結婚式の出欠返信：招待への返事を完全解説

• 結婚式の出欠返信
• RSVPって何の略？
• RSVPの意味とは？
• 出欠返信付きの結婚式招待状はいつ送る？
• ゲストの出欠締め切りはいつにする？
• 出欠の締め切り日は結婚式のどれくらい前？
• イギリスやアメリカでは出欠締め切りはいつ？
• リゾート婚・海外挙式の出欠締め切りはいつ？
• 結婚式の出欠フォームに入れたい質問項目
• 結婚式の出欠用QRコードを作る方法
• 出欠のお願いの仕方と、結婚式サイトを使うメリット
• 紙の出欠ハガキは同封すべき？
• 結婚式の出欠で「出席」と答える割合はどれくらい？
• 地元での結婚式は出席率が高め
• デスティネーションウェディングは少人数で特別感のある雰囲気に
• 招待人数が多いほど「欠席」も増えやすい
• 家族と親しい友人だけの少人数ウェディングの場合
• 無料の招待＆出欠管理ツールを使うメリット
• まとめ

ゲストの出欠締め切りはいつにする？

結婚式の出欠締め切り日をどれくらい前に設定するかを考えるときは、まずゲスト側の時間的な余裕を意識しましょう。招待状が届いて内容を確認し、予定を調整してもらう時間が必要です。結婚式が近づいてから、何人ものゲストに慌てて電話をかけて「出欠どうなってる？」と確認するような事態は、できれば避けたいところ。ゲストに十分な時間を渡してあげれば、自然と返信も集まりやすくなります。

出欠の締め切り日は結婚式のどれくらい前？

招待状を少なくとも結婚式の8週間前までに発送していると仮定すると、出欠の締め切りを結婚式の4週間前に設定するのがひとつの目安です。3週間前を過ぎてしまうと、各種業者との最終調整がどんどん遅れてしまいます。席次表も、ゲストを適切に配置するためには、少なくとも3週間前にはほぼ確定しておくのが理想です。

イギリスやアメリカでは出欠締め切りはいつ？

イギリスやアメリカなど多くの国でも、出欠の締め切りはおおよそ1カ月前が一般的です。4週間あれば、ゲストがじっくり検討して返事を郵送しつつ、主催側のスケジュールにも無理が出にくいバランスになります。準備期間がタイトだったり、「この人は返事が遅そうだな…」というゲストがいる場合は、紙の返信だけでなく、オンライン出欠フォームへつながるQRコードを招待状に載せておくのもおすすめです。スマホで読み取ってすぐに返事ができるので、郵便局に行く手間も省けます。

リゾート婚・海外挙式の出欠締め切りはいつ？

バハマのビーチでの挙式や、北イタリアの小さなチャペルでの結婚式など、現地までの移動が必要なデスティネーションウェディングでは、地元での結婚式よりも早めに人数を把握しておく必要があります。海外や遠方での挙式は特に時間との勝負になるため、オンラインの結婚式出欠フォームを活用すると大きな助けになります。必要な情報を素早く、正確にオンラインで回収できれば、式場コーディネーターとのやり取りもスムーズになり、先方が設定している人数確定の締め切りにも余裕を持って対応できます。

ひとつの目安としては、通常の出欠スケジュールの倍の余裕を見て、結婚式の8週間前までに出欠をお願いするのがおすすめです。これくらいあれば、主催側・ゲスト側のどちらにとっても、準備の時間をしっかり確保できるでしょう。

オリジナルのオンライン出欠フォームをデザイン

結婚式の出欠フォームに入れたい質問項目

出欠フォームで必ず聞いておきたいのは、もちろん「結婚式にご出席いただけますか？」という大前提の質問です。ただ、それ以外にも、当日までにゲストから聞いておくと便利なことはたくさんあります。たとえば、ゲストに同伴者（プラスワン）を招待できるようにする場合は、その同伴者のお名前を記入してもらうとよいでしょう。そうしておけば、早い段階で最終的な人数が把握でき、席次表作成もスムーズになります。

すべてのゲストに同伴者を認めるわけではない、というケースも多く、その点が招待の際に少し気まずく感じられることもあります。そうした不安を和らげるために、私たちの出欠ツールでは、ゲストごとに表示する質問を出し分けることができます。「この人には同伴者の欄を出す／出さない」といった細かな設定ができるので、友人や親族の中で誰かが「自分だけ違う」と感じてしまうのを防ぎやすくなります。

料理を担当するケータリングチームとしても、用意するメイン料理の数や、特定の食材にアレルギーや苦手があるゲストがいるかどうかを、事前に正確に知っておく必要があります。こうした情報の収集には、私たちが提供するようなオンライン出欠フォームがとても便利です。紙とペンで書いてもらうよりも、ゲストにとって負担が少なく、短時間で入力してもらえますし、主催側も必要な情報をすぐに確認できます。毎朝ポストをドキドキしながら確認する必要もなくなります。

また、予定変更や緊急連絡が必要になったときに備えて、ゲストの連絡先を出欠フォームで一緒に聞いておくと安心です。メールアドレスや電話番号だけでも十分ですが、場合によっては住所も聞いておくとよいでしょう。特に、後日あらためてフォーマルな案内状や、結婚式後のお礼状を郵送したいと考えている場合に役立ちます。

出欠フォームに書く内容は、すべてが堅苦しいものである必要はありません。オンライン出欠フォームも、郵送の招待状も、もっと「楽しい」ものにして大丈夫です。私たちが素敵だと感じる招待状は、そのカップルらしさがにじみ出ていて、読むだけでお祝いの雰囲気が伝わってくるもの。出欠フォームは、そうした個性を表現するのにもぴったりの場所です。

たとえば、当日DJにかけてほしい曲のリクエストを集めてみてはいかがでしょうか。誓いの言葉や会場の雰囲気づくりに使える好きな言葉を募集したり、結婚や夫婦生活に関するアドバイスを書いてもらうのも素敵です。「あまりしんみりしたくない」という方は、「パーティーの準備はできていますか？」と、ちょっと遊び心のある質問を入れてみても。セミフォーマルな招待状に楽しさを取り入れるのは、意外と難しいものですが、ゲストに「ただの見物人」ではなく「一緒に作り上げる仲間」だと感じてもらううえで、とても良いきっかけになります。私たちの出欠ツールは操作がとても簡単なので、機械が苦手なゲストでも、こうした遊び心のある質問にスムーズに答えられます。

結婚式サイトを初めて開いたとき、すでに人気の高い出欠質問項目がいくつかセットされているのに気づくはずです。そのまますぐにオンラインで返事を集め始められるようにしてあります。とはいえ、私たちのプラットフォームで出欠を管理する最大のメリットは、「返信を手作業で集計する必要がない」ことです。ゲストが入力した情報は、自動的にゲストリストに反映されていきます。あとは、届いた出欠をメールボックスで確認して承認するだけ。面倒な集計作業は、すべてシステムが代わりに行ってくれます。

結婚式の出欠用QRコードを作る方法

多くのゲストは、日常のほとんどをスマホで完結させているはずです。そんな中で、わざわざ郵便局まで行って返信ハガキを出すのは、どうしても一手間かかります。セーブ・ザ・デートや招待状にQRコードを印刷しておけば、ゲストはスマホで読み取るだけで、簡単に出欠の返事を送ることができます。

私たちのサービスで結婚式サイトを作成すると、そのサイトに直接つながるQRコードを無料で発行できます。ゲストをあなたの結婚式サイトへダイレクトに案内する専用リンクで、出欠フォームだけでなく、ゲストに共有したい結婚式の情報をまとめて掲載しておくことができます。QRコードはすぐにさまざまな形式でダウンロードできるので、ペーパーアイテムを作ってくれるショップや、招待状デザイナーにそのまま渡すことができます。

出欠のお願いの仕方と、結婚式サイトを使うメリット

どれだけ計画的に準備を進めて締め切りを設定しても、期限どおりに返事をくれないゲストは必ずいます。おそらく、招待状を送る前から「この人はギリギリになりそうだな」と心当たりがある方もいるでしょう。こうしたゲストにうまく対応するコツは、とにかく「わかりやすく」伝えることです。出欠の締め切り日を招待状やオンライン出欠フォームにしっかり明記し、返信するメリットを用意してあげましょう。たとえば料理のチョイスは、多くのゲストが楽しみにしているポイントです。誰だって「残りもの」ではなく、自分で選んだ料理を食べたいはず。好きな曲のリクエスト欄を設けるのも、返信を促しつつ、ゲストに参加している実感を持ってもらえる楽しい方法です。

結婚式の出欠をオンライン化することは、あらゆる状況に対応できる心強い方法でもあります。私たちのようなオンライン出欠フォームを用意しておけば、ゲストはスマホやパソコンから数クリックで出欠を回答できます。紙の返信ハガキを前に「あとで書こう」と先延ばししてしまいがちな若い世代のゲストでも、オンラインならその場で返事がしやすくなります。あなたの結婚式サイトから出欠フォームに回答すると、出欠状況はメール通知ですぐに届きます。料理の希望、アレルギー、その他あなたが聞きたいと設定した情報も、同時に受け取れます。

それでも、締め切りまでにどうしても返事をくれないゲストは何人か出てくるものです。そんなときに役立つのが、シンプルでパーソナルなリマインド。ゲストリスト管理ツールを使えば、リマインドが必要なゲストだけを抽出して、電話番号・メールアドレス・SNSアカウントなど、連絡に使いたい情報だけを一覧でダウンロードできます。ゲストごとに「どの連絡手段なら一番返事をしてくれそうか」を選びやすくなります。

リマインドは、必ずしも締め切りを過ぎてから送る必要はありません。締め切りの数週間前に、「あと○週間で締め切りになります」と軽く声をかけるイメージで、プレッシャーの少ないリマインドを送っておくのもおすすめです。

もし締め切りを過ぎても返事がない場合は、少しだけトーンをはっきりさせる必要があります。「料理の最終人数をケータリングに伝えなければならない」「会場側から安全管理のために名簿の提出を求められている」など、事情を丁寧に伝えましょう。多くのゲストは「返信が郵便で届いていないだけで、本当は出すつもりだった」といった理由を挙げるかもしれませんが、結婚式サイトからオンラインで出欠できるようにしておけば、その場でほとんどの人がすぐに返信してくれるはずです。それでも数日たっても返事がない場合は、メールやメッセージだけでなく、直接電話をかけてみましょう。テキストメッセージは見落とされたり、あえて開かれなかったり、意図が誤解されることもあります。電話での会話や、可能であれば対面でのやり取りのほうが、ずっと温かく、誤解も生まれにくくなります。

オンライン出欠フォームをはじめる

紙の出欠ハガキは同封すべき？

ゲストがオンライン出欠フォームにアクセスできるURLを用意していて、「全員が問題なくオンラインで回答できる」と確信できるなら、返信用ハガキを同封する必要はありません。最近はおじいちゃん・おばあちゃん世代でもスマホやタブレットを使いこなす方が増えていますし、私たちのオンライン出欠フォームはとても簡単に操作できるので、操作に困る人は多くないはずです。それでも「一部の人はインターネットが苦手かも…」と心配な場合は、招待状に「お電話でのご返信も承ります」とひと言添えておきましょう。そうすれば、おばあちゃんは無理にオンラインに挑戦する必要がなく、あなたも久しぶりにゆっくり近況報告の電話ができるかもしれません。お互いにとってうれしい形です。

結婚式の出欠で「出席」と答える割合はどれくらい？

招待したゲストのうち、どれくらいの人が「出席」と返信してくれるかは、結婚式の規模や場所、そしてゲストとの関係性によって大きく変わります。一般的な目安としては、招待したゲストのうち70〜85％が「出席」と答えるケースが多いと言われています。ただし、次のような条件によって、この数字は上下します。

地元での結婚式は出席率が高め

多くのゲストが会場の近くに住んでいる場合、「出席」と返信してくれる割合は比較的高くなり、85〜90％ほどになることもあります。移動や宿泊の負担が少ない分、参加しやすくなるからです。

デスティネーションウェディングは少人数で特別感のある雰囲気に

リゾート地や海外での結婚式では、長距離の移動や宿泊費が必要になるため、「出席」と返信してくれる割合は60〜70％程度まで下がることがよくあります。本当は参加したいのに、どうしても都合がつかない、というゲストが増えてしまうからです。その一方で、来てくれたゲストは皆さん「どうしてもお祝いしたい」と強く思って足を運んでくれた方々なので、結果的にとても親密で特別感のある空気が生まれやすくなります。

招待人数が多いほど「欠席」も増えやすい

大人数の結婚式を予定しているカップルは、小規模な式に比べて、知人や仕事関係など「やや遠い関係」の人も多く招待する傾向があります。その場合、「出席」と返信してくれる割合は70〜75％前後になることが多く、あまり親しくないゲストほど欠席を選びやすくなります。

家族と親しい友人だけの少人数ウェディングの場合

家族と本当に親しい友人が中心のゲストリストでは、「出席」と返信してくれる割合は大人数の結婚式よりもかなり高くなります。規模や日程にもよりますが、90〜95％以上になることも珍しくありません。

もし「出欠の返信を全部『出席』に近づけたい」と考えているなら、地元での開催を選び、招待するのは本当に親しい人たちに絞るのがおすすめです。

無料の招待＆出欠管理ツールを使うメリット

イベント準備で意外と大変なのが、「招待を送るツール」と「出欠を管理するツール」を別々に使い分けなければならないことです。私たちの無料の招待＆出欠トラッカーなら、この2つの作業をひとつのプラットフォームで完結できます。オンライン出欠トラッカーを使えば、ゲストからの返信をリアルタイムで集計できるので、状況に合わせて柔軟に準備を調整することが可能です。さらに、無料の出欠トラッカーであれば、ソフトウェアに余計なコストをかける必要がなく、その分の予算を料理や装飾など、ほかの部分に回せます。信頼できる出欠管理ツールを使うことで、全体の把握がしやすくなり、当日までのストレスを大きく減らすことができるでしょう。

まとめ

結婚式の出欠フォームに何を入れるべきか、このガイドが皆さんの疑問解消と、オンライン招待への一歩を後押しできていればうれしく思います。ぜひ、私たちの無料の結婚式サイト作成ツールを試して、ご自身の出欠フォームを作ってみてください。その手軽さとスピードに、きっと驚かれるはずです。直感的なツールで理想のゲストリストを整え、世界にひとつだけの結婚式サイトを完成させて、招待した皆さんと共有しましょう。

私たちの結婚式準備ツールは、どれも登録不要で完全無料でお使いいただけます。今日からすぐに、理想のパーティーに向けた準備を始めてみませんか？