Hää 
koordinaattorin tarkistuslista

Mikä on hääkoordinaattori?

Aloitetaan tärkeimmästä: hääkoordinaattori ei ole sama asia kuin hääsuunnittelija – nämä ovat kaksi eri roolia. Itse asiassa koordinaattori harvoin varsinaisesti suunnittelee mitään, vaan koordinoi sen, mikä on jo päätetty ja suunniteltu.

Yleensä koordinaattorin varsinainen työ painottuu hääpäivään ja sitä edeltäviin päiviin. Juuri silloin, kun asiat alkavat helposti tuntua kaoottisilta ja tarvitaan joku vihkiparin ulkopuolinen, joka osaa ”pyörittää montaa lautasta samaan aikaan”. Hän pitää yhteyttä palveluntarjoajiin, varmistaa toimitukset ja huolehtii, että häiden aikataulu pysyy hallussa.

Tuntuuko, että voisit ottaa tehtävän hoitaaksesi? Katsotaan, mitä kaikkea hääkoordinaattorin tarkistuslistalle kannattaa kirjata.

Hääkoordinaattorin tarkistuslista

Olemme jakaneet tämän tarkistuslistan eri osioihin, jotta näet selkeästi, mitä tehdään ja milloin. Olet ehkä mukana vain hääpäivänä, mutta on silti hyödyllistä nähdä, mitä hääkoordinaattorin tarkistuslistalla voi olla jo aiempina päivinä.

Suunnittele henkilökohtainen tarkistuslistasi

Huolehdi kutsuvastausten keräämisestä

Jokainen pari joutuu odottelemaan myöhässä tulevia kutsuvastauksia – se on väistämätöntä. Soittokierros ja vastausten kyselemisen anelu läheisiltä ei ole kenenkään lempipuuhaa. Siksi on usein suuri helpotus, kun tämän tehtävän voi siirtää jonkun muun harteille.

Auta pöytäkartan kanssa

Kun käytössä on verkossa toimiva hääjuhlan pöytäkarttatyökalu, kuten meidän, tämä koordinaattorin tarkistuslistan tehtävä hoituu vaivattomasti. Voitte työskennellä yhdessä missä päin maailmaa tahansa ja auttaa stressaantunutta hääparia sijoittamaan ne viimeisetkin vieraat pöytiin – ja se voi olla yllättävänkin palkitsevaa.

Vahvista ja pidä yhteyttä palveluntarjoajiin

Liityitpä hääkoordinaattorina mukaan missä vaiheessa tahansa, sinulta odotetaan yhteydenpitoa palveluntarjoajien kanssa. Esittele itsesi mahdollisimman aikaisessa vaiheessa ja kerro, että jos ongelmia ilmenee tai heillä on kysyttävää, he ottavat ensisijaisesti yhteyttä sinuun.

Hyvä ja selkeä viestintä palveluntarjoajien kanssa häitä edeltävinä päivinä ja hääpäivänä tekee valtavan eron juhlan onnistumiseen.

Laadi häiden aikataulu

Riippuen siitä, kuinka tiiviisti olet mukana hääsuunnittelussa, sinun ei välttämättä tarvitse laatia hääpäivän aikataulua kokonaan alusta asti – voit myös toimia sen sparraajana ja viimeistelijänä.

Viimeistele hääpaperituotteet

Viimeinen asia, jota vihkipari haluaa tehdä hääpäivää edeltävinä tunteina, on juosta noutamassa tai korjaamassa virheitä hääpaperituotteissa. Siksi hääkoordinaattori on kullanarvoinen: hän voi ottaa vastuulleen listan kaikista kutsuista, ohjelmista ja muista paperituotteista ja varmistaa, että jokainen tarvittava osa on paikalla ja kunnossa.

Muita mahdollisia tehtäviä hääkoordinaattorin tarkistuslistalle

Jokainen pari on erilainen, ja hääkoordinaattorille siirrettävät vastuut voivat vaihdella paljonkin. Tässä joitakin muita tehtäviä, joita sinulta voidaan pyytää:

• Avioliittodokumenttien noutaminen
• Palveluntarjoajien maksujen ja juomarahojen järjestäminen
• Kaikkien hääpäivänä tarvittavien asujen noutaminen
• Varasuunnitelman laatiminen sateen varalle
• Hätävarapakkauksen kokoaminen

Hääpäivän hääkoordinaattorin tarkistuslista

Nyt koittaa hetki, jota varten olet valmistautunut! Tämä ei ole sinun hetkesi loistaa valokeilassa, vaan pysyä lähes huomaamattomana. Työskentelet taustalla, pidät langat käsissäsi, ohjaat palveluntarjoajia, huolehdit vieraiden viihtymisestä ja sammutat mahdolliset ”tulipalot” (toivottavasti vain kuvaannollisesti).

Sinun tulisi tuntea päivän aikataulu läpikotaisin ja olla varma siitä, että tiedät jokaisen päivän aikana tapahtuvan hetken ja ohjelmanumeron.

Pidä hääpari tyytyväisenä ja rauhallisena

Häiden ohjaksista irti päästäminen kuukausien suunnittelun jälkeen ei ole helppoa yhdellekään parille. Käy hääaamuna tapaamassa heitä ja kerro rauhoittavasti, että kaikki etenee suunnitelmien mukaan. He ovat varmasti jännittyneitä ja ehkä hieman stressaantuneita. Sinun tehtäväsi on ottaa paine vastaan heidän puolestaan ja varmistaa, että heillä on kaikki, mitä he tarvitsevat.

Pidä hääpäivän aikataulu hallussa

Häissä aikataulu on usein melko tiukka, ja sinun tehtäväsi on varmistaa, että se myös pitää. Tämä on yksi tärkeimmistä kohdista hääkoordinaattorin tarkistuslistalla, sillä harva haluaa olla se, joka keskeyttää hauskanpidon ja siirtää juhlaa eteenpäin. Mutta juuri se on sinun roolisi – ja tarvitset siihen jämäkkyyttä ja varmuutta.

Yhteistyö palveluntarjoajien kanssa

On hyvä kirjata jokainen hääpalveluntarjoaja selkeästi koordinaattorin tarkistuslistalle ja ruksata heidät saapuneiksi, kun he tulevat paikalle. Näin kukaan ei pääse unohtumaan. Voit halutessasi merkitä myös sen, kun heidän osuutensa on hoidettu – näin pysyt erittäin hyvin kartalla. Sama koskee vuokrakalusteita ja -tarvikkeita.

Ole tavoitettavissa, jos palveluntarjoajilla ilmenee ongelmia, ja varmista, että he tietävät kääntyvänsä sinun tai jonkun avustajasi puoleen, kun maksut hoidetaan.

Opasta järjestyksenvalvojia ja saattajia

Olet osallistunut vihkiseremonian harjoitukseen ja kirjannut tarkasti ylös, miten vieraat tulevat sisään ja minne heidän kuuluu istua. Tämän tiedon avulla ohjeistat saattajia ja järjestyksenvalvojia heidän tehtävissään ja varmistat, että vieraita opastetaan oikeille paikoille.

Viimeistele juhlatilan somistus

Olipa kyse kukka-asetelmien siirtämisestä vihkipaikalta juhlatilaan tai paikkakorttien ja ruokalistojen asettelusta pöytiin – viime hetken somistukset ovat sinun vastuullasi.

Huolehdi purkamisesta ja siivouksesta

Paras tehtävä jäi viimeiseksi! Juhlien jälkeinen purku ja siivous ei ole kenenkään suosikkipuuhaa – syystäkin. Mutta jonkun se on hoidettava. Sinun ei välttämättä tarvitse itse tarttua roskapusseihin, mutta on tärkeää, että paikalla on vastuuhenkilö, joka varmistaa, että kaikki puretaan ja siivotaan sovitusti eikä mitään tärkeää jää jälkeen.