usmerjanje sprejemnikov gostov

Udeležili se boste vaje poročnega obreda in natančno videli, kako bodo gostje vstopali ter kje naj sedijo. S temi informacijami nato poučite sprejemnike gostov o njihovih nalogah in poskrbite, da bodo goste pravilno usmerjali.

Ureditev zadnjih detajlov dekoracije

Naj gre za prenos cvetja z obreda na slavje ali za razporeditev kartic z imeni in menijev po mizah – vaša naloga bo, da poskrbite za zadnje detajle dekoracije.

Skrb za pospravljanje po zabavi

Najbolj »priljubljeno« opravilo smo pustili za konec! Pospravljanje po noči zabave ni nikoli posebej zaželeno, iz očitnih razlogov. A nekdo mora to opraviti. Ni nujno, da vse pospravite sami, pomembno pa je, da je nekdo na lokaciji in skrbi, da je vse ustrezno pospravljeno in da nič ne ostane pozabljeno.