Invitacions de casament: la nostra guia completa sobre com recollir les respostes

• Invitacions de casament
• Què vol dir RSVP?
• Quin és el significat de RSVP en una invitació de casament?
• Quan s’han d’enviar les invitacions de casament amb petició de resposta?
• Fins quan han de confirmar l’assistència els convidats a un casament?
• Quin hauria de ser el termini límit per respondre a una invitació de casament?
• Quin termini de resposta es recomana per a un casament al Regne Unit o als Estats Units?
• Fins quan han de respondre els convidats en un casament de destí?
• Preguntes que pots incloure en una invitació de casament
• Com crear un codi QR per a les respostes a les invitacions de casament
• Com demanar als convidats que confirmin l’assistència i avantatges d’un lloc web de casament
• Cal incloure una targeta física de resposta a la invitació?
• Quin percentatge de convidats acostuma a confirmar que sí que vindrà al casament?
• Els casaments locals solen tenir més assistència
• Els casaments de destí són més exclusius
• Una llista de convidats molt gran sol rebre menys “sí”
• Un casament íntim només amb amics i família més propers
• Avantatges d’un sistema gratuït per enviar invitacions i fer-ne el seguiment
• Resum

Fins quan han de confirmar l’assistència els convidats a un casament?

Quan decidiu amb quanta antelació voleu fixar la data límit per rebre les respostes a les invitacions, és important donar temps als convidats. Temps perquè rebin la invitació, perquè puguin revisar amb calma tota la informació i perquè comprovin que realment poden assistir-hi. L’últim que voleu és que, a mesura que s’acosta el casament, us vegeu trucant desesperadament a molts convidats per saber si vénen o no. Doneu-los marge i, en general, respondran.

Quin hauria de ser el termini límit per respondre a una invitació de casament?

Si heu enviat les invitacions com a mínim 8 setmanes abans del casament, és raonable demanar als convidats que confirmin l’assistència com a màxim 4 setmanes abans de la data. Si espereu fins a les 3 setmanes o menys, començareu a endarrerir les gestions finals amb alguns proveïdors. El vostre pla de taules també s’hauria de tenir enllestit força abans d’aquest termini per poder col·locar tothom correctament.

Quin termini de resposta es recomana per a un casament al Regne Unit o als Estats Units?

El termini per respondre a una invitació de casament al Regne Unit sol ser el mateix que als Estats Units i a molts altres països: aproximadament un mes. 4 setmanes haurien de permetre als convidats valorar-ho bé i enviar la seva resposta sense afectar el vostre calendari. Si us preocupa que aneu molt justos de temps o que alguns convidats no siguin gaire fiables, podeu oferir una alternativa a la resposta tradicional incloent un codi QR a la vostra resposta en línia. D’aquesta manera podran confirmar l’assistència a l’instant i s’estalvien el viatge a l’oficina de correus.

Fins quan han de respondre els convidats en un casament de destí?

Si voleu donar-vos el “sí, vull” en una platja de les Bahames o casar-vos en una petita església al nord d’Itàlia, necessitareu saber el nombre de convidats amb més antelació que en una celebració local. En un casament de destí, les respostes en línia a les invitacions són especialment útils, perquè el temps és un factor clau quan us caseu a l’estranger. Recollir la informació de manera ràpida i eficient a través d’internet us ajudarà a agilitzar tota l’organització i a coordinar-vos millor amb el vostre wedding planner o coordinador, que també tindrà terminis propis per confirmar i tancar el nombre d’assistents.

Com a regla general, us recomanem doblar el termini habitual de resposta i demanar als convidats que confirmin l’assistència com a màxim 8 setmanes abans del casament. Així totes les parts tindran temps suficient per preparar-se.

Dissenya les teves invitacions en línia personalitzades

Preguntes que pots incloure en una invitació de casament

Hi ha una pregunta imprescindible que no pot faltar a la teva invitació de casament: «Vens al nostre casament?». Però hi ha moltes altres coses útils que pots preguntar als convidats abans del gran dia. Per exemple, si dones l’opció de portar acompanyant, pots demanar el nom de la persona o persones que els acompanyaran. Així tindràs el recompte final de convidats amb temps i estaràs millor preparat per dissenyar el pla de taules.

No és habitual que tothom pugui portar acompanyant, i això pot resultar una mica delicat durant el procés d’invitació. Per evitar malentesos o moments incòmodes, la nostra eina de respostes a invitacions et permet mostrar determinades preguntes només a alguns convidats. És ideal quan saps que alguns amics o familiars es podrien sentir exclosos.

L’equip de càtering també pot necessitar saber el nombre exacte de plats principals que ha de preparar i si algun convidat té al·lèrgies o intoleràncies a determinats ingredients. Utilitzar un formulari de resposta en línia com el nostre per demanar aquest tipus d’informació sol ser molt més ràpid i còmode per als convidats que no pas haver d’escriure-ho a mà en una targeta. A més, tu rebràs totes les dades al moment i no hauràs d’estar pendent de la bústia cada matí.

També és una bona idea demanar les dades de contacte dels convidats, per si hi ha canvis d’última hora o s’ha d’avisar algú en cas d’emergència. Normalment n’hi ha prou amb el correu electrònic i el telèfon, però també pots demanar l’adreça postal, sobretot si tens pensat enviar-los alguna cosa més formal o una targeta d’agraïment després de la celebració.

No cal que tot el text de la teva invitació sigui formal o estrictament pràctic. Les invitacions en línia i les que envies per correu també poden ser divertides! Les nostres preferides són aquelles que reflecteixen la personalitat de la parella i fan que els convidats s’il·lusionin amb la festa que vindrà. I la secció de resposta a la invitació és un lloc perfecte per fer-ho.

Per què no aprofitar per demanar cançons per al DJ? O frases per incloure en els vots o en l’estil del casament. També pot ser molt bonic demanar consells sobre el matrimoni als teus éssers estimats. I si no vols posar-te massa sentimental abans del gran dia, sempre pots preguntar simplement si estan preparats per a una gran festa. Afegir un toc divertit a una invitació semiformal no sempre és fàcil, però ajuda molt a fer que els convidats se sentin part de l’esdeveniment, i no només espectadors. La nostra eina de resposta a invitacions és tan senzilla d’utilitzar que fins i tot els convidats menys acostumats a la tecnologia podran respondre sense problemes a totes les preguntes que els plantegis.

Quan obris el teu lloc web de casament per primera vegada, veuràs que ja hi hem inclòs algunes de les preguntes més habituals per recollir les respostes a les invitacions. Això fa que començar a rebre confirmacions en línia sigui molt senzill. Però el millor d’utilitzar la nostra plataforma per gestionar les respostes és que no cal que portis el control manualment. La teva llista de convidats s’actualitza automàticament amb tota la informació que ells hi introdueixen. L’únic que has de fer és acceptar la seva resposta quan arribi a la teva safata d’entrada; la resta es fa sola.

Com crear un codi QR per a les respostes a les invitacions de casament

La majoria dels teus convidats viuen enganxats al mòbil i probablement considerarien anar fins a l’oficina de correus com una molèstia. Afegint un codi QR a les targetes de “save the date” i/o a les invitacions de casament, t’assegures que tothom pugui confirmar l’assistència còmodament des del telèfon.

Si crees el teu lloc web de casament amb nosaltres, t’oferirem un codi QR gratuït amb l’enllaç directe al teu web. És un enllaç únic que porta els convidats directament al teu lloc web de casament, on no només hi trobaran la secció per respondre a la invitació, sinó també tota la informació sobre el casament que vulguis compartir. Podràs descarregar el codi QR a l’instant en diversos formats i enviar-lo fàcilment al teu dissenyador d’invitacions o a l’empresa de papereria.

Com demanar als convidats que confirmin l’assistència i avantatges d’un lloc web de casament

Per molt bé que ho planifiqueu i per molts terminis que marqueu, sempre hi haurà alguns convidats que no respondran a temps. Probablement ja saps qui són abans fins i tot d’enviar les invitacions...! La millor manera de gestionar aquests casos és deixar-ho tot ben clar. Indica la data límit per respondre de forma ben visible a la papereria del casament o al formulari de resposta en línia i dona’ls algun incentiu per contestar. L’elecció del menú és un exemple perfecte: el 99,9% dels convidats prefereixen triar què menjaran el gran dia abans que rebre el que sobri. Demanar cançons per a la festa també pot ser una manera divertida d’animar-los a respondre i, alhora, fer-los sentir part de la celebració.

Portar les respostes a les invitacions de casament al món en línia també és una molt bona manera de tenir totes les opcions cobertes. Si dones als convidats la possibilitat d’acceptar o rebutjar la invitació ràpidament a través d’un formulari en línia com el nostre, evites la procrastinació i l’apatia que molts convidats més joves poden tenir davant d’una targeta de paper. Amb uns quants clics poden confirmar l’assistència al teu lloc web de casament i tu rebràs una notificació per correu electrònic amb la seva resposta. Juntament amb les opcions de menú, al·lèrgies i qualsevol altra informació que hagis decidit demanar.

Sempre hi haurà un petit grup de convidats que necessitaran un toc d’atenció perquè responguin a temps, o fins i tot abans del gran dia. La millor manera de fer-ho és amb un recordatori senzill i personalitzat. El nostre gestor de llista de convidats et permet descarregar ràpidament la informació que necessites, filtrada per mostrar només les dades útils per enviar recordatoris de les respostes. Ja sigui telèfon, correu electrònic o perfil de xarxes socials, pots triar el canal amb què saps que reaccionaran millor.

No cal que esperis que hagi passat la data límit per enviar recordatoris. Pots contactar amb els convidats amb un missatge suau i sense pressió unes setmanes abans, simplement per recordar-los que els queden pocs dies per confirmar l’assistència.

Si alguns convidats deixen passar el termini, hauràs de ser una mica més contundent en la comunicació. Recorda’ls que el càtering necessita saber el nombre final de comensals o que el lloc de celebració requereix una llista completa per motius de seguretat. Molts et diran que la seva resposta s’ha perdut pel camí i, si els dones l’opció, faran servir el lloc web de casament per confirmar gairebé a l’instant. Si tot i així no responen al cap d’uns dies, truca’ls. Evita enviar només un missatge de text, perquè es pot perdre, ignorar o malinterpretar. Una conversa telefònica, o encara millor, en persona, sempre serà més propera que un SMS o una carta que arriba tard.

Comença amb les invitacions en línia

Cal incloure una targeta física de resposta a la invitació?

Si has creat un enllaç o URL perquè els convidats confirmin l’assistència i estàs 100% segur que tothom pot utilitzar un formulari en línia, no cal que incloguis l’opció de resposta per correu postal. Avui dia, avis i àvies i familiars grans solen defensar-se força bé amb la tecnologia, i el nostre formulari en línia és tan senzill que costa imaginar que algú hi tingui problemes. Però si et preocupa que hi hagi algun “tecnòfob”, pots afegir una línia a la invitació indicant que també poden respondre per telèfon. Així l’àvia no s’ha de preocupar per connectar-se a internet i tu tens l’excusa perfecta per fer una bona trucada i posar-vos al dia. Tothom hi guanya.

Quin percentatge de convidats acostuma a confirmar que sí que vindrà al casament?

El percentatge de convidats que confirmaran la seva assistència amb un “sí” depèn molt de la mida i la ubicació del casament, i també del tipus de relació que teniu amb ells. Com a regla general, aproximadament entre un 70 i un 85% dels convidats acostumen a respondre que sí a una invitació de casament. Però, com hem comentat, el vostre cas concret pot variar en funció dels factors següents.

Els casaments locals solen tenir més assistència

Si la majoria de convidats viuen a prop, el percentatge de respostes afirmatives sol ser més alt, al voltant d’un 85-90%, en comparació amb els casaments que requereixen desplaçaments llargs.

Els casaments de destí són més exclusius

Com que els casaments de destí acostumen a implicar viatges llargs i allotjament, el percentatge de respostes afirmatives sol ser més baix, sovint al voltant d’un 60-70%. Fa una mica de pena, perquè molts convidats voldrien ser-hi, però simplement no poden. La part positiva és que, amb menys convidats, l’ambient és molt més íntim i exclusiu: tothom qui hi és realment ha fet un esforç per acompanyar-vos.

Una llista de convidats molt gran sol rebre menys “sí”

Quan les parelles organitzen casaments molt grans, tendeixen a convidar-hi coneguts més llunyans que no pas en celebracions petites. Això fa que el percentatge de respostes afirmatives se situï sovint al voltant del 70-75%, perquè les persones que no tenen una relació tan propera amb la parella són, en general, menys propenses a assistir-hi.

Un casament íntim només amb amics i família més propers

Una llista de convidats formada principalment per amics íntims i familiars acostuma a tenir un percentatge de respostes afirmatives molt més alt que un gran casament. Sovint per sobre del 90-95%, depenent de com sigui de reduït l’esdeveniment i de la data escollida.

Per tant, si busques un 100% de respostes afirmatives, el més recomanable és casar-te a prop de casa i convidar només el vostre cercle més proper.

Avantatges d’un sistema gratuït per enviar invitacions i fer-ne el seguiment

Un dels grans reptes en l’organització d’un esdeveniment és haver de fer servir diverses eines per enviar invitacions i controlar-ne les respostes. El nostre sistema gratuït d’invitacions i seguiment de respostes (rsvp tracker) reuneix totes dues tasques en una sola plataforma, i així no cal anar canviant de servei constantment. Amb un seguiment de respostes en línia (online rsvp tracker) pots veure en temps real qui ha respost, cosa que et permet ajustar fàcilment els plans quan calgui. Si optes per un sistema gratuït de seguiment de respostes (free rsvp tracker), no hauràs de destinar part del pressupost a programari i podràs invertir aquests diners en altres aspectes de l’esdeveniment. En definitiva, un bon sistema de seguiment de respostes t’ajuda a mantenir-ho tot organitzat i a reduir l’estrès, perquè cada detall de l’esdeveniment surti rodó.

Resum

Esperem que els nostres consells sobre què incloure a les respostes a les invitacions de casament t’hagin ajudat a resoldre alguns dubtes i, potser, t’hagin animat a portar les invitacions al món en línia. Ens encantaria que provessis el nostre creador gratuït de llocs web de casament i comencessis a dissenyar la teva pròpia secció de respostes. T’impressionarà com de ràpid i fàcil és tot el procés. En molt poc temps estaràs creant la llista de convidats dels teus somnis amb la nostra eina intuïtiva i compartint el teu lloc web de casament únic amb tothom.

Totes les eines del nostre conjunt per organitzar casaments són completament gratuïtes i no cal registrar-s’hi. Així que no hi ha cap motiu per no començar a planificar la teva celebració avui mateix.