Planlegg reiseruten for bryllupet i utlandet med våre eksperttips og eksempel

• Klar for å planlegge bryllupet i utlandet?
• Fordelene med en reiserute for bryllup i utlandet
• Tydelig struktur fra start
• Sømløst samarbeid med leverandører
• Forutsigbarhet for gjestene
• Eksperttips: Slik planlegger du den perfekte reiseruten for bryllupet i utlandet
• Sett reise og overnatting først
• La gjestene få slappe av
• Ta inn lokal kultur
• Gjør litt ekstra ut av prøvemiddagen
• Ikke glem plan B
• Varier stemningen i arrangementene
• Gi gjestene tilgang til bryllupsprogrammet
• Planlegg tidslinjen nesten ned på minuttet
• Bruk nettbasert invitasjon eller bryllupsnettside til å hente inn ønsker fra gjestene
• Eksempel på reiserute for bryllup i utlandet
• Dag 1 – Ankomst for gjester til bryllupet i utlandet
• Dag 2 – Prøvemiddag og fridag for gjestene
• Dag 3 – Vielse og bryllupsfest
• Dag 4 – Avskjedsmåltid
• Planlegg bryllupet i utlandet som en proff

Fordelene med en reiserute for bryllup i utlandet

I tillegg til riktig tempo finnes det mange gode grunner til å lage en detaljert tidslinje for bryllupet i utlandet. Særlig hvis du selv tar rollen som bryllupskoordinator. Jobben innebærer mange bevegelige deler, og uten en tydelig plan blir det fort kaotisk.

Etter vår erfaring er den beste måten å unngå forvirring i bryllupsplanleggingen å lage et bryllupsprogram tidlig, og justere det etter hvert som dere nærmer dere den store dagen.

Slik kan et godt program både gjøre planleggingen enklere for dere og skape en opplevelse for gjestene som de vil huske resten av livet.

Tydelig struktur fra start

Vi mener at et godt program er ryggraden i et gjennomført bryllup, og det bør lages så snart tidspunkt for vielse og fest er spikret. Disse to faste punktene blir ankeret for resten av bryllupsprogrammet.

Bryllup i utlandet er ikke annerledes – de er bare lengre. Som regel har dere minst ett hovedinnslag hver dag under oppholdet, og disse kan dere bruke som utgangspunkt når dere legger inn andre aktiviteter.

Sømløst samarbeid med leverandører

Som nevnt krever et bryllup at mange mennesker jobber sammen for å få alt i havn. Det gjelder spesielt flerdagers bryllup i utlandet, der dere ofte trenger flere leverandører over lengre tid enn ved et lokalt bryllup. I tillegg er det vanlig at man ikke møter leverandørene fysisk før man kommer frem til destinasjonen. Dermed får dere kanskje liten tid til å gå gjennom hvordan dere ser for dere flyten i alle innslagene.

Med en detaljert tidslinje for bryllupshelgen vil leverandørene forstå hvordan dere ønsker at hver dag skal oppleves, og hvilken rolle de har i programmet. Det gjør det lettere å holde alt i gang uten forsinkelser.

Forutsigbarhet for gjestene

En tidslinje for bryllupshelgen i utlandet er også et utrolig nyttig verktøy for gjestene – den gir trygghet i forkant av reisen. Vi ser gang på gang at en oppdatert bryllupsnettside med program reduserer antall henvendelser til brudeparet betydelig. Alle vet allerede hvor de skal være, når de skal være der og hva som skjer videre. Det fjerner mange (om enn ikke alle) grunner til å ta kontakt.

Eksperttips: Slik planlegger du den perfekte reiseruten for bryllupet i utlandet

Sørg for at gjestene får en avslappende og uforglemmelig opplevelse under bryllupet i utlandet, med disse viktige tipsene til tidslinjen.

Lag reiseruten for bryllupet i utlandet

Sett reise og overnatting først

Gjestene må vite at det er ordnet overnatting til dem, og at det finnes transport for å komme seg dit. Det kan føles utrygt å overlate reiseplanen til andre, enten man er en erfaren reisende eller ikke. Derfor bør du gi så mye informasjon som mulig, slik at alle føler at alt er under kontroll.

Ta med informasjon om:

• flyreiser til og fra destinasjonen
• transport til hotellet og tilbake til flyplass/togstasjon
• innsjekkingstider på hotellet
• praktisk informasjon om hotellet
• transport til og fra utvalgte arrangementer

La gjestene få slappe av

Det kan være fristende å samle hele gjengen til store fellesaktiviteter hver dag. Men venner og familie trenger også tid til å koble av på egen hånd, uten faste planer. Særlig ankomstdagen.

Hvis gjestene ikke har reist så langt, er det hyggelig å planlegge en uformell velkomstmiddag med noe å drikke, så alle får mulighet til å hilse på hverandre. Hold det avslappet og frivillig – ikke alle orker sosialt opplegg med én gang.

Dagene rundt selve bryllupsdagen bør ha en god balanse mellom planlagte aktiviteter og fri tid. Gjestene fortjener å føle at de faktisk er litt på ferie også.

Ta inn lokal kultur

Det fine med bryllup i utlandet er ikke bare varmere vær, men muligheten til å oppleve et nytt sted. Ikke alle ønsker å utforske lokal kultur under bryllupet – noen vil bare slappe av, feste og nyte «all inclusive»-følelsen. Men hvis dere og gjestene liker å komme dere ut og se noe nytt, er det lurt å planlegge noen utflukter.

Gjør grundig research på området og finn ut hvor det faktisk er mulig å ta med en større gruppe. Bestill alt på forhånd, så dere unngår usikkerhet og skuffelser underveis. Hvis dere ikke kan eller vil forlate resorten, kan dere likevel få inn lokale smaker og underholdning i programmet.

Gjør litt ekstra ut av prøvemiddagen

Prøvemiddager i utlandet har en egen, intim og eksklusiv stemning som vi elsker. Utnytt det under bryllupet i utlandet og bestill noe helt spesielt til gruppen deres. Det kan være en luksuriøs middag på resorten eller en koselig restaurant med utsikt over stranden. Forsøk å planlegge noe gjestene vil se tilbake på med like stor glede som selve bryllupsdagen.

Ikke glem plan B

Selv på de varmeste destinasjonene midt på sommeren kan det komme regn. Det eneste dere kan gjøre, er å ha en beredskapsplan. En backup-løsning hvis dere ikke kan ha mingling på stranden eller avskjedsbrunsj på terrassen. Dere trenger ikke dele alle reserveplaner med gjestene, men sørg for at det finnes et sted å flytte seg til innendørs eller under tak. Dere kommer til å være glade for det hvis været skulle slå om.

Varier stemningen i arrangementene

Det er lite sannsynlig at alle gjestene deres er adrenalinjunkier på jakt etter neste eventyr. De fleste trives best med en god balanse – særlig på ferie. Ut fra erfaring er et rolig bad i bassenget eller en massasje ekstra deilig når det kommer etter en fjelltur, snorkling eller et matlagingskurs.

Har dere derimot invitert en gjeng som elsker fest og action, kan dere fylle programmet med opplevelser fra morgen til kveld. Og så kan vi bli igjen ved bassenget!

Gi gjestene tilgang til bryllupsprogrammet

Det hjelper lite å planlegge gallamiddager eller spektakulære utflukter hvis gjestene ikke har pakket riktig. Vær tydelig på kleskode til de ulike arrangementene, og kom gjerne med forslag til antrekk også for de mer uformelle aktivitetene. Legg ut all informasjon på bryllupsnettsiden så snart planene er bekreftet.

Gjestene trenger tid til å sette sammen antrekk til de forskjellige anledningene, spesielt hvis noen av hovedinnslagene er ekstra formelle – eller motsatt, veldig aktive og sporty.

Planlegg tidslinjen nesten ned på minuttet

Det kan virke litt overdrevet å regne på hvor lang tid det tar å gå fra suiten til stedet for «first look». Men nettopp denne typen forarbeid gjør dagen mye enklere. Ved å anslå hvor lenge hver aktivitet varer, og hvor lang tid det tar å forflytte seg fra A til B, blir det enklere å holde tidsplanen.

Legg inn små buffer på 5–10 minutter i programmet for å ta høyde for forsinkelser og redusere stress. Vi anbefaler også å gi tidsplanen til en betrodd person i bryllupsfølget, eller en koordinator, og la dem ha ansvar for tiden. Ikke vær bruden som går rundt med programmet i hånden hele helgen.

Bruk nettbasert invitasjon eller bryllupsnettside til å hente inn ønsker fra gjestene

Det er liten vits i å bruke tid og penger på å planlegge spesielle aktiviteter dagene før bryllupet hvis gjestene ikke er interessert. Kanskje vil de aller helst tilbringe tiden i spa-avdelingen? Eller motsatt – kanskje de ville kjede seg der. I stedet for å vente til de kommer frem, kan du be om tilbakemeldinger på forhånd via nettsiden der dere samler invitasjonsinformasjon.

Du kan for eksempel la gjestene svare ja eller nei til konkrete aktiviteter, slik at du ser hvilke utflukter som er populære. Foreslå gjerne ulike typer opplegg – som guidede turer, fjellturer eller mer krevende aktiviteter – sammen med roligere alternativer. Da får du en god følelse av hvilken stemning gruppen ønsker.

Eksempel på reiserute for bryllup i utlandet

Nå som du har et bilde av hvordan du best kan planlegge reiseruten for bryllupet i utlandet, kan vi se på et konkret eksempel. Husk at denne tidslinjen bare er et forslag, fordelt over 4 dager. Deres bryllup i utlandet kan være kortere eller lengre og ha andre hovedinnslag.

Hvis dere gifter dere utendørs i et varmt land, kan det være lurt å legge vielsen tidligere eller senere på dagen, slik at dere unngår den aller varmeste tiden. Eksemplet vårt gir dere et godt utgangspunkt.

Dag 1 – Ankomst for gjester til bryllupet i utlandet

Morgen

Gjestene ankommer hotellet med forhåndsbestilt transport fra flyplassen

Ettermiddag

Velkomstposer og brunsj med gjestene.

Kveld

Uformell velkomstfest for alle gjester på hotellet eller en bar i nærheten

Dag 2 – Prøvemiddag og fridag for gjestene

Morgen

Arranger en aktivitet for gjestene, og tilby et roligere alternativ for dem som vil slappe av

Ettermiddag

Fritid for gjestene, med anbefalinger fra dere

Kveld

Prøvemiddag på en lokal restaurant, etterfulgt av cocktails med gjester som ikke var med på middagen

Dag 3 – Vielse og bryllupsfest

Morgen

Frokost med brudefølget – 08.00–09.00

Forberedelser for bryllupsfølget – 09.00–12.00

Bryllupsfotograf ankommer – 10.30

First look, portretter og familie- og bryllupsbilder – 12.00–12.45

Ettermiddag/kveld

Vielse – 14.00–14.30

Mingling med drinker – 14.30–15.30

Bryllupsfest (middag og selskap) – 16.00–22.00

Nattfest – fra 22.00 til stengetid

Dag 4 – Avskjedsmåltid

Morgen

Avskjedsbrunsj – 10.00–12.00 – en uformell samling for gjester som ikke reiser tidlig.

Ettermiddag

Sørg for at det er organisert transport til flyplassen for dem dere ikke reiser sammen med. Hvis dere blir igjen – nyt bryllupsreisen!

Tidslinjen for bryllupet i utlandet ovenfor er fordelt over 4 dager, noe som er vanlig for denne typen langhelgsbryllup. Da trenger gjestene som regel bare to fridager fra jobb. Ideelt sett anbefaler vi likevel å vurdere 5-dagers pakker for bryllup i utlandet – den ekstra dagen gjør at gjestene virkelig rekker å lande og slappe av. Da vet de at de kan nyte spa og aktiviteter etter bryllupet, i stedet for å måtte rett på flyet. Ikke alle kan sette av 5 dager, men muligheten vil bli satt pris på.

Planlegg bryllupet i utlandet som en proff

Å planlegge vielse og bryllupsfest i utlandet er en stor jobb, men vi har et gratis verktøy som gjør det enklere. Vårt verktøy for bryllupsprogram hjelper deg å planlegge hver dag i bryllupet i akkurat det detaljnivået du ønsker. Enten du vil ha gjesteopplevelsen planlagt minutt for minutt, eller bare en oversiktlig stemningsguide, kan vår brukervennlige tidslinje løse det.

Programmet kan raskt tilpasses når planene endrer seg, og den enkle utformingen gjør det lett for alle å se når ulike innslag skal skje. Når tidslinjen er ferdig, kan du umiddelbart eksportere den som PDF eller regneark – klar til å skrives ut og henges opp, eller legges i bryllupspermen – som en proff.