Lista de controlo 
do coordenador do casamento

O que é um coordenador de casamentos?

Devemos começar por abordar o elefante na sala. Bem, um coordenador de casamentos não é o mesmo que um planeador, são duas funções completamente diferentes. De facto, os coordenadores raramente planeiam alguma coisa, limitam-se a coordenar o que já foi planeado.

Em geral, o trabalho de um coordenador é normalmente efectuado no dia do casamento ou nos dias que o antecedem. É uma altura em que as coisas podem ficar um pouco loucas e, na verdade, só é preciso alguém fora do casal que seja bom a girar metaforicamente vários pratos. Verificar com os fornecedores, acompanhar as entregas e seguir o cronograma do casamento.

Sente-se preparado para assumir o cargo? Vejamos o que deve constar da sua lista de verificação de coordenador de casamento.

Lista de controlo do coordenador do casamento

Dividimos esta lista de verificação em diferentes secções para lhe mostrar melhor o que deve ser feito e quando. Poderá estar envolvido apenas no dia, mas é útil ver o que um coordenador de casamentos poderia ter na sua lista de verificação nos dias anteriores.

Elabore a sua lista de controlo pessoal

Procurar confirmações de presença

Todos os casais têm de responder a convites tardios, é inevitável. Telefonar para todo o lado a implorar por uma resposta dos entes queridos nunca é uma tarefa divertida. Por isso, é muitas vezes uma bênção descarregar essa tarefa nos ombros de outra pessoa.

Ajuda com o mapa de assentos

A utilização de uma ferramenta online de mapas de lugares para casamentos, como a nossa, torna este trabalho de coordenador de lista de verificação fácil. Colaborar a partir de qualquer parte do mundo, ajudando o casal frustrado a sentar os últimos convidados, pode ser uma experiência muito gratificante.

Confirmar e fazer o check-in com os fornecedores

Independentemente da altura em que se junta à linha do tempo do casamento como coordenador, espera-se que lide com os fornecedores. Apresente-se o mais cedo possível no processo e certifique-se de que eles sabem que, se houver algum problema ou tiverem uma pergunta, devem passar por si.

Nos dias que antecedem o casamento e no próprio dia, uma boa comunicação com os fornecedores pode fazer toda a diferença para o sucesso do grande dia.

Criar o calendário do casamento

Dependendo do seu nível de envolvimento no casamento, pode não ser esperado que formule o cronograma do dia a partir do zero. Mas sim ajudar na sua criação.

Organizar as fases finais da papelaria do casamento

A última coisa que os noivos querem fazer nas horas que antecedem o seu casamento é apanhar ou corrigir erros nos artigos de papelaria. É por isso que é tão útil ter um coordenador de casamentos que possa pegar na sua lista de verificação de artigos de papelaria e garantir que todos os itens estão presentes e correctos.

Outras tarefas potenciais da lista de verificação do coordenador do casamento

Cada casal é diferente, e as tarefas confiadas a um coordenador de casamentos podem variar muito. Eis algumas outras tarefas que lhe poderão ser pedidas:

• Levantamento de documentos de casamento
• Organizar os pagamentos e as gorjetas dos fornecedores
• Escolher todas as roupas necessárias para o dia
• Criar um plano para dias de chuva
• Embalagem Kit de emergência

Lista de controlo do coordenador do dia do casamento

Este é o grande momento! Agora é a vossa altura não para brilhar, mas para passarem despercebidos. Trabalhando silenciosamente em segundo plano, organizando os fornecedores, mantendo os convidados felizes e apagando incêndios (não literalmente, espero).

Deve conhecer muito bem o calendário do dia e sentir-se confiante de que está a par de todos os acontecimentos que devem ocorrer ao longo do dia.

Manter o casal feliz e calmo

Abdicar do controlo de um casamento que se planeou durante meses não é fácil para nenhum casal. Na manhã do casamento, vá visitá-los e ofereça-lhes garantias de que tudo está a correr bem. Eles vão estar nervosos e potencialmente um pouco stressados. Mas o seu trabalho é aguentar e garantir que eles têm tudo o que precisam.

Controlar o calendário do casamento

Os casamentos têm de cumprir horários bastante apertados e cabe-lhe a si garantir que este o faz. Esta é uma das tarefas mais importantes da lista de controlo de um coordenador de casamentos, pois ninguém gosta de ser o único a fazer avançar a festa. Mas esse é literalmente o seu trabalho, e terá de manter o cronograma sob controlo com confiança.

Coordenação de fornecedores

É uma boa ideia ter cada um dos fornecedores do casamento na sua lista de verificação de coordenador e, literalmente, verificar cada um deles à medida que vão chegando. Assim, ninguém fica esquecido. Se quiser ser super organizado, marque também a data em que os fornecedores prestaram o seu serviço. O mesmo se aplica aos alugueres.

Esteja disponível para qualquer problema com os vendedores e certifique-se de que eles sabem que devem dirigir-se a si ou a um dos seus ajudantes quando for necessário efetuar o pagamento.

Orientar os contínuos

Terá assistido ao ensaio da cerimónia e anotado exatamente como os convidados entrarão e onde deverão sentar-se. Com esta informação em mente, informe os arrumadores das suas funções e certifique-se de que estão a orientar os convidados corretamente.

Organizar peças de decoração de última hora

Quer se trate de transportar as flores da cerimónia para a receção, ou de arrumar os cartões de lugar e os menus nas mesas - será a sua tarefa executar esses trabalhos de decoração de última hora.

Cuidar da limpeza

Guardámos o melhor trabalho para o fim! Limpar o que foi feito na noite anterior nunca é uma tarefa popular, por razões óbvias. Mas alguém tem de a fazer. Não tem necessariamente de sujar as mãos, mas é importante que alguém esteja no local a certificar-se de que tudo foi devidamente limpo e que nada foi esquecido.