Erstellt die perfekte Hochzeitsgästeliste mit unseren kostenlosen Tipps
& Tools

• Eine einfach zu bedienende Vorlage für die Hochzeitsgästeliste finden
• Gemeinsam starten
• Beginnt mit eurer VIP-Liste
• Gäste schnell und einfach zu eurer Einladungs­liste hinzufügen
• Die passende Darstellungsform für euch finden
• Stressfreier Umgang mit Plus-Ones
• Einladungszusagen auf einen Blick im Griff
• Eine praxisnahe Liste für euch & eure Dienstleister erstellen
• Die bestorganisierten Hochzeiten beginnen mit einer großartigen Gästeliste

Eine einfach zu bedienende Vorlage für die Hochzeitsgästeliste finden

Eines unserer wichtigsten Ziele bei der Entwicklung unserer Plattform war die einfache Bedienbarkeit. Wir wollten, dass Paare unseren Gästelisten-Generator und alle anderen Hochzeitsplanungs-Tools nutzen können, ohne Vorkenntnisse zu brauchen. „Öffnen und loslegen“ – so sollen sich unsere Anwendungen anfühlen.

Wenn ihr unser Gästelisten-Tool zum ersten Mal öffnet, seht ihr ein bewusst schlichtes Standard-Layout. So fällt euch der Einstieg leichter, und gleichzeitig werden die vielen Möglichkeiten zur Individualisierung deutlicher. Denn die Informationen, die ihr von euren Gästen abfragen könnt, sind nahezu unbegrenzt.

In eurer Gästeliste könnt ihr beliebig viele Spalten hinzufügen – von Unverträglichkeiten und Allergien über den Plus-One-Status bis hin zur Zusage fürs Probeessen. Und das sind nur die Grundlagen, ihr könnt bei Bedarf sehr ins Detail gehen. Außerdem bieten wir mehrere Ansichtsmodi an, die wir später noch genauer erklären.

Wichtig zu wissen: Unser Gästelisten-Manager ist ein zentraler Bestandteil unserer Hochzeitsplanungs-Suite. Er ist mit vielen anderen Apps in eurem „Hochzeitsprojekt“ verknüpft – allen voran mit eurer Hochzeitswebsite und dem darin integrierten kostenlosen Einladungstool. In Kombination mit der Gästeliste könnt ihr damit mühelos Gäste einladen, Informationen abfragen, Zu- und Absagen nachverfolgen und so automatisch eine detaillierte Hochzeits-Einladungs­liste aufbauen. Das perfekte Tool, wenn ihr auf Papier verzichten, Kosten sparen (unsere Plattform ist komplett kostenlos) und eure Hochzeit effizienter planen möchtet.

Gemeinsam starten

Die schönsten Hochzeiten werden im Team geplant – und idealerweise ist euer Partner oder eure Partnerin genauso motiviert für die Vorbereitung wie ihr. Falls nicht, holt ihn oder sie frühzeitig mit ins Boot, bevor ihr richtig in die Planung einsteigt. So fühlt sich die andere Person von Anfang an eingebunden.

Es ist kinderleicht, euren Partner oder eure Partnerin zu eurem Hochzeitsprojekt einzuladen: Teilt einfach euren persönlichen Link oder euren QR-Code. Sobald die Einladung angenommen ist, kann die Person – wenn ihr möchtet – alles, woran ihr arbeitet, vollständig bearbeiten. Oder ihr gebt nur Leserechte, falls ihr die Kontrolle lieber selbst behaltet.

Wenn euer Partner an Bord ist, könnt ihr auch direkt enge Familienmitglieder oder Personen aus der Hochzeitsgesellschaft einladen, euch bei anderen Bereichen der Planung zu unterstützen. Auch das funktioniert ganz unkompliziert per E-Mail- bzw. Nachrichtenlink oder QR-Code, den ihr in den Einstellungen findet.

Mit dem Hochzeitsplanungs-Assistenten möchten wir allen Paaren helfen, ihre Hochzeit zu planen – unabhängig von ihrer sexuellen Orientierung. Deshalb ist es bei uns besonders einfach, eine gleichgeschlechtliche Hochzeit zu organisieren. Ihr könnt das Geschlecht von Braut oder Bräutigam einfach so anpassen, wie ihr euch identifiziert. Das Gleiche gilt für alle Personen auf eurer Gästeliste, denen ihr jeweils das passende Geschlecht zuweisen könnt.

Organisiert eure Gästeliste

Beginnt mit eurer VIP-Liste

Die durchschnittliche Hochzeitsgästeliste lässt sich in A-, B- und C-Liste einteilen. Auf der A-Liste stehen die Menschen, die euch am nächsten stehen – Familie und engste Freunde. Auf der B-Liste stehen Personen, die ihr gut kennt, die aber nicht zu eurem innersten Kreis gehören. Die C-Liste umfasst Gäste, die ihr gern dabei hättet, bei denen es aber kein Drama wäre, wenn sie nicht kommen. Bei kleinen Hochzeiten werden die C-Gäste oft gar nicht eingeladen, sondern nur über die Hochzeit informiert.

Unser Tipp für eure Hochzeitsgästeliste: Beginnt mit beiden Elternpaaren und euren engsten Familienmitgliedern. Arbeitet euch dann in der Reihenfolge ihrer Bedeutung für euch weiter durch die potenziellen Gäste.

Unsere intuitive Plattform erkennt, dass gleiche Nachnamen nicht automatisch bedeuten, dass Personen verwandt sind. Um eine Familie zu erstellen, ordnet ihr bestimmten Gästen einfach einen Familiennamen zu. Das ist mit wenigen Klicks erledigt. Sobald eine Familie angelegt ist, könnt ihr eure Liste ganz leicht nach Familien durchsuchen und seht auf einen Blick die verschiedenen Gruppen und Strukturen.

Familiengruppen anzulegen macht das Einladen außerdem deutlich einfacher, denn unser Einladungstool ermöglicht euch, bei Bedarf nur einem Familienmitglied eine Einladung zu schicken, statt jeder Person einzeln. Das spart euch und eurer Familie viel Zeit – sie müssen dann nur noch die passenden Namen für die Zusage markieren.

Um diesen persönlichen Link zu versenden, geht ihr einfach in die Einstellungen eurer Hochzeitswebsite – dort findet ihr die entsprechende Funktion.

Gäste schnell und einfach zu eurer Einladungs­liste hinzufügen

Wenn ihr eure Gäste lieber manuell statt per Import hinzufügt, geht das mit nur wenigen Klicks. Klickt einfach auf „Gast hinzufügen“ in unserer Vorlage, wählt aus, ob der Gast zu eurer oder zur Seite eures Partners gehört, und legt seine Rolle bei der Hochzeit fest: unmittelbares Familienmitglied, Verwandter, Freund, Partner usw. Tragt anschließend Vor- und Nachnamen ein und klickt auf das Strichmännchen-Symbol, das die Person repräsentiert. Dieses Symbol findet ihr direkt neben dem Namen; ein Klick darauf öffnet zahlreiche Optionen – etwa Geschlecht, Familienzuordnung und Einladungs-Informationen, die ihr, falls bereits bekannt, direkt ausfüllen könnt. Vielleicht wisst ihr zum Beispiel schon, welche Freunde vegan leben und könnt diese Angabe sofort eintragen, ohne auf ihre Rückmeldung zu warten.

Zusätzlich könnt ihr jedem Gastprofil ganz einfach weitere Eigenschaften oder Merkmale zuweisen. Wenn ihr etwa die Sitzordnung nach Persönlichkeitstypen planen möchtet, legt ihr dafür einfach eine eigene Spalte an. Diese könnt ihr dann nach Persönlichkeit sortieren – ideal, um auf einen Blick zu sehen, wie viele Partymenschen ihr erwartet und wie viele eher ruhige Gäste oder Introvertierte. Um ein Merkmal hinzuzufügen, bearbeitet ihr das jeweilige Profil über das Strichmännchen-Symbol.

Die passende Darstellungsform für euch finden

Sobald ihr eine gewisse Anzahl an Gästen eingetragen habt, lohnt es sich, eine Ansicht zu wählen, die zu euch passt. Wir bieten drei unterschiedliche Darstellungsformen für eure Gäste, jede mit eigenen Vorteilen – je nach Geschmack und aktueller Planungssituation.

Unsere Standardansicht teilt die Gäste in zwei Bereiche auf – je nachdem, ob sie hauptsächlich zu euch oder zu eurem Partner gehören. Diese Ansicht eignet sich hervorragend, um schnell zu sehen, wie ausgewogen die Gästestruktur ist und welche Hierarchien es innerhalb der Gruppen gibt.

Außerdem gibt es eine alphabetische Gästelisten-Ansicht, in der nur Geschlecht, Rolle bei der Hochzeit und Name angezeigt werden. Diese Darstellung ist besonders praktisch für große Hochzeiten mit vielen Freunden und Begleitungen, da ihr einzelne Gäste schnell findet, indem ihr einfach zum Anfangsbuchstaben ihres Vor- oder Nachnamens scrollt.

Unsere dritte Ansicht zeigt alle Informationen in einer einzigen Tabelle – ähnlich wie in einer Tabelle oder in Google Sheets. Diese Liste lässt sich nach jeder beliebigen Spalte sortieren. Ideal, wenn ihr zum Beispiel nur sehen möchtet, wer bereits zugesagt hat und wer noch fehlt. Diese Tabellenansicht spielt ihre Stärken vor allem dann aus, wenn ein Großteil der Rückmeldungen vorliegt – denn sie zeigt alle gesammelten Informationen zu euren Gästen und lässt sich nach jedem gewünschten Kriterium sortieren.

Unsere Volltabelle ist besonders hilfreich für Besprechungen mit Caterer oder Location, wenn ihr schnell sehen müsst, welche Menüs am beliebtesten sind oder wie viele Gäste bereits zugesagt haben. Eure Dienstleister werden es sehr zu schätzen wissen, dass ihr so aktuelle Daten griffbereit habt und diese strukturiert weitergeben könnt. Das spart ihnen Zeit – und hilft ihnen, ihren Service am Hochzeitstag besser zu planen.

Wenn euch die Fülle an Informationen in der Standardansicht zu viel ist, könnt ihr euch auch eine kompakte Zusammenfassung anzeigen lassen. Dort erstellt ihr euch eine individuelle Tabelle, die nur die Daten enthält, die ihr in dem Moment wirklich sehen möchtet.

Beginnt eure Gästeliste

Stressfreier Umgang mit Plus-Ones

Wir würden am liebsten allen Gästen eine Begleitung erlauben – aber für das durchschnittliche Hochzeitsbudget ist das schlicht nicht machbar. Manche Gäste werden also allein kommen oder in einer Gruppe unterwegs sein. Es kann schwierig sein zu entscheiden, wer eine Begleitung mitbringen darf und wer nicht. Wichtig ist, dass ihr konsequent bei eurer geplanten Gästezahl bleibt und eure Regeln für Begleitungen offen und ehrlich kommuniziert.

Unsere Hochzeitswebsite und das Gästelisten-Tool unterstützen euch dabei, einen fairen Umgang mit Plus-Ones zu pflegen und Spannungen in der Vorbereitungszeit zu vermeiden. Ihr könnt eingeladene Begleitungen ganz einfach hinzufügen, indem ihr sie als Partner markiert und unter einem gemeinsamen Familiennamen gruppiert – auch wenn sie nicht verheiratet sind. So wirkt eure Liste übersichtlicher, und ihr seht sofort, wie weit ihr mit euren Einladungen seid.

Wenn es darum geht, dass Gäste euch über ihre Begleitperson informieren, funktioniert das ganz entspannt über unser kostenloses Einladungstool. Wie bereits erwähnt, ist eure Gästeliste mit eurer Hochzeitswebsite verknüpft. So könnt ihr bestimmten Gästen nur bestimmte Bereiche eurer Online-Einladung anzeigen. Perfekt, um Gefühle zu schonen und trotzdem die Gästezahl im Rahmen zu halten. Wählt in eurem Einladungsformular einfach diejenigen Gäste aus, die eine Begleitung mitbringen dürfen – nur sie sehen dann die entsprechende Option.

Diese Art „versteckter Frage“ könnt ihr auch nutzen, um Gäste zu weiteren Programmpunkten wie Probeessen oder After-Wedding-Party einzuladen. Besonders bei der Planung von Destination Weddings hat sich diese Funktion bewährt, da solche Hochzeiten oft aus mehreren Veranstaltungen über mehrere Tage bestehen.

Einladungszusagen auf einen Blick im Griff

Sobald ihr eure Einladungslinks verschickt habt, werdet ihr vermutlich ständig in eure Gästeliste schauen, um zu sehen, wie der Stand ist – in der Hoffnung, dass alle zusagen und das möglichst pünktlich. Wir kennen diesen Nervenkitzel. Deshalb haben wir es euch leicht gemacht, auf einen Blick zu erkennen, ob ein Gast bereits zugesagt hat, noch Zeit braucht oder nur für Trauung und/oder Feier kommt. Diese Informationen seht ihr direkt in eurer Gästeliste anhand übersichtlicher Status-Symbole.

Uns ist außerdem wichtig, dass euch keine Rückmeldung entgeht. Daher schicken wir euch jedes Mal eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn jemand seine Teilnahme bestätigt. Ideal für Paare, die gern jederzeit den Überblick behalten. Unsere E-Mail-Benachrichtigungen geben euch zudem die Möglichkeit, jede Antwort aktiv zu bestätigen, statt sie automatisch in die Liste übernehmen zu lassen. Dieses Plus an Kontrolle sorgt bei vielen Paaren für ein gutes Gefühl.

Gestaltet eure Gästeliste

Wenn ihr noch schneller sehen möchtet, wer bereits zugesagt hat und wer nicht, findet ihr am Ende der Seite eine kompakte Zusammenfassung. Dort seht ihr das Verhältnis der Gäste beider Seiten, die Anzahl der Zusagen, eine Geschlechterverteilung sowie eine Aufschlüsselung der Menüwünsche. Ein moderner, kleiner Überblick über eure Hochzeit, der Zahlen verständlich macht und euch in Sekunden zeigt, was ihr wissen müsst.

Eine praxisnahe Liste für euch & eure Dienstleister erstellen

Die Sorge, am Ende kaum Rückmeldungen zu bekommen, hat sich nicht bewahrheitet – und nun seid ihr bereit, eure Gästeliste mit den Dienstleistern zu teilen, die sie benötigen. Auch das ist mit unserer Plattform ganz unkompliziert.

Wenn eure Gästeliste steht, scrollt bis zum Ende der Seite – dort findet ihr unsere Download-Links. Zusätzlich stehen euch zahlreiche praktische Export-Einstellungen zur Verfügung, mit denen ihr genau steuert, welche Informationen exportiert werden. Denn nicht jeder Dienstleister muss alle Details zu euren Gästen kennen.

Dank dieser Export-Einstellungen könnt ihr im Handumdrehen eine individuelle Liste erstellen, die nur die Spalten enthält, die ihr wirklich braucht – in der Reihenfolge, die für euch sinnvoll ist, inklusive Einladungsstatus. So könnt ihr z. B. für euer Hotel eine Liste generieren, die ausschließlich die Gäste enthält, die dort übernachten – ohne zusätzliche Informationen wie Menüwahl. Wenn es für euch passt, kann jeder Dienstleister seine eigene, perfekt zugeschnittene Liste bekommen.

Habt ihr eure ideale Liste erstellt, könnt ihr sie entweder im Hoch- oder Querformat exportieren – als PDF oder als Excel-Tabelle. Je nachdem, wie sie genutzt werden soll und ob sie später noch bearbeitet werden muss.

Die bestorganisierten Hochzeiten beginnen mit einer großartigen Gästeliste

Ihr seid bereit für den nächsten Schritt in eurer Hochzeitsplanung! Wir hoffen, dieser Leitfaden hat euch gezeigt, wie leicht verständlich und intuitiv unser Gästelisten-Manager ist – und euch vielleicht davon überzeugt, eure Gästeliste nicht in Google Sheets zu führen oder euer Budget für ein teures Gästelisten-Programm zu erhöhen.

Mit unserer Tool-Sammlung könnt ihr eure gesamte Hochzeit planen – und unsere Gästelisten-App ist nur der Anfang! Es warten viele weitere hilfreiche und kreative Tools auf euch.

Startet noch heute mit eurer Hochzeitsplanung – und lasst uns euch dabei helfen, eure Traumhochzeit kostenlos zu organisieren!