Pourquoi vous ne devriez pas préparer votre liste d’invités de mariage sur Excel
Notre service a aidé des dizaines de milliers de couples dans le monde à organiser le mariage de leurs rêves !
Dites adieu au stress de la liste d’invités grâce à notre outil spécialement conçu pour cela
À moins d’être très à l’aise avec les tableaux et de les utiliser au quotidien, Excel n’est pas la meilleure façon de préparer votre liste d’invités. Demandez à n’importe quel couple qui a géré ses invitations et tenté de suivre les réponses via un tableau : tous vous diront qu’ils auraient aimé avoir une autre solution. Un gestionnaire de liste pensé pour cette mission, qui ne demande aucune connaissance préalable, se met en place facilement et se met à jour automatiquement dès qu’un invité confirme sa présence. Tout en étant collaboratif et connecté à de nombreux autres outils professionnels d’organisation de mariage, comme un site de mariage.
Notre modèle de liste d’invités a été conçu pour améliorer considérablement votre parcours d’organisation et vous éviter le niveau de maîtrise qu’Excel exige généralement de ses utilisateurs. Nous savons, par expérience, que ce type de logiciel de tableur généraliste manque de la précision nécessaire pour enchaîner les tâches liées au mariage rapidement et sereinement. Ce qui est pourtant essentiel quand on doit gérer une multitude de choses exigeantes, en plus de nos vies déjà bien remplies.
Il est temps de dire adieu à Excel et de vous sentir comme un véritable wedding planner
Voici les grands avantages de commencer votre organisation avec notre modèle gratuit de liste d’invités de mariage plutôt qu’avec une feuille de calcul Excel vide et compliquée.
L’absence de fonctionnalités dédiées au mariage
Nous n’allons pas prétendre que Excel et les autres tableurs comme Google Sheets ne sont pas de bons outils. Ce sont, bien sûr, des solutions incroyablement utiles pour gérer des budgets au travail ou à la maison. Ils sont parfaits pour organiser des listes et visualiser des données. Mais ce sont des outils généralistes.
Un tableur standard est conçu pour convenir à tout le monde. Un espace générique que n’importe qui, qu’il s’agisse d’un trader, d’un gérant de café ou d’un couple qui surveille son budget, peut utiliser. Résultat : Excel, par exemple, ne propose pas de nombreuses fonctionnalités spécifiques au mariage qu’un créateur de liste d’invités comme le nôtre offre d’emblée.
Des outils comme le suivi et l’intégration des réponses aux invitations, la gestion simple des +1 et d’innombrables options de collecte d’informations sur les invités. Un logiciel intuitif, taillé sur mesure pour exceller dans une mission bien précise.
Commencer votre liste d’invités
PLANNING . WEDDING — est facile à retenir et encore plus simple à utiliser.
- Aucune automatisation
- Collaboration gratuite
- Aucune intégration avec les autres outils d’organisation de mariage
- Une visualisation des informations peu claire
- Impression compliquée et export peu flexible
- Utilisez le bon outil pour organiser votre mariage et sublimez la gestion de votre liste d’invités
Aucune automatisation
Avec un tableur hors ligne comme Excel, chaque mise à jour doit être faite à la main. Cela signifie que si vous avez envoyé plus de 200 invitations de mariage, vous devrez modifier manuellement le statut de chaque invité. Mettre à jour chaque cellule avec sa présence, ses choix de menu, ses régimes particuliers, et s’il a besoin d’un hôtel ou d’un transport pour le mariage… Selon le niveau de détail demandé et le nombre d’invités, cela devient vite une tâche très fastidieuse.
En plus d’être chronophage, la mise à jour manuelle de chaque invité multiplie les risques d’erreurs. Nous avons échangé avec d’innombrables couples qui se sont trompés de prénom, ont mal noté une allergie ou ont simplement saisi une information dans la mauvaise colonne. Des erreurs sans gravité si elles sont repérées à temps, mais potentiellement catastrophiques si elles passent inaperçues.
En utilisant notre créateur de site de mariage relié à un formulaire de réponse intégré, toutes les réponses sont automatiquement reportées dans votre liste d’invités. Tout ce que vous avez à faire, c’est valider l’e-mail de notification de réponse que vous recevrez de notre part, et notre plateforme intuitive se charge de renseigner toutes les informations pour vous.
Collaboration gratuite
Oui, Excel comme les tableurs Google proposent la collaboration. Vous et les personnes que vous choisissez pour vous aider à organiser votre mariage pouvez donc accéder à votre liste d’invités et la modifier. Mais toute personne souhaitant vous aider devra posséder un compte Google ou une licence Excel. Et en plus, elle devra avoir un minimum d’expérience sur ces logiciels pour modifier le fichier efficacement.
Notre outil de liste d’invités de mariage, lui, ne nécessite aucun achat (il est gratuit !) et aucune inscription, ni de votre part ni de celle de votre équipe. Mieux encore, vous pouvez créer plusieurs versions de votre projet de mariage, chacune avec ses propres utilisateurs et services accessibles. Inestimable si, par exemple, un proche est très doué avec les chiffres et que vous voulez l’impliquer dans le budget, sans pour autant lui donner accès au plan de table de la réception. Créez simplement un projet « budget » séparé en quelques clics, et évitez à Tonton Clive de découvrir où il sera assis avant le grand jour !
Si le partage d’informations au sein de votre équipe ne vous pose aucun problème, vous pouvez tout simplement copier-coller le lien de votre projet dans un groupe WhatsApp, un e-mail, ou utiliser votre propre QR code de projet. Idéal pour collaborer sur l’organisation du mariage où que vous soyez !
Aucune intégration avec les autres outils d’organisation de mariage
Notre logiciel de liste d’invités est au cœur de notre suite d’outils d’organisation de mariage, tous interconnectés. Il fonctionne en parfaite synergie avec notre système de gestion des réponses aux invitations, qui se met automatiquement à jour en fonction des informations saisies par vos invités.
Les informations de chaque liste d’invités sont synchronisées avec notre créateur de plan de table, ce qui vous permet de placer vos invités à la réception ou à la cérémonie sans quitter votre projet. Nous proposons même une interface simple pour créer des marque-places, cartes de noms et numéros de table, tous reliés à votre liste d’invités.
En quelques clics, une fois votre liste d’invités finalisée, vous pouvez télécharger tous vos marque-places, un plan de table pour vos différents lieux et une liste de convives adaptée à chaque prestataire. Tout cela est possible parce que votre liste d’invités est entièrement intégrée à presque tous les autres outils de notre suite.
Une visualisation des informations peu claire
Croyez-nous, fixer trop longtemps un tableau rempli de données finit par donner sommeil… ou au minimum, embrouiller les idées ! Il est bien sûr possible de créer des graphiques dans Excel, mais c’est notoirement compliqué. Résultat : la plupart des couples se retrouvent avec une simple liste de noms et de détails. Un tableau difficile à lire et peu attrayant visuellement.
Une visualisation claire et agréable des informations est intégrée par défaut dans notre logiciel de liste d’invités. Nous proposons plusieurs modes d’affichage, des icônes et libellés faciles à repérer, ainsi que des synthèses limpides de l’avancement. Vous savez en un coup d’œil combien d’invités ont répondu, qui a besoin d’un petit rappel et si, finalement, vous aviez vraiment besoin d’engager un traiteur spécialisé en cuisine végétalienne… !
Impression compliquée et export peu flexible
Avez-vous déjà essayé d’imprimer un tableau Excel ? Si votre expérience ressemble à la nôtre, c’était un cauchemar. Trop grand, trop petit, sur plusieurs pages… Excel n’aime pas vraiment que vous imprimiez vos fichiers. Pourtant, dans le cadre d’un mariage, il est souvent très utile d’avoir une version papier de certaines informations. Ou au minimum de pouvoir télécharger, par exemple, votre liste d’invités ou votre budget, en étant sûr que la personne à qui vous l’envoyez pourra l’imprimer facilement. C’est particulièrement important pour les traiteurs, qui aiment généralement disposer de supports imprimés pour que toute l’équipe puisse s’y référer rapidement.
Nous voulons que nos outils gratuits d’organisation de mariage soient utiles du premier au dernier jour. Cela implique que vous puissiez imprimer facilement vos fichiers via Excel ou au format PDF. Dans tous les cas, vos informations seront présentées proprement, mises en page selon le format choisi. Et surtout, nous proposons de nombreuses options de visibilité lors de l’export.
Imaginons que vous deviez envoyer une version de votre liste d’invités à l’hôtel où vous avez réservé un bloc de chambres. Ils n’ont pas besoin de connaître les régimes alimentaires ou les informations de transport. Ils veulent simplement les noms complets de chaque invité, le type de chambre nécessaire et d’éventuelles demandes particulières. Cette liste précise, et une infinité d’autres variantes, peuvent être générées instantanément grâce à nos paramètres d’export, puis envoyées par e-mail à la personne concernée. Vous pouvez même choisir de n’inclure que les invités confirmés, ou uniquement ceux qui assistent à la réception, si c’est plus pertinent.
Avec notre plateforme, c’est vous qui décidez qui voit quoi, et nous rendons cette gestion extrêmement simple.
Utilisez le bon outil pour organiser votre mariage et sublimez la gestion de votre liste d’invités
Nous savons tous à quel point Excel est puissant comme outil d’organisation de données, mais il n’a pas été conçu pour gérer une liste d’invités de mariage – notre application, si !
Faites évoluer toute votre expérience d’organisation de mariage dès aujourd’hui en créant gratuitement votre propre projet de mariage avec nous. Vous découvrirez vite à quel point notre application de liste d’invités est utile, tout comme notre formulaire de réponse gratuit, notre créateur de plan de table, notre outil de budget et bien d’autres encore !
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Pour vous aider à gérer votre liste d’invités, l’outil en ligne Assistant de Planification de Mariage met à votre disposition une gamme complète d’outils professionnels, soigneusement pensés pour vous accompagner dans l’organisation harmonieuse de votre célébration.
Nous proposons des services de planification de mariage partout dans le monde. Nous nous engageons à rendre notre logiciel disponible dans toutes les langues, et il est actuellement proposé dans les langues suivantes :