Warum du deine Hochzeitsgästeliste nicht in Excel planen solltest
Unser Service hat bereits Zehntausende Paare weltweit bei der Planung ihrer Traumhochzeit unterstützt!
Nimm den Stress aus der Gästelisten-Planung – mit unserem speziell dafür entwickelten Tool
Wenn du nicht täglich und sehr sicher mit Tabellenkalkulationen arbeitest, ist Excel nicht die beste Lösung für deine Gästeliste. Frag jedes Paar, das seine Einladungen mit einer Tabelle geplant und versucht hat, die Zusagen nachzuverfolgen – fast alle hätten sich eine Alternative gewünscht. Einen Listen-Manager, der genau für diese Aufgabe entwickelt wurde, keine Vorkenntnisse erfordert, sich leicht aufbauen lässt und sich automatisch aktualisiert, sobald ein Gast seine Teilnahme bestätigt. Und der gleichzeitig kollaborativ ist und mit vielen weiteren professionellen Hochzeitsplanung-Tools wie einer Hochzeitswebsite verknüpft ist.
Unsere Gästelisten-Vorlage wurde entwickelt, um euren gesamten Planungsweg deutlich zu vereinfachen – ohne das Können, das Excel normalerweise von seinen Nutzern verlangt. Aus eigener, früherer Erfahrung wissen wir, dass solche allgemeinen Tabellenprogramme nicht die Spezialisierung bieten, die man braucht, um Aufgaben der Hochzeitsorganisation schnell und mit einem guten Gefühl abzuhaken. Dabei ist genau das entscheidend, wenn so viele Dinge erledigt werden müssen – zusätzlich zu unserem ohnehin vollen Alltag.
Zeit, Excel hinter sich zu lassen – und sich wie ein professioneller Wedding Planner zu fühlen
Hier zeigen wir dir, warum es so viel sinnvoller ist, deine Planung mit unserer kostenlosen Vorlage für Hochzeitsgästelisten zu starten, statt mit einem leeren, komplizierten Excel-Sheet.
Es fehlen hochzeitsspezifische Funktionen
Wir behaupten nicht, dass Excel und andere Tabellenprogramme wie Google Sheets schlecht sind. Im Gegenteil: Es sind großartige Werkzeuge, um Budgets im Job oder im Haushalt zu planen. Sie eignen sich hervorragend, um Listen zu strukturieren und Daten zu visualisieren. Aber sie sind eben für alles und jeden gedacht.
Ein typisches Tabellenprogramm soll für alle Anwendungsfälle funktionieren: für den Broker auf dem Trading Floor, die Café-Managerin oder das kostenbewusste Paar. Das bedeutet zum Beispiel, dass Excel viele der hochzeitsspezifischen Funktionen nicht bietet, die ein Gästelisten-Tool wie unseres standardmäßig mitbringt.
Dazu gehören Dinge wie die Nachverfolgung und Auswertung von Einladungsantworten, einfache Handhabung von Begleitpersonen und unzählige Möglichkeiten, Informationen zu Gästen abzufragen. Eine intuitive Software, die perfekt auf genau eine Aufgabe zugeschnitten ist.
Starte deine Gästeliste
PLANNING . WEDDING — ist leicht zu merken und noch leichter zu benutzen.
- Keine Automatisierung
- Kostenlose Zusammenarbeit
- Keine Verbindung zu anderen Hochzeitsplanung-Tools
- Keine klare Darstellung der Informationen
- Schwieriges Drucken und kaum flexible Exportmöglichkeiten
- Nutze das richtige Planung-Tool – und hebe deine Gästeliste auf ein neues Level
Keine Automatisierung
Wenn du ein offline arbeitendes Tabellenprogramm wie Excel nutzt, musst du jede einzelne Änderung von Hand eintragen. Das heißt: Verschickst du über 200 Hochzeitseinladungen, musst du für jeden Gast manuell den Status anpassen – Teilnahme, Menüwahl, Unverträglichkeiten, ob ein Hotelzimmer oder ein Shuttle zur Hochzeit benötigt wird … Je nachdem, wie viele Informationen du abfragst und wie viele Gäste eingeladen sind, wird das schnell zur echten Fleißarbeit.
Das manuelle Aktualisieren jeder einzelnen Zeile kostet nicht nur sehr viel Zeit, es führt auch leicht zu Fehlern. Wir haben mit unzähligen Paaren gesprochen, die Namen vertauscht, Allergien falsch notiert oder Informationen in die falsche Spalte eingetragen haben. Alles halb so schlimm, wenn man es rechtzeitig bemerkt – aber sehr kritisch, wenn nicht.
Mit unserem verbundenen Hochzeitswebsite-Baukasten mit integriertem Einladungsformular werden alle Antworten automatisch in deiner Gästeliste aktualisiert. Alles, was du tun musst, ist die Benachrichtigungs-E-Mail zu bestätigen, die du von uns erhältst, sobald jemand antwortet – unsere intuitive Plattform trägt dann alle Informationen für dich ein.
Kostenlose Zusammenarbeit
Ja, sowohl Excel als auch Google Tabellen bieten Möglichkeiten zur Zusammenarbeit. Du und alle, die du in dein Hochzeitsplanungsteam holst, könnt ihr also auf die Gästeliste zugreifen und sie bearbeiten. Aber alle, die mithelfen möchten, brauchen dafür entweder ein Google-Konto oder eine Excel-Lizenz. Und sie sollten sich auch schon mit dem jeweiligen Tabellenprogramm auskennen, um die Liste wirklich sinnvoll bearbeiten zu können.
Unser Tool für Hochzeitsgästelisten hingegen ist komplett kostenlos, und weder du noch dein Team müssen sich registrieren. Zusätzlich kannst du mehrere Versionen deines Hochzeitsprojekts anlegen – jeweils mit eigenen Nutzern und freigeschalteten Funktionen. Unschätzbar wertvoll, wenn du zum Beispiel jemanden hast, der super mit Zahlen umgehen kann und dir beim Budget helfen soll, aber keinen Einblick in eure Sitzordnung bei der Feier braucht. Lege mit ein paar Klicks ein separates Budget-Projekt an – und verhindere, dass Onkel Klaus schon vor dem großen Tag herausfindet, an welchem Tisch er sitzt!
Wenn es für dich kein Problem ist, Informationen innerhalb deines Teams zu teilen, kannst du den Projektlink einfach in eure gemeinsame WhatsApp-Gruppe, in eine E-Mail oder über euren eigenen Projekt-QR-Code weitergeben. Ideal für Hochzeitsplanung unterwegs!
Keine Verbindung zu anderen Hochzeitsplanung-Tools
Unsere Gästelisten-Software ist das Herzstück unserer vernetzten Suite von Hochzeitsplanung-Tools. Sie arbeitet nahtlos mit unserem Einladungssystem zusammen und aktualisiert sich automatisch anhand der Eingaben eurer Gäste.
Alle Daten deiner Gästeliste werden mit unserem Sitzplan-Generator synchronisiert. So kannst du direkt im selben Projekt damit beginnen, Gäste für Empfang oder Trauung zu platzieren, ohne zwischen Programmen wechseln zu müssen. Zusätzlich bieten wir eine einfache Design-Plattform für Platzkarten, Namenskarten und Tischnummern – alles direkt mit deiner Gästeliste verknüpft.
Mit nur wenigen Klicks kannst du nach Fertigstellung deiner Gästeliste alle Platzkarten herunterladen, Sitzpläne für beide Locations erstellen und maßgeschneiderte Listen für jeden Dienstleister generieren. All das ist möglich, weil unsere Gästeliste mit nahezu jedem anderen Tool unserer Suite vollständig integriert ist.
Keine klare Darstellung der Informationen
Unser Tipp: Starr nicht zu lange auf eine endlose Datentabelle – du wirst müde oder zumindest völlig verwirrt! Natürlich bietet Excel Möglichkeiten zur Visualisierung, aber diese sind oft kompliziert umzusetzen. Für viele Paare bleibt es deshalb bei einer schlichten Liste aus Namen und Details – einer Tabelle, die schwer zu überblicken ist und optisch wenig hergibt.
Eine klare, ansprechende Darstellung deiner Informationen ist in unserer Gästelisten-Software bereits integriert. Wir bieten verschiedene Ansichten, leicht erkennbare Symbole und Beschriftungen sowie übersichtliche Zusammenfassungen deines aktuellen Stands. So siehst du jederzeit auf einen Blick, wie viele Gäste zugesagt haben, wen du noch erinnern solltest und ob es wirklich nötig war, einen Koch zu buchen, der ausschließlich vegane Menüs zaubert …!
Schwieriges Drucken und kaum flexible Exportmöglichkeiten
Hast du schon einmal versucht, eine Tabelle auszudrucken? Wenn deine Erfahrung unserer ähnelt, war es ein kleiner Albtraum: zu groß, zu klein, über mehrere Seiten verteilt … Excel scheint kein großer Fan davon zu sein, dass du deine Arbeit auf Papier sehen möchtest. Dabei ist es bei der Hochzeitsplanung oft extrem hilfreich, bestimmte Informationen ausgedruckt vorliegen zu haben. Oder zumindest deine Gästeliste oder das Budget als Datei so zu exportieren, dass die Person, an die du sie weiterleitest, sie problemlos drucken kann. Gerade Caterer arbeiten gerne mit Ausdrucken, damit das gesamte Team schnell und einfach darauf zugreifen kann.
Wir möchten, dass unsere kostenlosen Hochzeitsplanung-Tools dich vom ersten Moment bis zum Abschluss begleiten. Dazu gehört auch, dass du unsere Dateien problemlos über Excel oder als PDF ausdrucken kannst. In beiden Fällen werden deine Informationen ordentlich dargestellt und automatisch an das von dir gewünschte Seitenformat angepasst. Außerdem bieten wir verschiedene Optionen, welche Inhalte beim Export sichtbar sein sollen.
Angenommen, du möchtest eine Version deiner Gästeliste an das Hotel senden, bei dem du ein Zimmerkontingent reserviert hast. Das Hotel braucht keine Infos zu Unverträglichkeiten oder Anreise. Wichtig sind lediglich die vollständigen Namen, die Zimmerkategorie und eventuelle Sonderwünsche. Diese spezielle Liste – und zahllose weitere Varianten – kannst du mit unseren Export-Einstellungen sofort erstellen und direkt an die entsprechende Stelle mailen. Du kannst zum Beispiel auch nur bestätigte Gäste exportieren oder nur diejenigen, die zur Feier kommen, wenn das für dich passender ist.
Mit unserer Plattform bestimmst du, wer was zu sehen bekommt – und wir machen es dir dabei so einfach wie möglich.
Nutze das richtige Planung-Tool – und hebe deine Gästeliste auf ein neues Level
Wir wissen alle, wie mächtig Excel als Organisations-Tool für Daten ist – aber es wurde nicht speziell für die Planung von Gästelisten entwickelt. Unsere App schon!
Verbessere deine gesamte Hochzeitsplanung, indem du noch heute dein eigenes, kostenloses Hochzeitsprojekt bei uns anlegst. Du wirst schnell merken, wie hilfreich nicht nur unsere Gästelisten-App ist, sondern auch unser kostenloses Einladungsformular, der Sitzplan-Generator, der Budgetplaner und viele weitere Tools!
Entdecken Sie weitere Themen rund um die Gästeliste für Ihre Hochzeit
Damit Sie Ihre Gästeliste mühelos verwalten können, stellt Ihnen der Online‑Dienst Hochzeitsplanungs-Assistent eine umfangreiche Auswahl professioneller Tools zur Verfügung – sorgfältig zusammengestellt, damit Sie Ihre Feier perfekt planen und organisieren können.
Wir bieten Hochzeitsplanungs-Services weltweit an. Wir setzen alles daran, unsere Software in jeder Sprache verfügbar zu machen – aktuell steht sie in folgenden Sprachen zur Verfügung: