Casamento 
Checklist do Coordenador

O que é um Coordenador de Casamento?

Comecemos por esclarecer uma questão importante. Um coordenador de casamento não é o mesmo que um organizador: são duas funções completamente distintas. Na verdade, os coordenadores raramente planeiam alguma coisa; limitam-se a coordenar o que já foi planeado.

Em geral, o trabalho de um coordenador é realizado no próprio dia ou nos dias que antecedem o casamento. É uma altura em que tudo pode tornar-se um pouco caótico e em que é essencial contar com alguém, além do casal, capaz de gerir várias tarefas ao mesmo tempo. Contactar os fornecedores, acompanhar as entregas e controlar o cronograma do casamento.

Sente-se preparado para aceitar este desafio? Vejamos o que deve incluir na sua checklist de coordenador de casamento.

Checklist do Coordenador de Casamento

Dividimos esta checklist em várias secções para mostrar melhor o que deve ser feito e quando. Poderá estar envolvido apenas no próprio dia, mas é útil saber o que um coordenador de casamento poderá ter na sua checklist nos dias anteriores.

Crie a sua checklist pessoal

Acompanhar as Confirmações de Presença

Todos os casais acabam por receber confirmações de presença tardias — é inevitável. Telefonar aos familiares e amigos, a pedir uma resposta, nunca é uma tarefa particularmente agradável. Por isso, é muitas vezes uma bênção poder delegá-la a outra pessoa.

Ajudar com o Plano de Mesas

Utilizar uma ferramenta online para criar o plano de mesas do casamento, como a nossa, torna esta tarefa da checklist do coordenador muito simples. Colaborar à distância, onde quer que esteja, e ajudar o casal frustrado a encontrar lugar para os últimos convidados pode ser uma experiência muito gratificante.

Confirmar e Contactar os Fornecedores

Independentemente da fase do cronograma do casamento em que começa a trabalhar como coordenador, será responsável por lidar com os fornecedores. Apresente-se o mais cedo possível e certifique-se de que sabem que, caso surja algum problema ou tenham alguma dúvida, devem falar consigo.

Nos dias que antecedem o casamento e no próprio dia, uma boa comunicação com os fornecedores pode fazer toda a diferença para o sucesso do grande dia.

Criar o Cronograma do Casamento

Dependendo do seu nível de envolvimento no casamento, poderá não ser esperado que elabore o cronograma do dia de raiz. Poderá, em vez disso, ajudar na sua criação.

Organizar as Últimas Tarefas da Papelaria do Casamento

A última coisa que o casal quer fazer nas horas que antecedem o casamento é levantar a papelaria ou corrigir erros nos materiais. Por isso, é tão útil contar com um coordenador de casamento que possa pegar na checklist dos artigos de papelaria e garantir que tudo está presente e correto.

Outras Tarefas Possíveis na Checklist do Coordenador de Casamento

Cada casal é diferente e as responsabilidades atribuídas a um coordenador de casamento podem variar bastante. Eis algumas outras tarefas que lhe poderão pedir para realizar:

• Levantar os documentos do casamento
• Tratar dos pagamentos e das gratificações dos fornecedores
• Levantar todos os trajes necessários para o dia
• Criar um plano para um dia de chuva
• Preparar um kit de emergência

Checklist do Coordenador no Dia do Casamento

Chegou o grande momento! Agora não é altura de brilhar, mas de passar despercebido. Trabalhe discretamente nos bastidores, coordene os fornecedores, mantenha os convidados satisfeitos e resolva todos os imprevistos (esperemos que não haja incêndios literalmente!).

Deve conhecer muito bem o cronograma do dia e sentir-se confiante de que está a par de todos os acontecimentos previstos.

Manter o Casal Feliz e Tranquilo

Não é fácil para nenhum casal abdicar do controlo de um casamento que planeou durante meses. Na manhã do casamento, vá visitá-los e tranquilize-os, garantindo que tudo está a correr bem. Estarão nervosos e possivelmente um pouco stressados. Mas é sua responsabilidade manter a calma e garantir que têm tudo aquilo de que precisam.

Controlar o Horário do Casamento

Os casamentos têm de cumprir horários relativamente rigorosos, e é sua responsabilidade garantir que isso acontece. Esta é uma das tarefas mais importantes de uma checklist de coordenador de casamento, pois ninguém gosta de ser a pessoa que apressa a festa. Mas essa é literalmente a sua função, e terá de controlar o cronograma com confiança.

Coordenação dos Fornecedores

É boa ideia incluir todos os fornecedores do casamento na sua checklist do coordenador e assinalar cada um à medida que chega. Assim, ninguém será esquecido. Se quiser ser extremamente organizado, assinale também quando cada fornecedor tiver concluído o seu serviço. O mesmo se aplica aos materiais alugados.

Esteja disponível para resolver quaisquer problemas com os fornecedores e certifique-se de que sabem que devem falar consigo ou com um dos seus ajudantes quando for necessário efetuar um pagamento.

Orientar os Assistentes da Cerimónia

Terá assistido ao ensaio da cerimónia e tomado nota de exatamente como os convidados entrarão e de onde deverão sentar-se. Com essa informação em mente, explique aos assistentes quais são as suas funções e certifique-se de que estão a orientar os convidados corretamente.

Tratar dos Últimos Pormenores da Decoração

Seja transportar as flores da cerimónia para o copo-d’água, seja organizar os marcadores de lugar e os menus nas mesas, caber-lhe-á realizar essas tarefas de decoração de última hora.

Supervisionar a Arrumação

Guardámos a melhor tarefa para o fim! Arrumar tudo depois da noite anterior nunca é uma tarefa popular, por razões óbvias. Mas alguém tem de o fazer. Não tem necessariamente de arregaçar as mangas, mas é importante que alguém esteja no local para garantir que tudo foi devidamente arrumado e que nada foi esquecido.