Lista de verificação do 
coordenador de casamento

O que é um coordenador de casamento?

Comecemos por esclarecer o óbvio: um coordenador de casamento não é o mesmo que um wedding planner – são funções distintas. Na verdade, os coordenadores raramente tratam do planeamento em si; o seu papel é coordenar tudo o que já foi definido.

Regra geral, o trabalho de um coordenador concentra‑se no próprio dia do casamento ou nos dias imediatamente anteriores. É precisamente nessa altura que tudo pode ficar caótico e é fundamental haver alguém, fora do casal, com capacidade para “andar a mil” e manter tudo sob controlo: falar com fornecedores, acompanhar entregas e garantir que o cronograma do casamento está a ser cumprido.

Sente‑se preparado para assumir esta missão? Vamos ver o que deve constar na sua lista de verificação de coordenador de casamento.

Lista de verificação do coordenador de casamento

Dividimos esta lista de verificação em diferentes secções para ficar mais claro o que deve ser feito e em que momento. Pode ser que só esteja envolvido no próprio dia, mas é útil perceber o que um coordenador de casamento pode ter na sua lista nos dias anteriores.

Crie a sua lista de verificação pessoal

Confirmar respostas aos convites

Todos os casais lidam com respostas tardias aos convites, é inevitável. Andar a telefonar à família e amigos a pedir uma resposta não é propriamente agradável. Por isso, é um alívio poder delegar essa tarefa a outra pessoa.

Ajudar com o plano de lugares

Usar uma ferramenta online para o plano de lugares do casamento, como a nossa, torna esta tarefa da lista de verificação do coordenador muito mais simples. Podem colaborar à distância, onde quer que estejam, e ajudar o casal – já desesperado – a encontrar lugar para aqueles últimos convidados pode ser surpreendentemente gratificante.

Confirmar e acompanhar fornecedores

Independentemente da fase em que entra no cronograma do casamento, como coordenador será sempre esperado que trate dos fornecedores. Apresente‑se o mais cedo possível e deixe claro que, se houver algum problema ou dúvida, devem falar consigo.

Nos dias que antecedem o casamento, e no próprio dia, uma boa comunicação com os fornecedores pode fazer toda a diferença para o sucesso da celebração.

Criar o cronograma do casamento

Consoante o seu grau de envolvimento no casamento, pode não ser sua responsabilidade elaborar de raiz o cronograma do dia. Mas, pelo menos, deverá ajudar a estruturá‑lo.

Organizar as últimas etapas dos convites e restantes materiais gráficos

A última coisa que o casal quer fazer nas horas antes do casamento é andar a levantar convites ou a corrigir erros na papelaria. Por isso é tão útil ter um coordenador de casamento que possa pegar na lista de materiais impressos e garantir que cada elemento está presente e correto.

Outras possíveis tarefas na lista do coordenador de casamento

Cada casal é diferente e as responsabilidades entregues a um coordenador de casamento podem variar bastante. Eis algumas outras tarefas que podem cair nas suas mãos:

• Levantar os documentos de casamento
• Organizar pagamentos e gratificações a fornecedores
• Levantar todos os fatos e vestidos necessários para o dia
• Criar um plano alternativo em caso de chuva
• Preparar um kit de emergência

Lista de verificação do coordenador no dia do casamento

Chegou o grande momento! Agora não é altura de brilhar, mas sim de passar despercebido. O seu trabalho é feito nos bastidores: coordenar fornecedores, manter os convidados satisfeitos e resolver problemas assim que surgem (esperemos que não sejam incêndios verdadeiros!).

Deve conhecer muito bem o cronograma do dia e sentir‑se seguro de que está a par de todos os momentos que têm de acontecer ao longo da celebração.

Manter o casal feliz e tranquilo

Entregar o controlo de um casamento que se planeou durante meses não é fácil para nenhum casal. Na manhã do casamento, vá ter com eles e transmita‑lhes confiança de que tudo está a correr como planeado. Vão estar nervosos e talvez um pouco stressados. Cabe‑lhe a si absorver essa pressão e garantir que têm tudo o que precisam.

Controlar o horário do casamento

Os casamentos seguem horários bastante apertados e é sua função assegurar que este não foge ao plano. Esta é uma das tarefas mais importantes na lista de verificação de um coordenador de casamento, porque ninguém gosta de ser a pessoa que “empurra” a festa para a fase seguinte. Mas esse é, literalmente, o seu trabalho – e terá de manter o cronograma sob controlo com firmeza e segurança.

Coordenação de fornecedores

É boa ideia ter todos os fornecedores do casamento na sua lista de verificação de coordenador e ir assinalando cada um à medida que chega. Assim, garante que ninguém é esquecido. Se quiser ser super organizado, pode também assinalar quando cada serviço estiver concluído. O mesmo se aplica a alugueres.

Esteja disponível para qualquer questão ou problema com fornecedores e certifique‑se de que sabem que devem falar consigo, ou com um dos seus ajudantes, quando chegar a altura de tratar dos pagamentos.

Orientar os porteiros/rececionistas

Deve ter assistido ao ensaio da cerimónia e tomado nota de como os convidados vão entrar e onde se devem sentar. Com essas informações, explique claramente as funções dos porteiros/rececionistas e confirme que estão a encaminhar os convidados de forma correta.

Tratar dos últimos detalhes de decoração

Quer seja transportar flores da cerimónia para o copo‑d’água, quer seja colocar marcadores de lugar e ementas nas mesas, será sua responsabilidade tratar dessas decorações de última hora.

Acompanhar a desmontagem e arrumação

Guardámos a melhor tarefa para o fim! Arrumar tudo depois da festa nunca é um trabalho popular, por motivos óbvios – mas alguém tem de o fazer. Não tem necessariamente de pôr as mãos na massa, mas é importante que haja alguém no local a garantir que tudo é desmontado e recolhido como deve ser e que nada fica esquecido.