Plant euren großen Tag wie Profis mit unserer Vorlage für die Hochzeitsgästeliste

• Lasst euch beim Erstellen Zeit
• Bereitet eure B‑Liste mit Bedacht vor
• Legt eure Plus-One-Regel fest
• Erstellt eine C‑Liste mit Gästen, die ihr gern dabeihättet
• Erfragt Essgewohnheiten und Unverträglichkeiten rechtzeitig
• Versendet maßgeschneiderte Gästelisten-Tabellen
• Plant ab heute wie Profis mit unserem kostenlosen Gästelisten-Builder für Hochzeiten

Lasst euch beim Erstellen Zeit

Nach unserer Erfahrung – und der vieler Top-Hochzeitsplaner – gehört das Erstellen der Hochzeitsgästeliste zu den wichtigsten Aufgaben der gesamten Planung. Denn das Ergebnis beeinflusst jede weitere Entscheidung.

Die Anzahl der Gäste bestimmt zum Beispiel die Größe der Location und das Gesamtbudget. Eine große Gesellschaft sorgt für eine ganz andere Stimmung als eine kleine, intime Runde. Eine Hochzeit mit vielen Begleitpersonen fühlt sich meist weniger persönlich an als eine Feier mit wenigen zusätzlichen Gästen. Ihr seht, worauf es hinausläuft.

Jede Person, die ihr zu Trauung und Feier hinzufügt, verändert die Dynamik und auch die Logistik eures Tages. Deshalb ist es so wichtig, euch Zeit zu lassen und jede Entscheidung bewusst zu treffen. Der große Vorteil eines online Gästelisten-Tools wie unserem: Wenn ihr eure Meinung zu einem Gast ändert, könnt ihr diese Person schnell und unkompliziert wieder entfernen. So seht ihr sofort, wie eure aktualisierte Liste aussieht – ganz ohne durchgestrichene Namen und chaotische Papierlisten.

Bereitet eure B‑Liste mit Bedacht vor

Beginnt damit, eure B‑Liste der Gäste in einer Reihenfolge nach Wichtigkeit zusammenzustellen. Tragt zuerst die Freunde, Familienmitglieder und Kollegen ein, die wirklich aktiv an eurem Leben teilhaben. Menschen, von denen ihr das Gefühl habt, dass sie eure Feier bereichern und die ihr an eurem Tag gern dabeihättet.

Diese Gäste sind die „wäre schön, wenn sie dabei wären“-Personen. Ihr Tag wäre nicht ruiniert, wenn sie nicht kommen könnten, aber sie würden ihn noch schöner machen, wenn sie es tun.

Wir empfehlen, zuerst eure A‑Liste einzuladen und erst danach Gäste der B‑ und C‑Liste. Denn wenn einige eurer VIPs absagen, könnt ihr entsprechend weitere Personen aus den unteren Bereichen eurer Tabelle nachrücken lassen. Wenn ihr eure Rückmeldungen online sammelt und mit einem kostenlosen digitalen Tool wie unserem verwaltet, wird dieser Prozess deutlich einfacher.

Gästeliste organisieren

Legt eure Plus-One-Regel fest

Wenn ihr – wie viele Paare – am liebsten allen Gästen eine Begleitperson erlauben würdet, euer Budget das aber nicht hergibt, solltet ihr früh festlegen, wer eine zusätzliche Person mitbringen darf und wer nicht. Manche Herzensmenschen, etwa eure Eltern oder Mitglieder eurer Hochzeitsgesellschaft, erhalten automatisch eine Begleitung – insbesondere, wenn sie verheiratet sind. Bei Gästen, die euch nicht ganz so nahestehen, lohnt sich hingegen etwas mehr Überlegung.

Nehmt zum Beispiel allein kommende Gäste auf eurer B‑Liste: Kennen sie viele andere Anwesende und brauchen daher vielleicht keine Begleitperson? Wenn Kolleginnen und Kollegen eingeladen sind, könnt ihr sie als Gruppe einladen – dann benötigen sie oft keine Plus-Ones, weil sie während der Feier zusammenbleiben können. Ähnlich ist es bei engen Freunden oder Familienmitgliedern, die viele andere Gäste kennen.

Umgekehrt kann es sinnvoll sein, einer Freundin oder einem Freund, der nicht Teil eurer engen Clique ist, bewusst eine Begleitperson zu ermöglichen, damit sie oder er sich an eurem Tag nicht allein fühlt. Solange euer Budget es zulässt, empfehlen wir, Plus-Ones individuell zu vergeben, statt einen strikten Bann oder eine völlige „Alle dürfen“-Regel aufzustellen.

Gästeliste starten

Wenn ihr unseren kostenlosen Hochzeitshomepage-Builder für eure Einladungen nutzt, könnt ihr ganz einfach auswählen, wer eine Begleitperson mitbringen darf – ohne dass sich jemand zurückgesetzt fühlt. Denn unser Formular für Rückmeldungen lässt sich so anpassen, dass nur bestimmten Gästen die Option auf eine Begleitperson angezeigt wird. So vermeidet ihr unangenehme Gespräche in den Wochen vor eurem großen Tag …

Erstellt eine C‑Liste mit Gästen, die ihr gern dabeihättet

Wenn ihr keine sehr große Hochzeit plant, stellen wir oft fest, dass viele Paare ihre C‑Liste-Gäste letztlich gar nicht oder nur in Ausnahmefällen einladen. Diese Gruppe besteht in der Regel aus Menschen, die zwar zu eurem Leben gehören, aber nicht so eng wie die Personen auf eurer A‑ oder B‑Liste. Menschen, die ihr auf eurer Hochzeit gern sehen würdet und von denen ihr wisst, dass sie Spaß hätten – die aber nicht oberste Priorität haben. Wenn die meisten Gäste eurer A‑ und B‑Liste zusagen, reicht es oft, eure C‑Liste nach der Hochzeit einfach nur über eure Trauung zu informieren.

Es fühlt sich hart an, Menschen so zu kategorisieren. Aber letztlich ordnen wir alle Freunde und Familie im Alltag unbewusst ein – ob wir es merken oder nicht. Und wenn ihr eine harmonische, stimmige Feier erleben möchtet, müsst ihr ehrlich zu euch selbst sein, was eure Gefühle angeht und wie viel euch bestimmte Personen bedeuten.

Während ihr eure A‑ und B‑Liste einladet, werdet ihr merken, dass einige Gäste aus den unterschiedlichsten Gründen nicht kommen können. Dann wird eure sorgfältig erstellte C‑Liste besonders wertvoll: Sie dient euch als Pool von Personen, die ihr schnell nachträglich zur Gästeliste hinzufügen könnt.

Erfragt Essgewohnheiten und Unverträglichkeiten rechtzeitig

Euer Catering-Team muss im Voraus wissen, ob bestimmte Gäste Allergien oder besondere Ernährungswünsche haben, um das Menü passend zu planen. Am einfachsten sammelt ihr diese Infos mit einem Online‑Tool für Rückmeldungen wie unserem. So könnt ihr beliebig viele Fragen vor der Hochzeit stellen – eure Gäste können euch nicht nur Unverträglichkeiten, sondern auch ihre Menüwahl direkt mitteilen.

Alle diese Angaben werden über eure Rückmeldung erfasst und automatisch in eure Gästeliste übernommen – fertig aufbereitet für die Dienstleister, die sie benötigen.

Gästeliste gestalten

Versendet maßgeschneiderte Gästelisten-Tabellen

Viele eurer Dienstleister brauchen bestimmte Informationen zu euren Gästen, um sich optimal auf euren Tag vorzubereiten – von der Location und dem Catering über Planung und Koordination. Alle müssen wissen, wie viele Personen kommen, aber nicht jeder benötigt die gleichen Detailinformationen.

Eure Caterer müssen zum Beispiel wissen, wie viele vegane Gerichte sie einplanen sollen – das Hotel hingegen braucht diese Angabe in der Regel nicht. Um Missverständnisse zu vermeiden, solltet ihr jede Gästeliste genau auf den jeweiligen Dienstleister zuschneiden. Und unser Gästelisten-Tool macht das kinderleicht.

Sobald ihr eure Gästeliste mit unserem kostenlosen Tool finalisiert habt, könnt ihr über einfache Auswahlkästchen für jeden Dienstleister eine eigene, passgenaue Liste erstellen. So teilt ihr nicht nur Essenswünsche, sondern zum Beispiel auch, welche Gäste an welchen Programmpunkten eurer Hochzeit teilnehmen.

Gästeliste organisieren

Habt ihr die perfekte, maßgeschneiderte Liste erstellt, könnt ihr sie mit nur einem Klick in einem druckfertigen Format herunterladen. Ideal als Unterlage für die Location bei der Erstellung des Sitzplans – oder für euch nach der Hochzeit, wenn ihr euch mit persönlichen Dankeskarten für liebevolle Geschenke bedanken möchtet.

Plant ab heute wie Profis mit unserem kostenlosen Gästelisten-Builder für Hochzeiten

Übernehmt die Kontrolle über eure Gästeliste und schafft euch mehr Freiraum für die restliche Hochzeitsplanung, indem ihr noch heute unsere kostenlose Vorlage für die Hochzeitsgästeliste nutzt. Ein zentrales Tool in unserem Paket, mit dem ihr nicht nur Rückmeldungen im Blick behaltet, sondern auch wertvolle Informationen für Sitzpläne, Dienstleister und Budget sammelt.

Unser Tipp an alle Paare: Beschäftigt euch bewusst mit eurer Gästeliste, trefft achtsame Entscheidungen – dann plant sich der Rest der Hochzeit fast von selbst.

Erstellt eure Gästeliste noch heute und entdeckt unsere vielen weiteren kostenlosen Tools für die Hochzeitsplanung.