웨딩 
코디네이터 체크리스트

웨딩 코디네이터란?

먼저 많은 분들이 헷갈려 하는 부분부터 짚고 넘어가야 합니다. 웨딩 코디네이터는 웨딩 플래너와는 전혀 다른 역할입니다. 둘은 비슷해 보이지만 완전히 구분되는 포지션이에요. 실제로 코디네이터는 거의 ‘기획’을 하지 않고, 이미 정해진 내용을 현장에서 조율하고 진행을 맞추는 역할에 가깝습니다.

보통 코디네이터의 업무는 결혼식 당일 또는 그 며칠 전부터 본격적으로 시작됩니다. 가장 정신없고 변수가 많은 시기이기도 하죠. 이때는 예비부부가 아닌 제3자가 나서서 여러 가지 일을 동시에 조율해 주는 사람이 꼭 필요합니다. 업체와 연락을 주고받고, 물품 배송 상황을 확인하고, 웨딩 타임라인을 전체적으로 관리하는 사람이요.

이 역할을 맡을 준비가 되었다고 느껴지나요? 그렇다면 웨딩 코디네이터 체크리스트에 어떤 것들을 담아야 하는지 하나씩 살펴볼게요.

웨딩 코디네이터 체크리스트

언제 무엇을 해야 하는지 더 명확하게 보여드리기 위해, 이 체크리스트는 여러 구간으로 나누어 정리했습니다. 실제로는 결혼식 당일에만 관여하는 경우도 많지만, 그 전 며칠 동안 웨딩 코디네이터가 어떤 체크리스트를 갖고 움직이는지 미리 알아두면 훨씬 도움이 됩니다.

개인 전용 체크리스트 만들기

초대장 회신 확인하기

예식 날짜가 다가오면 늦게 답을 주는 하객은 꼭 생기기 마련입니다. 일일이 전화를 돌리며 참석 여부를 묻는 일은 생각보다 에너지가 많이 들고, 누구에게나 부담스러운 일이죠. 그래서 이 역할을 웨딩 코디네이터에게 맡길 수 있다면, 예비부부 입장에서는 정말 큰 도움이 됩니다.

좌석 배치도 함께 정리하기

저희처럼 온라인 웨딩 좌석 배치도 툴을 활용하면, 이 코디네이터 체크리스트 업무가 훨씬 수월해집니다. 서로 다른 곳에 있어도 함께 접속해 좌석을 조정할 수 있고, 골치 아픈 마지막 몇 명의 하객 자리까지 함께 맞춰 주다 보면 예비부부에게 정말 고마운 존재가 될 거예요.

업체와 최종 확인 및 소통하기

웨딩 코디네이터로 어느 시점에 합류하든, 업체와의 소통은 반드시 맡게 되는 핵심 업무입니다. 가능한 한 이른 시점에 자신을 소개하고, 행사와 관련해 문의나 문제가 생기면 예비부부가 아니라 코디네이터인 당신에게 바로 연락하도록 안내해야 합니다.

결혼식이 가까워질수록, 그리고 당일에는 업체들과의 원활한 커뮤니케이션이 행사의 완성도를 좌우합니다. 사소해 보이는 연락 하나가 큰 차이를 만들기도 해요.

웨딩 타임라인 만들기

당신이 결혼식 준비 과정에 얼마나 깊이 관여하는지에 따라, 하루 전체의 타임라인을 처음부터 끝까지 직접 짜야 할 수도 있고, 이미 만들어진 초안을 함께 다듬는 역할만 맡을 수도 있습니다.

웨딩 인쇄물 최종 정리

예비부부가 결혼식 직전에 가장 피하고 싶은 일 중 하나가 바로 인쇄물을 찾으러 다니거나, 오타·누락을 수정하느라 시간을 쓰는 일입니다. 이럴 때 웨딩 코디네이터가 체크리스트를 들고 청첩장, 안내문, 프로그램, 좌석 카드 등 각종 인쇄물이 제대로 준비되었는지 대신 확인해 준다면, 예비부부의 마음이 한결 가벼워집니다.

추가로 맡을 수 있는 웨딩 코디네이터 업무

커플마다 스타일도, 필요로 하는 도움의 범위도 모두 다릅니다. 그래서 웨딩 코디네이터에게 맡겨지는 업무 역시 매우 다양할 수 있죠. 다음과 같은 일들을 부탁받을 수도 있습니다.

• 혼인 관련 서류 수령하기
• 업체 대금 및 팁 지급 방식 정리하기
• 당일에 필요한 예복·드레스 등 의상 픽업하기
• 우천 대비 플랜 세우기
• 비상용 키트 준비하기

결혼식 당일 웨딩 코디네이터 체크리스트

드디어 당신이 활약할 시간입니다! 다만 오늘의 주인공은 예비부부이기 때문에, 눈에 띄게 ‘빛나는’ 것보다는 자연스럽게 배경으로 스며드는 것이 더 중요해요. 보이지 않는 곳에서 조용히 움직이며 업체를 조율하고, 하객들이 편안하도록 챙기고, 크고 작은 문제들을 티 나지 않게 해결하는 역할이 바로 당신입니다.

당일의 전체 타임라인을 머릿속에 완전히 넣어 두고, 하루 동안 어떤 순서로 어떤 일이 진행되는지 자신 있게 설명할 수 있을 정도가 되어야 합니다.

예비부부를 편안하고 행복하게

몇 달 동안 직접 준비해 온 결혼식의 컨트롤을 내려놓는 일은 어느 커플에게나 쉽지 않습니다. 결혼식 아침에는 신랑·신부를 직접 찾아가, 모든 것이 계획대로 잘 진행되고 있다는 것을 차분하게 알려 주세요. 긴장도 되고, 사소한 것에도 예민해지기 쉬운 시간입니다. 그 감정을 그대로 받아들이되, 당신은 흔들리지 않고 필요한 것들을 챙겨 주는 든든한 버팀목이 되어야 합니다.

웨딩 일정 흐름 관리하기

결혼식은 생각보다 촘촘한 일정 속에서 진행됩니다. 그 흐름을 지키게 하는 것이 바로 코디네이터의 역할이죠. 파티 분위기가 무르익었을 때 다음 순서로 넘어가자고 이야기하는 일은 누구에게나 쉽지 않지만, 웨딩 코디네이터 체크리스트 중 가장 중요한 업무 중 하나입니다. 타임라인을 기준으로 자신 있게, 그러나 예의를 갖춰 진행을 이끌어야 합니다.

업체(벤더) 관리

당일에 함께할 모든 웨딩 업체를 코디네이터 체크리스트에 정리해 두고, 도착할 때마다 한 명씩 실제로 체크 표시를 하는 것이 좋습니다. 그래야 빠지는 업체 없이 꼼꼼히 확인할 수 있어요. 원한다면 각 업체가 맡은 서비스를 언제 완료했는지도 표시해 두면 훨씬 체계적으로 관리할 수 있습니다. 대여 물품도 마찬가지 방식으로 체크해 주세요.

업체 측에서 문제가 생기거나 궁금한 점이 있을 때 바로 연락할 수 있도록 항상 연락이 닿는 상태를 유지하고, 결제나 정산이 필요할 때는 반드시 당신 또는 당신이 지정한 보조 인원에게 먼저 찾아오도록 안내해야 합니다.

안내 도우미(usher) 진행 지도하기

사전에 리허설에 참석해 하객이 어떤 동선으로 입장하고, 어디에 앉게 되는지 정확히 파악해 두어야 합니다. 그 내용을 바탕으로 안내 도우미들에게 각자의 역할을 명확히 설명하고, 실제로 하객들이 제대로 안내받고 있는지 수시로 확인해 주세요.

마지막 순간의 데코 정리

식장에서 사용한 꽃 장식을 연회장으로 옮기거나, 테이블 위에 좌석 카드와 메뉴 카드를 배치하는 등, 막판 데코레이션 작업들은 대부분 코디네이터의 몫이 됩니다. 작은 일처럼 보이지만 전체 분위기를 완성하는 중요한 부분이니, 세심하게 신경 써 주세요.

마무리 정리까지 책임지기

가장 인기 없는 일이자, 그래서 더 중요한 마지막 업무입니다. 즐거운 밤이 끝난 뒤의 뒷정리는 누구도 맡고 싶어 하지 않죠. 그렇다고 해서 그냥 둘 수는 없습니다. 직접 청소를 해야 한다는 뜻은 아니지만, 현장에 남아 대여 물품과 개인 소지품이 제대로 회수되었는지, 버려야 할 것과 챙겨야 할 것이 잘 구분되었는지 전체적으로 확인하는 사람이 꼭 필요합니다.